Processus d’un TEF Fournisseur

Un paiement préautorisé via un transfert électronique vous permet d’entrer l'information relative aux paiements à votre fournisseur afin de fournir à votre banque un document électronique dans le but de transférer directement les paiements dans le compte de vos fournisseurs.

1. Préalables

1.1 Configurations disponibles

Activation des TEF Fournisseurs
Afin que le processus des transferts électroniques fournisseurs fonctionne adéquatement, vous devez activer la configuration « APPADAllow » afin d’afficher l'onglet « TEF (Fournisseurs) » dans l'option « Banques » afin d'entrer les informations bancaires nécessaires pour effectuer les paiements directs à vos fournisseurs.
NOTE : Cette configuration permet aussi d'afficher le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) dans la fiche des fournisseurs.

Approbation des renseignements TEF Fournisseurs
Il est aussi possible d’activer une procédure d’approbation des renseignements fournisseurs dans la base de données.
NOTE : Ceci n’est pas obligatoire dans le processus des transferts électroniques fournisseurs.

Pour ce faire, vous devez cocher la case « Activation des approbations des renseignements TEF Fournisseurs » de l'option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » de la section « Transfert électronique de fonds » du module « Comptes à payer ».

Par la suite, la case « Approuver les renseignements » sera affichée dans le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » de la fiche des fournisseurs permettant aux utilisateurs qui ont accès à cette case d’approuver les renseignements de ce fournisseur.

Par contre, il est possible de cacher cette case via l’accès « Accès à la case à cocher "Approuver les renseignements TEF Fournisseurs"» de la catégorie « Module Comptes à payer » des accès utilisateurs.
NOTE : De plus, vous serez en mesure de visualiser tous les fournisseurs dont les renseignements électroniques n'ont pas encore été approuvés via l’option « Fournisseurs non approuvés » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » lorsque l’approbation des renseignements électroniques fournisseurs est activée.

Approbation des paiements préautorisés TEF Fournisseurs
Si vous désirez approuver les paiements effectués par transfert électroniques avant de les transférer à la banque, vous devez activer la configuration « APApprovePaymentPAD » afin d’afficher le bouton « Approuver TEF » dans l’écran d’un paiement, via l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».
Par la suite, vous devez autoriser au moins un utilisateur à approuver les transferts électroniques en cochant la case « Approuver TEF » de l’utilisateur désiré, via l’option « Utilisateurs » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Veuillez vous référer au point 5 du présent document.

1.2 Configuration de votre banque

Dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une institution financière.

Champ :	Description :
Institution financière :	Saisissez le nom de votre institution financière.
Paiements internationaux :	Cochez si cette institution financière permet d'utiliser les paiements internationaux. En cochant cette case, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché.
Banque par défaut :	Cochez la case afin de rendre cette institution financière par défaut. Seule une institution financière peut être cochée « Banque par défaut ».
Actif :	Cochez afin de rendre cette institution financière active. Décochez la case, pour la rendre inactive.
No Transit :	Saisissez le numéro de transit de l'institution financière.
No Compte : (*)	Saisissez le numéro de compte de l'institution financière.
Nom du compte : (*)	Saisissez le nom de compte de l'institution financière.
Devise : (*)	Sélectionnez la devise de l'institution financière.
Compte de GL : (*)	Sélectionnez le compte de Grand Livre auquel comptabiliser les transactions pour cette institution financière.
Dernier chèque : (*)	Saisissez le dernier numéro de chèque utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des chèques, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Dernier # Internet : (*)	Saisissez le dernier numéro de paiement internet utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements par internet, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Dernier # P.P.A : (*)	Saisissez le dernier numéro du paiement préautorisé utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements préautorisés, cette valeur sera automatiquement mise à jour.
Répertoire :	Vous permet de relier le répertoire où enregistrer vos fichiers.

(*) Champ obligatoire

Le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « APPAPAllow ».

1.2.1 Bouton « TEF Canada (Fournisseurs) »

Cliquez sur ce bouton afin d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déduits les paiements pour vos fournisseurs.

Champ :	Description :
Institution financière :	Sélectionnez votre institution financière.
Code cie :	Saisissez le code de votre compagnie auprès de l'institution financière.
No Transit :	Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière.
Compte de retour : (*)	Saisissez le numéro de compte de retour auprès de l'institution financière.
Organisme : (*)	Saisissez le numéro de l’organisme auprès de l'institution financière.
No du prochain TEF :	Saisissez le numéro du prochain transfert électronique à effectuer auprès de l'institution financière.
Nom du fichier :	Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom compagnie pour fichier :	Saisissez le nom de la compagnie pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom compagnie TEF :	Saisissez le nom du la compagnie du transfert électronique pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom :	Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Téléphone :	Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Courriel :	Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.

