Processus des Comptes à comptes

Un compte à compte vous permet d’appliquer une ou plusieurs factures d’un compte à payer à un compte à recevoir, afin de créer soit un encaissement ou un décaissement selon si la balance est à recevoir ou à payer.

1. Préalables

Afin de créer des comptes à comptes, vous devez relier un compte client à un compte fournisseur.
Pour faire ceci, vous devez afficher le champ « Clients » dans la fiche fournisseur en ajoutant la valeur « customer » dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ».
NOTE : Il est aussi possible d’afficher le champ « Fournisseur » dans la fiche client en ajoutant la valeur « vendor » dans la configuration « CustomerMaintenanceShowFields ».

Par la suite, vous serez en mesure de lier un client via le champ « Clients » dans la fiche fournisseur.

NOTE : Si vous avez affiché le champ « Fournisseur » dans la fiche client, ce champ sera automatiquement rempli avec le compte fournisseur auquel ce client a été relié. Vous pouvez aussi relier un fournisseur à un client via ce champ, si le client n’a pas été relié à un fournisseur au préalable.

2. Création d’un compte à compte

Dirigez-vous dans l’option « Comptes à comptes » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » ou du module « Comptes à payer » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin de créer un compte à compte.
NOTE : L’option fonctionne de la même méthode via les deux modules.

Sélectionnez d’abord la banque dans laquelle vous désirez créer le compte à compte et la date dans le champ « Date Trans. ».

Champ :	Description :
Numéro :	Affichera le numéro du compte à compte, lorsque le compte à compte sera enregistré.
Compte Banque : (*)	Sélectionnez la banque pour laquelle vous désirez créer le compte à compte. NOTE : La banque sélectionnée par défaut provient de celle sélectionnée dans le champ « Banque par défaut » du contrôle des comptes à payer.
Devise :	Affiche la devise de la banque.
Date Trans. : (*)	Sélectionnez la date pour laquelle vous désirez créer le compte à compte. Par défaut, la date du jour est sélectionnée.
Période GL :	Affiche la période de Grand Livre qui correspond à la date de la transaction. NOTE : En modifiant la date de la transaction, la période comptable sera mise à jour.
Payé à : (*)	Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous créez le compte à compte.
Compte escompte : (*)	Affiche le compte de Grand Livre relié au champ « Compte escompte » du contrôle des comptes à payer. Sélectionnez un autre compte de Grand Livre afin de comptabiliser les escomptes déduits des factures à payer, au besoin.
Facturer à : (*)	Affiche le client relié au fournisseur dans la fiche du fournisseur. NOTE : Il est possible pour les utilisateurs désirés de modifier le client relié à ce champ, afin de créer un compte à compte pour un client différent, via l'accès « Avoir la possibilité de changer le client dans l’écran des comptes à comptes » de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs.
Compte escompte : (*)	Affiche le compte de Grand Livre relié au champ « Compte escompte » du contrôle des comptes à recevoir. Sélectionnez un autre compte de Grand Livre afin de comptabiliser les escomptes déduits des factures à recevoir, au besoin.

(*) Champ obligatoire

Par la suite, sélectionnez le fournisseur dans le champ « Payé à » afin d’afficher à l’écran les factures à payer de son compte.

NOTE : Il est possible pour les utilisateurs désirés de modifier le client relié au champ « Facturer à », afin de créer un compte à compte pour un client différent, via l’accès « Avoir la possibilité de changer le client dans l’écran des comptes à comptes » de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs. Sans cet accès, le champ « Facturer à » ne sera pas disponible à être modifié, ainsi seul le client relié à la fiche de fournisseur sera relié dans ce champ.

Lorsque le compte fournisseur sera sélectionné, le compte client relié à ce fournisseur sera automatiquement lié au champ « Facturer à » et les factures à recevoir seront affichées à l’écran.

Cochez les factures à payer et les factures à recevoir qui doivent être appliquées l’une contre l’autre dans le compte à compte.

Dans la section des comptes à payer, le grand total vous affichera le solde des factures à payer, le total des escomptes déduits des factures à payer, ainsi que le solde des factures appliquées.
Dans la section des comptes à recevoir, le grand total vous affichera, le solde des factures à recevoir, le total des escomptes déduits des factures à recevoir, ainsi que lele solde des factures appliquées.

