Achats
1. Maintenance
1.1 Acheteurs
Cette option vous permet de créer et maintenir à jour la liste de vos acheteurs.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code : (*) | Saisissez le code de l’acheteur; maximum de 10 caractères alphanumériques. NOTE : Ce code doit être unique. |
| Nom : (*) | Saisissez le nom de l’acheteur; maximum de 40 caractères alphanumériques. |
| Adresse : | Saisissez l'adresse de l’acheteur; maximum de 40 caractères alphanumériques par champ. |
| Ville : | Saisissez la ville de l’acheteur; maximum de 30 caractères alphanumériques. |
| Province : (*) | Sélectionnez la province de l'acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Provinces » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». |
| Pays : (*) | Sélectionnez le pays de l'acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Pays » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». |
| Code Postal : | Saisissez le code postal de l’acheteur; maximum de 30 caractères alphanumériques. |
| Langage : (*) | Sélectionnez la langue de l'acheteur. |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre l'acheteur actif. Décochez la case afin de rendre l'acheteur inactif. |
| Téléphone : | Saisissez le numéro de téléphone de l’acheteur. NOTE : Il est possible de masquer l'extension en activant la configuration « InputMaskPhoneWithoutExtension ». |
| Télécopieur : | Saisissez le numéro de télécopieur de l’acheteur; maximum de 50 caractères alphanumériques. |
| Courriel : | Saisissez l'adresse courriel afin de communiquer avec l'acheteur; maximum de 70 caractères alphanumériques. |
| Entrepôt : | Sélectionnez l’entrepôt de l’acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». |
| Utilisateur : | Sélectionnez un utilisateur à relier à cet acheteur, au besoin. |
| Limite d’achat totale : | Saisissez le montant maximum d’achats total permis pour cet acheteur. Lorsque la limite est illimitée, saisissez « zéro ». NOTE : Le total d'un bon d’achat se constitue du sous-total et des taxes. |
| Limite d’achat de l’acheteur par BC : | Saisissez le montant maximum d’achats permis par bon d’achat pour cet acheteur. NOTE : Le total d'un bon d’achat se constitue du sous-total et des taxes. |
(*) Champ obligatoire
1.2 Transporteurs
Cette option vous permet de créer la liste de vos transporteurs.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code : (*) | Saisissez un code; maximum de 8 caractères alphanumériques. |
| Nom Français : (*) | Saisissez une description; maximum de 30 caractères alphanumériques. |
| Adresse : | Saisissez l'adresse de ce transporteur. |
| Ville : | Saisissez la ville de ce transporteur. |
| Province : (*) | Saisissez la province de ce transporteur. |
| Pays : (*) | Saisissez le pays de ce transporteur. |
| Code Postal : | Saisissez le code postal de ce transporteur. |
| Téléphone : | Saisissez le numéro de téléphone de ce transporteur. |
| Télécopieur : | Saisissez le numéro de télécopieur de ce transporteur. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de ce transporteur. |
| Fournisseur : | Vous devez relier un fournisseur à ce transporteur si vous utilisez l’option « Facturation des transports » du menu « Transactions » du module « Achats ». |
| Type d'envoi électronique : | Sélectionnez le type d'envoi électronique pour ce transporteur, au besoin. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque vous avez créé un type d'envoi électronique dans votre système via l'option « Type d'envoi électronique » du menu « Maintenance » du module « Ventes ». |
| No Compte : | Saisissez votre numéro de compte chez ce transporteur pour les envois électroniques. NOTE : Ce champ est obligatoire, si vous avez sélectionné un type d'envoi électronique dans le champ précédent. |
| N.I.R. : | Sélectionnez votre numéro d'identification de registre de transporteur. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « rin » a été ajoutée dans la configuration « CarrierShowFields ». |
| Connaissement : | Saisissez votre numéro de connaissement chez ce transporteur pour les envois électroniques. |
| SCAC Code: | Saisissez le numéro de SCAC, c'est-à-dire le code « Standard Carrier Alpha Code » de ce transporteur à l'international. NOTE :Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « useedi » est active. |
| Devise : | Sélectionnez la devise de ce transporteur. |
| Service : | Sélectionnez le service en fonction du type d'envoi électronique sélectionnée dans le champ « Type d'envoi électronique », au besoin. |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre le transporteur actif. Décochez la case afin de rendre le transporteur inactif. |
(*) Champ obligatoire
NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Autres informations » permettant d'ajouter une information spécifique pour votre environnement en ajoutant la valeur « btnperso » dans la configuration « CarrierShowFields ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ce bouton.
1.3 Adresses de réception
Cette option vous permet de créer la liste de vos adresses de réception.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code réception : (*) | Saisissez un code; maximum de 10 caractères alphanumériques. |
| Nom : (*) | Saisissez un nom; maximum de 40 caractères alphanumériques. |
| Adresse : | Saisissez l'adresse de cette adresse de réception. |
| Ville : | Saisissez la ville de cette adresse de réception. |
| Province : (*) | Sélectionnez la province de cette adresse de réception. |
| Pays : (*) | Sélectionnez le pays de cette adresse de réception. |
| Code Postal : | Saisissez le code postal de cette adresse de réception. |
| Comté : | Saisissez le comté de cette adresse de réception. |
| Téléphone : | Saisissez le numéro de téléphone de cette adresse de réception. |
| Télécopieur : | Saisissez le numéro de télécopieur de cette adresse de réception. |
| Entrepôt : | Sélectionnez l'entrepôt lié à cette adresse de réception. |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre l'adresse de réception actif. Décochez la case afin de rendre l'adresse de réception inactif. |
(*) Champ obligatoire
1.4 Budgets d’achat
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos budgets d’achat.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Année : (*) | Saisissez l'année du budget d'achat. |
| Descr. Français : (*) | Saisissez la description du budget d'achat. |
| Devise : | La devise de votre compagnie s'affiche par défaut. |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre le budget d'achat actif. Décochez la case afin de rendre le budget d'achat inactif. |
(*) Champ obligatoire
Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder le budget.
Une nouvelle section s’affichera, vous permettant ainsi d’entrer les taux de change pour des devises autres que celle de votre compagnie.
Sélectionnez les devises afin de convertir les données de votre budget.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Devise : (*) | Sélectionnez une devise. |
| Taux : (*) | Saisissez le taux de change de la devise sélectionnée. |
 |
Cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne ou le "X" rouge pour l'effacer. |
 |
Cliquez sur la poubelle pour supprimer une ligne. |
(*) Champ obligatoire
1.5 Approbateurs pour bons d’achat retenus
Cette option vous permet de déterminer les approbateurs des bons d’achat retenus, selon un intervalle de montant d’approbation.
Lorsqu’un bon d’achat est retenu, celui-ci sera disponible à être libéré via l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ».
NOTE : Les bons d’achat sont retenus en fonction de la limite d’achat de l’acheteur du bon d’achat.
1.5.1 Approbateur unique
Sélectionnez un utilisateur et déterminez l’intervalle des montants auquel cet approbateur sera autorisé pour approuver les bons d’achat retenus.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code utilisateur : (*) | Sélectionnez l'utilisateur désiré pour le rendre approbateur de bons d'achat retenus. NOTE : Lorsque vous utilisez les approbateurs uniques, la liste des approbateurs affichera tous les utilisateurs de Prextra. |
| Entrepôts : | Sélectionnez les entrepôts autorisées pour libérer les bons d'achat reliés à ceux-ci par cet approbateur. NOTE : Si aucun entrepôt n'est sélectionné, tous les entrepôts seront autorisés à l'approbateur. |
| Du montant : | Saisissez le montant initial de l’intervalle auquel l'approbateur sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat entre « 0 » $ et de « 500 » $. |
| Au montant : | Saisissez le montant final de l’intervalle auquel l'approbateur sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat entre « 0 » $ et de « 500 » $. |
| Envoyé courriel : | Cochez cette case si vous désirez que le système envoie un courriel automatiquement à l'acheteur du bon d'achat lorsque le bon d'achat sera libéré. |
(*) Champ obligatoire
1.5.2 Approbateur double
Il est possible d’appliquer un second approbateur dans les approbateurs de bons d’achat retenus, précisant chacun leurs intervalles de montant d’approbation.
Sélectionnez deux utilisateurs et déterminez l’intervalle des montants auquel ses approbateurs seront autorisés pour libérer les bons d’achat retenus.
NOTE : Il est possible d'appliquer un second approbateur de bons d'achat retenus en activant la configuration « PORulesHoldSecondApprover ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Département : | Sélectionnez les départements autorisés pour libérer les bons d'achat reliés à ceux-ci par ses approbateurs. NOTE :Si aucun département n'est sélectionné, tous les départements seront autorisés aux approbateurs. Ces choix proviennent de l’option « Départements » du menu « Maintenance » du module « Paie » et sont seulement affichés dans le bon d'achat lorsque la valeur « department » a été ajouté dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
| Entrepôts : | Sélectionnez les entrepôts autorisés pour libérer les bons d'achat reliés à ceux-ci par ses approbateurs. NOTE : Si aucun entrepôt n'est sélectionné, tous les entrepôts seront autorisés aux approbateurs. |
| Approbateur 1 : (*) | Sélectionnez l'utilisateur désiré pour le rendre premier approbateur de bons d'achat retenus. NOTE : Lorsque vous utilisez les seconds approbateurs, la liste des approbateurs affichera inclusivement les employés reliés à un utilisateur et à un acheteur. |
| Du montant : | Saisissez le montant initial de l’intervalle auquel l'approbateur 1 sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 » $ et de « 500 » $, quant à l’approbateur « CDID », il pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 »$ et de « 1 000 » $. |
| Au montant : | Saisissez le montant final de l’intervalle auquel l'approbateur 1 sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 » $ et de « 500 » $, quant à l’approbateur « CDID », il pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 »$ et de « 1 000 » $. |
| Approbateur 2 : | Sélectionnez l'utilisateur désiré pour le rendre second approbateur de bons d'achat retenus. NOTE : Lorsque vous utilisez les seconds approbateurs, la liste des approbateurs affichera inclusivement les employés reliés à un utilisateur et à un acheteur. |
| Du montant : | Saisissez le montant initial de l’intervalle auquel l'approbateur 2 sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 » $ et de « 500 » $, quant à l’approbateur « CDID », il pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 »$ et de « 1 000 » $. |
| Au montant : | Saisissez le montant final de l’intervalle auquel l'approbateur 2 sera autorisé à approuver les bons d’achat retenus. Ainsi, seuls les bons d’achat inclus dans l'intervalle d’approbation seront disponibles à être libéré dans l’option « Bons d’achat retenus » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». Par exemple : L’approbateur « Support » pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 » $ et de « 500 » $, quant à l’approbateur « CDID », il pourra libérer les bons d’achat retenus entre « 0 »$ et de « 1 000 » $. |
| Envoyer courriel : | Cochez cette case si vous désirez que le système envoie un courriel automatiquement à l'acheteur du bon d'achat lorsque le bon d'achat sera libéré. |
(*) Champ obligatoire
1.6 Contrats d'achat
La documentation de cette option est présentement en cours de rédaction. Veuillez vous référer à l'équipe du support à la clientèle de CDID, au besoin.
1.7 Connaissement
Cette option vous permet de créer vos différents connaissements.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
1.8 Statut
Cette option vous permet de créer les statuts qui seront utilisés dans les réquisitions d’achat.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
1.9 Raisons de retours
Cette option vous permet de créer et maintenir à jour la liste des différentes raisons de retourner de la marchandise à un fournisseur.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
2. Transactions
2.1 Soumissions d’achat
Cette option vous permet de créer vos soumissions d’achat.
