Comptes à payer

1. Maintenance

1.1 Fournisseurs

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos fournisseurs.
NOTE : Si un bouton est de couleur bleue, vous trouverez de l’information dans celui-ci.

Champ :	Description :
# Fourn. : (*)	Saisissez un code fournisseur; maximum de 10 caractères alphanumériques. NOTE : Un code de fournisseur doit être unique.
Nom : (*)	Saisissez le nom du fournisseur; maximum de 40 caractères alphanumériques.
	Cliquez sur cette icône afin d'accéder au site « Google Maps ». Le fournisseur sera situé géographiquement après avoir entré une adresse.
Adresse :	Saisissez l'adresse; maximum de 40 caractères alphanumériques par champ.
Ville :	Saisissez le nom de la ville; maximum de 30 caractères alphanumériques.
Pays : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un pays. Ces choix proviennent de l’option « Pays » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Province : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une province. Ces choix proviennent de l’option « Provinces » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Code postal :	Saisissez le code postal; maximum de 30 caractères alphanumériques.
Téléphone :	Saisissez le numéro de téléphone; maximum de 50 caractères alphanumériques.
Autre tél. :	Saisissez un deuxième numéro de téléphone au besoin; maximum de 50 caractères alphanumériques.
Télécopieur :	Saisissez le numéro de télécopieur; maximum de 50 caractères alphanumériques.
Courriel :	Saisissez l'adresse courriel afin de communiquer avec ce fournisseur; maximum de 70 caractères alphanumériques.
Site Web :	Saisissez l'adresse du site web de ce fournisseur; maximum de 255 caractères alphanumériques.
Langue : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la langue de communication à utiliser avec ce fournisseur.
Territoire :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le territoire du fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Territoires » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Contact :	Saisissez le nom du contact; maximum de 30 caractères alphanumériques.
Devise : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la devise à utiliser pour ce fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Courriels de rappel :	Cochez cette case afin d’envoyer des courriels de rappel automatique au fournisseur pour relancer les bons d'achat à recevoir. Lorsque vous cochez cette case, le champ « Nbre de jours » est affiché. NOTE : Afin que nous puissions programmer l'heure d'envoi de courriels, vous devez nous contacter . De plus, afin d'utiliser efficacement cette fonction, les contacts sélectionnés dans les bons d'achat doivent avoir une adresse courriel valide dans le bouton « Contacts » de la fiche fournisseur. De plus, une copie de ce courriel sera aussi envoyée à l’acheteur assigné au bon d’achat, ainsi ceux-ci doivent aussi avoir une adresse courriel valide dans l'option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ». Le courriel de rappel sera envoyé à tous les contacts et acheteurs sélectionnés sur les bons d'achat, ayant des quantités d'items à recevoir.
Nbre de jours :	Si vous n’entrez aucune valeur dans ce champ, le courriel contiendra tous les bons d’achat dont la date promise est égale ou inférieure à la date du jour. Si vous entrez une valeur dans ce champ, le courriel de rappel inclura tous les bons d’achat, dont la date promise est à, par exemple : « 5 » jours, de la date du jour.
Temps d'obtention :	Saisissez le temps d'obtention globale pour le fournisseur. La valeur saisie sera afficher par défaut dans le champ « Temps d'obtention » du bouton « Item fournisseur ».
T5018 :	Cochez cette case afin de spécifier que ce fournisseur est utilisé à titre de sous-traitance par votre compagnie dans le processus de déclaration T5018. Veuillez vous référer à la documentation « Déclaration T5018 » du module « Comptes à payer » pour ce processus.
Acheteur :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'acheteur à assigner à ce fournisseur. Les acheteurs proviennent de l’option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ».
Numéro de TPS :	Saisissez le numéro de TPS de ce fournisseur si applicable; maximum de 20 caractères alphanumériques.
Numéro de TVQ :	Saisissez le numéro de TVQ de ce fournisseur si applicable; maximum de 20 caractères alphanumériques.
Mode de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le mode de paiement pour ce fournisseur. Ce mode de paiement sera affiché par défaut lors d'un décaissement et il sera modifiable. Ces choix proviennent de l’option « Codes des descriptions » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système », nom de champ « paymentmode ».
Payable à :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le fournisseur à qui seront payées les factures sélectionnées dans le champ « # Fourn. : ».
Clients :	Sélectionnez le client lié à ce fournisseur. NOTE : Ce champ est principalement utilisé pour le processus des comptes à comptes. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « customer » a été ajoutée dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ».
Transporteur :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un transporteur. Ces choix proviennent de l’option « Transporteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ».
Condition :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la condition d'expédition du transporteur sélectionné dans le champ précédent. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « shippingchargecode » a été ajoutée dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ».
FAB :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la condition de transport négociée avec ce fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « FAB » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
No I.R.S. :	Saisissez le numéro d'identification (Internal Revenue Service) attribué par le Department of the Treasury des États-Unis à toute entreprise américaine; maximum de 20 caractères alphanumériques.
Terme de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le terme de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
Banque : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le compte de Grand Livre « Banque » où seront comptabilisés les paiements faits à ce fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
Compte à payer : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le compte de Grand Livre dans lequel les comptes à payer de ce fournisseur seront comptabilisés. NOTE : Seuls les comptes cochés « Compte à payer » dans l'option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » sont affichés.
Code de taxe : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le code de taxe applicable à ce fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Type de fournisseur :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de ce fournisseur. Ces choix proviennent de l’option « Types de fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « typefourn » a été ajoutée dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ».
Multi compagnies :	Cochez cette case afin que, lors de l’enregistrement de ce fournisseur, cette fiche fournisseur se crée aussi dans les compagnies reliées à la compagnie courante. Les compagnies peuvent être reliées à l’aide de l’option « Gestion des liaisons de compagnies » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système ». NOTE : Si une modification est enregistrée dans la fiche fournisseur originale, ses informations seront aussi mises à jour dans les multicompagnies. Certaines configurations peuvent être activées pour que certaines valeurs ne soient copiées d’une compagnie à une autre.
Actif :	Cochez cette case afin de rendre la fiche fournisseur active. Décochez la case afin de rendre la fiche fournisseur inactive.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Autres informations » permettant d'ajouter une information spécifique pour votre environnement en ajoutant la valeur « btnperso » dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ce bouton.

NOTE : Il est possible de conserver un historique les changements effectués dans la fiche fournisseur en activant la configuration « AuditOnVendors ». Les données seront conservées dans la base de données et pourront être consulter à la demande.

1.1.1 Contacts

Ce bouton vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos contacts.
Veuillez vous référer à la documentation « Gestion des Contacts » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.

1.1.2 Infos supplémentaires

Ce bouton vous permet d'afficher des informations comptables en lien avec votre fournisseur.

Cliquez sur le montant du champ « Âge des comptes » pour afficher le rapport « Âge des comptes (Détaillé) ».

1.1.3 Spécifications

Ce bouton vous permet d'ajouter des spécifications pour votre fournisseur.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « vendors ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.

1.1.4 Comptes achat

Ce bouton vous permet de sélectionner des comptes qui seront suggérés à la création d'une facture de dépenses via l'option « Factures de dépenses » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Achats » pour ce fournisseur.

Cliquez sur le combo du champ « Code GL » afin de sélectionner le compte désiré.
Cochez la case « Défaut » afin que le compte du Grand Livre soit suggéré directement dans le champ « Code GL » dans la facturation.

1.1.5 TEF Canada (Fournisseurs)

Ce bouton vous permet de saisir l'information bancaire du fournisseur afin d'effectuer les paiements par transfert électronique de fonds « TEF ».
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès aux informations bancaires dans les fiches fournisseurs » de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs.

