Mise en quarantaine des items
La mise en quarantaine des items vous permet de créer des inspections d'item afin de les placer en quarantaine et de vérifier la qualité de vos items lors de la réception de ceux-ci.
Seulement lorsque votre compagnie utilise la gestion de la multi-localisation, il sera possible d’utiliser le processus de la mise en quarantaine des items dans votre base de données.
1. Préalables
1.1 Gestion de la multi-localisation
Avant d’être disponibles à la revente ou à la production, les items nécessitant une inspection seront entreposés dans une localisation de quarantaine jusqu’à ce que les inspections soient complétées.
NOTE : Afin de vous assurer d’utiliser la gestion de la multi-localisation dans votre base de données, dirigez-vous à la fiche de votre compagnie courante, via l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système » afin de valider si la case à cocher « Suivi d’inventaire par localisation » est cochée. Si cette case n'est pas cochée, vous devez en faire la demande à votre chargé de projet.
1.2 Création d’une localisation de quarantaine
Par la suite, dirigez-vous dans l’option « Localisations » du menu « Transactions » du module « Inventaire », afin de créer une localisation de quarantaine.
Pour ce faire, vous devez activer la configuration « quarantinereceipt » pour afficher la case à cocher « Quarantaine » dans les localisations.
NOTE : Les items mis en quarantaine seront affichés dans la fiche d’item.
2. Inspections des items
2.1 Création des inspections
Dirigez-vous dans l’option « Inspections » du menu « Maintenance » du module « Manufacturier » afin de créer les inspections à effectuer lors des retours de non-conformité.
Saisissez la description de l’inspection dans le champ « Desc. Français » et sélectionnez un type d’inspection dans le champ « Type d’inspection ».
Lorsque vous aurez cliqué « Enregistrer », l’écran affichera les différents détails de l’inspection du système.
Pour ajouter un détail d'inspection, cliquez sur l'icône d'ajout d'enregistrement.
NOTE : Si vous avez sélectionné le type d’inspection « Production », vous devez cocher une ou plusieurs opérations afin de relier les inspections à une ou plusieurs opérations.
En ajoutant un détail, un nouvel écran vous sera affiché.
Sélectionnez le type de donnée à créer et une description, et l'ordre d'affiche de cette inspection dans la liste d'inspection à effectuer.
NOTE : Selon le type de donnée choisi, l’écran affichera les options de ce type de donnée.
Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer l’inspection.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Manufacturier » pour plus d'informations sur les inspections.
2.2 Items à inspecter
Afin d’assigner les inspections aux items manuellement, dirigez-vous dans la fiche de l’item désiré et cliquez sur le bouton « Inspections ».
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « inspections » a été ajoutée dans la configuration « ItemMaintenanceShowFields ».
NOTE : Lorsque l'item a été réceptionné et en attente d'une inspection, le champ « Quarantaine » vous permet de visualiser la quantité de cet item en attente d'une inspection.
NOTE : Les items doivent être gérés en inventaire, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas être des items non-stock.
Dans le bouton « Inspections », sélectionnez le type d’inspection « Retour de non-conformité » dans le champ « Inspection », afin d’associer les inspections à effectuer lors d’un retour de non-conformité de cet item.
Cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Le champ « Pourcentage » vous permet d’entrer un pourcentage afin de calculer la valeur minimale de l’item à inspecter lors de la réception d’un bon d’achat. Ainsi, lors de la réception de l’item à inspecter, seulement ce pourcentage de la quantité réception du bon d’achat sera à inspecter obligatoirement.
3. Mise en quarantaine
3.1 Création d’un bon d’achat
Procédez à la création d’un bon d’achat incluant un item avec inspection.
3.2 Réception du bon d’achat
Procédez à la réception des items du bon d’achat.
Lorsque vous enregistrez la réception, tous les items ayant une inspection seront automatiquement poussés dans la localisation de quarantaine.
3.3 Inspection de pièces
Lorsqu’une réception d’un bon d’achat possède des items nécessitant une inspection a été effectuée, dirigez-vous dans l’option « Pièces à inspecter » du menu « Transactions » du module « Achats », afin effectuer les inspections de l’item.