NOTE : L'ajout d'une soumission d'achat vous permet de sélectionner plusieurs fournisseurs. Lorsque la soumission sera créée, vous pourrez l'ouvrir pour chaque fournisseur et y apporter les modifications désirées.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Entête » | Cette section vous permet de configurer l'entête de la soumission d'achat. |
| Fournisseur : (*) | Cliquez sur le combo afin de sélectionner un fournisseur. NOTE : Lors de la création d'une soumission d'achat, il est possible de sélectionner plus d'un fournisseur, ceux-ci seront affichés dans le champ suivant. NOTE : Si vous avez sélectionné un fournisseur qui a une note dans le bouton « Notes » de l’option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer », cette note sera affichée. Cliquez sur « OK » pour fermer la note. |
| Liste des fournisseurs : | Lorsqu’un fournisseur est sélectionné dans le champ précédent, celui-ci s’affiche dans ce champ. NOTE : Ce champ est seulement affiché lors de la création d'une soumission. Lorsque vous ré-ouvrez une soumission d'achat préalablement enregistrée, ce champ sera caché. |
| Acheteur : (*) | Affiche l'acheteur lié à l'utilisateur qui crée la soumission. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un autre acheteur. |
| Remarque : | Vous permet d’inscrire une remarque pour la soumission d’achat; maximum de 1000 caractères alphanumériques. |
| Réception : (*) | Sélectionnez une adresse de réception. |
| Expédier par : | Sélectionnez le transporteur via le menu déroulant. |
| FAB : | Sélectionnez le FAB via le menu déroulant. Ces choix proviennent de l'option « FAB » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt de l’acheteur précédemment sélectionné. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un autre entrepôt. Cet entrepôt sera assigné à cette soumission, mais il est possible de le modifier pour chaque item. |
| Département : | Sélectionnez le département du bon d'achat. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « department » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
| Actif : | Cette case est cochée par défaut afin que la soumission d’achat soit active. Décochez la case afin de rendre la soumission inactive, si besoin. Lorsque la soumission sera convertie en bon d’achat, celle-ci sera automatiquement mise inactive. |
| Section « Détails » | Cette section vous permet d'ajouter un détail dans la soumission d'achat. |
| N° Job : | Il y a deux méthodes pour sélectionner et visionner une « job » dans le but de sélectionner des items. Saisissez un numéro de « job » et cliquez sur le bouton « Voir » ou cliquez sur le combo afin de sélectionner une « job ». Ces deux méthodes permettent d’ouvrir l'écran « Mise à jour job ». Vous devez sélectionner par la suite les items à inclure dans le bon d’achat, puis cliquer sur le bouton « Ajouter » de la job. |
| Bon Travail : | Affichera le numéro de bon de travail ainsi que la séquence du bon de travail sur lequel l’item se trouve. |
| Séquence : | Affichera le numéro de bon de travail ainsi que la séquence du bon de travail sur lequel l’item se trouve. |
| Date requise : | Utilisez le calendrier afin de sélectionner une date requise. |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt de l’item sélectionné via le champ « Code item ». Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un autre entrepôt. |
| Code item : (*) | Cliquez sur le combo afin d’afficher la liste des items. Vous pouvez créer un nouvel item en utilisant le plus vert ou sélectionnez la case de l’item désiré pour la soumission d’achat. NOTE : Lorsque vous sélectionnez un item qui possède un groupe d’options par défaut, ces options seront automatiquement ajoutées lorsque vous enregistrez l’item sur la soumission. |
 : |
Cliquez sur cette icône afin d'afficher des informations supplémentaires sur l'item. La quantité en main, en achat, en production, en vente, en soumission et la quantité sur bon de travail vous seront affichés, ainsi que la quantité disponible de l’item incluant les quantités présente sur soumissions. Si l’item est un item à numéros de série unique ou par quantité, le détail des numéros de série vous sera aussi affiché. |
 |
Après avoir sélectionné un item, vous pouvez cliquer sur le bouton « #BT » afin de visualiser tous les bons de travail contenant cet item. Si aucun bon de travail ne contient cet item, un message vous sera affiché. Cochez la case d'un ou de plusieurs bons de travail à relier à ce bon d’achat, puis cliquez sur « Enregistrer » et la quantité sera mise à jour dans le champ « Qté » de la ligne de cet item sur le bon d’achat. NOTE : Lorsqu'un item est relié à un bon de travail ou à une commande de vente, via le bon de travail ou la commande de vente, un lien vers le bon d'achat sera afficher sur la ligne de l'item. NOTE : Selon la configuration de votre système, ce bouton peut permettre de relier un item à un bon de travail sans que cet item soit préalablement inclus dans le bon de travail. NOTE : Il est possible de relier une commande à un bon d'achat en activant la configuration « IsSorderPurchase ». |
| Révision : | Vous permet de sélectionner la révision d'un item à fabriquer, au besoin. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « ShowRevision » est active. |
| Description : | Affiche la description de l’item, ainsi que les notes du bouton « Notes » de la fiche d’item, s’il y a lieu. Ce champ est modifiable; maximum de 1,000 caractères alphanumériques. |
| Item fournisseur : | Affiche le code de l'item fournisseur, s'il y a lieu. |
| Date promise : | Sélectionnez la date promise de l'item, au besoin. |
| Qté : | Saisissez la quantité requise de l’item; maximum de 10 caractères numériques. |
| Facteur : | Affiche le facteur de conversion entre l’unité de mesure du champ « Qté » et l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ». Ce champ est modifiable. |
| Qté fournisseur : | Vous permet de calculer la quantité fournisseur via un facteur de conversion d’unité de mesure. Vous devez avoir créé une conversion d’unité de mesure via l’option « Conversion des UDM » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et avoir attribué l’item sélectionné dans le champ « # Item » à cette conversion. Ainsi, lorsque vous inscrivez une quantité d’item dans ce champ et que vous sélectionner une unité de mesure différente que celle du champ « Qté », le système calculera la conversion entre les deux unités de mesure et affichera la valeur nécessaire de l’item dans le champ « Qté ». De plus, ce champ se met automatiquement à jour lorsque vous modifiez la valeur du champ « Qté » et vice versa. Ce champ est modifiable; maximum de 10 caractères numériques. NOTE : Le système accepte une quantité de zéro et lors de l’impression, la quantité fournisseur et l’unité de mesure seront imprimés sur la soumission, lorsque vous utilisez les conversions d’unité de mesure. |
| Prix : | Saissisez le prix d'achat de l’item. |
| Escompte : | Saissisez le montant d'escompte à appliquer à l'item, au besoin. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
| Total : | Affiche le total de la soumission d'achat. |
| Section « Lignes de détails » | Cette section vous affiche les lignes de détail de la soumission d'achat. |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la ligne d'un item. NOTE : Il est possible de modifier un item en cliquant directement sur la ligne de celui-ci en activant la configuration « ClickRowUpdateLine ». NOTE : Il est possible de conserver en surbrillance la ligne de l'item modifié en activant la configuration « PurchaseKeepLineHighlighted ». |
 |
Cliquez sur cette icône afin de copier une ligne d'item. NOTE : Cette icône est seulement affichée lorsque la valeur « copyline » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la position de l’item. |
| Code item : | Affiche le code de l’item. |
| Description : | Affiche la description de l'item. |
| # Job : | Affiche le numéro de la job si l’item est relié à un bon de travail. |
| Qté : | Affiche la quantité soumissionnée de l’item. |
| Qté fournisseur : | Affiche la quantité fournisseur soumissionnée de l’item. |
| Coût Uni. : | Affiche le coût unitaire de l'item. |
| Escompte : | Affiche le prix d'escompte appliqué à l'item. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
 |
Affiche le bouton « Item fournisseur » de la fiche de cet item, vous permettant d’analyser les prix et temps d’obtention chez les différents fournisseurs. |
 |
Cliquez sur la poubelle afin de supprimer cet item. |
(*) Champ obligatoire
Lorsque la soumission sera créée, vous pourrez l'ouvrir à nouveau pour le fournisseur désiré et y apporter les modifications désirées.
NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de cellulaire du contact sélectionné en activant la configuration « DisplContactMobPhonePurchasesOpt ».
L'icône du plus vert vous permet d'afficher les boutons « Item », « Item fournisseur », « Cédule de pièces », « Inventaire », « Transactions », « Historique d'achats » afin d'ouvrir rapidement un raccourci du bouton sélectionné pour l'item sélectionné à l'ajout dans la soumission.
Le bouton « Demande de prix » vous permet d'envoyer à votre fournisseur une confirmation de prix par courriel automatisé.
NOTE : La colonne « Titre » affiche le titre du contact du fournisseur. De plus, il est possible d'afficher la révision de l'item au fournisseur dans les demandes de prix aux fournisseurs, si vous avez relié une révision à l’item dans la soumission d’achat en activant préalablement la configuration « ShowRevision ».
Le bouton « Spécifications » vous permet d'ajouter des spécifications pour votre soumission d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « qpoheader ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.
Le bouton « Copier soumission » vous permet de copier la soumission d’achat et de créer une nouvelle.
NOTE : Ce bouton sera affiché seulement après la première sauvegarde de la soumission.
Le bouton « Convertir en bon d'achat » vous permet de convertir la soumission en bon d'achat.
NOTE : Ce bouton sera affiché seulement après la première sauvegarde de la soumission. De plus, il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Convertir en bon d'achat" dans la soumission d'achat » de la catégorie « Module Achats » des accès utilisateurs.
Le bouton « Documents » vous permet de joindre un document à la soumission d'achat.
Le bouton « Impression Par Fournisseur » vous permet d’imprimer la soumission d’achat pour chaque fournisseur affiché dans la section « Liste des fournisseurs » de l’en-tête.
NOTE : Ce bouton est affiché seulement si la soumission n'est pas encore enregistrée.
Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer la soumission.
NOTE : Ce bouton sera affiché seulement après la première sauvegarde de la soumission.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer et de fermer votre soumission d’achat.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer votre soumission d’achat.
