Déclaration T-5018
La déclaration « T5018 » vous permet de produire une déclaration pour les factures payées à un sous-traitant totalisant un montant minimal selon un intervalle de dates afin de produire une déclaration via le rapport « Sommaire des T-5018 ».
Le système de déclaration des paiements contractuels (SDPC) oblige les entreprises du secteur de la construction à consigner les paiements qu'elles versent aux sous-traitants qui fournissent des services de construction et à déclarer ces paiements à l'Agence du revenu du Canada (ARC).
Ainsi, chaque année les entreprises du secteur de la construction sont tenues de produire les relevés T-5018 au gouvernement.
Ces relevés doivent être faits pour chaque sous-traitant payé pendant une année.
1. Préalables
1.1 Contrôle des comptes à payer
Dirigez-vous dans l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer », afin de paramétrer certains éléments pour la déclaration T5018.
Dirigez-vous dans la section « T5018 » et cochez cette case afin d’activer le processus de la déclaration T5018.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| De la date : | Sélectionnez la date du début de l’année fiscale de l’entreprise. |
| À la date : | Sélectionnez la date de fin de l’année fiscale de l’entreprise. |
| Montant minimum : | Saisissez le montant minimum du gouvernement pour la préparation du relevé T5018. Présentement ce montant est de 500.00 $. NOTE : Vérifiez chaque année le montant minimum du gouvernement via leur site web. |
| Comptes du GL : | Sélectionnez le ou les comptes de Grand Livre à utiliser afin de payer les sous-traitants. Lors de l'ajout d’une facture à un fournisseur de type sous-traitants, utilisant un des comptes de Grand Livre liés dans ce champ, le système accumulera le total de toutes ses factures. Seulement lorsque ce total sera égal ou supérieur à la valeur indiquée au champ « Montant minimum », il sera possible de générer une déclaration. |
1.2 Sous-traitants
Dirigez-vous dans l’option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer » afin de paramétrer les fournisseurs utilisés à titre de sous-traitants par votre compagnie.
Dans les fiches fournisseurs désirées, cochez la case « T5018 ».
Puis, dans le nouveau champ « Type de bénéficiaire », sélectionnez le bon type pour ce fournisseur, soit « Particulier », « Société » ou « Société de personne ».
Lorsque vous sélectionnez « Particulier », vous devrez inscrire le numéro d’assurance sociale ainsi que le nom de la personne dans les nouveaux champs qui vous seront affichés.
Lorsque vous ne sélectionnez « Société de personne », vous devrez inscrire les numéros de TPS dans la fiche fournisseur, via le champ « Numéro de TPS ».
1.3 Facture d’achat
Dirigez-vous dans soit l’option « Factures de dépenses » ou « Factures d'achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » afin de créer une facture pour un fournisseur de sous-traitance.
Procédez à la création d'une facture de dépenses ou d'une facture d'achat liée au compte de Grand livre du champ « Comptes du GL » de la section « T5018 » de l’option « Contrôle des comptes à payer ».
NOTE : Il est possible de créer une facture possédant plusieurs lignes de détail. Seules les lignes de détail liées au compte de Grand Livre de sous-traitance seront comptabilisées dans le processus de la déclaration T-5018.
Cliquez sur « Enregistrer » et cette facture sera ajoutée à la liste des factures d’achat aux comptes à payer.
1.4 Paiement des factures
Dirigez-vous dans l'une des options de décaissements des comptes à payer, soit l’option « Paiement en lot », « Paiement préautorisés TEF (Fournisseurs) » ou « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » afin de payer une facture de sous-traitance.
Procédez au paiement d'une facture de sous-traitance.
Seulement lorsque le total des paiements sera égal ou supérieur à la valeur indiquée au champ « Montant minimum » de la section « T5018 » du contrôle des comptes à payer, il sera possible de générer une déclaration.
NOTE : La date du paiement doit être incluse dans l'intervalle de dates du contrôle des comptes à payer afin d'être incluse dans la déclaration du T5018.
