Décaissements

Un décaissement vous permet d’effectuer un paiement pour une facture reçu de votre fournisseur et de le comptabiliser dans vos comptes à payer.

1. Préalables

Afin que le processus de décaissement fonctionne, vous devez enregistrer vos informations bancaires.

1.1 Création de votre banque

Dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une banque.

Champ :	Description :
Institution financière :	Saisissez le nom de votre institution financière.
Paiements internationaux :	Cochez si cette institution financière permet d'utiliser les paiements internationaux. En cochant cette case, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché.
Banque par défaut :	Cochez la case afin de rendre cette institution financière par défaut. Seule une institution financière peut être cochée « Banque par défaut ».
Actif :	Cochez cette case afin de rendre l'institution financière active. Décochez la case afin de rendre l'institution financière inactive.
No Transit :	Saisissez le numéro de transit de l'institution financière.
No Compte : (*)	Saisissez le numéro de compte de l'institution financière.
Nom du compte : (*)	Saisissez le nom de compte de l'institution financière.
Devise : (*)	Sélectionnez la devise de l'institution financière.
Compte de GL : (*)	Sélectionnez le compte de Grand Livre auquel comptabiliser les transactions pour cette institution financière.
Dernier chèque : (*)	Saisissez le dernier numéro de chèque utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des chèques, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Dernier # Internet : (*)	Saisissez le dernier numéro de paiement internet utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements par internet, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Dernier # P.P.A : (*)	Saisissez le dernier numéro du paiement préautorisé utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements préautorisés, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Répertoire :	Vous permet de relier le répertoire où enregistrer vos fichiers.

(*) Champ obligatoire

Le bouton « TEF Canada (Fournisseurs ) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déduits les paiements de vos fournisseurs.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « APPADAllow ».

1.1.1 Bouton « TEF Canada (Fournisseurs) »

Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déduits pour les paiements pour vos fournisseurs.

Champ:	Description:
Institution financière :	Sélectionnez votre institution financière.
Code cie :	Saisissez le code de votre compagnie auprès de l'institution financière.
No Transit :	Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière.
Compte de retour : (*)	Saisissez le numéro de compte de retour auprès de l'institution financière.
Organisme : (*)	Saisissez le numéro de l’organisme auprès de l'institution financière.
No du prochain TEF :	Saisissez le numéro du prochain TEF à effectuer auprès de l'institution financière.
Nom du fichier :	Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom compagnie pour fichier :	Saisissez le nom de la compagnie pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom compagnie TEF :	Saisissez le nom de la compagnie du TEF pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom :	Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Téléphone :	Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Courriel :	Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.

1.1.2 Bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) »

Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires qui seront utilisées pour les paiements de vos fournisseurs.

Si vous prévoyez faire des paiements internationaux, vous devez cocher la case « Paiement Internationaux » dans la fiche de votre banque, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché.

Procédez à la même méthode que la création de la banque standard en entrant le numéro qui doit servir aux paiements internationaux, ainsi que le numéro de ACH Routing.

Champ:	Description:
Numéro de routage ACH:	Saisissez le numéro de ACH Routing de votre compagnie auprès de l'institution financière.
Institution financière :	Sélectionnez votre institution financière.
No Transit:	Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière.
Compte cie :	Saisissez le compte de la compagnie auprès de l'institution financière.
Code d'utilisauteur : (*)	Saisissez le code d’utilisateur par défaut pour cette institution financière.
No du prochain TEF :	Saisissez le numéro du prochain TEF à effectuer auprès de l'institution financière.
Nom du fichier :	Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Type de fichier :	Saisissez le nom de la compagnie pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom :	Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Téléphone :	Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Courriel :	Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.

2. Types de paiements fournisseurs

Plusieurs options vous permettent de faire vos paiements fournisseurs.

2.1 Paiements en lot

Cette option vous permet de générer une série de paiements pour payer les factures fournisseurs.
Ces factures ont été créées dans l’option « Factures d'achat » du menu « Transactions » dans soit le module « Comptes à payer » ou « Achats ».

Cette section vous permet de sélectionner tous les paramètres qui faciliteront la recherche des factures que vous avez à payer. Sélectionnez un intervalle de fournisseurs. Si aucun fournisseur n'est sélectionné, toutes les factures impayées de tous les fournisseurs seront affichées. Sélectionnez un intervalle de dates de factures. Si aucune date n'est sélectionnée, toutes les factures impayées seront affichées. Toutes autres informations permettant de trier les factures peuvent être entrées dans les autres champs de cette section.

Cette section affiche l'utilisateur qui effectue le paiement, ainsi que la date d'échéance, la date du paiement et la période du Grand Livre qui est liée à celle-ci.

