Synchronisation Outlook et Prextra
La synchronisation Outlook et Prextra vous permet de synchroniser les contacts et les activités entre les deux logiciels afin de s’assurer un suivi simultané des données.
La synchronisation des contacts s’effectue seulement d’Outlook vers Prextra.
La synchronisation des activités s’effectue d’Outlook à Prextra et de Prextra à Outlook.
IMPORTANT : Toutes les activités importées par Outlook sont créées en mode « Public » dans les calendriers des activités de Prextra.
1. Préalables
1.1 Configurer la synchronisation Outlook et Prextra
Pour que la synchronisation Outlook et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement appliquer une configuration de serveur sur votre ordinateur.
Pour ce faire, veuillez référer votre technicien information à la documentation « Configuration de la synchronisation Outlook et Prextra du module « Technique » et suivez les étapes de configuration.
IMPORTANT : Celui-ci devra posséder les droits d’administrateur dans la console Azure Active Directory obligatoirement.
Vous devrez par la suite contacter l’équipe de Technique de CDID pour qu’il puisse faire l’ajout de votre serveur dans Prextra lorsque la configuration a été effectuée.
1.2 Utilisateur Prextra
Lorsque la configuration a été effectuée par votre technicien, vous devez ajouter votre adresse courriel dans la fiche de votre utilisateur via le champ « Courriel ».
NOTE : La synchronisation s’effectue pour tous les utilisateurs qui sont paramétrés « Exchange ».
De plus, afin d’activer la synchronisation Outlook et Prextra, vous devez afficher le bouton « Exchange » dans la fiche de vos utilisateurs Prextra en ajoutant la valeur « btnexchange » dans la configuration « UserMaintenanceShowFields ».
Il suffira par la suite d’ouvrir le bouton « Exchange » dans la fiche de l’utilisateur désiré et cochez les cases des synchronisations auxquelles vous désirez effectuer la synchronisation.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Sync. contacts d’Exchange à Prextra: | Cochez cette case afin d’activer la synchronisation des contacts de votre compte Outlook au contact Prextra. |
| Sync. activités Exchange à Prextra : | Cochez cette case afin d’activer la synchronisation des activités de votre calendrier Outlook à votre calendrier CRM dans Prextra. |
| Sync. activités Prextra à Exchange: | Cochez cette case afin d’activer la synchronisation des activités de votre calendrier CRM dans Prextra à votre calendrier Outlook. |
| Dernière sync. d’activités (Exchange à Prextra) : | Affiche la date et l’heure de dernière synchronisation d’activités de Prextra à Outlook vous sont affichées. |
| Dernière sync. d’activités (Prextra à Exchange) : | Affiche la date et l’heure de dernière synchronisation d’activités de Prextra à Outlook vous sont affichées. |
Cliquez sur « Enregistrer » pour lancer la première la synchronisation.
NOTE : Le délai de la synchronisation est d’une durée d’environ trente secondes.
2. Synchronisation des Contacts
Lorsque vous avez coché la case « Sync. contacts d’Exchange à Prextra » du bouton « Exchange » de la fiche d’un utilisateur, le système pourra synchroniser les contacts Outlook selon l’adresse courriel de cet utilisateur.
Via le compte Outlook de l’utilisateur, il pourra ainsi créer ses contacts.
NOTE : Un contact n’ayant pas de « Prénom » ou de « Nom » ou de « Courriel » ne sera pas synchronisé.
Lorsqu’un contact sera créé dans Outlook ayant un nom et prénom, ainsi qu’un courriel, la synchronisation s’effectuera.
Cette synchronisation procédera avec un ordre de vérification afin de lier ce contact à soit un client, un prospect ou un fournisseur dans Prextra.
La synchronisation validera si le domaine de ce nouveau contact peut être associé à client, à un prospect ou à un fournisseur selon cet ordre.
Cette vérification sera effectuée à partir du domaine relié dans les fiches clients, prospects ou fournisseurs.
Si la synchronisation n’est pas en mesure d’associer le contact à l’un des types de contacts ci-dessus, il sera tout de même synchronisé dans le groupe « Exchange » de contacts Prextra.
2.1 Groupe de contacts
L’option « Groupe de contacts » du menu « Maintenance » du module « CRM » vous permet de créer les groupes de contacts et de visualiser tous les contacts synchronisés Exchange.
Ouvrez le groupe de contact « Exchange » pour visualiser les contacts qui ont été synchronisés Exchange.
Le bouton « Contacts » vous permet de visualiser les contacts de ce groupe.
2.2 Recherche de contacts
L’option « Recherche de contacts » du menu « Maintenance » du module « CRM » vous permet de rechercher tous les contacts qui ont été créés dans Prextra, incluant ceux qui ont été synchronisés dans Prextra.
NOTE : Le type « Exchange » vous permet de visualiser les contacts qui ont été synchronisés et qui n’ont pas réussi s’identifier à soit un client, un prospect ou un fournisseur.
3. Synchronisation des Activités
Lorsque vous avez coché soit la case « Sync. activités Exchange à Prextra » et ou la case « Sync. activités Prextra à Exchange » du bouton « Exchange » de la fiche d’un utilisateur, le système pourra synchroniser les activités Outlook à Prextra et ou vice-versa selon l’adresse courriel de cet utilisateur.
C’est-à-dire que l’utilisateur pourra ajouter une activité soit via l’option « Calendrier mensuel des activités » ou via l’option « Calendrier journalier des activités » du menu « Maintenance » du module « CRM » pour la synchroniser dans son calendrier Outlook ou il pourra ajouter un rendez-vous dans son calendrier Outlook pour que celui-ci soit synchronisé dans ses deux calendriers du module « CRM ».
IMPORTANT : Toutes les activités importées par Outlook sont créées en mode « Public » dans les calendriers des activités de Prextra.
Les activités synchronisées font l’utilisation des dates, heures, sujets et emplacements.
De plus, si une modification est apportée dans l’activité, celle-ci sera synchronisée.
NOTE : Les notes et les documents des activités ne seront pas synchronisés.
Par contre, aucune activité récurrente n’est synchronisée.
Néanmoins, une activité peut être répartie sur plusieurs jours.
NOTE : Les activités affichées dans Prextra sont reliées seulement à 1 contact. Si plusieurs contacts sont sélectionnés dans la liste d’Exchange, elle sera attribuée au 1er contact de la liste sélectionnée dans Exchange.
3.1 Calendrier mensuel des activités
L’option « Calendrier mensuel des activités » du menu « Maintenance » du module « CRM » vous permet de visualiser toutes les activités qui ont synchronisé dans Prextra durant le mois courant.
Cliquez sur une activité pour visualiser le détail.
3.2 Calendrier journalier des activités
L’option « Calendrier mensuel des activités » du menu « Maintenance » du module « CRM » vous permet de visualiser toutes les activités qui ont synchronisé dans Prextra durant la journée courante.
3.3 Activités Outlook importés
L’option « Activités Outlook importés » du menu « Maintenance » du module « CRM » vous permet de visualiser la liste des activités importés d'Outlook via la synchronisation Outlook et Prextra.
Cliquez sur une activité pour l’ouvrir et la consulter.