Champ :	Description :
Institution financière : (*)	Sélectionnez l'institution financière à utiliser pour les transferts électroniques de fonds de ce fournisseur.
Transit : (*)	Saisissez le numéro de transit de l'institution financière; 5 caractères numériques obligatoires.
No Compte : (*)	Saisissez le numéro de compte de banque du fournisseur.
Nom du compte :	Saisissez le nom du compte de banque du fournisseur.
Nom de la banque : (*)	Saisissez le nom de la banque du fournisseur.
Adresse :	Saisissez l'adresse de la banque du fournisseur. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie a été cochée.
Ville :	Saisissez la ville de la banque du fournisseur. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie a été cochée.
Pays : (*)	Saisissez le pays de la banque du fournisseur. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie a été cochée.
Province :	Saisissez la province de la banque du fournisseur. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie a été cochée.
Code Postal :	Saisissez le code postal de la banque du fournisseur. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie a été cochée.
Accusé d'envoi :	Sélectionnez le type d'envoi afin de déterminer de quelle façon sera envoyée la confirmation de paiement à votre fournisseur. Lorsque vous cochez « Courriel », un nouveau champ apparaît afin de saisir une ou plusieurs adresses courriel séparées par des points-virgules.
Approuver les renseignements :	Cochez cette case afin d’approuver les renseignements bancaires ajoutés ou modifiés dans la première section de cet écran. NOTE : Seulement certains utilisateurs peuvent approuver les renseignements bancaires. Veuillez vous référer à la configuration « Approbation des renseignements bancaires fournisseurs » du contrôle des comptes à payer ».

(*) Champ obligatoire

NOTE : Vous devez activer la configuration « APPADAllow » afin d'utiliser ce bouton et le processus de transfert électronique de fonds pour les fournisseurs. Par la suite, dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et sélectionnez la banque dans laquelle seront déduits les paiements pour vos fournisseurs et cliquez sur le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » afin d’enregistrer vos informations bancaires.

1.1.6 TEF (International)

Ce bouton vous permet de saisir l'information bancaire relative aux paiements internationaux à effectuer à vos fournisseurs.
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès aux informations bancaires dans les fiches fournisseurs » de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs.

NOTE : Vous devez avoir coché la case « Paiements internationaux » dans la fiche de votre compagnie via l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de Système » afin de pouvoir utiliser ce bouton et le processus de transfert électronique de fonds pour les fournisseurs internationaux. Par la suite, dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et sélectionnez la banque dans laquelle seront déduits les paiements pour vos fournisseurs internationaux. Cochez la case « Paiements internationaux » pour afficher le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) ».

Champ :	Description :
Institution financière : (*)	Sélectionnez l'institution financière à utiliser pour les transferts électroniques de fonds internationaux de ce fournisseur.
Type de compte : (*)	Saisissez le type de compte de banque internationale du fournisseur.
No Compte : (*)	Saisissez le numéro de compte de banque internationale du fournisseur.
Nom du compte :	Saisissez le nom du compte de banque internationale du fournisseur.
Nom de la banque : (*)	Saisissez le nom de la banque internationale du fournisseur.
Adresse :	Saisissez l'adresse de la banque internationale du fournisseur.
Ville :	Saisissez la ville de la banque internationale du fournisseur.
Pays : (*)	Saisissez le pays de la banque internationale du fournisseur.
Province :	Saisissez la province de la banque internationale du fournisseur.
Code Postal :	Saisissez le code postal de la banque internationale du fournisseur.
Accusé d'envoi :	Sélectionnez le type d'envoi afin de déterminer de quelle façon sera envoyée la confirmation de paiement à votre fournisseur. Lorsque vous cochez « Courriel », un nouveau champ apparaît afin de saisir une ou plusieurs adresses courriel séparées par des points-virgules.
Approuver les renseignements :	Cochez cette case afin d’approuver les renseignements bancaires ajoutés ou modifiés dans la première section de cet écran. NOTE : Pour utiliser cette case à cocher, vous devez activer la configuration « VendTEFUSApproved ».

1.1.7 BC info.

Ce bouton vous permet d’afficher le rapport de tous les bons d'achat du fournisseur selon un intervalle de dates.

Il est possible de cliquer sur le numéro d'un bon de commande souligné afin d'afficher le bon d’achat.

1.1.8 Achat pièces

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport des items achetés de ce fournisseur pour l'année en cours.

Afin d'obtenir le rapport pour une année antérieure, il suffit d'entrer l’année désirée dans le champ « Année ».
Sélectionnez « Qté » ou « Montant » afin de visualiser le rapport selon la quantité ou le montant.
Cliquez sur l'icône « Excel » pour obtenir le rapport sous format Excel.

Vous pouvez aussi visualiser le rapport « Item BC » pour un item en cliquant sur le « + » vert situé à gauche des items.

NOTE : Il est possible d'afficher la référence fournisseur de l'item via une nouvelle colonne « Item fournisseur » lorsque la valeur « venditemcode » a été ajoutée dans la configuration « VendorMaintenanceShowFields ».

1.1.9 Item fournisseur

Ce bouton vous permet d'entrer les prix de différents items vendus par le fournisseur, selon une date effective.
Vous pouvez aussi saisir les prix selon un intervalle de quantité.

Champ :	Description :
Code item : (*)	Sélectionnez un item.
Nom :	Saisissez le type de compte de banque internationale du fournisseur.
UDM : (*)	Affiche l’unité de mesure de l’item. Cliquez sur la liste déroulante pour la modifier.
Effec. date : (*)	Saisissez le nom de la banque internationale du fournisseur.
Item fournisseur : (*)	Saisissez la description de l’item sous lequel le fournisseur vend cet item.
Description fournisseur :	Saisissez le code d’item sous lequel le fournisseur vend cet item. NOTE : Ce code sera probablement différent dans son système.
Prix :	Saisissez le prix de l’item fournisseur.
Devise :	Saisissez la devise de l’item fournisseur.
Rang : (*)	Saisissez une valeur pour le rang. NOTE : Le fournisseur du rang le plus petit s’affichera en premier dans les suggestions d’achat.
Temps d'obtention :	Saisissez le temps d'obtention de l'item pour le fournisseur. NOTE : Le délai d'obtention doit inclure les jours ouvrables.

(*) Champ obligatoire

Cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne ou le « X » rouge pour l’effacer. Cliquez sur la poubelle pour supprimer une ligne.

NOTE : Il est possible d'associer plusieurs fois le même fournisseur pour un item en activant la configuration « Itemvendmultiuom ».

Le bouton « Prix » vous permet de gérer le changement de prix selon une date effective et voir l'historique du prix d'un item pour le fournisseur.
Saisissez la date à laquelle le nouveau prix doit entrer en vigueur et entrez le prix selon la devise du fournisseur.
Cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne ou le « X » rouge pour l'effacer.

Le bouton « Intervalle » vous permet de gérer le prix selon un ou des intervalles précis.
Saisissez l'intervalle de quantité ainsi que le prix ou le pourcentage d'escompte à appliquer.

1.1.10 Factures info.

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport « Historique des factures d'achat (Détaillé) » pour le fournisseur.

Il est possible de cliquer sur le numéro d'une facture soulignée afin d'afficher la facture.

1.1.11 Produits facturés

Ce bouton vous permet de générer le rapport des produits facturés par le fournisseur pour l'année en cours.

Afin d'obtenir le rapport pour une année antérieure, il suffit d'entrer l’année désirée dans le champ « Année ».

Sélectionnez « Qté » ou « Montant » afin de visualiser le rapport selon la quantité ou le montant.

Cliquez sur l'icône « Excel » pour obtenir le rapport sous format Excel.

Vous pouvez aussi visualiser le rapport « Produits facturés » pour un item en cliquant sur le « + » vert situé à gauche des items.

1.1.12 Documents

Ce bouton vous permet de relier ou de supprimer des documents à la fiche d'un fournisseur.
Veuillez vous référer à la documentation « Aide Générale » pour plus d'informations sur les types de documents autorisés.