2.2 Bons d’achat
Cette option vous permet de créer vos bons d’achat.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Entête » | Cette section vous permet de configurer l'entête du bon d'achat. |
| No BC : | Affiche le numéro du bon d'achat après l'enregistrement. |
| # SOUM. : | Affiche la référence de la soumission d'achat. NOTE : Ce champ est seulement affiché si le bon d'achat provient d'une conversion d'une soumission d'achat. |
| Fournisseur : (*) | Cliquez sur le combo afin de sélectionner un fournisseur. NOTE : Si vous avez sélectionné un fournisseur qui a une note dans le bouton « Notes » de l’option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer », cette note sera affichée. Cliquez sur « OK » pour fermer la note. |
| Adresse : | Affiche l'adresse du fournisseur précédemment sélectionné. |
| Date : (*) | Affiche la date du jour. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionnez une autre date. NOTE : Selon la configuration de votre système, cette date pourrait être la date du jour et ne pas être modifiable. |
| Acheteur : (*) | Affiche le nom de l'acheteur sélectionné dans le champ « Acheteur » dans la fiche du fournisseur précédemment sélectionné. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ». |
| Terme de paiement : | Affiche le terme de paiement sélectionné dans le champ « Terme de paiement » dans la fiche du fournisseur précédemment sélectionné. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre terme de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| Type : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de bon d'achat « Standard », « Réception », « Sous-Contrat » ou « Retour ». Pour les bons d’achat de type « Retour », veuillez vous référer à la documentation « Retour d'achat » du module « Achats ». NOTE : À l'enregistrement d'un bon d'achat de type « Réception », le système génèrera automatiquement un bon d'achat inactif et une réception de tous les items présents. |
| Remarque : | Saisissez une remarque pour le bon d’achat; maximum de 1 000 caractères alphanumériques. NOTE : Si vous avez sélectionné un fournisseur pour lequel vous avez inscrit un message imprimable dans le bouton « Notes » de la fiche fournisseur, ce message sera affiché dans ce champ et il est modifiable. |
| Note interne : | Vous permet de saisir une note interne pour le bon d'achat. NOTE : Cette note ne sera pas affichée sur l'impression du bon d'achat. |
| Réception : (*) | Par défaut, ce champ affiche « 0 », le nom et l'adresse de votre compagnie. Afin de modifier, cliquez sur le combo et sélectionnez une adresse de réception. Ces choix proviennent de l'option « Adresses de réception » du menu « Maintenance » du module « Achats ». Vous pouvez entrer le code « 0 » et obtenir ainsi le nom et l'adresse de votre compagnie. NOTE : Pour un bon d’achat de type « Retour », ce champ sera vide. Si vous saisissez le code « 0 », rien ne sera imprimé dans « EXPÉDIER À » lors de l’impression de ce type de bon d’achat. |
 : |
Vous permet de sélectionner un client si vous devez expédier ce bon d’achat à un client. Dans l’écran de recherche de client, vous devez sélectionner au moins un paramètre de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Par la suite, la recherche affichera les adresses contenues dans le bouton « Expédier à » des fiches clients recherchées. Cliquez sur le bouton « Sélect. » afin de sélectionner une adresse de réception. |
 : |
Vous permet de sélectionner un fournisseur si vous devez expédier ce bon d’achat à un autre fournisseur. Dans l’écran de recherche de fournisseur, sélectionnez un fournisseur afin de le relier au champ « Réception » automatiquement. NOTE : Cette icône est seulement affichée lorsque la valeur « shiptovendid » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
| Adresse : | Affiche l'adresse de la réception précédemment sélectionnée dans le champ « Réception ». |
| Réf. Fourn. : | Affiche la référence du fournisseur lors de la réception. NOTE : Ce champ est seulement affichée lorsque le bon d'achat et de type « Réception ». |
| Contact : | Affiche le nom du contact en rang « 1 » des « Ventes » du bouton « Contacts » de la fiche fournisseur. Si aucun contact n'est assigné au champ « Ventes », ce champ affiche le contact entré dans le champ « Contact » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur le combo et cochez le contact à assigner à ce champ. NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de cellulaire du contact sélectionné en activant la configuration « DisplContactMobPhonePurchasesOpt ». |
| Expédier par : | Affiche le transporteur sélectionné dans le champ « Transporteur » de la fiche fournisseur ou celui sélectionné par défaut dans l’option « Contrôle de l'inventaire » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre transporteur. Ces choix proviennent de l’option « Transporteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ». |
| FAB : (*) | Affiche la condition de transport sélectionnée dans le champ « FAB » de la fiche fournisseur ou celui sélectionné par défaut dans l’option « Contrôle de l'inventaire » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre « FAB ». Ces choix proviennent de l’option « FAB » du menu « Maintenance » du module « Achats ». |
| Référence : | Saisissez une référence pour le bon d’achat, au besoin. |
| Actif : | Cette case est cochée par défaut afin que le bon d’achat soit actif. Décochez la case pour rendre le bon d'achat inactif, si besoin. NOTE : Lorsque le bon d’achat sera réceptionné au total, celui-ci sera automatiquement mis inactif. |
| Commande ouverte : | Cochez cette case si le bon d'achat doit être ouvert, c'est-à-dire que les quantités des items peuvent être modifiées jusqu’au moment que la totalité des items n'est pas réceptionnée. Si vous désirez exclure un item, vous devez cocher « Quantité fixe » sur la ligne de sélection de l’item en question. Si vous désirez modifier les quantités des items jusqu'au moment de la réception, le bon d'achat est considéré « ouvert » et il n'est pas nécessaire de cocher cette case. |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt relié à l'acheteur sélectionné dans le champ « Acheteur ». Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. |
| Devise : (*) | Affiche la devise du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez une autre devise. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Il est possible de verrouiller le changement de la devise en activant la configuration « freezecurrency ». |
| Taux de change : | Affiche le taux de change de la conversion entre la devise sélectionnée dans le champ « Devise » et celle utilisée par votre compagnie. Votre devise a été sélectionnée lors de la création de votre compagnie dans le champ « Devise » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Vous devez tenir à jour les taux de change dans l’option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Le taux de change utilisé sera celui en vigueur à la date du bon d'achat. |
| Taxe : (*) | Affiche le type de taxe du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez un autre type de taxe. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». |
| Sous total : | Affiche le sous-total des items enregistrés |
| + Transport : | Saisissez le montant de transport à ajouter. Ce montant sera comptabilisé dans le compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « Transport » de l'option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| Montant sans taxes : | Affiche le montant avant les taxes, incluant le transport. |
| Nouveaux champs selon le type de taxe sélectionné : |
Ces champs affichent les types de taxe « 1 » et « 2 » selon la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe » et les taux seront affichés selon la date de la facture. |
| Total : | Affiche le total du bon d'achat. |
| Section « Détails » | Cette section vous permet d'ajouter un détail dans le bon d'achat. |
| Entrepôt : (*) | Affiche l'entrepôt sélectionné dans l’en-tête. Lorsqu’un item sera sélectionné dans le champ « Code item », ce champ affichera l’entrepôt relié à la fiche de l’item. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Les entrepôts disponibles seront les entrepôts actifs reliés au bouton « Item entrepôt » de l'item. NOTE : Il est possible d'afficher tous les entrepôts actifs de la compagnie courante en activant la configuration « POLineAllSiteAllowed ». |
| Actif : | Cette case est cochée par défaut afin que la ligne d’item soit active. Décochez-la pour la rendre inactive si nécessaire. Lorsqu’une réception d’achat sera effectuée pour la quantité totale de cet item, cette case sera décochée et cette ligne d’item sera inactive. |
| N° job : | Il y a deux méthodes pour sélectionner et visionner une « job » dans le but de sélectionner des items. Saisissez un numéro de « job » et cliquez sur le bouton « Voir » ou cliquez sur le combo afin de sélectionner une « job ». Ces deux méthodes permettent d’ouvrir l'écran « Mise à jour job ». Vous devez sélectionner par la suite les items à inclure dans le bon d’achat, puis cliquer sur le bouton « Ajouter » de la job. |
| Bon Travail : | Affiche le numéro du bon de travail lorsque vous sélectionnez un item à partir d'une job. |
| Séquence : | Affiche la séquence du bon de travail sur la job, où se situe l'item. |
| Compte du GL : (*) | Affiche le compte de Grand Livre relié au champ « GL Achats » de la catégorie de l'item sélectionné. Ces choix proviennent de l’option « Catégories de produits » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Afin de modifier, cliquez sur le combo et sélectionnez un autre compte de Grand Livre dans lequel il faut comptabiliser l’achat de l’item. Ces choix proviennent de l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». NOTE : En cliquant sur l’icône de la note à droite de ce champ, il est possible de modifier la description de ce compte de Grand Livre via un nouveau champ, seulement pour ce bon d’achat. |
| Projet : | Ce champ est affiché si le compte de Grand Livre est géré « Par projet ». Cliquez sur le combo afin d’afficher la liste de projets et sélectionnez le projet désiré. NOTE : Il est possible de rendre ce champ obligatoire en activant la configuration « projectmandatory ». |
| No série : | Cliquez sur le combo afin d'afficher la liste des items série et sélectionnez la case de l’item désiré. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « useitemserialPO » est active. |
| Code item : | Cliquez sur le combo afin d’afficher la liste des items. Vous pouvez créer un nouvel item en utilisant le plus vert ou sélectionnez la case de l’item désiré pour la soumission d’achat. NOTE : Lorsque vous sélectionnez un item qui possède un groupe d’options par défaut, ces options seront automatiquement ajoutées lorsque vous enregistrez l’item sur le bon d'achat. |
| M/D/A X/X/X : | Affiche la valeur du champ « Quantité en main », la valeur du champ « Quantité en achat », et la valeur du champ « Quantité disponible » de la fiche de l'item sélectionné dans le champ « # Item ». NOTE : Les valeurs sont arrondies à l’unité. De plus, ce champ est seulement affiché lorsqu'un item est sélectionné dans le champ précédent. |
 : |
Cliquez sur cette icône afin d'afficher des informations supplémentaires sur l'item. La quantité en main, en achat, en production, en vente, en soumission et la quantité sur bon de travail vous seront affichés, ainsi que la quantité disponible de l’item incluant les quantités présente sur soumissions. Si l’item est un item à numéros de série unique ou par quantité, le détail des numéros de série vous sera aussi affiché. |
| : |
Après avoir sélectionné un item, vous pouvez cliquer sur le bouton « #BT » afin de visualiser tous les bons de travail contenant cet item permettant de relier un item à un bon de travail. Si aucun bon de travail ne contient cet item, un message vous sera affiché. Cochez la case d'un ou de plusieurs bons de travail à relier à ce bon d’achat, puis cliquez sur « Enregistrer » et la quantité sera mise à jour dans le champ « Qté » de la ligne de cet item sur le bon d’achat. NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la configuration « PoSuggestionJob » est active. De plus, il est possible de relier une commande à un bon d'achat en activant la configuration « IsSorderPurchase » et il est aussi possible d’afficher une colonne « Expédier à » dans ce bouton affichant l'adresse par défaut de l’expédier, s’il y a lieu, en activant la configuration « showshiptoaddressjobpo ». NOTE :Lorsque vous sélectionnez un bon de travail ou une commande de vente afin d'y créer un lien avec le bon d'achat, le bon de travail ou la commande de vente sera affiché dans un lien dans le détail de la ligne de l'item à l'ajout sur le bon d'achat. Ce même lien sera disponible dans le bon de travail ou la commande de vente lié. Du moment qu'un lien est créé pour un bon de travail ou une commande de vente dans le bon d'achat, le bon de travail ou la commande de vente ne seront plus affichés dans la suggestion d'achat, même si la quantité n'est pas complète, c'est-à-dire que si vous avez modifier la quantité pour une quantité inférieure à celle du bon de travail ou de la commande de vente. NOTE : Dans ce bouton, la case à cocher « Inclure les BT avec un lien » vous permet d'afficher les bons de travail et les commandes de vente ayant déjà un lien à un autre bon d'achat afin de créer un deuxième lien si vous désirez. NOTE : De plus, via la réception de ce bon d'achat, il est possible de distribuer automatiquement la réception de l'item sur le bon de travail sélectionné en activant la configuration « WoissuedAutoOnReceipt » permettant d'afficher le bouton « Distribuer » pour effectuer la distribution. |
| Révision : | Vous permet de sélectionner la révision d'un item à fabriquer, au besoin. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « ShowRevision » est active. |
| Description : | Affiche la description de l'item sélectionné dans le champ « Code item », ainsi que la note du champ « Note d'achat » du bouton « Notes » de la fiche d’item, s’il y a lieu. Ce champ vous permet aussi d'ajouter de l'information; maximum de 1000 caractères alphanumériques. NOTE : Cette description sera imprimée sur le bon d’achat. |
 : |
Après avoir sélectionné un item, il est possible de cliquer sur le bouton « Notes » afin de préciser une ou plusieurs spécifications pour l'item. NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous aurez créer un premier code description « PoLineNote ». Vous serez ainsi en mesure de cocher une ou plusieurs informations pour votre item. |
| Item fournisseur : | Ce champ affiche la référence du fournisseur en rapport avec l'item sélectionné dans le champ « Code item ». Il peut être mis à jour. En cliquant sur l’icône de recherche, vous obtiendrez la liste des items actifs du fournisseur ainsi que leur référence. Vous pouvez en sélectionner un. Si vous faites une mise à jour, elle sera faite automatiquement dans le bouton « Item fournisseur » de la fiche de l'item. NOTE : Si le fournisseur n'est pas créé dans le bouton « Item fournisseur », il le sera automatiquement si vous entrez une référence dans ce champ et le prix sera celui que vous aurez entré dans le champ « Prix ». |