NOTE : Il est possible de payer une facture possédant plusieurs lignes de détail. Seules les lignes de détail liés au compte de Grand Livre de sous-traitance seront comptabilisées dans le processus de la déclaration T-5018.
2. T-5018
Dirigez-vous dans l’option « T5018 » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » afin d’imprimer et/ou de modifier les relevés T5018.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| De la date : | Sélectionnez un intervalle de date afin d'imprimer et prévisualiser la déclaration. Celle-ci doit se retrouver dans l’année fiscale. NOTE : Cette date est seulement pour l'impression de la déclaration. Les dates utilisées pour la déclaration officielle proviennent du contrôle des comptes à payer. |
| À la date : | Sélectionnez un intervalle de date afin d'imprimer et prévisualiser la déclaration. Celle-ci doit se retrouver dans l’année fiscale. NOTE : Cette date est seulement pour l'impression de la déclaration. Les dates utilisées pour la déclaration officielle proviennent du contrôle des comptes à payer. |
| No transmetteur : | Saisissez votre numéro du transmetteur qui vous a été fourni par le gouvernement. |
| Type transmetteur : | Sélectionne le type du transmetteur. Sélectionnez « Produire pour lui-même » pour la déclaration. |
| Type d'envoi : | Sélectionnez soit « Original », « Modifié » ou « Annulé » pour la déclaration. |
| Nom du transmetteur 1 : | Saisissez le nom du premier transmetteur. |
| Nom du transmetteur 2 : | Saisissez le nom du deuxième transmetteur, s'il y a lieu. |
| Adresse 1 : | Saisissez l'adresse du transmetteur. |
| Adresse 2 : | Saisissez l'adresse du transmetteur, si vous avez besoin de deux lignes. |
| Ville : | Saisissez la ville du transmetteur. |
| Province : | Saisissez la province du transmetteur. |
| Code postal : | Saisissez le code postal du transmetteur. |
| Pays : | Saisissez le pays du transmetteur. |
| Nom : | Saisissez le nom de la personne-ressource qui est chargée de compléter la déclaration dans votre compagnie. |
| Téléphone : | Saisissez le téléphone de la personne-ressource qui est chargée de compléter la déclaration dans votre compagnie. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de la personne-ressource qui est chargée de compléter la déclaration dans votre compagnie. |
| Langue : | Saisissez la langue de la personne ressource. |
| Nom du fichier : | Indiquez le nom du fichier : « T5018 » « XML ». |
Le bouton « Procédure de fin d'année » vous permet de lancer la procédure de fin d'année. Veuillez vous référer au point 2.1 du présent document.
Le bouton « Fichier XML » vous permet d'exporter le fichier de la déclaration.
Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer la déclaration.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer la déclaration, sans enregistrer aucune modification.
2.1 Procédure de fin d’année
Procédez à la procédure de fin d’année de votre année fiscale via le bouton « Procédure de fin d’année ».
Toutes les factures payées à vos sous-traitants seront incluses dans vos T5018.
NOTE : Seuls les sous-traitants, ayant un total égal ou supérieur à la valeur indiquée au champ « Montant minimum » de la section « T5018 » via le contrôle des comptes à payer pendant l’année en cours, seront traités dans les relevés.
2.2 Ajustement
Il est possible de détruire un formulaire et de modifier un montant via la boîte 22 :
NOTE : La modification doit être faite avant de transférer le fichier de gouvernement.
2.3 Sommaire T5018
Un sommaire sera créé et il sera possible de l’enregistrer et de le transmettre au gouvernement.
2.4 Fichier XML
Lorsque la procédure de fin d’année a été effectuée, le fichier sera créé et vous serez en mesure de l’enregistrer afin de le transmettre au gouvernement.
2.5 Imprimer
Vous permet de consulter le fichier et l'imprimer.
2.6 Téléverser le fichier à l’ARC
Afin de téléverser votre fichier XML à l’ARC, dirigez-vous au site web de l’Agence du revenu du Canada et suivez les directions pour téléverser votre fichier T5018 sur le web.