1.1.13 Notes

Ce bouton vous permet d'ajouter des notes pour quelles soit affichées soit en mode « Pop-up » ou sur certaines impressions lors de la sélection du fournisseur.
Ces dernières seront affichées en « Pop‑up » lors de la création ou de la modification des différentes options.

Champ :	Description :
Description :	Saisissez le titre de la note.
Note :	Saisissez la description de la note.
Section « Pop-up » :	Cette section permet de cocher les différentes possibilités pour afficher la note en mode « Pop-up ».
Soumissions :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les soumissions d'achat.
Bons d'achat :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les bons d'achat.
Réception d'achat :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les réceptions d'achat.
Factures de dépenses :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les factures de dépenses.
Factures d'achat :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les factures d'achat.
Décaissements :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du fournisseur dans les décaissements.
Section « Imprimable » :	Cette section permet de cocher les différentes possibilités où imprimer la note.
Soumissions :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les soumissions d'achat de ce fournisseur.
Bons d'achat :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les bons d'achat de ce fournisseur.

NOTE : Il est possible pour une note d'être à la fois une note pop-up et une note imprimable.

Cliquez sur le crochet vert afin d'ajouter la note pour ce fournisseur.
Lorsqu'une note sera ajoutée, le détail de celle-ci sera affiché dans le bas de l'écran.

1.1.14 Âge des comptes

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport d’âge des comptes du fournisseur en date du jour.
Selon vos autorisations, il se peut que vous n’ayez pas accès à ce bouton.

1.1.15 Décaissements

Ce bouton vous permet d’obtenir l’historique des chèques émis à ce fournisseur selon l’intervalle de dates sélectionné.

1.1.16 Historique fournisseur

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport d’historique des transactions reliées à ce fournisseur.

1.1.17 Comparatif Annuel

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport comparatif annuel pour ce fournisseur pour l’année en cours avec les deux années précédentes.

NOTE : Il est possible d'exclure les factures payée d'avance provenant des comptes à payer en activant la configuration « ExcludeCashAdvanceAPInvoices ». Le rapport « Historique des fournisseurs » sera également impacté par cette configuration.

1.2 Consultation des fournisseurs

Cette option vous permet de consulter les fournisseurs, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

1.3 Termes de paiement

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos termes de paiement.

Saisissez un code, une description et complétez tous les champs selon le terme de paiement désiré.
Veuillez vous référer à la documentation « Termes de paiement » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations sur les termes de paiement.

1.4 Termes de paiement globaux

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos termes de paiement globaux, c’est-à-dire disponibles dans toutes les compagnies de votre base de données.

1.5 Contrôle des chèques imprimés

Cette option vous permet d’imprimer des chèques non imprimés ou de réimprimer des chèques déjà imprimés.

Champ :	Description :
Compte Banque :	Affiche le compte sélectionné dans le champ « Banque par défaut » de l'option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». Modifiez le au besoin.
# Chèque :	Vous permet d'entrer le numéro du chèque désiré ou cliquez sur le combo pour sélectionner le numéro de chèque à imprimer ou à réimprimer.

1.6 Contrôle des comptes à payer

Cette option vous permet de définir les paramètres à utiliser par défaut pour les comptes à payer.

Champ :	Description :
Section « Défaut »	Cette section vous permet de définir par défaut certains paramètres concernant les comptes à recevoir.
Banque par défaut :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui correspond à la banque à utiliser par défaut dans les comptes à payer.
Compte à payer :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui sera suggéré par défaut dans les transactions du module « Comptes à payer ». Seuls les comptes cochés « Compte à payer » seront affichés.
Dans la facture, faire l’écriture de l’escompte sur la ligne :	Cochez cette case si vous désirez que l’écriture comptable de l’escompte se retrouve sur une ligne distincte lorsque vous faites une facture.
Compte escompte :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui servira à comptabiliser les escomptes sur les achats. NOTE : La catégorie de Grand Livre de ce compte doit être « Dépense ».
Projet escompte :	Ce champ est affiché si vous avez sélectionné un compte de Grand Livre géré « Par projet » dans le champ précédent. Vous devez cliquer sur le combo afin de sélectionner un numéro de projet qui sera suggéré par défaut via l'option « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ». NOTE : Selon la configuration « projectmandatory », ce champ peut être obligatoire.
Transport :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui servira à comptabiliser les frais de transport sur les achats.
Taxe :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de taxes qui doit être suggéré par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur.
Terme de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le terme de paiement qui doit être suggéré par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur.
Langue :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la langue qui doit être suggérée par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur.
Devise :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la devise qui doit être suggérée par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur.
Type de fournisseur : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de fournisseur qui doit être suggéré par défaut lors de la création d'un nouveau fournisseur.
Dernier numéro de bon d'achat :	Affiche le dernier numéro de bon d'achat utilisé.
Année courante :	Affiche l’année en cours.
Période courante :	Affiche la période comptable en cours.
Utilisation des réquisitions d'achat :	Cochez « Oui » pour donner accès aux cases à cocher « Requérant de réquisitions d'achat » et « Approbateur de réquisitions d'achat » dans le bouton « Plus d'informations » des fiches employées.
Section « Gestion des payés d'avance »	Cette section vous permet vos paramètres pour la gestion des payés d'avance.
Payé d'avance :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui servira à comptabiliser les payés d’avance pour les comptes à payer. NOTE : Il est possible de sélectionner plus d'un compte de Grand Livre pour comptabiliser les payés d'avance en activant la configuration « MultiGlCashAdvance ».
Payé d'avance (Autres) :	Sélectionnez d'autres compte de Grand Livre qui peut servir à la comptabilisation des payés d'avance. Ceux-ci seront proposés sur les lignes de détail supplémentaire lors de l'ajout d'un paiement de type payé d'avance.
Comptes de GL pour les factures d'ajustement :	Ce champ vous permet de déterminer si vous désirez utiliser le compte de Grand Livre saisi dans le champ « Compte à payer », c'est-à-dire le deuxième champ du contrôle des comptes à payer, ou le compte saisie dans le champ « Payé d'avance » précédent lors de la création des payés d'avance. Cochez « Compte à payer » si vous désirez utiliser le compte saisi dans le champ « Compte à payer ». NOTE : En cochant « Compte à payer », la transaction du payé d'avance sera affectée dans le compte de Grand Livre, comme les factures aux crédits. Ainsi, dans l'âge des comptes à payer, les payés d'avance sera inclus dans l'âge des comptes des factures du fournisseur. Cochez « Payé d'avance » si vous désirez utiliser NOTE : En cochant « Payé d'avance », la transaction du payé d'avance sera affectée dans le compte de payé d'avance spécifique. Ainsi, dans l'âge des comptes à payer, les payés d'avance sera exclue de l'âge des comptes des factures du fournisseur et seront disponibles via une nouvelle page d'âge des comptes pour afficher le détail des payés d'avance reçus.
Section « Transfert électronique de fonds »	Cette section vous permet de définir vos paramètres pour les transferts électroniques de fonds.
Nombre requis d'approbation TEF :	Saisissez le nombre d'approbations nécessaires pour permettre le transfert d'un transfert électronique de fonds à la banque. NOTE : Il est possible de saisir la valeur zéro pour ne pas utiliser de notion d'approbation dans la gestion des transferts électroniques de fonds.
Approbateurs par défaut :	Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs qui pourront approuver les transferts électroniques de fonds.
Envoyer accusé de réception de paiement TEF avec courriel de l'utilisateur :	Cochez cette case si vous désirez envoyer la confirmation de paiement des transferts électroniques de fonds avec le courriel de l'utilisateur. Décochez la si vous ne désirez pas envoyer la confirmation et ainsi, le système affichera un champ supplémentaire où vous serez en mesure de saisir l'adresse courriel de la personne responsable des paiements de transferts électroniques de fonds fournisseurs.
Activation des approbations des renseignements TEF Fournisseur :	Cochez cette case afin d'activer la notion d'approbation des renseignements de transferts électroniques de fonds des fournisseurs. Veuillez vous référer au point 1.1.5 du présent document.
Section « Afficher le bouton « Calculer »	Cette section vous permet d’activer le bouton « Calculer » dans certai.
Actif :	Vous permet d’activer ou non le bouton « Calculer ». Cochez « Oui » si vous désirez afficher le bouton « Calculer » dans les options « Décaissements », « Paiements en lot » et « Paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) ». Ceci améliore la vitesse de votre système en effectuant le calcul en une seule opération. Cochez « Non » pour que le système calcule automatiquement les totaux dans les écrans de paiements.
Section « Défaut factures d'ajustement »	Cette section vous permet de définir le taux de taxes à utiliser pour les factures d’ajustement.
Taux des taxes des facture d’ajustement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de taxe à utiliser pour les factures d'ajustement via l’option « Ajustements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
Section « Facture d'achat »	Cette section vous permet d’activer ou non un message d’avertissement dans les factures d’achat.
Demander ajout dans « Comptes achat » du fournisseur :	Cochez « Oui » si vous désirez que le système affiche un message lors de la création d’une facture d’achat, si les comptes d'achat sélectionnés n’y sont pas déjà affichés. Ce message vous demandera si les comptes sélectionnés dans la facture d'achat doivent être ajoutés dans le bouton « Comptes achat » du fournisseur. NOTE : Lorsque vous cochez « Oui », vous devez sélectionner les utilisateurs autorisés à voir et répondre à cette question dans l’option « Accès aux utilisateurs » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système ».
Section « T5018 »	Cette section vous permet de définir les paramètres pour la déclaration T5018. Veuillez vous référer à la documentation « Déclaration T5018 » du module « Comptes à payer » au besoin.
De la date :	Sélectionnez la date du début de l’année fiscale de l’entreprise.
À la date :	Sélectionnez la date de fin de l’année fiscale de l’entreprise.
Montant minimum :	Saisissez le montant minimum du gouvernement pour la préparation du relevé T5018. Présentement ce montant est de 500.00 $. NOTE : Vérifiez chaque année le montant minimum du gouvernement via leur site web.
Comptes du GL :	Sélectionnez le ou les comptes de Grand Livre à utiliser afin de payer les sous-traitants. Lors d’un ajout d’une facture à un fournisseur de type sous-traitant, utilisant un compte de Grand Livre relié dans ce champ, le système accumulera le total de toutes ses factures. Seulement lorsque ce total sera égal ou supérieur à la valeur indiquée au champ « Montant minimum », il sera possible de générer une déclaration.