| Date requise : (*) | Affiche la date du jour et vous permet de calculer la date promise affichée dans le champ suivant. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionner une date différente. |
| Date promise : (*) | Cette date sera calculée à partir de la date du champ « Date requise » en ajoutant le nombre de jours ouvrables du champ « Temps d’obtention » pour cet item dans le bouton « Item fournisseur » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionner une date différente. NOTE :La date promise est la date prévue de réception à l'entrepôt. |
| Quantité fixe : | Cette case apparaît lorsque vous avez coché « Commande ouverte » dans l'en-tête du bon d'achat et doit être cochée seulement si vous entrez une quantité fixe, c'est-à-dire une quantité qui ne doit pas être modifiée dans les relâches. |
| Taxable : | Ce champ sera affiché si la case « Produits non taxables permis » a été cochée lors de la création de votre compagnie dans l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Cette case sera cochée si la case « Produits taxables » est cochée dans la fiche de l’item et tiendra compte des taxes applicables pour le fournisseur sélectionné. Vous serez en mesure de décochez la case. |
| MAJ coût unitaire : | Cette case est cochée automatiquement. Lorsque celle-ci est cochée, la mise à jour du coût de l'item sera affichée dans le bouton « Item coûts » de la fiche d'item, selon le prix du dernier bon d'achat. NOTE :Il est possible de décocher par défaut cette case en activant la configuration « UncheckUpdateUnitcostOnPO » et il est aussi possible de mettre à jour le coût de l’item pour tous les entrepôts ou seulement l'entrepôt de la transaction selon la configuration de votre système. |
| N° dossier vente : | Cette case fait référence à l’utilisation de l’option « Transactions ventes regroupées » dans le module de « Ventes ». Pour plus d’informations, voir le document « Procédure des transactions ventes regroupées ». |
| Qté : (*) | Vous permet d’inscrire la quantité nécessaire de l’item; maximum de 10 nombres entiers. L'unité de mesure de l'item sera affichée dans le champ à droite de ce champ. Lorsque le bon d’achat provient d’un besoin d’un bon de travail, une quantité positive s'inscrira selon les besoins du bon de travail et sera modifiable. |
| Facteur : (*) | Affiche la valeur de la conversion à partir de l’unité de mesure du champ « Quantité » à l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ». Cette valeur est modifiable. NOTE : Il est possible de verrouiller ce facteur afin d'éviter qu'il se recalcule automatiquement lorsque vous modifiez la « Quantité » ou la « Qté fournisseur » en activant la configuration « PoLockUomFactor ». |
| Qté fournisseur : (*) | Ce champ affiche la quantité fournisseur, basée sur la conversion du champ « Quantité » multiplié par le champ « Facteur ». |
| Prix : (*) | Affiche le prix unitaire de l’item. NOTE : Le système vérifie d’abord s’il y a un item fournisseur créé pour l’item ou le fournisseur. Si oui, le prix de l’item fournisseur sera utilisé par le système. Si non, le système utilisera la liste de prix, si celle-ci existe. Si aucune liste de prix n’est créée, le système utilisera le prix de la fiche d’item. |
| Escompte : | Saissisez le montant d'escompte à appliquer à l'item, au besoin. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
| Prix confirmé : | Cochez cette case afin de confirmer le prix de l'item. Décochez-la pour ne pas confirmer le prix de l'item. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « Priceconfirmed » est active et sera automatiquement cochée par défaut. De plus, si le prix de l'item n'est pas confirmé, lorsque l'item sera ajouté au bon d'achat, la ligne de l'item sera affichée en orange. |
| Montant : | Affiche la valeur du champ « Qté fournisseur » multiplié par le champ « Prix ». |
| Section « Lignes de détails » | Cette section vous affiche les lignes de détail du bon d'achat. |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la ligne d'un item. NOTE : Il est possible de modifier un item en cliquant directement sur la ligne de celui-ci en activant la configuration « ClickRowUpdateLine ». |
 |
Cliquez sur cette icône afin de copier une ligne d'item. NOTE : Cette icône est seulement affichée lorsque la valeur « copyline » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
| # : | Affiche le numéro de ligne de l’item sur le bon d’achat. |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la position de l’item. |
| Actif : | Lorsque l’item est actif, cela indique que soit l’item n’a pas été réceptionné ou a été réceptionné partiellement. Si cette case est décochée, cela indique que la quantité totale de l’item a été réceptionnée. |
| # Produit : | Affiche l’item sélectionné dans la section détail de ce bon d’achat. |
| N°. Réf. Fourn. : | Affiche la référence de l'item fournisseur pour l’item, s'il y a lieu. NOTE : Cette colonne est seulement affichée lorsque la valeur « venditemcode » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». |
| Description : | Affiche la description de l’item. |
| N° Job : | Affiche le numéro de job relié à l’item, s’il y a lieu. |
| N° dossier vente : | Affiche le numéro de dossier de vente de l’item, s’il y a lieu. |
| Qté : | Affiche la quantité commandée de l’item. |
| Qté reçue : | Affiche la quantité reçue de cet item, si une réception partielle ou totale a été effectuée. |
| Qté fournisseur : | Affiche la quantité fournisseur de l’item. |
| Prix : | Affiche le prix unitaire de l’item. |
| Escompte : | Affiche l'escompte appliqué sur l’item. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
| Date promise : | Affiche la date promise pour cet item. |
| Item entrepôt : | Affiche l’entrepôt relié à l’item. |
| Total : | Affiche le prix total pour cet item sur le bon d’achat. |
 |
Le bouton « Relâches » vous permet d’inscrire les dates promises de réception de votre fournisseur pour un item. Veuillez vous référer à la documentation « Relâches d'achat » du module « Achats ». |
 |
Cliquez sur la poubelle afin de supprimer cet item. |
 |
Vous permet de détruire les lignes d’items. Cependant, ceux-ci ne doivent pas être reliés à une relâche ou une expédition. |
(*) Champ obligatoire
Le bouton « Item » vous permet d’ouvrir la fiche d’item de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Item fournisseur » vous permet d’ouvrir les détails de l’item fournisseur de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Cédule de pièces » vous permet d’ouvrir le rapport de cédule de pièce de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Inventaire » vous permet d’ouvrir le rapport d’inventaire de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Transactions » vous permet d’ouvrir les transactions d’items de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Historiques d’achats » vous permet d’ouvrir le rapport des historiques d’achat de l’item sélectionné dans la ligne de détail.
Le bouton « Alerte » vous permet d'ajouter une note de type d'alerte qui sera employé aux utilisateurs sélectionné lorsque le bon d'achat sera réceptionné.
NOTE : Pour ce faire, vous devez ajoutée la valeur « btnalert » dans la configuration « PoMaintenanceShowField ».
Le bouton « Distribution de coût » vous permet d'inscrire la liste des coûts par type de coût.
Le bouton « Facturation » vous permet d’effectuer une facturation directe sans passer par l'option « Réceptions d'achat ».
NOTE : Ce bouton est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Facturaction" dans le bon d'achat » de la catégorie « Module Achats » des accès utilisateurs.
Le bouton « Réception d'achat » vous permet d’effectuer la réception du bon d'achat en cours.
Le bouton « Spécifications » vous permet d'ajouter des spécifications pour votre bon d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « poheader ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.
Le bouton « Autres informations » vous permet d'ajouter une information spécifique pour votre environnement.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btnperso » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ». Veuillez vous référer à votre chargé de projet pour paramétrer ce bouton.
Le bouton « Importation » vous permet d'exporter et d'importer une structure de fichier Excel afin d'ajouter ou de modifier les items dans le bon d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btnimport » a été ajoutée dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ».
Le bouton « Notes » sera affiché si vous avez créé une note sur formulaire pour les bons d'achat via l'option « Notes sur formulaires » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système ».
Le bouton « Date promise » vous permet de modifier la date requise, la date de cueillette, le délai FAB et la date promise de toutes les lignes du bon d'achat en cours incluant toutes les relâches.
Le bouton « Copier bon d'achat » vous permet de copier le bon d'achat en cours vers un nouveau bon d'achat.
Le bouton « Documents » vous permet de joindre un document au bon d'achat.
Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer votre bon d’achat.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer et fermer votre bon d’achat.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer votre bon d’achat.
2.3 Suivi des bons d’achat à recevoir (BO)
Cette option vous permet de consulter la liste de vos bons d’achat à recevoir.
NOTE : Un bon d’achat surligné de couleur verte représente un bon d’achat partiellement réceptionné.
2.4 Suggestions d’achat
Cette option vous permet de générer les suggestions d'achat pour les items cochés « À acheter » dans la fiche d’item.
Cette option permet également de les analyser afin de créer les soumissions et les bons d'achat.
Veuillez vous référer à la documentation « Suggestions d'achat » du module « Achats », au besoin.
NOTE : Les quantités sont générées par entrepôt, ainsi si aucun entrepôt n'est sélectionné dans le champ « Item entrepôt », vous obtiendrez une ligne par entrepôt pour un même item.
2.5 Réceptions d’achat
Cette option vous permet de réceptionner vos bons d’achat.
Il est possible de faire la réception partielle ou totale d’un bon d'achat.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin de créer une réception d’achat.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Entête » | Cette section vous permet de configurer l'entête de la réception. |
| No réception : | Ce champ sera affiché lorsque la réception sera enregistrée et indiquera le numéro de la réception. |
| No BC: | Utilisez le combo afin de sélectionner le bon d'achat à réceptionner. |
| # Fourn.: | Affiche le numéro du client ainsi que son adresse. |
| Remarque : | Affiche la remarque inscrite dans le bon d'achat, s'il y a lieu. Vous serez en mesure d'ajouter une remarque à la réception au besoin. |
| Note interne : | Affiche la note interne inscrite dans le bon d'achat, s'il y a lieu. Vous serez en mesure d'ajouter une note interne à la réception au besoin. |
| Transporteur : | Affiche le transporteur sélectionné dans le bon d'achat. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre transporteur. |
| Connaissement : | Vous permet d’inscrire la référence du fournisseur. |
| Entrepôt : | Vous permet de sélectionner un entrepôt pour la réception. |
| Réf. Foun.: | Vous permet d’inscrire la référence du fournisseur. |
| Date de réception : | Affiche la date du jour. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionnez une autre date de réception. |
| Tout recevoir : | Cochez cette case afin de recevoir toutes les quantités des items du bon d’achat sélectionné. |
| Section « Détails » | Cette section vous permet de réception votre détail du bon d'achat. |
| Lignes/Rel. : | Affiche la ligne de l’item sur le bon d'achat suivi d’un tiret et du numéro de la ligne de relâche. |
| # Produit : | Affiche le code de l’item. |
| Item fournisseur : | Affiche la référence de l'item fournisseur pour l’item, s'il y a lieu. NOTE : Cette colonne est seulement affichée lorsque la valeur « venditemcode » a été ajoutée dans la configuration « receiptshowfields ». |
| Révision : | Affiche la révision de l’item, s'il y a lieu. |
| Description : | Affiche la description de l'item. |
| # Job : | Affiche le numéro de job relié à l’item, s'il y a lieu. |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt de l’item. |
| Qté commandée : | Affiche la quantité commandée sur le d'achat. |
| Déjà reçue : | Affiche la quantité déjà reçue pour ce bon d'achat. |
| Qté reçue: | Saisissez la quantité reçue ou cochez la case pour réceptionner la totalité de la quantité. |
(*) Champ obligatoire
Le bouton « Facturation » vous permet d'enregistrer et de créer une facture pour votre bon d'achat directement. Veuillez vous référer au point 2.7 du présent document pour plus de détails.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Facturation" dans la réception d'achat. » de la catégorie « Module Achats » des accès utilisateurs.
Le bouton « Documents » vous permet de télécharger et d’associer des documents à votre réception.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer la réception.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer l'écran de la réception.
NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Autres informations » permettant d'ajouter une information spécifique pour votre environnement en ajoutant la valeur « btnperso » dans la configuration « ReceptionShowFields ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ce bouton.
NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Distribuer » sur les lignes des items afin d'effectuer la distribution de l'item, si l'item a été relié préalablement à un le bon de travail en activant la configuration « WoissuedAutoOnReceipt ». De plus, il est aussi possible d’afficher un bouton « Tout distribuer » dans l’entête de la réception d’achat afin de distribuer automatiquement tous les items attribués à un bon de travail de façon massive en activant la configuration « AddDistributeAllButtonInPOReceipt ». De plus, le bouton « Distribuer » sera affiché en vert lorsqu'une distribution sera effectuée. Néanmoins, vous pouvez l'afficher en rouge en activant la configuration « DistributionRedButton ». Il est également possible de distribuer massivement une quantité supérieure à la quantité commandée en activant la configuration « PoReceiptDistributeQtyReceived ».
NOTE : Il est possible d'afficher le code d'item fournisseur sous le champ « Item » à l'impression du formulaire de réception en activant la configuration « receiptshowfields ».
NOTE : Il est possible d’inclure le coût de transport d’un item relié à un type de coût. Pour ce faire, vous devez créer un type de coût et un item ayant le même code. Ensuite, vous devez ajouter l’item dans votre bon d’achat. Au moment de la facturation, le système ajoutera automatiquement le coût de transport au coût de l’item concerné.
2.6 Facturation des réceptions
Cette option vous permet de facturer les réceptions d’achat créées via l’option précédente et ainsi, créer la facture d’achat.
