Publipostage

Le publipostage vous permet d’envoyer des informations de façon massive ou prospectus publicitaires, par voie électronique ou postale.

1. Les types de Contacts

Un publipostage est soit de type « Contacts », « Fournisseurs » ou « Prospects ».
Tous les types se configurent avec la même méthode.
Vous pouvez créer un publipostage pour un ou plusieurs contacts désirés.

1.1 Clients

Afin de configurer les contacts clients, dirigez-vous dans le bouton « Contacts » de l’option « Clients » du menu « Maintenance » de soit le module « CRM », « Comptes à recevoir » ou « Ventes ».

Ajoutez un nouveau contact client ou sélectionnez le contact à qui vous désirez envoyer des publipostages en cliquant sur l’icône de modification :

Saisissez les informations pour créer le contact.

Par la suite, cochez les cases « Inclure le contact dans le publipostage ».
NOTE : Il est possible de relier le contact à un type de regroupement afin de filtrer les lettres de publipostage par la suite. Pour créer les types de regroupements, vous devez créer les types désirés via le code description « contacttype » dans l'option « Codes des descriptions » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».

NOTE : Cliquez sur le bouton « Postage » si vous désirez que ce contact soit automatiquement sélectionné pour certains types de publipostage. Sélectionnez ensuite le type de postage dans le champ « Postage » soit « Calendrier », « Carte de Noël » ou « Nouvelle » ainsi que l’intervalle de date puis cliquez sur le crochet vert.

Le postage sélectionné sera inscrit sous la case à cocher « Inclure le contact dans le publipostage ».

NOTE : Il est possible d’ajouter plusieurs types de postage différent ou identique. Un même type peut être ajouté plusieurs fois avec des dates différentes.

1.2 Fournisseurs

Afin de configurer les contacts de type fournisseurs, dirigez-vous dans le bouton « Contacts » de l’option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » de soit le module « CRM », « Comptes à recevoir » ou « Achats » puis suivez les mêmes étapes que la création d’un contact de publipostage que pour les contacts clients.

1.3 Prospects

Afin de configurer les contacts de type prospect, dirigez-vous dans le bouton « Contacts » de l’option « Prospects » du menu « Maintenance » du module « CRM » puis suivez les mêmes étapes que la création d’un contact de publipostage que pour les contacts clients.

2. Création du modèle de lettres

Afin de créer un modèle de lettre à envoyer par publipostage.

Dirigez-vous dans l’option « Modèles de lettres » du menu « Utilitaires » du module « CRM » et ajoutez un nouvel enregistrement.

Champ :	Description :
Nom de la lettre en français :	Saisissez le titre de la lettre et cliquez l’icône de la planète pour saisir le titre e langue anglaise. NOTE : Ce titre sera celui de la lettre en version PDF qui sera jointe au courriel.
Anglais :	Saisissez votre lettre en anglais qui sera jointe au courriel pour vos contacts dont la langue est configurée en langue anglaise.
Message :	Saisissez le message en anglais qui apparaitra dans le courriel.
Français :	Saisissez la lettre qui sera jointe au courriel pour vos contacts dont la langue est configurée en français.
Message :	Saisissez le texte en français qui apparaitra dans le courriel.
Afficher les images dans le courriel :	Cochez cette case si vous désirez que les images ajoutées dans le bouton « Documents » soient affichées dans le courriel. NOTE : Seuls les documents de type image seront affichés dans le courriel, car les autres documents seront en pièce joints.
Par défaut :	Cochez cette case si vous désirez que cette lettre soit votre publipostage par défaut.
Inclure le nom du contact :	Cochez cette case afin d’inscrire le nom du contact dans le sujet du courriel. Par exemple: Le titre du courriel envoyé sera « Vacances de Noël FLEURY ALBERT » si la case est cochée. Si la case est décochée, le titre du courriel sera « Vacances de Noël ».
Inclure la salutation :	Cochez cette case si vous désirez ajouter la salutation du contact dans la lettre. La salutation provient du champ « Salutation » de la fiche du contact. NOTE : Cette case est cochée par défaut.

Le bouton « Documents » vous permet d’ajouter des images, vidéos ou autres types de documents à votre courriel.

NOTE : Il est important de compléter la version anglaise dans les différents champs, car si certains de vos contacts sont configurés de langue anglaise, autrement ceux-ci recevront un courriel et une lettre jointe vide.

3. Envoi du publipostage

Dirigez-vous dans l’option « Publipostage » du menu « Rapports » du module « CRM » pour envoyer un publipostage par courriel ou par la poste.