Cliquez sur « Enregistrer ».

1.7 FAB

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour les conditions de transport négociées avec vos fournisseurs.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.8 Types de fournisseurs

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour les types de fournisseurs.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Il est possible de gérer les types de fournisseurs par utilisateurs en activant la configuration « UserAccessSupplierType ». Par la suite, seuls les utilisateurs autorisés à l'accès utilisateurs « Accès au bouton "Utilisateurs autorisés" dans les types de fournisseurs » de la catégorie « Module Comptes à payer » pourront attribuer les utilisateurs autorisés de chacun des types de fournisseurs via le bouton « Utilisateurs autorisés ».

1.9 État de facture

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour les états de facture.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

2. Transactions

2.1 Factures d’achat

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos factures d’achat.

NOTE : Si la facture d’achat provient de la facturation d’un bon d’achat, d’une réception ou d’un transport, certains champs seront déjà complétés.

Champ :	Description :
Section « Entête »	Cette section vous permet de configurer l'entête de la facture d'achat.
Fournisseur : (*)	Cliquez sur le combo afin de sélectionner un fournisseur.
Adresse :	Affiche l'adresse du fournisseur précédemment sélectionné dans le champ « Fournisseur ».
# Fact. : (*)	Vous permet d’inscrire le numéro de la facture d'achat.
Date : (*)	Affiche la date du jour. Afin de modifier, cliquez sur le calendrier et sélectionnez une autre date.
Date due : (*)	Affiche la date due, selon le délai net du terme de paiement.
Période GL : (*)	Affiche la période du Grand Livre reliée au champ « Date ».
Note :	Affiche la remarque du bon d’achat. Ce champ est modifiable; maximum de 50 caractères alphanumériques.
Commentaire :	Vous permet de saisir un commentaire sur la facture d'achat.
Note interne :	Vous permet de saisir une note interne pour la facture d'achat. NOTE : Cette note ne sera pas affichée sur l'impression de la facture d'achat.
Payable à : (*)	Ce champ affiche le fournisseur relié au champ « Payable à » de la fiche du fournisseur sélectionné dans le champ précédent. Lorsqu’aucun fournisseur n’a été relié au champ « Payable à » de la fiche du fournisseur, ce champ affiche le fournisseur précédemment sélectionné dans la facture d'achat.
Adresse :	Affiche l'adresse du fournisseur précédemment sélectionné dans le champ « Payable à ».
Terme de paiement :	Affiche le terme de paiement relié au champ « Terme de paiement » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionner un autre terme de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
N° BC :	Affiche le numéro de bon d’achat, s’il y a lieu.
Compte à payer : (*)	Affiche le compte de Grand Livre dans lequel sera comptabilisée la facture d’achat. Ce compte provient du compte associé au champ « Compte à payer » de l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
Contact :	Affiche le nom du contact en rang « 1 » des « Ventes » du bouton « Contacts » de la fiche fournisseur. Si aucun contact n'est assigné au champ « Ventes », ce champ affiche le contact entré dans le champ « Contact » de la fiche fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur le combo et cochez le contact à associer à la facture d'achat.
Acheteur :	Affiche l’acheteur relié à la fiche du fournisseur. Si aucun acheteur n'est relié, utilisez le menu déroulant pour sélectionner un acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Acheteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ».
Entrepôt :	Affiche l'entrepôt relié à l'acheteur sélectionné dans le champ « Acheteur ». Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Ces choix proviennent de l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Devise : (*)	Affiche la devise du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez une autre devise. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Il est possible de verrouiller le changement de la devise en activant la configuration « freezecurrency ».
Taux de change :	Affiche le taux de change de la conversion entre la devise sélectionnée dans le champ « Devise » et celle utilisée par votre compagnie. Votre devise a été sélectionnée lors de la création de votre compagnie dans le champ « Devise » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Vous devez tenir à jour les taux de change dans l’option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Le taux de change utilisé sera celui en vigueur à la date de la facture d'achat.
Taxe : (*)	Affiche le type de taxe du fournisseur. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et choisissez un autre type de taxe. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Sous total :	Affiche le sous-total au fur et à mesure de l'ajout et/ou de suppression d’items.
Escompte :	Affiche le montant d'escompte selon le terme de paiement de la facture. NOTE : Ce champ est seulement affichée lorsque la configuration « useescamountbydefault » est active. Ce montant est seulement à titre informatif et n'est pas déduit du prix de la facturation. Attention, avec cette configuration, dans le décaissement de cette facture, le champ « Esc. » affichera toujours ce montant. Ainsi, l'escompte disponible à être déduit ne sera pas mis à jour selon la date de l'encaissement.
+ Transport :	Saisissez le montant de transport à ajouter à cette facture. Ce montant sera comptabilisé dans le compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « Transport » de l'option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».
Montant sans taxes :	Affiche le montant avant les taxes, incluant le transport.
Nouveaux champs selon le type de taxe sélectionné :	Ces champs affichent les types de taxe « 1 » et « 2 » selon la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe » et les taux seront affichés selon la date de la facture.
Total :	Affiche le total du bon d'achat.
Section « Détails »	Cette section vous permet d'ajouter un détail dans la facture d'achat.
Item :	Saisissez un code d’item ou cliquez sur le combo afin d’afficher la liste complète des items et de sélectionner l’item désiré.
Entrepôt :	Affiche l'entrepôt sélectionné dans l’en-tête. Lorsqu’un item sera sélectionné dans le champ « Code item », ce champ affichera l’entrepôt relié à la fiche de l’item. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Les entrepôts disponibles seront les entrepôts actifs reliés au bouton « Item entrepôt » de l'item. NOTE : Il est possible d'afficher tous les entrepôts actifs de la compagnie courante en activant la configuration « POLineAllSiteAllowed ».
Compte du GL : (*)	Affiche le compte de Grand Livre reliée au champ « GL Achats » de la catégorie de produit de l'item sélectionné. Les catégories proviennent de l’option « Catégories de produits » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Afin de modifier, cliquez sur le combo et sélectionnez un autre compte de Grand Livre dans lequel vous devez comptabiliser l’achat de l’item. Ces choix proviennent de l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». NOTE : En cliquant sur l’icône de la note à droite de ce champ, il est possible de modifier la description de ce compte de Grand Livre via un nouveau champ, seulement pour cette facture d’achat.