1.2.2 Bouton « TEF Canada (Fournisseurs) »

Si vous prévoyez faire des paiements internationaux, vous devez cocher la case « Paiement Internationaux » dans la fiche de votre banque, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché.

Cliquez sur le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » afin d’ajouter les informations bancaires qui seront utilisées pour les paiements de vos fournisseurs.

Champ :	Description :
Numéro de routage ACH :	Saisissez le numéro de ACH Routing de votre compagnie auprès de l'institution financière.
Institution financière :	Sélectionnez votre institution financière.
No Transit :	Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière.
Compte cie : (*)	Saisissez le compte de la compagnie auprès de l'institution financière.
Code d’utilisateur : (*)	Saisissez le code d’utilisateur par défaut pour cette institution financière.
No du prochain TEF :	Saisissez le numéro du prochain transfert électronique à effectuer auprès de l'institution financière.
Nom du fichier :	Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Type de fichier :	Saisissez le type de fichier pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière.
Nom :	Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Téléphone :	Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.
Courriel :	Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement.

NOTE : Si vous utilisez les banques internationales, vous devrez configurer les informations bancaires de vos fournisseurs via le bouton « TEF (International) » de leur fiche fournisseur.

1.3 Configuration des banques de vos fournisseurs

Vous devez entrer les informations bancaires de vos fournisseurs afin d’effectuer les dépôts directs dans leurs comptes.

Afin de configurer les informations bancaires de vos fournisseurs pour effectuer les paiements, dirigez-vous à l’option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer » et via le fournisseur désiré, cliquez sur le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » ou sur le bouton « TEF (International) », si vous utiliser le processus international.

Procédez à la même méthode à la création de la banque standard ou internationale pour le fournisseur.

Champ :	Description :
Numéro de routage ACH :	Saisissez le numéro ACH routing, seulement si les informations bancaires sont internationales, c’est-à-dire que vous avez cliqué sur le bouton « TEF (International) ».
Type de compte:	Sélectionnez le type de compte.
No Compte: (*)	Saisissez le numéro de compte de votre fournisseur auprès de l'institution financière.
Nom de la banque :	Saisissez le nom de l'institution financière de votre fournisseur.
Adresse :	Saisissez l’adresse de l'institution financière de votre fournisseur.
Ville :	Saisissez la ville de l'institution financière de votre fournisseur.
Pays :	Saisissez le pays de l'institution financière de votre fournisseur.
Province :	Saisissez le nom de l'institution financière de votre fournisseur.
Code Postal :	Saisissez le code postal de l'institution financière de votre fournisseur.
Accusé d’envoi :	Sélectionnez la façon que vous voulez aviser votre fournisseur d'un transfert électronique de fonds. Lorsque vous cochez « Courriel », un nouveau champ apparaît et vous permet d'entrer plusieurs adresses courriel séparées par un point-virgule.
Approuver les renseignements :	Si vous avez activé l’approbation des renseignements électroniques fournisseurs, seuls les utilisateurs autorisés à approuver les renseignements électroniques pourront cocher cette case pour approuver les renseignements.
Approuver par :	Affiche le nom de l’utilisateur qui a approuvé les renseignements.
Date d’approbation :	Affiche la date à laquelle les renseignements ont été approuvés

2. Paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Dirigez-vous dans l’option « Paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».

Cette option vous permet de payer les factures d’achat qui ont été créées pour le fournisseur dont vous désirez payer par transferts électroniques de fonds.

Cette section vous permet de sélectionner tous les paramètres qui faciliteront la recherche des factures que vous avez à payer.
Sélectionnez un intervalle de fournisseurs.
Si aucun fournisseur n'est sélectionné, toutes les factures impayées de tous les fournisseurs seront affichées.
Sélectionnez un intervalle de dates de factures.
Si aucune date n'est sélectionnée, toutes les factures impayées seront affichées.
Toutes autres informations permettant de trier les factures peuvent être entrées dans les autres champs de cette section.

Cette section affiche l'utilisateur qui effectue le paiement, ainsi que la date d'échéance, la date du transfert et la période du Grand Livre qui est liée à celle-ci.

Cette section vous permet de sélectionner l'institution financière qui sera utilisée pour faire le paiement.
Le champ « Devise » affiche la devise de la banque. Le taux de change est affiché selon la devise sélectionnée.
Le numéro du paiement du transfert s'affichera selon une séquence.
Les champs « Compte escompte » et « Projet escompte » permettent de sélectionner le compte du GL et le projet dans lequel sera comptabilisée la transaction, si applicable.

Le bouton « Fact. dues » vous permet de sélectionner les factures dues avant ou à la « Date d'échéance » et dont la date est avant ou à la « Date TEF ».
Le bouton « Toutes fact.» vous permet de sélectionner toutes les factures à payer dont la date est avant ou à la « Date TEF », sans tenir compte de la « Date d'échéance ».