Champ :	Description :
Type de contact :	Sélectionnez le type de contact désiré : « Clients », « Fournisseurs » ou « Prospects ».
Type de client :	Sélectionnez le type de client pour filtrer la liste des contacts. NOTE : Ces choix proviennent de l’option « Type de client » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». Ce champ est masqué si le type de contact n’est pas « Clients ».
Lettre :	Sélectionnez la lettre à envoyer. NOTE : Ces choix proviennent de l’option « Modèles de lettres » du menu « Utilitaires » du module « CRM ».
Vendeur :	Sélectionnez le vendeur pour filtrer les contacts par vendeur.
Langage :	Sélectionnez la langue pour filtrer les contacts par langue.
Production principale :	Sélectionnez la production principale pour filtrer les contacts.
Postage :	Sélectionnez le ou les types de postage pour lesquels vous désirez envoyer le publipostage. NOTE : Les contacts reliés à ce postage seront automatiquement sélectionnés lors que l’on fait l’envoi par courriel. En envoi postal, seuls les contacts cochés sur ce type de regroupement seront imprimés à l’écran.
Regroupement :	Sélectionnez le ou les types de regroupement pour lesquels vous désirez envoyer le publipostage. NOTE : Les contacts reliés à ce type de regroupement seront automatiquement sélectionnés lors que l’on fait l’envoi par courriel. En envoi postal, seuls les contacts cochés sur ce type de regroupement seront imprimés à l’écran.
Envoi par courriel :	Cochez cette case si vous souhaitez envoyer le publipostage par courriel. NOTE : Si la case n’est pas cochée, les lettres en format PDF, pour tous les contacts suivant les paramètres sélectionnés, seront affichées à l’écran.

Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer le publipostage par courriel ou pas la poste. Veuillez vous référer au point 3.1 et 3.2 de ce document.

Le bouton « Étiquettes » vous permet d'imprimer les étiquettes et envoyer le publipostage par la poste. Veuillez vous référer au point 3.2.2 du présent document.

3.1 Envoi par courriel

Afin d’envoyer un publipostage par courriel, dirigez-vous dans l’option « Publipostage » du menu « Rapports » du module « CRM » et sélectionnez vos paramètres de recherche.

Par la suite, cochez la case « Envoi par courriel ».
Un nouvel écran s’ouvrira et affichera tous les courriels des contacts qui sont configurés pour l’envoi par courriel du publipostage et qui correspondent aux paramètres de recherche.

Cochez et ou décochez les contacts à qui le courriel doit être envoyé et cliquez sur le bouton « Imprimer » pour effectuer l’envoi.

3.2 Envoi par la poste

Afin d’envoyer un publipostage par la poste, vous devrez imprimer les lettres de chacun des contacts individuellement, ainsi que les étiquettes afin d’effectuer l’envoi.

Dirigez-vous dans l’option « Publipostage » du menu « Rapports » du module « CRM » et sélectionnez vos paramètres de recherche afin d’imprimer vos lettres.

Un nouvel écran affichera toutes les lettres qui ont été configurées pour le publipostage et qui correspondent aux paramètres de recherche.
Imprimez les lettres désirées pour ensuite les envoyer par la poste.
NOTE : En sélectionnant un type de postage dans l’écran de paramètre, seuls les contacts étant configurés avec ce type de postage sortiront en version papier.

Une fois les lettres imprimées, vous pouvez imprimer les adresses et noms des contacts sur des étiquettes Avery que vous aurez préalablement créées.
NOTE : Afin de créer vos étiquettes Avery, dirigez-vous dans l’option « Étiquettes imprimables » du menu « Utilitaires » de soi du module « CRM », « Comptes à recevoir » ou « Comptes à payer » et ajoutez un nouvel enregistrement. Puis, remplissez les champs en suivant les paramètres de vos étiquettes « Avery et » cliquez sur le bouton « Ajouter ».

NOTE : Le champ « Ordre » vous permet de définir l’ordre dans lequel les modèles d’étiquettes seront affichés dans la liste déroulante de l’écran des paramètres du publipostage.

Par la suite, dirigez-vous dans l’option « Publipostage » du menu « rapports » du module « CRM » et sélectionnez les mêmes paramètres que pour le publipostage et cliquez sur le bouton « Étiquettes ».
De nouveaux champs s’afficheront afin de sélectionner le type d’étiquettes désirées et la position de départ, puis cliquez sur le bouton « Imprimer ».

NOTE : Si vous saisissez « 3 » dans le champ « Position de départ », le système commencera à imprimer sur l’étiquette « 3 » de la feuille d’étiquettes.
L’étiquette « 1 » se positionne en haut à gauche.
De plus, le système agrémente les numéros en descendant dans la colonne, puis change de colonne lorsqu’arriver en bas.

Le processus de publipostage est alors complété.