Sélectionnez un ou plusieurs paramètres et cliquez sur le bouton « Rechercher » afin d'afficher les réceptions d’achat correspondant aux critères demandés.
NOTE : Si vous ne sélectionnez aucun paramètre de recherche, toutes les réceptions à facturer seront affichées.
Cochez la ou les cases des bons d’achat à facturer et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour créer la facture d’achat.
NOTE : Il est possible de cocher plus d’un bon d’achat provenant d’un même fournisseur afin de créer une seule facture d’achat. Si vous cochez plus d’un bon d’achat et que le fournisseur n’est pas identique, le message d’avertissement suivant sera affiché : Le fournisseur doit être le même!
En cliquant sur « Confirmer », la facture d’achat générée sera affichée à l’écran. Réf au point 2.7 du présent document pour plus d’informations sur l’écran de la facture d’achat.
NOTE : Il est possible de cliquer sur le lien du bon d'achat ou de la réception d'achat pour afficher à l'écran la transaction.
NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de cellulaire du contact sélectionné en activant la configuration « DisplContactMobPhonePurchasesOpt ».
2.7 Factures d’achat
Cette option vous permet de créer vos factures d’achat.
NOTE : Si la facture d’achat provient de la facturation d’un bon d’achat, d’une réception ou d’un transport, certains champs seront déjà complétés.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Entête » | Cette section vous permet de configurer l'entête de la facture d'achat. |
| Fournisseur : (*) | Cliquez sur le combo afin de sélectionner un fournisseur. |
| Adresse : | Affiche l'adresse du fournisseur précédemment sélectionné dans le champ « Fournisseur ». |
| # Fact. : (*) | Vous permet d’inscrire le numéro de la facture d'achat. |
| Date : (*) | Affiche la date du jour. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionnez une autre date. |
| Date due : (*) | Affiche la date due, selon le délai net du terme de paiement. |
| Période GL : (*) | Affiche la période du Grand Livre reliée au champ « Date ». |
| Note : | Affiche la remarque du bon d’achat. Ce champ est modifiable; maximum de 50 caractères alphanumériques. |
| Commentaire : | Vous permet de saisir un commentaire sur la facture d'achat. |
| Note interne : | Vous permet de saisir une note interne pour la facture d'achat. NOTE : Cette note ne sera pas affichée sur l'impression de la facture d'achat. |
| Payable à : (*) | Ce champ affiche le fournisseur relié au champ « Payable à » de la fiche du fournisseur sélectionné dans le champ précédent. Lorsqu’aucun fournisseur n’a été relié au champ « Payable à » de la fiche du fournisseur, ce champ affiche le fournisseur précédemment sélectionné dans la facture d'achat. |
| Adresse : | Affiche l'adresse du fournisseur précédemment sélectionné dans le champ « Payable à ». |
| Terme de paiement : | Affiche le terme de paiement relié au champ « Terme de paiement » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionner un autre terme de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| N° BC : | Affiche le numéro de bon d’achat, s’il y a lieu. |
| Compte à payer : (*) | Affiche le compte de Grand Livre dans lequel sera comptabilisée la facture d’achat. Ce compte provient du compte associé au champ « Compte à payer » de l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| Contact : | Affiche le nom du contact en rang « 1 » des « Ventes » du bouton « Contacts » de la fiche fournisseur. Si aucun contact n'est assigné au champ « Ventes », ce champ affiche le contact entré dans le champ « Contact » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur le combo et cochez le contact à associer à la facture d'achat. NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de cellulaire du contact sélectionné en activant la configuration « DisplContactMobPhonePurchasesOpt ». |
| Acheteur : | Affiche l’acheteur relié à la fiche du fournisseur. Si aucun acheteur n'est relié, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ». |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt relié à l'acheteur sélectionné dans le champ « Acheteur ». Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Ces choix proviennent de l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». |
| Devise : (*) | Affiche la devise du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez une autre devise. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE :Il est possible de verrouiller le changement de la devise en activant la configuration « freezecurrency ». |
| Taux de change : | Affiche le taux de change de la conversion entre la devise sélectionnée dans le champ « Devise » et celle utilisée par votre compagnie. Votre devise a été sélectionnée lors de la création de votre compagnie dans le champ « Devise » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Vous devez tenir à jour les taux de change dans l’option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Le taux de change utilisé sera celui en vigueur à la date de la facture d'achat. |
| Taxe : (*) | Affiche le type de taxe du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez un autre type de taxe. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». |
| Sous total : | Affiche le sous-total au fur et à mesure de l'ajout et ou de suppression d’items. |
| Escompte : | Affiche le montant d'escompte selon le terme de paiement de la facture. NOTE : Ce champ est seulement affichée lorsque la configuration « useescamountbydefault » est active. Ce montant est seulement à titre informatif et n'est pas déduit du prix de la facturation. Attention, avec cette configuration, dans le décaissement de cette facture, le champ « Esc. » affichera toujours ce montant. Ainsi, l'escompte disponible à être déduit ne sera pas mis à jour selon la date de l'encaissement. |
| + Transport : | Saisissez le montant de transport à ajouter à cette facture. Ce montant sera comptabilisé dans le compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « Transport » de l'option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
| Montant sans taxes : | Affiche le montant avant les taxes, incluant le transport. |
| Nouveaux champs selon le type de taxe sélectionné : |
Ces champs affichent les types de taxe « 1 » et « 2 » selon la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe » et les taux seront affichés selon la date de la facture. |
| Total : | Affiche le total du bon d'achat. |
| Section « Détails » | Cette section vous permet d'ajouter un détail dans la facture d'achat. |
| Item : | Saisissez un code d’item ou cliquez sur le combo afin d’afficher la liste complète des items et sélectionnez l'item désiré. |
| Item fournisseur : | Saisissez un code d'item fournisseur cliquez sur le combo afin d’afficher la liste complète des items fournisseur et sélectionnez l'item désiré. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « itemvend » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ». |
| Entrepôt : | Affiche l'entrepôt sélectionné dans l’en-tête. Lorsqu’un item sera sélectionné dans le champ « Code item », ce champ affichera l’entrepôt relié à la fiche de l’item. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Les entrepôts disponibles seront les entrepôts actifs reliés au bouton « Item entrepôt » de l'item. NOTE : Il est possible d'afficher tous les entrepôts actifs de la compagnie courante en activant la configuration « POLineAllSiteAllowed ». |
| Compte du GL : (*) | Affiche le compte de Grand Livre relié au champ « GL Achats » de la catégorie de produit de l'item sélectionné. Les catégories proviennent de l’option « Catégories de produits » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Afin de modifier, cliquez sur le combo et sélectionnez un autre compte de Grand Livre dans lequel vous devez comptabiliser l’achat de l’item. Ces choix proviennent de l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». NOTE : En cliquant sur l’icône de la note à droite de ce champ, il est possible de modifier la description de ce compte de Grand Livre via un nouveau champ, seulement pour cette facture d’achat. |
| Projet GL : | Ce champ est affiché si le compte de Grand Livre est géré « Par projet ». Cliquez sur le combo afin d’afficher la liste de projets et de sélectionner le projet désiré. NOTE : Il est possible de rendre ce champ obligatoire en activant la configuration « projectmandatory ». |
| Taxable : | Cochez cette case si votre item doit être taxable. Décochez-la si votre item ne doit pas être taxable. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque votre compagnie permet les produits non taxables. |
| Description : | Affiche la description de l'item sélectionné dans le champ « Code item », ainsi que la note du champ « Note d'achat » du bouton « Notes » de la fiche d’item, s’il y a lieu. Ce champ vous permet aussi d'ajouter de l'information; maximum de 1000 caractères alphanumériques. NOTE :Cette description est imprimée sur la facture d’achat. |
| Quantité : (*) | Vous permet d’inscrire la quantité de l’item à facturer; maximum de 10 nombres entiers. L'unité de mesure de l'item sera affichée dans le champ à droite de ce champ. |
| Facteur : (*) | Affiche la valeur de la conversion à partir de l’unité de mesure du champ « Quantité » à l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ». Cette valeur est modifiable. NOTE : Il est possible de verrouiller ce facteur afin d'éviter qu'il se recalcule automatiquement lorsque vous modifiez la « Quantité » ou la « Qté fournisseur » en activant la configuration « PoLockUomFactor ». |
| Qté fournisseur : (*) | Ce champ affiche la quantité fournisseur, basée sur la conversion du champ « Quantité » multiplié par le champ « Facteur ». NOTE : Il est possible de modifier la quantité fournisseur lorsque la facture provient d’une facturation d’une réception d'achat en activant la configuration « AllowChangeSupplierQtyAPInvReceipt ». |
| Prix : (*) | Affiche le prix unitaire de l’item. NOTE : Le système vérifie d’abord s’il y a un item fournisseur créé pour l’item ou le fournisseur. Si oui, le prix de l’item fournisseur sera utilisé par le système. Si non, le système utilisera la liste de prix, si celle-ci existe. Si aucune liste de prix n’est créée, le système utilisera le prix de la fiche d’item. |
| Montant : | Affiche la valeur du champ « Qté fournisseur » multiplié par le champ « Prix ». |
| Escompte : | Saisissez le montant d'escompte à appliquer à l'item, au besoin. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
| Prix net : | Affiche le prix net de l'item en fonction du prix d'achat et de l'escompte. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « netprice » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ». |
| Montant taxes incluses : | Affiche la valeur totale de l’item incluant le montant avant taxes et le montant des taxes calculées, en considérant le type de taxe sélectionné dans le champ « Taxe » de l’en-tête. |
 |
Cliquez sur le crochet vert pour enregistrer ou sur le « X » rouge pour effacer la ligne. |
| Section « Lignes de détails » | Cette section vous affiche les lignes de détail de la facture d'achat. |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la ligne d'un item. NOTE : Il est possible de modifier un item en cliquant directement sur la ligne de celui-ci en activant la configuration « ClickRowUpdateLine ». |
 |
Cliquez sur cette icône afin de modifier la position de l’item. |
| # Réc. : | Affiche le numéro de réception du bon d’achat si la facture d’achat provient d’un bon d’achat réceptionné. |
| Item : | Affiche le code de l’item. |
| No. Réf. Fourn. : | Affiche la référence de l'item fournisseur pour l’item, s'il y a lieu. NOTE : Cette colonne est seulement affichée lorsque la valeur « venditemcode » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ». |
| Description : | Affiche la description de l’item. |
| Code GL : | Affiche le code de Grand Livre dans lequel sera comptabilisée la facturation de cet item. |
| Projet GL : | Affiche le numéro de projet du GL dans lequel sera comptabilisée la facturation de cet item, s’il y a lieu. |
| De UDM : | Affiche l’unité de mesure du champ « Qté ». |
| À UDM : | Affiche l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ». |
| Qté : | Affiche la quantité facturée de cet item. |
| Qté fourn. : | Affiche la quantité fournisseur facturée de cet item. |
| Prix : | Affiche le prix unitaire de l’item. |
| Escompte : | Affiche l'escompte appliqué sur l’item. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ». |
| Total : | Affiche le prix total pour cet item sur la facture d’achat. |
 |
Cliquez sur la poubelle afin de supprimer cet item. |
(*) Champ obligatoire
NOTE : Lorsqu'une facture est enregistrée, il est possible de la rouvrir et de tenir les touches « Ctrl » + « G » enfoncées sur le clavier en cliquant dans la facture afin d'afficher l'écriture comptable de celle-ci.
L'icône du plus vert vous permet d'afficher les boutons « Item », « Item fournisseur », « Cédule de pièces », « Inventaire », « Transactions », « Historique d'achats » afin d'ouvrir rapidement un raccourci du bouton sélectionné pour l'item sélectionné à l'ajout dans la soumission.
Le bouton « Spécifications » vous permet d'ajouter des spécifications pour votre soumission d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « apheader ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.
Le bouton « Copier facture » vous permet de copier la facture d'achat.
NOTE :Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btncopy » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ».
Le bouton « Projets » vous permet de visualiser la distribution comptable par projet de la facture d'achats en détail.
Le bouton « Paiement » vous permet d’accéder à l’écran de l’option « Décaissement » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer à la documentation « Comptes à payer », au besoin.