Projet GL :	Ce champ est affiché si le compte de Grand Livre est géré « Par projet ». Cliquez sur le combo afin d’afficher la liste de projets et de sélectionner le projet désiré. NOTE : Il est possible de rendre ce champ obligatoire en activant la configuration « projectmandatory ».
Taxable :	Cochez cette case si votre item doit être taxable. Décochez-la si votre item ne doit pas être taxable. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque votre compagnie permet les produits non taxables.
Description :	Affiche la description de l'item sélectionné dans le champ « Code item », ainsi que la note du champ « Note d'achat » du bouton « Notes » de la fiche d’item, s’il y a lieu. Ce champ vous permet aussi d'ajouter de l'information; maximum de 1000 caractères alphanumériques. NOTE : Cette description est imprimée sur la facture d’achat.
Quantité : (*)	Vous permet d’inscrire la quantité de l’item à facturer; maximum de 10 nombres entiers. L'unité de mesure de l'item sera affichée dans le champ à droite de ce champ.
Facteur : (*)	Affiche la valeur de la conversion à partir de l’unité de mesure du champ « Quantité » à l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ». Cette valeur est modifiable. NOTE : Il est possible de verrouiller ce facteur afin d'éviter qu'il se recalcule automatiquement lorsque vous modifiez la « Quantité » ou la « Qté fournisseur » en activant la configuration « PoLockUomFactor ».
Qté fournisseur : (*)	Ce champ affiche la quantité fournisseur, basée sur la conversion du champ « Quantité » multiplié par le champ « Facteur ». NOTE : Il est possible de modifier la quantité fournisseur lorsque la facture provient d’une facturation d’une réception d'achat en activant la configuration « AllowChangeSupplierQtyAPInvReceipt ».
Prix : (*)	Affiche le prix unitaire de l’item. NOTE : Le système vérifie d’abord s’il y a un item fournisseur créé pour l’item ou le fournisseur. Si oui, le prix de l’item fournisseur sera utilisé par le système. Si non, le système utilisera la liste de prix, si celle-ci existe. Si aucune liste de prix n’est créée, le système utilisera le prix de la fiche d’item.
Montant :	Affiche la valeur du champ « Qté fournisseur » multiplié par le champ « Prix ».
Escompte :	Saissisez le montant d'escompte à appliquer à l'item, au besoin. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ».
Montant taxes incluses :	Affiche la valeur totale de l’item incluant le montant avant taxes et le montant des taxes calculées, en considérant le type de taxe sélectionné dans le champ « Taxe » de l’en-tête.
	Cliquez sur le crochet vert pour enregistrer ou sur le « X » rouge pour effacer la ligne.
Section « Lignes de détails »	Cette section vous affiche les lignes de détail de la facture d'achat.
	Cliquez sur cette icône afin de modifier la ligne d'un item. NOTE : Il est possible de modifier un item en cliquant directement sur la ligne de celui-ci en activant la configuration « ClickRowUpdateLine ».
	Cliquez sur cette icône afin de modifier la position de l’item.
# Réc. :	Affiche le numéro de réception du bon d’achat si la facture d’achat provient d’un bon d’achat réceptionné.
Item :	Affiche le code de l’item.
No. Réf. Fourn. :	Affiche la référence de l'item fournisseur pour l’item, s'il y a lieu. NOTE : Cette colonne est seulement affichée lorsque la valeur « venditemcode » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ».
Description :	Affiche la description de l’item.
Code GL :	Affiche le code de Grand Livre dans lequel sera comptabilisée la facturation de cet item.
Projet GL :	Affiche le numéro de projet du GL dans lequel sera comptabilisée la facturation de cet item, s’il y a lieu.
De UDM :	Affiche l’unité de mesure du champ « Qté ».
À UDM :	Affiche l’unité de mesure du champ « Qté fournisseur ».
Qté :	Affiche la quantité facturée de cet item.
Qté fourn. :	Affiche la quantité fournisseur facturée de cet item.
Prix :	Affiche le prix unitaire de l’item.
Escompte :	Affiche l'escompte appliqué sur l’item. NOTE : Ce champ ou ces champs sont seulement affichés lorsque soit la valeur « 1 » ou « 2 » a été ajoutée dans la configuration « PoAddDiscount ».
Total :	Affiche le prix total pour cet item sur la facture d’achat.
	Cliquez sur la poubelle afin de supprimer cet item.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Lorsqu'une facture est enregistrée, il est possible de la rouvrir et de tenir les touches « Ctrl » + « G » enfoncées sur le clavier en cliquant dans la facture afin d'afficher l'écriture comptable de celle-ci.

L'icône du plus vert vous permet d'afficher les boutons « Item », « Item fournisseur », « Cédule de pièces », « Inventaire », « Transactions », « Historique d'achats » afin d'ouvrir rapidement un raccourci du bouton sélectionné pour l'item sélectionné à l'ajout dans la soumission.

Le bouton « Spécifications » vous permet d'ajouter des spécifications pour votre soumission d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « apheader ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.

Le bouton « Copier facture » vous permet de copier la facture d'achat.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btncopy » a été ajoutée dans la configuration « NewApInvShowFields ».

Le bouton « Projets » vous permet de visualiser la distribution comptable par projet de la facture d'achat en détail.

Le bouton « Paiement » vous permet d’accéder à l’option « Décaissement » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
NOTE : Ce bouton est seulement accessible à la création d’une facture d’achat. Veuillez vous référer au point 2.4 du présent document.

Le bouton « Document » vous permet d’associer un document à la facture d’achat.

Le bouton « Distribuer aux payeurs » vous permet de répartir le montant dû ou celui à payer, à un ou plusieurs clients ou fournisseurs, selon le compte de Grand Livre désiré.
NOTE : Veuillez vous référer au point 2.9 du présent document.

Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer et fermer la facture d’achat.
NOTE : Il est possible de distribuer une facture négative sur une facture positive en activant la configuration « neginvoicedistrib ». Ainsi, lors de l'enregistrement d'une facture négative, une validation vous demandera si vous désirez distribuer celle-ci. En cliquant sur le bouton « OK », un nouvel écran vous permettra de distribuer la facture saisie sur une ou plusieurs autres factures positives de ce fournisseur. Cochez l'une ou plusieurs factures auxquelles distribuer la facture négative et confirmez le montant de la distribution, puis cliquez sur « Fermer ». En cliquant sur « Fermer », un décaissement à zéro sera généré automatiquement afin d'appliquer les factures l'une contre l'autre et de balancer ses factures.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer la facture d’achat, sans enregistrer aucune modification.