Sélectionnez l’item à inspecter, puis vous obtiendrez un écran semblable :
| Champs : | Descriptions : |
|---|---|
| No réception : | Affiche le numéro de l'inspection. |
| No BC : | Affiche le numéro du bon d'achat auquel l'inspection provient. Cliquez sur le lien afin d'ouvrir l'impression du bon d'achat. |
| No item : | Affiche le code et la description de l'item à inspecter. Cliquez sur le lien afin d'ouvrir la fiche de l'item. |
| Date d'inspection : | Saisissez la date pour l'inspection. Par défaut, la date du jour est affichée. |
| Inspecteur : | Affiche le nom de votre utilisateur. Cliquez sur le menu déroulant afin de sélectionner un autre utilisateur. NOTE : Il est possible d'afficher uniquement les utilisateurs ayant accès à ce menu dans le champ « Inspecteur ». Pour ce faire, vous devez activer la configuration « InspectionOnlyAllowedUsers ». |
| Note : | Affiche la note du champ « Note » du bouton « Inspections » de la fiche de l'item, s'il y a lieu. |
| Section "Inspections" : | La section "Inspections" affiche les inspections reliées à l'item à inspecter. Ces choix proviennent du bouton « Inspections » de la fiche de l'item. Les détails de l’inspection à effectuer sont affichés dans cette section. |
| Qté réceptionnée : | Affiche la quantité réceptionnée de l'item dans le bon d'achat. |
| Échantillonnage d'inspections : | Affiche la quantité à inspecter selon le pourcentage défini dans la fiche d’item. NOTE : Cette valeur est modifiable. |
| Qté conforme : | Affiche la quantité conforme selon la quantité réceptionnée et échantillonnée. |
| Qté non conforme : | Affiche la quantité non conforme selon la quantité réceptionnée et échantillonnée. |
| Remarque : | Vous permet d'ajouter une remarque à l'inspection. |
| Statut : | Vous permet d'établir le statut de l'inspection, soit « Accepté » ou « Refusé ». En sélectionnant « Accepté », un champ « Localisation » vous sera affiché afin de sélectionner la localisation où la pièce doit être transférée pour son utilisation future. NOTE : Par défaut, la localisation du bon d’achat sera automatiquement reliée, et les items seront ainsi déplacés de la localisation de quarantaine à cette localisation. Si une non-conformité est détectée lors de l’inspection, à la suite de la sélection du statut « Refusée », vous serez en mesure de créer un rapport de non-conformité afin de sélectionner la bonne action à l’inventaire pour la quantité non conforme. |
Si vous rencontrez une anomalie, vous devez créer un RNC, en sélectionnant l’icône d’ajout d’enregistrement. L’écran du RNC vous sera affiché afin d’entrer votre RNC.
3.3.1 Rapport de non-conformité
Vous pouvez aussi en mesure de créer un rapport de non-conformité, « RNC », qui vous permettra de garder une trace dans le système des erreurs lors de la réception de bon d’achat.
Afin de créer un RNC, vous pouvez aussi vous diriger à l’option « RNC » du menu « Transactions » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
NOTE : Plusieurs champs des retours de non-conformité peuvent être cachés ou affichés avec les configurations « RncShowfields » et « RncHiddenFields ».
NOTE : Pour plus d’informations concernant les rapports de non-conformités, veuillez vous référer à la documentation « Rapport de non-conformité » du module « Production ».
Cliquez sur le bouton d’ajout d‘enregistrement afin d’ajouter un RNC à votre inspection d’item.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| No Réception : (*) | Affiche le numéro de réception à laquelle est associé le RNC. |
| Ligne/Item : | Affiche le numéro de ligne de l’item qui fait l’objet du RNC. |
| Date du *RNC* : | Sélectionnez la date du RNC. |
| Qté NC : (*) | Saisissez la quantité non conforme de l’item. |
| Action à l’inventaire : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'action à l'inventaire. Veuillez vous référer à la section « Actions à l'inventaire » sous ce tableau pour les actions à l'inventaire. |
| Responsable du *RNC* : | Sélectionnez le responsable de ce RNC dans la liste des utilisateurs. NOTE : Il est possible de remplacer la liste des utilisateurs par la liste des employés. Par contre, si vous avez déjà créé des RNC avec des responsables RNC et que vous souhaitez changer pour ceux-ci pour des employés, un correctif sera nécessaire dans votre base de données pour que les anciens RNC. |
| Code de raison *RNC* : (*) | Sélectionnez le code de raison adéquat du RNC. Ces choix proviennent de l’option « Code de raison RNC » du menu « Maintenance » du module « Production ». |
| Description de la non-conformité : | Ce champ permet d’ajouter une description pour cette non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à court terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à court terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à long terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à long terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Commentaires : | Vous permet d’ajouter un commentaire sur ce RNC. |
| Explication de ce qui a été fait : | Vous permets d’ajouter les actions correctives mises en place pour ce RNC. |
| Impact financier lié à la non-conformité : | Saisissez les coûts liés au RNC. NOTE : Cette section est affichée à titre informatif seulement. |
| Décideur : | Sélectionnez le décideur dans la liste des utilisateurs. Ces choix proviennent des utilisateurs autorisés pour approuver les RNC. NOTE : Ce champ est seulement affiché aux utilisateurs désirés via les accès « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et plus » et « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et moins » de la catégorie « Module Gestion de système » des accès utilisateurs. De plus, il est possible de modifier la limite de 400.00 $ via la configuration « RncLimitAmt ». |
(*) Champ obligatoire
Actions à l’inventaire
L'action à l'inventaire « À réparer » vous permet d'afficher et de cliquer sur le bouton « Job réparation », le système créera une job de réparation pour cet item.