NOTE : Ce bouton est seulement accessible à la création d’une facture d’achat. Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer », au besoin.
Le bouton « Document » vous permet d’associer un document à la facture d’achat.
Le bouton « Distribuer aux payeurs » vous permet de répartir le montant dû ou celui à payer, à un ou plusieurs clients ou fournisseurs, selon le compte de Grand Livre désiré.
NOTE : Veuillez vous référer à l'option « Distribuer aux payeurs » de la documentation « Comptes à payer », au besoin.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer et fermer la facture d’achat.
NOTE : Il est possible de distribuer une facture négative sur une facture positive en activant la configuration « neginvoicedistrib ». Ainsi, lors de l'enregistrement d'une facture négative, une validation vous demandera si vous désirez distribuer celle-ci. En cliquant sur le bouton « OK », un nouvel écran vous permettra de distribuer la facture saisie sur une ou plusieurs autres factures positives de ce fournisseur. Cochez l'une ou plusieurs factures auxquelles distribuer la facture négative et confirmez le montant de la distribution, puis cliquez sur « Fermer ». En cliquant sur « Fermer », un décaissement à zéro sera généré automatiquement afin d'appliquer les factures l'une contre l'autre et de balancer ses factures.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer la facture d’achat.
Le bouton « Distribuer » sur une ligne de détail vous permet de distribuer l’item sur une commande de vente ou sur un bon de travail.
NOTE : Il est possible de distribuer automatiquement les items options selon le même prorata que l'item parent distribué, si tous les items sont liés à la même job dans la facture d'achat en activant la configuration « ApInvAutoDistributionOnOptions ».
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la configuration « apdetaildistr » est active et si l'item n'a pas été réceptionné au préalable. En cliquant sur ce bouton, un nouvel écran s’ouvrira afin de vous afficher la liste des bons de travail et des commandes de ventes possèdent un lien avec cet item. En sélectionnant soit une commande de vente ou un bon de travail, le système ouvrira le détail de ce dernier, vous permettant de réquisitionner l'item en cliquant sur l'icône de modification de l'item afin de réquisitionner la quantité automatiquement. De plus, il est possible d'afficher une colonne « Expédier à » dans ce bouton affichant l'adresse par défaut de l’expédier, s’il y a lieu, en activant la configuration « showshiptoaddressinvoicepo ».
2.8 Facturation des bons d’achat
Cette option vous permet de facturer un bon d’achat actif sans effectuer de réception d’achat.
Sélectionnez un ou plusieurs paramètres de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Les bons d’achat actifs correspondant à votre recherche seront affichés.
NOTE : Si vous ne sélectionnez aucun paramètre de recherche, tous les bons d’achat actifs seront affichés à l’écran.
Cochez la ou les cases des bons d’achat à facturer et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour créer la facture d’achat.
NOTE : Il est possible de cocher plus d’un bon d’achat provenant d’un même fournisseur afin de créer une seule facture d’achat. Si vous cochez plus d’un bon d’achat et que le fournisseur n’est pas identique, un avertissement vous sera affiché.
En cliquant sur « Confirmer », la facture d’achat générée sera affichée à l’écran. Veuillez vous référer au point 2.7 du présent document pour plus d’informations sur l’écran de la facture d’achat.
NOTE : Lorsque vous procédez à la facturation des bons d’achat, la date de réception des items sera la date de la facture et le bon d’achat sera inactif seulement s’il a été facturé en totalité.
2.9 Facturation des transports
Cette option vous permet de facturer vos transports, soit de type « Douanes » ou « Transport ».
Sélectionnez un ou plusieurs paramètres de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher » pour générer la liste des bons d'achat à facturer.
NOTE : Si vous ne sélectionnez aucun paramètre de recherche, tous les bons d’achat seront affichés à l’écran.
Cochez la ou les cases des bons d’achat à facturer et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour créer la facture de transport.
En cliquant sur le bouton « Confirmer », la facture de transport générée sera affichée à l’écran. Veuillez vous référer au point 2.7 du présent document pour plus d’informations sur l’écran de la facture d’achat.
Dans le cas d’une facture de transport, le compte de Grand Livre associé par défaut à la facture d’achat sera celui relié au champ « Transport » de l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
NOTE : Vous devez avoir préalablement relié un fournisseur dans le fichier maître du transporteur sélectionné via l’option « Transporteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats » afin d’utiliser cette option.
NOTE : Il est possible de suivre le numéro de connaissement de la réception d'achat sur la ligne de détail de la facture de transport générée en activant la configuration « APInvFreightShowWayBill ».
Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la documentation « Facturation des transports » du module « Achats », au besoin.
2.10 Entrées des budgets par fournisseur
Cette option vous permet de créer un budget par fournisseur et par item.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Budget d'achat : | Sélectionnez un budget d’achat que vous désirez compléter pour un fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Budgets d’achat » du menu « Maintenance » du module « Achats ». |
| Fournisseur : | Utilisez le combo afin de sélectionner le fournisseur désiré. |
| Payable à : | Ce champ affiche le fournisseur relié au champ « Payable à » de la fiche du fournisseur sélectionné dans le champ précédent. Lorsqu’aucun compte n’a été relié, ce champ affiche le fournisseur précédemment sélectionné. |
| Acheteur : | Affiche l'acheteur sélectionné dans le champ « Acheteur » de la fiche du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre acheteur. |
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin de créer votre budget fournisseur.
Une nouvelle section sera affichée.
Cliquez sur le « + » afin d’ajouter un item.
En cliquant sur le bouton « Item fournisseur », tous les items qui ont déjà été facturés à ce fournisseur seront affichés.
En cliquant sur un item, une nouvelle section sera affichée à droite.
Sélectionnez la ligne d’un item afin d’afficher la section de droite. La ligne de l’item sera maintenant rouge.
Dans cette section , vous serez en mesure d’inscrire les quantités et les prix unitaires à budgéter à ce fournisseur.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Période : | Affiche la période du GL. |
| Qté : | Saisissez la quantité budgétée pour chaque période ou inscrivez la quantité totale pour l'année, puis cliquez sur « Diviser » afin de répartir cette quantité également selon le nombre de périodes. |
| Prix unit. : | Saisissez un nouveau prix unitaire pour l’item et cliquez sur « Appliquer » pour inscrire ce prix à chaque période. |
| Montant : | Affiche le montant budgété pour cet item à ce fournisseur. |
| Date début : | Affiche la date de début de la période du Grand Livre. |
| Date fin : | Affiche la date de fin de la période du Grand Livre. |
Cliquez sur « Enregistrer » lorsque vous avez terminé vos saisies afin de créer votre budget fournisseur.
2.11 Consultation des soumissions d’achat
Cette option vous permet de consulter les soumissions d’achat, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.
2.12 Consultation des bons d’achat
Cette option vous permet de consulter les bons d’achat, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.
2.13 Consultation des factures d’achat
Cette option vous permet de consulter les factures d’achat, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.
2.14 Pièces à inspecter
Cette option vous permet d'effectuer l'inspection d'un item réceptionné, possédant une ou plusieurs inspections.
Veuillez vous référer à la documentation « Mise en quarantaine des items » du module « Achats » afin d'effectuer une inspection.
2.15 Expéditions de matières premières
Cette option vous permet de créer une expédition de matières premières, lors du processus de la sous-traitance.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus de la sous-traitance » du module « Achats », au besoin.
2.16 Expéditions multiples de matières premières
Cette option vous permet de créer une expédition multiple de matières premières, lors du processus de la sous-traitance.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus de la sous-traitance » du module « Achats », au besoin.
3. Rapports
3.1 Impression des soumissions d’achat
Cette option vous permet d’imprimer une ou plusieurs soumissions d’achat selon l’intervalle des numéros inscrits. Vous serez aussi en mesure de spécifier la langue d’impression du rapport.
3.2 Impression des bons d’achat
Cette option vous permet d’imprimer un ou plusieurs bons d’achat selon l’intervalle des numéros inscrits. Vous serez aussi en mesure de spécifier la langue d’impression du rapport et cacher le prix d'achat des items sur les bons d'achat.
3.3 Impression des bons d’achat en cours
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des bons d’achat à recevoir selon un intervalle de numéros de bons d’achat. Vous pouvez obtenir le rapport soit pour tous les bons d’achat, pour un intervalle de dates des bons d’achat ou un intervalle de dates promises des bons d’achat. Vous serez aussi en mesure de spécifier la langue d’impression du rapport.
3.4 Impression des réceptions
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des réceptions des bons d’achat. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’item, le numéro du bon d’achat, l’intervalle de numéros des réceptions et ou de dates. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.5 Impression des relâches des bons d’achat
Cette option vous permet d’imprimer une ou plusieurs relâches à venir sur les bons d’achat en cours ainsi que les bons d’achat en attente d’approbation. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’intervalle de dates et ou de bons de commande ainsi que regrouper le rapport par dates. Vous serez aussi en mesure de spécifier la langue d’impression du rapport.
3.6 Historique des bons d’achat
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des items sur les bons d’achat. Ce rapport vous permet ainsi de visualiser les items sur les bons d’achat, ainsi que les quantités réceptionnées. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’intervalle de dates et ou d’items, ainsi que le bon d’achat désiré. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.7 Bons d’achat annuels
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des bons d’achat annuels. Ce rapport vous permet ainsi de visualiser la liste des quantités et des montants en achat pour le fournisseur désiré par mois depuis les 12 derniers mois. Vous pouvez spécifier l’intervalle de fournisseurs, des items, ainsi que l’intervalle de dates désiré. Vous pouvez aussi obtenir le rapport en version sommaire, détaillé et ou sous format Excel.
3.8 Bons d’achat annuels par item
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des bons d’achat annuels par item. Ce rapport vous permet ainsi de visualiser la liste des quantités et des montants en achat par item pour le fournisseur désiré depuis les 12 derniers mois. Vous pouvez spécifier l’intervalle d’items, de fournisseurs et de dates désirée. Vous pouvez aussi obtenir le rapport en version sommaire, détaillée et ou sous format Excel.
3.9 Bons d’achat détaillés
Cette option vous permet d’imprimer un rapport des bons d’achat détaillés. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’item, l’intervalle de dates, le bon d’achat, le statut ainsi que le type des bons d’achat désiré. Vous pouvez aussi afficher la quantité NR sur le rapport, s’il y a lieu. Vous pouvez aussi obtenir le rapport en version sommaire, détaillé et ou sous format Excel.
3.10 Bons d’achat reçus non facturés
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des bons d’achat réceptionnés et non facturés, à une date spécifique. Vous pouvez spécifier le bon d’achat, l’intervalle de dates de réception, de fournisseurs et d’items. Vous pouvez convertir le rapport en la devise de votre compagnie, ainsi que de trier le rapport par bons d’achat, par réception ou par fournisseur. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.11 Bons d’achat à recevoir (BO)
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des bons d’achat pour lesquels certaines quantités restent à recevoir. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’item, la catégorie de produit, ainsi que l’intervalle de dates et le bon d’achat désiré. Vous pouvez trier le rapport par bon d’achat, par date due, par fournisseur, par code fournisseur et par acheteur. Vous pouvez aussi afficher les prix et obtenir le rapport en version sommaire, détaillé et ou sous format Excel.
3.12 Statut des pièces achetées
Cette option vous permet d’imprimer des listes d’items en achat. Vous pouvez spécifier la catégorie de produit, la classe, la sous-classe et l’entrepôt désiré. Vous pouvez spécifier au rapport d’afficher soit les pièces dont la quantité en main est sous la quantité minimale ou au-dessus de la quantité maximale ou inclure les deux. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.13 Prix de revient sur achat
Cette option vous permet d’imprimer le rapport du dernier prix de revient d’un item sur achat. Vous pouvez spécifier le code d’item, la classe, la sous-classe, l’entrepôt et l’intervalle de dates désiré. Vous pouvez spécifier au rapport la fréquence soit hebdomadaire ou mensuelle et obtenir le rapport sous format Excel.
3.14 Factures reliées à un bon d’achat
Cette option vous permet d’imprimer la liste des factures reliées à un bon d’achat. Vous pouvez spécifier un intervalle de fournisseurs, de bons d’achat, de numéros de réception, de dates de bons d’achat ou de dates de facturation. Vous pouvez aussi trier le rapport par numéro de bon d’achat suivi du numéro de réception ou par code fournisseur ou par fournisseur.