Le bouton « Distribuer » sur une ligne de détail vous permet de réquisitionner l’item sur une commande de vente ou sur un bon de travail.
NOTE : Ce bouton est affiché lorsque la configuration « apdetaildistr » est active et si l'item n'a pas été réceptionné au préalable. En cliquant sur ce bouton, un nouvel écran s’ouvrira afin de vous afficher la liste des bons de travail et des commandes de ventes possèdent un lien avec cet item. En sélectionnant soit une commande de vente ou un bon de travail, le système ouvrira le détail de ce dernier, vous permettant de réquisitionner l'item en cliquant sur l'icône de modification de l'item afin de réquisitionner la quantité automatiquement. De plus, il est possible d'afficher une colonne « Expédier à » dans ce bouton affichant l'adresse par défaut de l’expédier, s’il y a lieu, en activant la configuration « showshiptoaddressinvoicepo ».

2.2 Paiements en lot

Cette option vous permet de générer une série de paiements pour payer les factures fournisseurs.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations sur les paiements en lot.
NOTE : Si un utilisateur entre des factures au même moment que vous créez un paiement en lot, un pop-up vous sera affiché et puis, vous devrez débloquer ses factures via l'option « Débloquer factures (TEF/Paiements en lot) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer au point 4.12 du présent document.

2.3 Paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet de générer les paiements des factures d'achat pour lesquelles le fournisseur sélectionné utilise les transferts électroniques de fonds.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations sur les paiements préautorisés.

2.4 Décaissements

Cette option vous permet de générer vos décaissements un paiement à la fois.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations sur les décaissements.

2.5 Comptes à comptes

Un compte à compte vous permet d’appliquer une ou plusieurs factures d’un compte à payer à un compte à recevoir, afin de créer soit un encaissement ou un décaissement selon si la balance est à recevoir ou à payer.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Processus des comptes à comptes » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations sur les décaissements.

2.6 Impression de chèques

Cette option vous permet d’imprimer un ou plusieurs chèques.

Sélectionnez un compte de banque, un intervalle de numéro de chèque et cliquez sur « Imprimer ».

2.7 Impression préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet d’imprimer le détail d’un ou de plusieurs décaissements.

Sélectionnez un compte de banque, un intervalle de date ou un intervalle de numéro de paiement préautorisé et cliquez sur « Imprimer ».

2.8 Ajustements

Cette option vous permet d'ajuster en plus ou en moins le compte d'un fournisseur, seulement si la période est toujours ouverte. 

Sélectionnez un fournisseur et une date.
Sur la ligne de détails, sélectionnez un compte de Grand Livre, un projet si applicable et un montant.
Cliquez sur le crochet vert pour confirmer et sur le bouton « Enregistrer » pour créer l'ajustement.

2.9 Distribuer aux payeurs

Cette option vous permet de répartir le montant dû ou celui à payer, à un ou plusieurs clients ou fournisseurs, selon le compte de Grand Livre désiré.

Sélectionnez le fournisseur dans le champ « Fournisseur » auquel vous désirez déplacer les sous, puis sélectionnez le compte de Grand Livre dans lequel vous désirez effectuer la transaction.

Puis sélectionnez soit un fournisseur ou un client dans le champ « Fournisseur » ou « Clients » et saisissez une note, ainsi qu'un montant pour la transaction, puis cliquez sur le crochet vert.

Lorsque vous cliquerez sur « Distribuer », un ajustement sera créé dans chacun des comptes.

Un ajustement négatif sera créé dans le compte source pour retirer le montant de la transaction. Un ajustement positif sera créé dans le compte destinataire pour ajouter le montant de la transaction.

2.10 Consultation des factures d’achat et des dépenses

Cette option vous permet de consulter les factures d’achat et de dépenses, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

2.11 Consultation des décaissements

Cette option vous permet de consulter les décaissements, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

2.12 Fin de mois

Cette option vous permet de procéder à la fin de mois pour les comptes à payer.
Selon les configurations de votre système, cette option peut être désactivée.

Afin de procéder à la fin de mois, cliquez sur « Procéder ».

3. Rapports

3.1 Journal des achats

Cette option vous permet d’imprimer le journal des achats selon soit un intervalle de dates, de périodes ou de dates de saisie. Vous pouvez spécifier le ou les fournisseurs et numéros de transaction désirés. Vous pouvez également préciser la devise, l’ordre d’affichage, le code d’utilisateur et/ou les taxes désirées. Il est aussi possible d'afficher la distribution comptable sur le rapport et obtenir le rapport sous format Excel.

3.2 Journal des achats par item

Cette option vous permet d’imprimer le journal des achats par item selon soit un intervalle de périodes ou de dates. Vous pouvez spécifier l’intervalle de fournisseurs et d’items désiré et préciser la devise. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.3 Journal des achats par compte GL

Cette option vous permet d’imprimer le journal des achats par compte de Grand Livre selon soit un intervalle de dates, de périodes ou de dates de saisie. Vous pouvez spécifier l’intervalle de comptes de Grand Livre, de fournisseurs, d’items, de bons de commande et/ou de factures. Vous pouvez aussi préciser la province désirée et obtenir le rapport sous format Excel.

3.4 Journal des décaissements

Cette option vous permet d’imprimer le journal des décaissements selon un intervalle de dates, de périodes ou de méthodes de paiement. Vous pouvez spécifier l’intervalle de fournisseurs désirés et la devise. Vous pouvez également déterminer si vous désirez afficher sur le rapport les décaissements avec ou sans fournisseur, les paiements détaillés, la distribution comptable, les paiements effectués par banque de Grand Livre et/ou les préautorisés seulement. De plus, vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.5 Liste des fournisseurs

Cette option vous permet d’imprimer la liste des fournisseurs en version sommaire ou en version détaillée. Vous pouvez également déterminer le tri du rapport, préciser les statuts de fournisseurs désirés sur le rapport et obtenir le rapport sous format Excel.

3.6 Âge des comptes

Cette option vous permet d’imprimer l’âge des comptes de vos fournisseurs.

Champ :	Description :
En date du / Période :	Sélectionnez soit une date précise ou une période de Grand Livre afin d'imprimer l'âge des comptes des fournisseurs.
Nom du fournisseur :	Sélectionnez un fournisseur afin d'imprimer seulement l'âge de compte de ce fournisseur, au besoin.
Compte à payer :	Sélectionnez un compte à payer afin d'imprimer seulement l'âge des comptes pour les factures comptabiliser à ce compte à payer, au besoin.
Devise :	Sélectionnez une devise afin d'imprimer seulement l'âge des comptes pour cette devise, au besoin.
# Projet :	Sélectionnez un projet afin d'imprimer seulement les factures d'achat reliés à ce projet, au besoin. NOTE : Ce filtre est seulement affiché lorsque la valeur « projectno » a été ajoutée dans la configuration « ApAgingShowFields ».
Trié par :	Sélectionnez soit le filtre à appliquer afin d'imprimer l'âge des comptes des fournisseurs soit par code ou par nom des fournisseurs.
Ancienneté :	Spécifiez l'ancienneté désirée pour les colonnes de l'âge des comptes. NOTE : Il est possible de modifier le format des colonnes en modifiant les valeurs saisies dans la configuration « APagingInvoicesInterval ». Par défaut, l'ancienneté est de « 30 », « 60 » et « 90 ».
Seulement les factures dues :	Cochez cette case afin d'afficher seulement les factures dues des fournisseurs dans l'impression de l'âge des comptes.
Ancienneté selon la date due :	Cochez cette case afin d'afficher l'ancienneté des factures des fournisseurs selon leur date due dans l'impression de l'âge des comptes.
Sommaire / Détail :	Sélectionnez si vous désirez imprimer de l'âge des comptes en version sommaire ou détaillée. En version sommaire, l'âge des comptes affichera le solde total des fournisseurs. En version détaillée, l'âge des comptes affichera le détail des factures pour chacun des fournisseurs.
Sortie Excel :	Cochez cette case si vous désirez obtenir le rapport sous format Excel.

