Processus d'achats simplifié
Le processus d'achat vous permet de créer une soumission d'achat et d'envoyer une demande automatiquement par courriel à votre fournisseur afin qu'il confirme les prix des items sur la soumission d'achat.
Par la suite, vous serez en mesure de convertir la soumission d'achat en bon d'achat et de réceptionner le bon d'achat.
De plus, vous serez en mesure de facturer la réception du bon d'achat et d'effectuer un paiement à votre fournisseur pour le décaissement de la facture d'achat générée.
1. Soumissions d'achat
La soumission d’achat vous permet de créer vos achats à un ou plusieurs fournisseurs.
Dirigez-vous dans l'option « Soumissions d'achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des soumissions d'achat.
Sélectionnez le ou les fournisseurs dans le champ « Fournisseur » et le fournisseur sera automatiquement ajouté dans la section « Liste des fournisseurs ».
Saisissez les autres informations nécessaires.
Sélectionnez l’item à acheter et les informations de l’item s’afficheront.
Validez la quantité, puis cliquez sur le crochet vert pour ajouter l'item à votre soumission d'achat.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre soumission d'achat.
2. Demande de prix
Lorsque la soumission d'achat a été enregistrée une première fois, rouvrez-la et cliquez sur le bouton « Demande de prix ».
Les contacts du fournisseur vous seront listés afin d'envoyer la demande de prix.
Confirmez le ou les contacts et cliquez sur « Envoyer courriel ».
Un courriel sera automatiquement envoyé à ces contacts afin qu'ils valident les prix des items de la soumission d'achat.
3. Convertir en bon d'achat
Lorsque la demande de prix a été confirmée par votre fournisseur, les prix des items seront mis à jour par votre fournisseur, si celui-ci a modifié ses prix.
Ouvrez à nouveau votre soumission d'achat et validez les prix des items.
Puis, cliquez sur « Convertir en commande ».
Un nouvel écran ouvrira.
Confirmez la quantité et saisissez la date promise des items.
Cochez les items de la soumission à convertir en bon d'achat et cliquez sur « Enregistrer ».
Le bon d'achat sera automatiquement créé et l'impression vous sera affichée à l'écran.
4. Bons d’achat
Le bon d’achat vous permet de créer vos achats au fournisseur.
Dirigez-vous dans l'option « Bons d'achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des bons d'achat.
NOTE : Si vous avez converti une soumission d'achat en bon d'achat, ouvrez le bon d'achat pour confirmer les informations.
Sélectionnez le fournisseur et saisissez les informations nécessaires.
Sélectionnez l’item à acheter et les informations de l’item s’afficheront.
Validez la quantité, puis cliquez sur le crochet vert pour ajouter l'item à votre bon d'achat.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre bon d'achat.
5. Envoie par courriel
Lorsque le bon d'achat a été enregistré une première fois, rouvrez-le et cliquez sur le bouton « Imprimer ».
L'impression du bon d'achat vous sera affichée à l'écran.
Cliquez sur l'icône de l'enveloppe afin d'envoyer le bon d'achat à votre fournisseur par courriel.
Un nouvel écran ouvrira vous permettant de confirmer le contact de l'envoi et d'ajouter vos détails sur l'envoi du courriel.
Cliquez sur « Envoyer ».
6. Réceptions d’achat
La réception d'achat vous permet de réceptionner vos bons d'achat.
Dirigez-vous dans l'option « Réceptions d'achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des réceptions d'achat.
Sélectionnez le bon d'achat dans le champ « No BC ».
Vous pouvez ajouter le numéro du bon de livraison du fournisseur à titre de référence dans le champ « Réf. fourn. ».
Cochez la case « Tout recevoir » afin de réceptionner la totalité des items du bon d'achat ou sélectionnez la quantité reçue dans le champ « Qté reçue ».
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre réception d'achat.
7. Facturation des réceptions
La facturation des réceptions vous permet de facturer vos réceptions d'achat.
Dirigez-vous dans l'option « Facturation des réceptions » du menu « Transactions » du module « Achats ».
Sélectionnez un fournisseur et cochez les bons d'achat à facturer.
NOTE : Si vous ne sélectionnez aucun critère et cliquez sur « Rechercher », toutes les réceptions à facturer seront affichées.
Cochez les bons d'achat à facturer et appuyez sur le bouton « Confirmer » situé dans le bas de cette fenêtre.
NOTE : Il est possible de facturer plusieurs réceptions d'un même fournisseur afin de générer une seule facture d'achat.
NOTE : Il est possible de cliquer sur le lien des bons d'achat ou des réceptions afin de les visualiser.
Cliquez sur « Confirmer » afin de lancer la facturation.
La fenêtre de facturation s’ouvrira.
8. Factures d'achat
La facture d'achat vous permet de comptabiliser vos achats dans vos comptes à payer.
Dirigez-vous dans l'option « Factures d'achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement afin d’ajouter une nouvelle facture d'achat.
NOTE : Si vous avez créé la facturation d'une réception d'achat, ouvrez la facture d'achat pour confirmer les informations.
Saisissez le fournisseur et le champ « Payable à » sera automatiquement complété en fonction du fournisseur sélectionné.
Saisissez le numéro de facture du fournisseur, ainsi que la date de la facture.
Le champ « Date due » sera automatiquement complété en fonction du terme de paiement du fournisseur.
Après avoir saisi les informations nécessaires dans l’entête de la facture d’achat, sélectionnez un compte de Grand Livre dans lequel vous désirez imputer la dépense ou sélectionnez un item et la quantité à acheter. Cliquez sur le crochet vert.
NOTE : Pour saisir un crédit, vous devez saisir un montant négatif.
Cliquez sur « Enregistrer ».
9. Décaissements
Un décaissement vous permet de payer une facture d'achat d'un de vos fournisseurs.
Dirigez-vous dans l'option « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des décaissements.
Si le décaissement concerne des factures d’un fournisseur, saisissez le code du fournisseur afin d’afficher les factures dues pour ce fournisseur dans le détail de l’écran.
Si le décaissement ne concerne pas des factures fournisseurs, spécifiez seulement la nature du décaissement dans le champ « Nom » et saisissez le ou les comptes de Grand Livre appropriés dans le champ « Code GL ».
Sélectionnez la ou les factures à payer dans le détail de l’écran.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre décaissement.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.
Ainsi, le processus d'achat est complété.