3.15 Bon d’achat par projet
Cette option vous permet d’obtenir le rapport des bons d’achat par projet. Vous pouvez spécifier un intervalle de dates, de projets, de fournisseurs, de bons d’achat ou d’items.
3.16 Suivi des achats par commande
Cette option vous permet d’obtenir le rapport des items reliés à des bons de travail sous format Excel. Ce rapport inclut les items qui ont été reliés au bouton « N° job » ou au bouton « #BT » dans un bon d’achat et reliés à des bons de travail dans les suggestions d’achat. Vous pouvez spécifier un intervalle de commandes de vente, ainsi que le statut de ces commandes et ou de bons d’achat, ainsi que le statut de ceux-ci. Vous pouvez aussi spécifier un client et ou un fournisseur désiré, ainsi qu’un intervalle d’items. Il est également possible de spécifier un numéro de « job » et un bon de travail et vous pouvez inclure ou ne pas inclure les retards sur ceux-ci.
3.17 Suivi des achats par commande détaillé
Cette option vous permet d’obtenir le rapport des items reliés à des bons de travail sous format Excel. Ce rapport inclut les items qui ont été reliés au bouton « N° job » ou au bouton « #BT » dans un bon d’achat et reliés à des bons de travail dans les suggestions d’achat ou la génération des bons d’achat des réquisitions. Vous pouvez spécifier un intervalle de commandes de vente, ainsi que le statut de ces commandes et ou de bons d’achat, ainsi que le statut de ceux-ci. Vous pouvez aussi spécifier un client et ou un fournisseur désiré, ainsi qu’un intervalle d’items. Il est également possible de spécifier un bon de travail et vous pouvez inclure ou ne pas inclure les retards sur ceux-ci.
NOTE : Il est possible de remplir automatiquement les paramètres de sortie « Date début » et « Date fin » avec la date du jour pour la sortie de ce rapport en activant la configuration « DetailPOFollowUpBySONotEmptyDate ».
3.18 Budgets d’achat par fournisseur
Cette option vous permet d’imprimer le rapport d’un budget d’achat par fournisseur sous format Excel. Vous pouvez trier le rapport soit par fournisseurs ou par items, afficher le code du Grand Livre et comparer les budgets prévus aux coûts réels de vos achats. Vous pouvez aussi obtenir le rapport en version sommaire et ou détaillé.
3.19 Fiches signalétiques
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des fiches signalétiques selon une date d’échéance. Ces dates proviennent du bouton « Item fournisseur » des options « Fournisseurs » ou « Items » du menu « Maintenance » des modules « Inventaire » ou « Comptes à payer ».
3.20 Rapport pièces à inspecter - Excel
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des pièces à inspecter sous format Excel. Vous pouvez spécifier un intervalle de dates, de fournisseurs, d’items et de numéros de réceptions. Il est également possible de trier par inspecteur. Vous pouvez spécifier depuis combien de jours vous désirez imprimer les informations des inspections, afficher les inspections selon leur statut accepté ou refusé, actif ou inactif, ainsi qu’afficher les notes des inspections.
3.21 Écarts de coûts des bons d'achat
Cette option permet de comparer l'écart entre la demande initiale d'un bon d'achat et sa facturation, en tenant compte à la fois des coûts unitaires et des quantités demandées et facturées.
| Colonnes : | Description : |
|---|---|
| # Facture : | Affiche le numéro de la facture d'achat relié au bon d'achat. |
| Code item : | Affiche le code d'item présent dans le bon d'achat. |
| Description : | Affiche la description de l'item. |
| Nom fournisseur : | Affiche le nom du fournisseur . |
| No BC : | Affiche le numéro du bon d'achat. |
| Qté cmd : | Affiche la quantité commandée sur le bon d'achat. |
| Qté fact. : | Affiche la quantité facturée sur la facture d'achat. |
| UDM : | Affiche l'unité de mesure de l'item. |
| Prix cdm : | Affiche le prix unitaire sur le bon d'achat. |
| Prix fact. : | Affiche le prix unitaire sur la facture d'achat. |
| Écart (qte) : | Affiche l'écart entre la quantité facturée et la quantité commandée. |
| Écart (prix) : | Affiche l'écart entre le prix unitaire facturé et le prix unitaire commandé. |
4. Utilitaires
4.1 Fermeture/Ouverture des bons d’achat
Cette option vous permet de fermer ou d’ouvrir les lignes et ou les relâches des bons d'achat désirés.
Sélectionnez le bon d'achat désiré.
Un bon d'achat actif sera disponible dans l’option « Réceptions d'achat » afin d'être en mesure de le réceptionner.
Un bon d'achat inactif ne sera plus disponible dans cette option, ainsi vous ne serez pas en mesure de le réceptionner.
Pour fermer une ligne de bon d'achat actif, décochez la case « Actif » de la ligne d'item appropriée et cliquez sur « Enregistrer ».
Pour ouvrir une ligne de bon d'achat inactif, cochez la case « Actif » de la ligne d'item appropriée et cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Lorsqu'un item possède plusieurs relâches, vous pourrez les afficher en cliquant le « plus » vert de la ligne d'item afin de cocher ou de décocher la case « Actif » de chacune des relâches pour gérer son statut.
NOTE :La case « Actif » dans l'entête de l'écran affiche si le bon d'achat est actif ou inactif.
NOTE :Il est possible de saisir une note lors de la fermeture et l'ouverture des bons d'achat en activant la configuration « notesOnPoClose ».
4.2 Fermeture/Ouverture des transports
La documentation de cette option est présentement en cours de rédaction. Veuillez vous référer à l'équipe du support à la clientèle de CDID, au besoin.
4.3 Fermeture/Ouverture des réceptions
Cette option vous permet de fermer ou d’ouvrir les réceptions désirées.
Si vous ne sélectionnez aucun paramètre et cliquez sur « Rechercher », toutes les réceptions à facturer seront affichées.
Une réception active sera disponible dans l’option « Facturation des réceptions » afin d'être en mesure de la facturer.
Une réception inactive ne sera plus disponible dans cette option, ainsi vous ne serez pas en mesure de la facturer.
Pour fermer une réception, sélectionnez le statut « Actif » dans l'entête et cliquez sur « Rechercher ». Puis, cochez la case « Fermer » de la réception appropriée et cliquez sur « Confirmer ».
Pour ouvrir une réception, sélectionnez le statut « Inactif » dans l'entête et cliquez sur « Recherche ». Puis, cochez la case « Ouvrir » de la réception appropriée et cliquez sur « Confirmer ».
NOTE :Il est possible de saisir une note lors de la fermeture et l'ouverture des réceptions en activant la configuration « notesOnPoCloseReceipt ».
4.4 Bons d’achat retenus
Cette option vous permet de libérer un bon d’achat retenu ou de retenir un nouveau bon d'achat.
Lorsque le statut « Retenu » est sélectionné dans le champ « État du PO », tous les bons d’achat retenus vous seront affichés à l’écran.
Afin de libérer un bon d'achat, videz le champ de la colonne « État du PO » et ce bon d'achat sera libéré automatiquement.
Afin de retenir un bon d'achat, sélectionnez une raison de retenue dans la liste déroulante « État du PO » et ce bon d'achat sera retenu automatiquement.
NOTE : Lorsqu’un bon d’achat est retenu, vous ne pourrez pas effectuer une réception pour celui-ci.
IMPORTANT : Il est possible de libérer les bons d’achat retenus selon les intervalles d’approbation des approbateurs de bons d'achat retenus en activant la configuration « ApprovalRulesHoldPO ». Si cette configuration n’est pas active, la libération des bons d'achat retenus sera disponible à tous utilisateurs qui ont accès à cette option, sans considérer les montants d’approbation. En activant cette configuration, seuls les bons d'achat retenus dont la valeur est autorisée à l’approbateur pourront être libérés. Les bons d’achats retenus dont la valeur n’est pas autorisée à l’approbateur seront indisponibles à être libéré.
NOTE : Il est possible d'ouvrir l'écran des bons d'achat directement en cliquant sur le numéro du bon d'achat en activant la configuration « PoHoldOpenPurchaseOrder ». Si la configuration est inactive, c'est l'impression du bon d'achat qui sera affiché.
Le bouton « Historique » vous permet d’afficher la date, l’heure et le nom des utilisateurs qui ont modifié l’état du bon d’achat.
4.5 Réquisitions d’achat
Cette option vous permet de créer une demande de réquisition d’item à l’interne afin de générer les bons d’achat dans l’option « Génération bons d'achat réquisitions ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| N° Job : | Permet de sélectionner une job sur laquelle il faut faire une réquisition d'item. NOTE : En saisissant une job, celle-ci ouvrira automatiquement ou cliquez sur le bouton « Voir » pour l'ouvrir. Vous serez par la suite en mesure de cliquez sur le crayon de modification d'un item dans une opération afin de sélectionner cet item automatiquement pour la réquisition d'achat. Ainsi, le détail de l'item sera importée automatiquement dans la réquisition d'achat. |
| Bon travail : | Affiche le numéro du bon de travail lorsque vous aurez sélectionné une « job ». |
| Séquence : | Affiche la séquence du bon de travail où se situe l'item sélectionné. |
| Item : (*) | Cliquez sur le combo afin de sélectionner un item. NOTE : Vous ne pourrez pas sélectionner un item manufacturé. |
| Inv. : | Cliquez sur ce bouton pour obtenir le rapport « En main par entrepôt » pour l'item. |
| Description : (*) | Affiche la description de l'item. |
| Item fournisseur : | Cliquez sur le combo afin de sélection l'item fournisseur relié à l'item, au besoin. NOTE : Selon le fournisseur sélectionné dans le champ « Fournisseur », si ce fournisseur possède un item fournisseur pour l'item sélectionné, cet item fournisseur sera automatiquement sélectionné. |
| UDM : | Affiche l'unité de mesure de l'item. |
| Facteur : | Affiche le facteur de conversion de l'unité de mesure de l'item vers l'unité de mesure que vous entrerez dans le champ près de la quantité. |
| Fournisseur : | Cliquez sur le combo afin de sélectionner un fournisseur. NOTE : Si vous ne sélectionnez pas de fournisseur, le système suggérera le fournisseur en rang « 1 » dans le bouton « Item fournisseur » de l'item. |
| Quantité : (*) | Saisissez la quantité à acheter; maximum de 14 nombres entiers. Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une unité de mesure. Automatiquement, la valeur du champ « Facteur » s'ajustera à cette nouvelle unité de mesure. NOTE : Il est possible d’appliquer la quantité et l'unité de mesure d’un item provenant de l’ajout d’un bon de travail à la réquisition d’achat en activant la configuration « PoReqAllowUseJobUOM ». |
| Date due : (*) | Affiche la date du jour; cliquez sur le calendrier afin de la modifier. |
| Coût Unit. : | Saisissez le prix confirmé par le fournisseur. NOTE : Ce champ peut être caché lorsque la valeur « estunitcost » a été ajoutée dans la configuration « poreqhiddenfields ». |
| Requis par : (*) | Par défaut, affiche le nom de l'employé relié à l'utilisateur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre employé. NOTE : Ces employés proviennent des employés dont la case « Requérant de réquisitions d'achat » a été cochée dans le bouton « Plus d'informations » de l'option « Employés » du menu « Maintenance » du module « Paie ». Néanmoins, lors de l'ajout d'une réquisition d'achat, si votre utilisateur est relié à un employé, seul votre employé sera disponible dans la sélection du requérant. Si vous n'êtes pas relier à un employé, vous serez en mesure d'accéder à la liste complète des employés requérants dans les réquisitions d'achat. |
| Approuvé par : | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le nom de la personne qui approuve la réquisition. NOTE : Ces employés proviennent des employés dont la case « Approbateur de réquisitions d'achat » a été cochée dans le bouton « Plus d'informations » de l'option « Employés » du menu « Maintenance » du module « Paie ». |
| Entrepôt : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'entrepôt où l'item est requis. NOTE : L'entrepôt doit avoir été ajouté dans le bouton « Item entrepôt » de l'item sinon le besoin ne sera pas généré dans l'option « Génération bons d'achat réquisitions » du menu « Utilitaires » du module « Achats ». |
| Compte du GL : | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un compte de Grand Livre pour la réquisition d'achat. NOTE : Si le compte de Grand Livre est géré par projet, vous serez en mesure de sélectionné un projet de Grand Livre. Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « PoReqShowGlcodeProjet » est active. |
| Note : | Saisissez tout commentaire pertinent à cette réquisition; maximum de 1000 caractères alphanumériques. |
| Statut : | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le statut de cette réquisition. |
| Actif : | Cochez cette case afin d'activer la réquisition. NOTE : Lors de la création des bons d'achat à partir de l'option « Génération bons d'achat réquisitions », les réquisitions concernées deviendront inactives. Lorsque vous avez plusieurs lignes pour un même item et même entrepôt, toutes les lignes non sélectionnées pour cet item rendront les réquisitions concernées inactives. |
(*) Champ obligatoire
4.6 Génération des bons d’achat réquisitionnés
Cette option vous permet de générer la liste des suggestions d'achat provenant des réquisitions d’achat.