Cette section vous permet de sélectionner l'institution financière qui sera utilisée pour faire le paiement. Le champ « Devise » affiche la devise de la banque. Le taux de change est affiché selon la devise sélectionnée. Le champ « Paiement » permet de sélectionner la méthode de paiement. Le numéro du paiement s'affichera selon une séquence. Les champs « Compte escompte » et « Projet escompte » permettent de sélectionner le compte du GL et le projet dans lequel sera comptabilisée la transaction, si applicable.

Le bouton « Fact. Dues » vous permet de sélectionner les factures dues avant ou à la « Date d'échéance » et dont la date est avant ou à la « Date TEF ».

Le bouton « Toutes fact. » vous permet de sélectionner toutes les factures à payer dont la date est avant ou à la « Date TEF », sans tenir compte de la « Date d'échéance ».

Cliquez sur le bouton « Produire » afin d'afficher les factures à payer.
Pour modifier un paramètre de l'en-tête, cliquez sur « Recommencer ».
Cochez les factures à payer et cliquez sur le bouton « Créer paiement préautorisé TEF (Fournisseurs).
NOTE : Lorsque la liste sera produite, vous ne pourrez plus modifier vos paramètres, à moins de cliquer sur « Recommencer » et ainsi, effacer tous vos paramètres et commencer à nouveau.

Le champ « Note » vous permet d'ajouter une note au paiement.

Cliquez sur le bouton « Calculer » lorsque toutes les factures pour lesquelles le chèque doit être émis sont sélectionnées. Le montant total des chèques à émettre sera calculé et affiché au dessus du bouton « Créer paiement ».

Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer les factures de votre liste.

Le bouton « Créer paiement » vous permet de créer le ou les paiements des factures sélectionnées. Votre détail de paiement ouvrira.

NOTE : Si vous avez plusieurs fournisseurs sélectionnés, cette option crée un chèque par fournisseur.
Par exemple : Si vous cochez 3 fournisseurs à qui émettre un paiement, trois chèques seront émis. Le numéro du premier chèque sera le numéro affiché dans le champ « N° » à droite du champ « Paiement » dans l’en-tête de cette option et ainsi de suite.

2.2 Paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet de générer le paiement des factures qui ont été créées dans l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » dans soit le module « Comptes à payer » ou « Achats ».

Cette option fonctionne exactement comme l’option précédente, sauf que vous ne pouvez pas sélectionner la méthode de paiement, puisque celle-ci est automatiquement par transfert électronique de fonds et le dernier bouton est nommé « Créer paiement préautorisé TEF (Fournisseurs) ».

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Créer paiement préautorisé TEF (Fournisseurs) », le paiement qui est produit, incluant tous les fournisseurs de ce paiement préautorisé, se retrouve dans l’option « Gestion des paiements pré autorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».

NOTE : Si un utilisateur entre des factures au même moment que vous créez un paiement préautorisé, un message vous sera affiché à l’écran et puis, vous devrez débloquer ces factures via l'option « Débloquer factures (TEF/Paiements en lot) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer ».

2.3 Décaissements

Cette option vous permet de générer vos décaissements un fournisseur à la fois.
Vous pouvez aussi visualiser et modifier les décaissements créés par les deux options précédentes.

Sélectionnez « Fournisseur » et cliquez sur le combo afin de visualiser la liste des fournisseurs puis choisissez celui désiré.

Par la suite, vérifiez les données inscrites dans les champs et ajoutez celles manquantes.
Les champs fonctionnent exactement comme les deux options précédentes.

2.3.1 Payer factures

Décochez la case « Payer factures » si le paiement doit être imputé directement via un ou des comptes de Grand Livre pour ce fournisseur.
Par la suite, vous pouvez choisir le compte de Grand Livre et inscrire le montant du paiement dans la section « Débit » ou « Crédit » selon vos besoins.
Ce type de décaissements ne crée pas d’ajustement dans le compte fournisseur.

2.3.2 Payé d’avance

Cochez la case « Payé d’avance » si le paiement doit être imputé directement dans le compte de Grand Livre « Payé d’avance » pour ce fournisseur.
Le compte de « Payé d’avance » a été relié au champ « Payé d’avance » de l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer » et celui-ci est modifiable.
Par la suite, saisissez le montant du paiement dans la section « Débit » ou « Crédit » selon vos besoins.
Ce type de décaissement crée un ajustement dans le compte fournisseur, nommé « AJU ».

NOTE : Si vous avez fait une erreur dans un décaissement, vous pouvez supprimer le décaissement désiré en cliquant sur la poubelle, puis cliquer sur le bouton « Détruire ».