Cliquez sur le bouton « Produire » afin d'afficher les factures à payer.
Pour modifier un paramètre de l'en-tête, cliquez sur « Recommencer ».

Cochez les factures à payer et cliquez sur le bouton « Créer paiement préautorisé TEF (Fournisseurs).

Le champ « Note » vous permet d'ajouter une note au paiement.

Cliquez sur le bouton « Calculer » lorsque toutes les factures pour lesquelles le chèque doit être émis sont sélectionnées. Le montant total des chèques à émettre sera calculé et affiché au‑dessus du bouton « Créer paiement ».

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer les factures de votre liste.

Le bouton « Créer paiement » vous permet de créer les paiements désirés. Votre détail de paiement ouvrira.

NOTE : Si vous avez plusieurs fournisseurs sélectionnés, cette option crée un chèque par fournisseur.
Par exemple : Si vous cochez 3 fournisseurs à qui émettre un paiement, trois chèques seront émis. Le numéro du premier chèque sera le numéro dont vous avez inscrit dans le champ « N° » à gauche du champ « Paiement » dans l’entête de cette option et ainsi de suite.

3. Accusé d’envoi pour paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Dirigez-vous dans l’option « Accusé d’envoi pour paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Rapports » du module « Comptes à payer ».

Cette option vous permet d’envoyer par courriel ou d'imprimer les accusés d'envoi pour les paiements préautorisés électroniques fournisseurs déjà créés pour les fournisseurs.

Sélectionnez un numéro de paiement, la banque et le type d'accusé d'envoi désiré et vous obtiendrez la liste des fournisseurs inclus dans le paiement ainsi que le montant.

Cliquez sur le bouton « Envoyer courriel » pour envoyer l'accusé d'envoi par courriel ou sur le bouton « Imprimer » pour imprimer l'accusé d'envoi.

NOTE : Le contact et le courriel de référence qui sera affiché lors de l'envoi de l'accusé de paiement seront ceux inscrits dans le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » de l'option « Banque », du menu « Maintenance », du module « Grand Livre ».

4. Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs)

Dirigez-vous dans l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».

Cette option vous permet de créer les paiements électroniques pour vos fournisseurs dont le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » de la fiche du fournisseur contient toutes les informations bancaires nécessaires pour effectuer les transferts.

Afin d’ajouter un paiement préautorisé, vous devez cliquer sur l’icône d’ajout.

Par défaut, tous les champs sont remplis automatiquement selon la date du jour, la banque et le compte d'escompte du contrôle des comptes à payer.
Il suffit de valider les informations.

Cliquez sur « Enregistrer ».

Puis, cet écran vous permettra d’ajouter des factures :

Cliquez sur le bouton « Ajouter » et un nouvel écran ouvrira et vous permettra d’ajouter des factures.

Sélectionnez un fournisseur.

NOTE : Cochez la case « Payer factures » si vous désirez payer les factures du fournisseur sélectionné ou cochez celle de « Payé d’avance » si vous désirez faire un payé d’avance pour ce fournisseur.

Après avoir ajouté des factures pour ce fournisseur, cliquez sur « Enregistrer ».

Maintenant, votre écran de paiement préautorisé affichera tous les paiements que vous avez créés.

La date du transfert peut être modifiée pour une date ultérieure.

Cliquez sur le bouton « Approuver TEF » afin d’envoyer un courriel à la ou les personnes ayant l'autorisation d’approuver les transferts électroniques pour le transfert à la banque.

NOTE : Pour avoir le bouton « Approuver TEF », vous devez activer la configuration « APApprovePaymentPAD».

Par la suite, la liste des approbateurs s'affichera.
Il suffit de cocher le ou les approbateurs désirés et cliquez sur le bouton « Envoyer courriel » pour que ceux-ci reçoivent un courriel afin d'approuver les paiements TEF.

NOTE : Le nombre inscrit dans la case « Nombre requis d’approbation TEF » de la section « Transfert électronique de fonds » de l’option « Contrôle des comptes à payer » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer », indique le nombre d’approbateur(s) requis pour les paiements électroniques.

Après avoir cliqué sur le bouton « Envoyer courriel », retournez à l’écran de paiement et un nouveau bouton sera affiché, mais non accessible tant que l'approbateur n'aura pas approuvé le TEF.

NOTE : Le bouton « Transfert à la Banque » sera inaccessible tant que l’approbateur n’aura pas approuvé le TEF.

5. Approbation TEF

Dirigez-vous dans l’option « Approuver TEF » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » et sélectionnez le paiement désiré afin d’approuver le transfert électronique et par la suite, le transférer à la banque et aux comptes à payer.