Ainsi, le système calculera automatiquement la différence pour créer une balance à payer, c’est-à-dire un décaissement, ou une balance à recevoir, c’est-à-dire un encaissement. Veuillez vous référer aux points 3 et 4 du présent document selon si votre balance est à payer ou à recevoir.

NOTE : Il est aussi possible de créer une balance neutre. Ainsi, un encaissement et un décaissement à zéro, sera générée que pour garder un historique du compte à compte.

Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer le compte à compte.
NOTE : Lorsqu’un compte à compte est généré, un nouvel écran de décaissement ou d’encaissement sera affiché à l’utilisateur afin de saisir les informations adéquates selon si la balance est à payer ou à recevoir dans le compte à compte. Veuillez vous référer aux points 5.1 et 5.2 du présent document pour le processus de décaissement et d’encaissement.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer votre compte à compte, sans enregistrer.

Une fois un compte à compte enregistré, il ne sera plus modifiable.
Si l’utilisateur désire le modifier, il devra le supprimer afin de le recréer.
Cependant, lors de la suppression d’un compte à compte, une alerte demande à l’utilisateur s’il désire réafficher les données via un nouveau compte à compte.

De plus, des factures d’ajustements sont également générées par le système.
Veuillez vous référer au point 5.3 du présent document pour plus d’informations sur les factures d’ajustements générées.

IMPORTANT : Il est possible d’afficher les écritures comptables générées par un compte à compte en le rouvrant et en sélectionnant une section des factures, soit les factures à payer ou les factures à recevoir, puis en sélectionnant « Ctrl » et « G » sur le clavier, afin d’afficher les écritures comptables générées par le compte à compte. Validez une section à la fois.

2.1 Balance à payer

Cochez les factures fournisseurs à appliquer contre les factures clients dans l’écran des comptes à comptes.

Lorsque les factures sont appliquées entre le fournisseur et le client et que la somme des factures à recevoir cochées est plus petite que la somme des factures à payer cochées, le total sera à une balance à payer.

Lorsqu’une balance est à payer, en cliquant sur « Enregistrer », un écran de détail de décaissement s’ouvrira.

Sélectionnez le type de paiement pour entrer les informations nécessaires au détail du décaissement.

Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer le compte à compte.

NOTE : Le numéro de référence s’incrémentera automatiquement selon la banque sélectionnée dans le compte à compte selon la méthode de paiement sélectionnée.

NOTE : Si la balance à payer est payée par un paiement préautorisés TEF (Fournisseurs), la transaction se trouvera automatiquement dans l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer » afin de terminer adéquatement le processus d’un TEF Fournisseur, au besoin.

Le compte à compte sera maintenant disponible pour être consulté via l’option « Comptes à comptes ».
Si vous ouvrez à nouveau ce compte à compte, le numéro de référence du compte à compte sera affiché à l’entête.

NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de la transaction au Grand Livre de l’encaissement généré en activant la configuration « popuptransnbr » dans la base de données.

2.2 Balance est à recevoir

Cochez les factures fournisseurs à appliquer contre les factures clients dans l’écran des comptes à comptes.

Lorsque les factures sont appliquées entre le fournisseur et le client et que la somme des factures à recevoir cochées est plus élevée que la somme des factures à payer cochées, le total sera à une balance à recevoir.

Lorsqu’une balance est à recevoir, en cliquant sur « Enregistrer », un écran de détail d'encaissement s’ouvrira.

Saisissez les informations nécessaires afin d’entrer le détail de l’encaissement et saisissez le montant de la balance à recevoir dans le champ « Montant ».

NOTE : Le montant est automatiquement complété par le montant de la balance à recevoir. Ce champ est modifiable si la case « Création de crédit pour l’excédent » est cochée.

Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer le compte à compte.

Le compte à compte sera maintenant disponible à être consulté via l’option « Comptes à comptes ».
Si vous ouvrez à nouveau un compte à compte, le numéro de référence du compte à compte est maintenant affiché à l’entête.

NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de la transaction au Grand Livre de l’encaissement généré en activant la configuration « popuptransnbr » dans la base de données.

3. Impacts d’un compte à compte

3.1 Consultation du décaissement générée par le compte à compte

Lorsqu’un compte à compte est créé, un décaissement est toujours généré que la balance soit à payer ou à recevoir.

Dirigez-vous dans l’option « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » afin de consulter le décaissement généré.

Le décaissement lié à un compte à compte aura la référence « -CC- numéro du compte à compte », par exemple « CC-32 », à la suite de la référence du paiement.

Double-cliquez sur l’encaissement pour le consulter.