3.7 Historique des fournisseurs

Cette option vous permet d’imprimer l’historique d’un ou tous vos fournisseurs selon un intervalle de dates ou de numéros de facture. Vous pouvez également sélectionner un fournisseur et/ou le numéro de commande désiré. Vous pouvez obtenir le rapport sous format Excel.

Colonnes :	Description :
Code client :	Affiche le code du fournisseur.
Client :	Affiche le nom du fournisseur.
# Tél. :	Affiche le numéro de téléphone du fournisseur.
Jours :	Affiche le nombre de jours entre la date de la facture et la date de fin de sortie du rapport.
Date fact. :	Affiche la date de la facture.
Dev. :	Affiche la devise de la facture.
# Fact :	Affiche le numéro de la facture.
No BC :	Affiche le bon d'achat de la facture, s'il y a lieu.
# Trans. :	Affiche le numéro de transaction de la facture. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau sous format Excel.
Montant :	Affiche le montant total de la facture.
Date :	Affiche la date du paiement, s'il y a lieu.
Jours :	Affiche le nombre de jours entre la date de la facture et la date du paiement.
Banque :	Affiche le compte de Grand Livre dans lequel le paiement a été reçu, s'il y a lieu.
Chèque :	Affiche la référence du paiement, s'il y a lieu. NOTE : Si plusieurs paiements ont été reçus pour une même facture, celle-ci sera affichée sur plusieurs lignes.
Paiement :	Affiche le montant du paiement saisi dans le décaissement.
Esc. :	Affiche le montant d'escompte saisi dans le paiement.
Solde :	Affiche la différence entre le montant de la facture et le montant payé.
Total :	Affiche le solde du compte fournisseur des factures impayés.
Commentaire :	Affiche le commentaire saisi dans la facture d'achat, s'il y a lieu.
Total :	Affiche le total des factures, des paiements, des escomptes, du solde et du total du fournisseur. NOTE : Le total du solde et du total ne sont pas affichés dans le tableau sous format Excel.

3.8 Historique des factures d’achat

Cette option vous permet d’imprimer l’historique des factures d’achat pour un fournisseur selon soit un intervalle de dates, de factures ou de numéros de réception. Vous pouvez spécifier la devise et le type de fournisseur désiré et spécifier le type de tri du rapport. Vous pouvez aussi choisir l’affichage du rapport en cochant soit « Sommaire » ou « Distribution comptable ». Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.9 Historique des chèques

Cette option vous permet d’imprimer l’historique des chèques pour un intervalle de fournisseurs selon soit un intervalle de dates, de numéros de chèques ou de numéros de transferts électroniques de fonds . Vous devez choisir la banque concernée et le type de tri du rapport. Vous pouvez spécifier la devise et choisir l’affichage du rapport en cochant « Distribution comptable », « Afficher seulement les chèques annulés » ou « Afficher seulement les chèques manuels ».

3.10 Accusé d’envoi pour paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet d’imprimer les transferts électroniques de fonds créés pour les fournisseurs et d'envoyer par courriel les confirmations de paiements. Cliquez sur le combo « No de paiement » et sélectionnez le numéro de paiement désiré. Choisissez le type d'accusé d'envoi à l'aide de la liste déroulante. Vous obtenez la liste des fournisseurs inclus dans le paiement dans la section du bas. Vous pouvez soit cliquer sur « Envoyer courriel » ou « Imprimer » pour lancer l'envoi de courriel ou imprimer l'accusé d'envoi à poster au fournisseur.

3.11 Fournisseurs créés

Cette option vous permet d’imprimer la liste des fournisseurs créés selon un intervalle de dates spécifique. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.12 Liste des recommandations de paiements

Cette option vous permet d’imprimer la liste des recommandations de paiements de factures selon une date d’échéance, un fournisseur, une banque et/ou un mode de paiement. Si aucun critère n’est inscrit dans les paramètres, le rapport affichera toutes les factures du système selon ce que vous avez coché entre « Toutes factures », « Factures dues » ou « Factures avec escompte seulement ». Vous pouvez aussi choisir le tri du rapport et obtenir le rapport sous format Excel.
NOTE : La colonne « Jour Esc. » permet d’afficher le nombre de jours restant pour bénéficier de l'escompte du terme de paiement dans l’impression de la liste de recommandation de paiements.

3.13 Historiques de distribution de coûts

Cette option vous permet d’imprimer la liste des distributions de coût effectuée dans le système selon un intervalle de période désirée pour un ou tous les comptes de Grand Livre, sous format Excel.

4. Utilitaires

4.1 Factures retenues

Cette option vous permet de libérer ou de retenir des factures à payer.

Cliquez sur le bouton « Rechercher » afin d'afficher la liste des factures selon les critères sélectionnés dans l’en-tête.
Par défaut, le critère d’état de facture est « Retenu ».

Champ :	Description :
# Fournisseur :	Vous permet de sélectionner un fournisseur pour rechercher que les factures retenues de ce fournisseur.
Date de la facture :	Vous permet de rechercher un intervalle de date de facture.
État de facture :	Vous permet de rechercher le statut des factures. Afin de rechercher toutes les factures, il suffit de cliquer sur la liste déroulante et de sélectionner la ligne vide. Par défaut, le critère d’état de facture est « Retenu ».
Section « Détails »	Cette section vous permet de visualiser le détail des factures et le statut des factures.
Nom :	Affiche le nom du fournisseur.
# Fact :	Affiche le numéro de la facture. Cliquez sur le lien de la facture afin de consulter la facture.
Date fact. :	Affiche la date de la facture.
Montant :	Affiche le montant de la facture.
Solde :	Affiche le solde de la facture.
% Retenu :	Affiche le pourcentage de la partie retenue de la facture.
$ Retenu :	Affiche la valeur de la partie retenue de la facture.
Historique :	Ce bouton vous permet de visualiser l'historique des changements de statut pour une facture.
État de facture :	Affiche le statut de la facture. Afin de libérer une facture retenue, il suffit de cliquer sur la liste déroulante et retirer la raison de la retenue en sélectionnant la ligne vide. Afin de retenir une facture, il suffit de sélectionner une raison de retenue dans la liste déroulante et la facture sera retenue automatiquement.

4.2 Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet de créer les paiements par transfert électronique de fonds pour vos fournisseurs.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.

4.3 Enlever date de transfert à la banque TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet de retirer la date de transfert à la banque d’un transfert électronique de fonds.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » ou « Processus d'annulation d'un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.

4.4 Fournisseurs non approuvés

Cette option vous affiche le ou les fournisseurs dont les renseignements bancaires n'ont pas été approuvés par un approbateur.
NOTE : Pour activer les approbations des renseignements bancaires des fournisseurs, vous devez cocher la case à cocher « Activation des approbations des renseignements TEF Fournisseurs » de la section « Transfert électroniques de fonds » du contrôle des comptes à payer.

4.5 Clients non approuvés

Cette option vous affiche le ou les clients dont les renseignements bancaires n'ont pas été approuvés par un approbateur.

4.6 Approuver TEF

Cette option vous permet aux approbateurs de visualiser et d’approuver le ou les transferts électroniques de fonds.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer » pour d'informations.

4.7 Rapport fournisseurs - Excel

Cette option vous permet d’obtenir un rapport sous format Excel des informations contenues dans les fiches fournisseurs. Vous pouvez préciser un intervalle de noms et de villes, ainsi que l’affichage des informations « Fournisseur » ou « Contact » et le statut à afficher.

4.8 MAJ Factures payées

Cette option vous permet de modifier l’écriture comptable des factures déjà payées.

Vous devez sélectionner la facture à modifier afin de modifier l'écriture comptable de la facture.
La ligne de détails vous permet de modifier ou d'ajouter un nouveau compte de Grand Livre. Le champ « Montant » est modifiable tout en respectant la valeur du champ « Montant à respecter » inscrit en rouge ci-dessus.

NOTE : La mise à jour d'une écriture est possible seulement si la « Fin de mois » n’a pas été effectuée.