NOTE : Il est possible de modifier le numéro du prochain paiement disponible en fonction du mode de paiement et de la banque sélectionnée pour les utilisateurs désirés via l'accès « Accès pour modifier le numéro de chèque ou d'internet » de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs. Habituellement, ce champ n'est pas modifiable.

2.4 Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Cette option vous permet de créer les paiements TEF de vos fournisseurs.
Les informations bancaires du fournisseur doivent préalablement être enregistrées dans le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » de la fiche du fournisseur afin d'effectuer les dépôts directs.

Dirigez-vous dans l'option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » et cliquez sur l'icône d'ajout afin d’ajouter un paiement préautorisé.

Afin d’ajouter un paiement préautorisé, vous devez cliquer sur l’icône d’ajout.
Par défaut, tous les champs sont remplis automatiquement selon la date du jour, la banque et le compte d'escompte du contrôle des CAP. Il suffit de valider les informations.

Cliquez sur « Enregistrer ».

Puis, cet écran vous permettra d’ajouter des factures :

Cliquez sur le bouton « Ajouter » et un nouvel écran ouvrira et vous permettra d’ajouter des factures.

Sélectionnez un fournisseur.

NOTE : Cochez la case « Payer factures » si vous désirez payer les factures du fournisseur sélectionné ou cochez celle de « Payé d’avance » si vous désirez faire un payé d’avance pour ce fournisseur.

Après avoir ajouté des factures pour ce fournisseur, cliquez sur « Enregistrer ».

Maintenant, l'écran de paiements préautorisé affichera tous les TEF que vous avez créés. La date du transfert peut être modifiée pour une date ultérieure.

Cliquez sur le bouton « Approuver TEF » afin d’envoyer un courriel à la ou les personnes ayant l'autorisation d’approuver les TEF pour le transfert à la banque.

NOTE : Pour afficher le bouton « Approuver TEF », vous devez activer la configuration « APApprovePaymentPAD». Pour la suite du processus des TEF Fournisseur, veuillez vous référer à la documentation « Processus d’un TEF Fournisseur » du module « Comptes à payer ».

3. Méthodes de décaissements

Les méthodes de décaissements fonctionnent de la même manière, quelle que soit l’option de décaissements préalablement choisie.

3.1 Paiement complet

Lorsque vous désirez payer complètement une facture, cochez la case à droite de la facture désirée.

3.2 Paiement partiel

Lorsque vous désirez faire un paiement partiel sur une facture, vous devez inscrire manuellement le montant du paiement dans le champ « Paiement » de la facture désirée.

NOTE : Un paiement peut être appliqué sur une ou plusieurs factures et partiellement sur une ou plusieurs factures.

3.3 Appliquer un escompte

Lorsque vous payez un paiement dont le paiement n’est pas égal à la facture, plusieurs méthodes vous permettent d’enregistrer cette transaction en utilisant le champ « Escompte ».
Le champ « Esc. » vous affiche l'escompte qui peut être déduit selon le terme de paiement relié à la facture.
De plus, le champ « Jrs » vous affiche le nombre de jours restant pour déduire l'escompte affiché dans le champ « Esc. ».
IMPORTANT : Il est possible d'afficher un champ « Escompte » dans la section de total d'une facture d'achat afin d'afficher l'escompte calculé à titre informatif selon le terme de paiement en activant la configuration « useescamountbydefault » et ainsi, dans le décaissement de cette facture, le champ « Esc. » affichera toujours ce montant. Ainsi, l'escompte disponible à être déduit ne sera pas mis à jour selon la date de l'encaissement.
IMPORTANT : Il est aussi possible d'afficher et de calculer les escomptes possibles même si le temps de paiement est dépassé, ainsi l'escompte sera affiché de couleur rouge et le nombre de jour sera affiché en négatif en activant la configuration « getpastduediscount ».

3.3.1 Escompte négatif

Lorsque vous désirez utiliser un escompte pour balancer le montant d'un paiement lorsque vous avez payé un montant en trop sur la facture d'un fournisseur, cochez la case « Paiement » de la facture appropriée et changez manuellement le montant du champ « Montant » et ainsi, la balance de cette facture se retrouvera dans le champ « Escompte ».

NOTE : Assurez-vous que la balance de cette facture se retrouve bien dans le champ « Escompte ».

3.3.2 Escompte positif

Lorsque vous désirez utiliser un escompte pour balancer le montant d'un paiement lorsque vous avez payé un montant en moins sur la facture d'un fournisseur, cochez la case « Paiement » de la facture appropriée et changez manuellement le montant du champ « Montant » et ainsi, la balance de cette facture se retrouvera dans le champ « Escompte ».

NOTE : Veuillez vous référer à la colonne « Solde » afin de vous assurer du nouveau solde de la facture.