Vous pourrez par la suite répondre « OK » à la question posée : « Êtes-vous certain de vouloir approuver ce paiement pré autorisé? (2277) »

NOTE : Il est possible de sélectionner des utilisateurs à qui nous désirons envoyer un courriel pour les aviser qu’un transfert électroniques a été approuvé, via l’option « Alertes » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».

Cochez les employés et ou les utilisateurs qui doivent recevoir l'alerte par courriel et cliquez sur « Enregistrer ».

Dès que l’approbateur aura approuvé un transfert électroniques, l’alerte sera envoyée.
Elle inclura le message suivant, spécifiant le numéro du transfert électroniques approuvé : « Le paiement préautorisé suivant a été approuvé : 123 ».
Même approuvé, il est possible que le TEF doit être approuvé de nouveau si la moindre modification y est apportée.

À la suite de l’approbation, retournez à l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » et sélectionnez le numéro du TEF à transférer.

Maintenant, le bouton « Transfert à la banque » sera accessible.

À cette étape, vous pouvez encore supprimer, modifier ou ajouter des paiements. Si vous modifiez le transfert électroniques, vous devrez refaire les étapes 1 et 2.

Après avoir cliqué sur le bouton « Transfert à la Banque », vous pourrez répondre « OK » à la question posée : « Êtes-vous certain de vouloir transférer ce paiement pré autorisé à la banque? (2211) ».

Après avoir cliqué « OK », cette fenêtre s’ouvrira qui vous permet l’impression du détail du fichier ou le téléchargement de votre fichier du transfert électroniques à transférer à la banque.

Voici l’impression du détail du fichier :

Lorsque vous téléchargez le fichier en cliquant « Télécharger le fichier », une nouvelle fenêtre ouvrira et vous devez cliquer sur « Cliquez ici pour télécharger » puis « Enregistrer », afin de sauvegarder le fichier sur votre ordinateur à l’endroit prévu à cet effet.

Maintenant, ouvrez la page web de votre institution financière sélectionnée dans votre transfert électroniques et suivez les étapes de transfert pour cette institution financière.

Lorsque vous recevrez la confirmation de votre institution financière que le transfert a bien été effectué, vous devez envoyer les accusés d’envoi à vos fournisseurs via l’option « Accusé d’envoi pour paiements préautorisés TEF (fournisseurs) » du menu « Rapports » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer au point 3 du présent document.

Après avoir vérifié auprès de votre institution financière la date à laquelle le montant de votre transfert électroniques a été prélevé, vous devez transférer vos paiements aux « Comptes à payer » afin de déduire le ou les paiement(s) des comptes fournisseurs. Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer » et sélectionnez le numéro de paiement TEF.

Vous pouvez maintenant cliquer sur « Transfert au CAP » :

Le bouton « Imprimer » vous permet l'impression du transfert électroniques en tout temps.

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Transfert au CAP », un écran similaire s’ouvrira :

Confirmez la date et cliquez sur le bouton « Transfert au CAP » pour transférer le paiement aux comptes à payer.

Votre paiement est maintenant transféré aux comptes fournisseurs concernés.

6. Enlever date de transfert à la banque TEF (Fournisseurs)

Dirigez-vous dans l’option « Enlever date de transfert à la banque TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».

Cette option vous permet de retirer la date de transfert à la banque d’un transfert électroniques et ainsi, faire réapparaître le bouton « Transfert à la banque » dans le transfert électroniques via l’option « Gestion des paiements préautorisés TEF (Fournisseurs) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ». Une fois cette date retirée, vous pouvez à nouveau modifier votre transfert électroniques.

NOTE : Cette action est possible seulement si le transfert électroniques n'est pas encore transféré aux comptes à payer.

Sélectionnez le des transferts électroniques pour lequel vous désirez retirer la date de transfert à la banque.

Par la suite, cliquez sur le bouton « Procéder » :

NOTE : Lorsque vous retirez une date de transfert à la banque, il est important de modifier le numéro de votre prochain des transferts électroniques via le champ « N° du prochain TEF » dans l'onglet « TEF (Fournisseurs) » de la banque concernée via l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».

Retirez le numéro inscrit dans le champ « No du prochain TEF » et saisissez le numéro du prochain transfert électroniques désiré.

Cliquez sur « Enregistrer ».

7. Débloquer factures (TEF/Paiements en lot)

Dirigez-vous dans l’option « Débloquer factures (TEF/Paiements en lot) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à payer ».

Cette option vous permet de débloquer toutes les factures retenues par les autres utilisateurs dans les paiements en lot et les transferts électroniques fournisseurs, afin de procéder aux paiements fournisseurs.
Il suffit de cliquer sur le bouton « Procéder » et toutes les factures seront débloquées automatiquement.