L'utilisation de cette option est la même que l'option « Suggestions d'achat », ainsi veuillez vous référer à la documentation « Suggestions d'achat » du module « Achats », au besoin.
NOTE : Il est possible d'utiliser cette option pour générer les suggestions des items à acheter provenant que des réquisitions d’achat, néanmoins il est aussi possible d'inclure les réquisitions d'achat dans les suggestions d'achat et ainsi, seulement utiliser l'option « Suggestions d'achat » pour créer des soumissions d'achat et ou des bons d'achat provenant des bons de travail, des commandes de vente et des réquisitions d'achat le tout dans une seule option en activant la configuration « posuggestionporeq ». De plus, il est aussi possible de cocher par défaut les quantités suggérées des items des réquisitions d'achat dans les suggestions d'achat en activant la configuration « posuggestioncheckreq ».
4.7 Confirmation d'envoi de bons d'achat
Cette option vous permet de visualiser la date d’envoi de bons d’achat aux fournisseurs.
Sélectionnez un numéro de bon de commande ou de fournisseur et cliquez sur le bouton « Rechercher ».
Afin de confirmer l’envoi d’un bon d’achat, cliquez sur le calendrier « Date d'envoi » et de sélectionnez une date.
NOTE : Cette option est utilisée pour un suivi interne, elle n’envoie aucune confirmation.
4.8 Pourcentage de réception sur bons d'achat
Cette option vous permet d’imprimer un rapport affichant le pourcentage des réceptions sur les bons d’achat selon soit un intervalle de numéros de bons d’achat, de fournisseurs ou d’items. Vous serez aussi en mesure de spécifier le pourcentage minimum à afficher sur le rapport.
4.9 Rapport des bons d’achat- Excel
Cette option vous permet d’imprimer un rapport des bons d’achat sous format Excel selon soit un intervalle de dates, de numéros de bons d’achat ou de fournisseurs. Vous pouvez inclure les bons d’achat actifs et ou inactifs et obtenir le rapport sous format sommaire ou détaillé.
4.10 Report des frais courus au GL
Cette option vous permet de comptabiliser les frais courus au Grand Livre par devise des réceptions non facturées.
Ces transactions seront automatiquement renversées à la première date de la période suivante.
De plus, un compte de Grand Livre doit avoir été préalablement sélectionné dans le champ « GL frais courus CP » de l’option « Contrôle de l’inventaire » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » afin d’effectuer le report au Grand Livre.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Date / Période GL : | Sélectionnez la date ou la période du Grand Livre à laquelle vous désirez reporter les frais courus. |
| Par BC / Réception : | Sélectionnez l’ordre de tri du report. |
| Sortie Excel : | Cochez cette case si vous désirez exporter le rapport sous format Excel. |
| Visualiser : | Cliquez sur ce bouton afin de visualiser le rapport avant de procéder au report des frais courus au Grand Livre. |
| Report au GL : | Vous permet d’effectuer le report des frais courus au Grand Livre. |
NOTE : Si vous effectuez un deuxième report au Grand Livre durant la même période que le premier, vous devrez supprimer vous-même la première transaction générée et son renversement sera également supprimé. Toute modification apportée à l’écriture du report au Grand Livre modifie automatiquement l’écriture de renversement et cette dernière ne peut être modifiée directement.
4.11 Report des frais courus par types de coûts
La documentation de cette option est présentement en cours de rédaction. Veuillez vous référer à l'équipe du support à la clientèle de CDID, au besoin.
4.12 Rapport de délai de réceptions
Cette option vous permet d’imprimer le rapport des délais de réceptions des bons d’achat. Vous serez donc en mesure d’obtenir l’écart moyen en nombre de jours entre la date promise et la date de réception réelle afin d’établir un rapport de performance pour chaque fournisseur. Vous pouvez spécifier le fournisseur, l’item, le numéro du bon d’achat et le type de bon d’achat désiré. Vous pouvez également inclure les bons d’achat actifs et ou inactifs et les retards des réceptions. Vous devez spécifier un intervalle de dates et obtenir le rapport soit sous format sommaire, détaillé et ou Excel.
4.13 Courriels de rappel pour bons d’achat
Cette option vous permet d’envoyer des courriels de rappel à vos fournisseurs pour relancer les bons d’achat à recevoir.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code fournisseur : | Sélectionnez un fournisseur. Si vous laissez ce champ vide, tous les fournisseurs qui ont une quantité à recevoir sur un bon d’achat recevront un courriel de rappel. |
| Nbre de jours : | Saisissez un nombre de jours pour définir à combien de jours d'écart de la date du jour, le courriel de rappel doit être envoyé. |
Cliquez sur « Imprimer » afin afin d’envoyer un courriel à tous les contacts et tous les acheteurs sélectionnés des bons d'achat.
Le courriel de rappel sera envoyé pour tous les bons d’achat qui ont une quantité à recevoir, dont la date promise est antérieure ou égale à la date du jour.
Cependant, vous pouvez exclure les bons d’achat dont la date promise est ultérieure à la date du jour en entrant un nombre de jours dans ce champ, c’est-à-dire que si vous entrez « 7 » dans le champ « Nbre de jours », les bons d'achat dont la date promise est dans les 7 jours suivants la date du jour, le courriel de rappel ne sera pas envoyés.
De plus, si vous n’entrez aucune valeur dans ce champ, le système considérera le nombre de jours entrés dans le champ « Nbre de jours » lorsque la case « Courriels de rappel » est cochée dans la fiche fournisseur pour exclure le courriel de rappel.
NOTE : Afin d'utiliser efficacement cette fonction, les contacts sélectionnés dans les bons d'achat doivent avoir une adresse courriel valide dans le bouton « Contacts » de la fiche fournisseur et vos acheteurs doivent aussi avoir une adresse courriel valide dans l'option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats » puisqu'ils seront en copie conforme.
4.14 Changement de prix sur bons d’achat
Cette option vous permet de modifier le prix des items sur un bon d’achat préalablement créé.
Sélectionnez le numéro de bon d'achat pour lequel vous désirez effectuer un changement de prix sur un item.
Il est possible d'entrer un nouveau prix de transport pour le bon d'achat, ainsi que modifier les prix unitaires des items présents sur le bon d'achat dans les champs « Nouveau prix transport » et « Nouveau prix ».
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer le changement de prix.
4.15 Changement de fournisseur
Cette option vous permet de modifier le fournisseur et l'adresse de réception sur un bon d’achat existant.
Sélectionnez une ligne pour ouvrir la fenêtre de modification du bon d’achat.
Modifiez le fournisseur et ou l’adresse de réception et cliquez sur « Enregistrer ».
4.16 Recherche des items sur achat
Cette option vous permet de lancer une recherche d’items dans un bon d’achat et d’y apporter des modifications.
Utilisez les filtres de recherche situés dans le haut de l'écran afin de rechercher le bon d’achat désiré.
Double-cliquez ensuite sur une ligne afin d’ouvrir le bon d’achat et de le modifier.
4.17 Maintenance massive des transporteurs pour les réceptions d'achat
La documentation de cette option est présentement en cours de rédaction. Veuillez vous référer à l'équipe du support à la clientèle de CDID, au besoin.
4.18 Prévision d’achat selon consommation
Cette option vous permet de prévoir une date estimée de rupture d’inventaire selon la consommation moyenne d’un item et les bons d’achat actifs.
Cette prévision se basent sur les quantités minimums et maximums par entrepôt du bouton « Entrepôt » de la fiche d’item pour valider les prévisions.
Vous pouvez aussi vous servir de cette prévision afin d’effectuer des analyses dans le passé.
Par exemple : Vous pourriez inscrire la date du 01 septembre 2020 et inscrire un nombre de 12 semaines afin d’analyser les achats faits au cours de l’été dernier, afin de prévoir vos achats de l’été à venir.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code item : | Sélectionnez un item pour filtrer la prévision d'achat pour cet item. |
| Produit : | Sélectionnez une catégorie de produit pour filtrer la prévision d'achat pour cette catégorie. |
| Classe : | Sélectionnez une classe d'item pour filtrer la prévision d'achat pour cette classe. |
| Sous-classe : | Sélectionnez une sous-classe d'item pour filtrer la prévision d'achat pour cette sous-classe. |
| Item Description : | Sélectionnez une description d'item pour filtrer la prévision d'achat pour cette description. |
| Entrepôt : | Sélectionnez un entrepôt pour filtrer la prévision d'achat pour cet entrepôt. |
| Fournisseur : | Sélectionnez un fournisseur pour filtrer la prévision d'achat pour ce fournisseur. |
| En date du : | Sélectionnez la date à laquelle vous désirez faire afficher les données de l’écran. |
| Nbr. de Semaine : | De plus, le champ « Nbr. De semaine », c’est-à-dire « Nombre de semaine », est très important, car les quantités consommées seront calculées en fonction de cette valeur versus la date due inscrite dans les bons d’achat. |
| Date rupture : | Sélectionnez une date de rupture auquel vous désirez afficher les items qui seront en rupture de stock selon cette date. NOTE : La date de rupture suggérée par item tient compte de la quantité consommée, la quantité moyenne de consommation, la quantité qu’il vous reste en main, ainsi que les bons d’achat à recevoir. |
| Nombre de commande : | Sélectionnez le nombre de commandes à afficher à l’écran. |
| Exclure les items sans bon d'achat de relié : | Cochez cette case afin de ne pas afficher ses items à l’écran. |
Cliquez sur le bouton « Rechercher » afin d’afficher les prévisions d’achat selon les paramètres de recherche.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code item : | Affiche le code de l’item. |
| Item Description : | Affiche la description de l’item. |
| Qté consommée : | Affiche la quantité consommée de l’item. Celle-ci est la somme des quantités qui sont expédiées, facturées et ou réquisitionnées sur les bons de travail en tenant compte du nombre de semaine que vous avez sélectionnée dans les paramètres de recherche. |
| Qté moyenne : | Affiche la quantité consommée moyenne par semaine. Ce calcul utilise la « Qté consommée » divisée par « Nbre de semaine » des paramètres de l’entête afin de calculer le temps estimé pour recevoir cet item. |
| Quantité en main : | Affiche la quantité en main de l’item selon l’entrepôt sélectionné dans les paramètres de recherche. |
| Date rupture : | Affiche la date de rupture suite à la réception de la commande en fonction de la moyenne de consommation. |
| Pastille de couleur : | Une pastille de couleur verte indique que vous n’êtes pas en rupture de stock. Une pastille de couleur rouge indique que vous êtes ou serez en rupture de stock, alors il serait favorable que vous effectuez un bon d’achat et une réception d’achat. |
| Délai : | Affiche la moyenne du nombre de jours qu’il reste avant la rupture de stock une fois que le bon d’achat sera reçu selon le champ de date de livraison. |
| Qté : | Affiche la quantité commandée de l’item sur ce bon d’achat. |
| Date de livraison : | Affiche la date de livraison du bon d’achat. |
| N° BC : | Affiche le numéro du bon d’achat. |
| Date rupture : | Affiche la date de rupture suite à la réception de la commande en fonction du bon d’achat. |