Lorsque le décaissement provient d’un compte à compte, la note « Comptes à comptes » sera ajoutée automatiquement.

NOTE : Lorsque le décaissement provient d’un compte à compte avec une balance à payer, le décaissement généré sera un décaissement standard, c’est-à-dire qu’un montant sera payé par la méthode de paiement choisie lors de l’enregistrement du compte à compte. La référence de ce paiement sera « Numéro du type de paiement -CC- numéro du compte à compte », par exemple « 2-CC-2 ». Par contre, lorsque le décaissement provient d’un compte à compte avec une balance à recevoir, le décaissement généré sera de zéro et la référence de paiement sera de type « CC-Numéro du compte à compte ». Dans ce décaissement, une facture d’ajustement aura été générée automatiquement par le système afin de balancer le compte à compte.

De plus, si le compte à compte a été payé par paiement préautorisés TEF (Fournisseurs), la transaction de ce décaissement de compte à compte se trouvera dans l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».

NOTE : Il est impossible de détruire un décaissement généré par un compte à compte. Si vous désirez le détruire, vous devrez détruire le compte à compte original.

3.2 Consultation de l’encaissement généré par le compte à compte

Lorsqu’un compte à compte est généré, un encaissement est toujours généré que la balance soit à payer ou à recevoir.

Dirigez-vous dans l’option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » afin de consulter l’encaissement généré.

Sélectionnez le lot généré par le compte à compte, pour afficher l’encaissement qui a été inclus dans ce lot.

L’encaissement lié à un compte à compte aura la référence « Numéro de paiement -CC- Numéro du compte à compte », par exemple « CH:12345-CC-03 ».

NOTE : La référence de paiement « CH:0 » avant la référence du compte à compte indique que cet encaissement provient d’une balance à payer.

Double-cliquez sur l’encaissement pour le consulter.

Lorsque l’encaissement provient d’un compte à compte, la note sera « Comptes à comptes » sera ajoutée automatiquement.

NOTE : Lorsque l’encaissement provient d’un compte à compte avec une balance à recevoir, l’encaissement généré sera un encaissement standard, c’est-à-dire qu’un montant sera perçu par la méthode de paiement choisie lors de l’enregistrement du compte à compte. Par contre, lorsque l’encaissement provient d’un compte à compte avec une balance à payer, l’encaissement généré sera de zéro. Dans cet encaissement, une facture d’ajustement aura été générée automatiquement par le système afin de balancer le compte à compte.

NOTE : Il est impossible de détruire un encaissement généré par un compte à compte. Si vous désirez le détruire, vous devrez détruire le compte à compte original.

3.3 Consultation des factures d’ajustements

Lorsqu’un compte à compte est généré, des factures d’ajustements sont également générées par le système en plus du décaissement et de l’encaissement.

Les factures d’ajustements servent à égaliser les auxiliaires lorsqu’un compte à compte a été généré.

Lorsqu’un compte à compte a été créé, vous pouvez le rouvrir afin de valider les factures d’ajustements générés dans chacune des sections de factures.

Les factures d’ajustements seront générées au compte fournisseur et au compte client.

3.3.1 Consultation de l’ajustement dans l’option « Facturation »

Afin de consulter la facture d’ajustement générée aux comptes à recevoir, dirigez-vous à l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».

Double-cliquez sur la facture d’ajustement pour la consulter.

Dans le champ « Référence », le système indique la référence du compte à compte.

NOTE : Le compte de Grand Livre utilisé afin de générer la facture d’ajustement provient du compte de Grand Livre relié au champ « Payé d’avance » du contrôle des comptes à recevoir.

NOTE : Il est impossible de détruire une facture d’ajustement généré par un compte à compte. Si vous désirez la détruire, vous devrez détruire le compte à compte original.

3.3.2 Consultation de l’ajustement dans l’option « Factures d’achat »

Afin de consulter les factures d’ajustements générées aux comptes à payer, dirigez-vous à l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».

Double-cliquez sur la facture d’ajustement pour la consulter.

Dans le champ « Référence », le système indique la référence du compte à compte.

NOTE : Le compte de Grand Livre utilisé afin de générer la facture d’ajustement provient du compte de Grand Livre relié au champ « Payé d’avance » du contrôle des comptes à payer.

NOTE : Il est impossible de détruire une facture d’ajustement généré par un compte à compte. Si vous désirez la détruire, vous devrez détruire le compte à compte original.