NOTE : Vous devez préalablement avoir saisi un BOM de réparation comme valeur par défaut dans le champ « BOM pour la réparation » de l’option « Contrôle de production » du menu « Maintenance » du module « Production ».
L'action à l'inventaire « Remplacer » vous permet de créer une non-conformité pour la pièce si vous désirez remplacer l’item.
NOTE : Cette action est seulement à titre informatif et ne crée aucune transaction d’inventaire. De plus, cette action est seulement affichée dans un RNC de type « Réception » ou « Autres ».
L'action à l'inventaire « Relancer » vous permet d'afficher et de cliquer sur le bouton « Transfert sur BT », le système créera un sous-assemblage dans la job initiale pour relancer l’item en production.
L'action à l'inventaire « Détruire » vous permet de détruire l’item via une transaction d’ajustement à l’inventaire.
NOTE : Il est possible de ne pas créer une transaction à l’inventaire pour un RNC avec une action « À détruire » en activant la configuration « RncNoItemTransOnScrapAction ».
L'action à l'inventaire « Utilisé tel quel » vous permet de préciser que la pièce a une non-conformité, mais qu’elle sera tout de même utilisée.
Explication des boutons
Le bouton « Documents » vous permet d’ajouter un document à la demande RNC.
Le bouton « Job réparation » vous permet de créer une nouvelle job pour la réparation des items non conformes dont l’action est « À réparer ».
NOTE : Vous devez préalablement avoir saisi un BOM de réparation comme valeur par défaut dans le champ « BOM pour la réparation » de l’option « Contrôle de production » du menu « Maintenance » du module « Production ».
Le bouton « Transfert BT » vous permet de créer un sous-assemblage sur la même job afin de relancer les items non conformes en production dont l’action est « Relancer ».
Le bouton « Imprimer » vous permet d’afficher la non-conformité sous forme de rapport PDF.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer le RNC.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer le RNC.
4. Rapport d'inspections à effectuer
Dirigez-vous dans l’option « Rapport pièces à inspecter (Excel) » du menu « Rapports » du module « Achats » afin d’imprimer un rapport des pièces à inspecter, provenant des réceptions d’achat ayant des items à inspecter, sous version Excel.
5. Importation d’inspection
Il est aussi possible d’importer vos inspections à vos items.
Pour ce faire, dirigez-vous à l’option « Inspection d’items » du menu « Inventaire » du module « Importation » afin de créer les inspections à effectuer lors des retours de non-conformité.
Cliquez sur « Structure du fichier » afin d’exporter la structure.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code item : (*) | Saissisez le code de l’item dont vous désirez relier une inspection. |
| Code d’inspection : (*) | Saissisez le code d’inspection à relier à l’item. NOTE : Le code d’inspection provient du code du détail de l''inspection de l’option « Inspection » du menu « Maintenance » du module « Manufacturier ». |
| Catégorie : | Saissisez une catégorie d’inspection à relier, si besoin. Ces choix proviennent du code de description « categoryinspection » de l’option « Codes de description » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». |
| Pourcentage : | Saissisez une valeur comprise entre « 0 » et « 100 » afin de calculer la valeur minimale de l’item à inspecter lors de la réception d’un bon d’achat. Ainsi, lors de la réception de l’item à inspecter, seulement ce pourcentage de la quantité réception du bon d’achat sera à inspecter obligatoirement. |
| Note : (*) | Saisissez une note à l’inspection, au besoin. |
Enregistrez votre fichier sur votre ordinateur, puis retournez à l’option d’importation afin de sélectionner le fichier et cliquez sur le bouton « Importation ».
Vérifiez les données à l’écran.
Cliquez sur « Enregistrer » pour relier les inspections à vos fiches d’items.