Processus d’annulation d’un TEF Fournisseur
L'annulation d'un transfert électronique vous permet de recommencer celui-ci.
Lorsque vous désirez procéder à l’annulation d’un transfert électroniques, vous devez d’abord vérifier s'il a été soit transféré à la « Banque » et ou aux « Comptes à payer ».
Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » et vérifiez si des dates sont inscrites dans les champs « Transféré Banque le » et « Transféré CAP le » :
Si le paiement a été transféré à la « Banque » et aux « Comptes à payer », passez au point 3 du présent document.
Si le paiement a été transféré uniquement à la « Banque », passez au point suivant.
1. Retirer la date de transfert à la banque
Lorsque le transfert à la « Banque » a été effectué et que vous n’avez pas transféré le transfert électroniques aux « Comptes à payer », vous serez en mesure de retirer la date du transfert à la banque.
Par la suite, si vous n'avez toujours pas transmis votre fichier à la banque, vous devrez aussi régresser le numéro du TEF, afin que la séquence des numéros de transfert électroniques soit complète, comme mentionnée au point 2 du présent document.
Dans l'exemple ci-dessous, le paiement a été transféré à la banque et non aux comptes à payer.
Afin de retirer la date du transfert à la « Banque », dirigez-vous dans l’option « Enlever date de transfert à la banque TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».
Sélectionnez le transfert dont la date doit être retirée, puis un écran s’affichera.
Cliquez sur « Procéder » afin de retirer la date du transfert à la banque.
Retournez à l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » afin de vérifier que la date de transfert est enlevée.
2. Régresser la séquence de numérotation des TEF
Vous devez maintenant régresser votre séquence des numérotations des transferts électroniques, afin que celle-ci soit complète lorsqu'elle sera transmise à la banque.
NOTE : Vous devez régressez la séquence des numéros de dépôt seulement si vous n’avez pas fait parvenir votre fichier de transfert électroniques à votre institution financière.
Dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » afin de régresser la séquence de numérotation des transferts électroniques et sélectionnez la banque dont l’annulation d’un transfert électroniques a été effectuée.
Sélectionnez le bouton « TEF (Fournisseurs) », afin de modifier le numéro de dépôt.
NOTE: Afin de modifier votre séquence de numérotation, vous devez activer la configuration « AllowedUserChangeCheckNbr ».
Vous pouvez modifier le transfert électroniques et réutiliser le numéro de transfert pour le même paiement ou détruire le transfert électroniques en le sélectionnant et en cliquant sur la poubelle, ainsi le transfert électroniques suivant possédera le prochain numéro de dépôt.
NOTE : Il est aussi possible de détruire le TEF en le sélectionnant et en cliquant sur la poubelle afin de supprimer complètement le dépôt, ainsi le prochain TEF possédera le prochain « N° de dépôt ».
3. Annuler le transfert aux comptes à payer
Lorsque les transferts à la « Banque » et aux « Comptes à payer » ont été effectués, vous devez d'abord détruire le transfert aux « Comptes à payer » et ensuite contacter votre institution financière afin d’annuler le transfert électroniques.
Dans cet exemple, le transfert électronique de fonds possède deux décaissements :
Afin d’annuler le transfert aux « Comptes à payer » d’un transfert électronique de fonds, vous devez détruire tous les décaissements de votre transfert électroniques via l’option « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
NOTE : Si votre transfert électroniques contient plusieurs décaissements, vous devez tous les détruire, afin que ces factures fournisseurs soient de nouveau accessibles pour un nouveau paiement.
Sélectionnez le décaissement à détruire, puis cliquez sur l’icône de la poubelle.
Lorsque vous cliquez sur la poubelle, le décaissement s'affiche à l’écran, vous permettant de le « Détruire ».
Après avoir cliqué sur le bouton « Détruire », un message d’avertissement vous demandera si vous désirez utiliser à nouveau ce numéro de référence, indiquez « Oui ».
Lorsque tous les décaissements seront détruits, la notion « Annulé » sera affichée et les factures seront de nouveau disponibles pour un décaissement.
Lorsque les décaissements seront détruits, le transfert électroniques via l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » n’aura pas la notion « Annulé ». Cependant, si vous consultez le transfert électroniques, aucun paiement ne sera relié aux décaissements.
Sélectionnez le TEF original :
Sélectionnez un décaissement et constatez qu’il n’y a aucune facture de reliée :
3.1 Contactez l’institution financière
Vous devez maintenant contacter votre institution financière, afin que celle-ci annule le fichier du transfert électronique de fonds que vous leur aviez fait parvenir originalement.
NOTE : Ne régressez pas la séquence des numéros de dépôts, car les institutions financières gardent un registre de tous les dépôts reçus et vous ne devez pas fournir 2 numéros de dépôts identiques.
Vous pouvez maintenant recommencer toutes les étapes pour les paiements.