4.9 Rapport factures de dépenses - Excel

Cette option vous permet d’obtenir un rapport sous format Excel des factures de dépenses.
Vous pouvez préciser un intervalle de dates et/ou de fournisseurs.
Vous pouvez aussi préciser la facture d’achat et afficher le rapport « Avec solde », « Sans solde » ou « Tous ».

4.10 Annulation de chèques

Cette option vous permet d’annuler un numéro ou une série de numéros de chèques vierges.

Vous devrez spécifier la banque concernée dans le champ « Compte banque ».
Puis, le dernier numéro de chèque émis pour cette banque sera affiché dans un nouveau champ « Séquence » en rouge.
Saisissez le ou les numéros de chèque à annuler ainsi qu'une raison et cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer.

4.11 Modifier un numéro de chèque

Cette option vous permet de modifier le numéro d’un chèque déjà généré.
Lorsque vous aurez sélectionné le compte bancaire et l’ancien numéro du chèque à modifier, le fournisseur, le montant du chèque et la date seront affichés dans la section du bas.
Saisissez le nouveau numéro de chèque à utiliser et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Lorsque vous modifiez un numéro de chèque qui est le dernier chèque émis pour une banque, le champ « Dernier chèque » de cette banque, via l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre », sera mis à jour automatiquement selon le nouveau numéro que vous saisirez dans le champ « Nouveau numéro de chèque ».
NOTE : Un numéro de chèque annulé ne peut être modifié.

4.12 Étiquettes imprimables

Cette option vous permet de créer et configurer les étiquettes qui serviront dans différents modules de Prextra, comme les « Comptes à recevoir », les « Comptes à payer », le « CRM », etc.

4.13 Étiquettes fournisseurs

Cette option vous permet d’imprimer des étiquettes pour des fournisseurs spécifiques.

Sélectionnez les critères désirés à l'aide des listes déroulantes et entrez le nombre d'étiquettes à imprimer.
Sélectionnez l'étiquette, le type et le style de police.
Saisissez la position de départ pour l'impression des étiquettes, en tenant compte des colonnes et des rangées des étiquettes.

Par exemple: Pour une feuille de 10 rangées d'étiquettes et 3 colonnes, la position de départ 11 correspond à la position 1 de la colonne 2.

4.14 Débloquer factures (TEF/Paiements en lot)

Cette option vous permet de débloquer toutes les factures retenues par d’autres utilisateurs dans les paiements en lot et les transferts électroniques de fonds, afin de procéder aux paiements fournisseurs.
Cliquez sur le bouton « Procéder » et toutes les factures seront débloquées automatiquement.

4.15 Tableau de bord Fournisseurs

Cette option vous permet de retrouver dans un même écran, toutes les informations relatives à un fournisseur spécifique.

4.16 Gabarits de factures récurrentes

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour les gabarits de factures récurrentes.

Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement pour créer un gabarit.
Suivez la même procédure pour créer un gabarit de facture, que lors de la création d'une facture d'achat.

Sélectionnez le fournisseur désiré et saisissez le numéro du gabarit.
Ce numéro servira à la numérotation des factures créées via un gabarit de facture récurrente.

Lorsque le gabarit sera créé, cliquez sur le bouton « Récurrence » et sélectionnez le type et le nombre de récurrences :

Champ :	Description :
Type récur. : (*)	Sélectionnez un type de récurrence pour ce gabarit.
Nbre récurrence : (*)	Saisissez le nombre de récurrences pour ce gabarit : ce champ est obligatoire. Cette valeur déterminera le nombre de factures qui pourront être générées via ce gabarit. Cette valeur diminuera de « 1 » à chaque fois qu’une facture récurrente sera générée via ce gabarit et lorsque la valeur atteindra « 0 », ce gabarit ne sera plus disponible via l’option « Création de factures récurrentes ».

Cliquez sur « Enregistrer ».

Par la suite, vous serez en mesure de créer vos factures récurrentes via l'option suivante.

4.17 Création des factures récurrentes

Cette option vous permet de rechercher les gabarits de factures récurrentes et de créer de nouvelles factures.

Sélectionnez les paramètres de recherche si nécessaire et cliquez sur le bouton « Rechercher ».

Champ :	Description:
Date :	Vous permet de sélectionner une date de début pour la recherche des factures à générer via un gabarit.
À :	Vous permet de sélectionner une date de fin pour la recherche des factures à générer via un gabarit.
Type récur. :	Vous permet de sélectionner le type de récurrence du gabarit de facture récurrente. NOTE : Pour le type de récurrence « Aléatoire », vous devez obligatoirement entrer une date afin de procéder.
# Fourn. :	Vous permet de recherche un fournisseur.
Section « Détails »	Cette section affiche le détail des factures à générer pour les gabarits.
	Cochez la case correspondant au gabarit dont vous voulez créer la facture récurrente et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour ouvrir la facture d'achat.
# Gabarit :	Affiche le code du gabarit de facture récurrente.
Note :	Cliquez sur l’icône de la note, si celle-ci est affichée. Celle-ci provient de la fiche fournisseur préalablement configurée pour être affichée sur les factures de dépense.
# Fourn. :	Affiche le code du fournisseur relié au gabarit de facture récurrente.
Nom :	Affiche le nom du fournisseur relié au gabarit de facture récurrente.
Montant :	Affiche le montant de la facture à générer via le gabarit de facture récurrente.
Date dernier calcul :	Affiche la date de la dernière facture générée par ce gabarit de facture récurrente, s'il y a lieu.
Fréq. :	Affiche la fréquence du gabarit de facture récurrente.
Nbre récur. :	Affiche le nombre de récurrences du gabarit de facture récurrente.
Date fact. :	Affiche la date de la facture récurrente à générer.

Cochez les factures récurrentes à créer et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour ouvrir la fenêtre de facturation.

Lorsqu'une facture d'un gabarit de facture récurrente est générée, les numéros de factures serviront à la numérotation du gabarit et s’incrémenteront ainsi : …-0001, …-0002, etc.
Par exemple: La première facture émise avec le gabarit « HQ2022 » aura comme numéro : « HQ2022-0001 ».

Les factures récurrentes générées seront disponibles dans l'option « Factures d'achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».

4.18 Chèques à concilier

Cette option vous permet de visualiser et détruire des chèques non conciliés en circulation, pour une période ouverte ou fermée, et ce, pour toutes les banques.
Sélectionnez le chèque à concilier et cliquez sur la poubelle.

Si la période comptable est ouverte

La fenêtre de décaissement s’ouvrira et vous serez en mesure de cliquer sur le bouton « Détruire » afin de renverser votre chèque.

Le chèque sera enregistré avec la mention « Annulé ».
L’écriture comptable de ce dernier sera également annulée.
NOTE : Si ce chèque payait des factures, celles-ci seront libérées, afin de vous permettre d'effectuer un nouveau paiement.

Si la période comptable est fermée

Procédez de la même manière que lorsque la période est ouverte.
Par contre, lorsque vous cliquez sur « Détruire », cette fenêtre s’ouvrira :

Sélectionnez la date à laquelle le renversement doit être fait.
NOTE : La date doit être inclue dans la période comptable ouverte.

Puis, cliquez sur le bouton « Renversement » pour confirmer.

La transaction comptable et le paiement seront renversés, afin de rendre vos factures disponibles à nouveau pour le paiement.

Ainsi, vous conservez votre historique de paiements associés à la bonne facture.

NOTE : Au moment de compléter votre conciliation bancaire, vous devrez concilier le chèque renversé avec le chèque original, afin de balancer votre conciliation bancaire.

4.19 T5018

Cette option vous permet de produire une déclaration pour chaque sous-traitant payé et le « Sommaire des T-5018 » vous permet de produire un sommaire de toutes les déclarations.
Veuillez vous référer à la documentation « Déclaration T5018 » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.