Processus des factures retenues
Une facture retenue vous permet d’immobiliser le paiement d'une facture jusqu’à ce que celle-ci soit libérée.
1. Préalable
1.1 État de facture
Dirigez-vous dans l’option « État de facture » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer » afin de créer des raisons de retenues afin de retenir une facture.
Saisissez un code, une description qui s’affichera dans le menu déroulant des factures retenues et l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’il apparaisse dans le menu déroulant. Puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Les raisons de retenue seront disponibles dans le menu déroulant via l’option « Factures retenues » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». Veuillez vous référer vous au point 2 du présent document.
2. Retenir une facture
2.1 Recherche de la facture à retenir
Dirigez-vous dans l’option « Factures retenues » du menu « Utilitaires » dans le module « Comptes à payer ».
Cette option vous permet de retenir et ou de libérer des factures des comptes à payer.
La liste des factures aux comptes à payer sera affichée à l’écran.
Sélectionnez un fournisseur, un intervalle de date de facture et l’état des factures dans les paramètres de recherche et puis cliquez sur « Rechercher ».
NOTE : Il est possible de sélectionner un état de facture pour filtrer les factures à l’écran selon l’état de la facture. La sélection « Tous » permet de visualiser toutes les factures suivant vos critères de recherche, la sélection « Libéré » permet de visualiser uniquement les factures libérées suivant vos critères de recherche et la sélection « Retenu » permet de visualiser uniquement les factures retenues suivant vos critères de recherche.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Nom : | Affiche le nom du fournisseur. |
| # Fact : | Affiche le numéro de la facture. |
| Date fact. : | Affiche la date de facture. |
| Montant : | Affiche le montant de la facture. |
| Solde : | Affiche le montant restant à payer pour la facture. |
| % Retenu : | Sélectionnez le pourcentage que vous souhaitez retenir sur la facture NOTE: Le champ « $ Retenu » se calcule automatiquement. |
| $ Retenu : | Sélectionnez le montant que vous souhaitez retenir sur la facture. NOTE: Le champ « % Retenu » se calcule automatiquement. |
| Historique : | Cliquez sur « Historique » afin d’ouvrir un écran affichant l’historique de l’état de la facture avec la date, l’heure, l’état de facture et le nom de l’utilisateur qui a fait la retenue ou la libération de la facture. |
| État de facture : | Sélectionnez la raison pour laquelle la facture est retenue. Il faut mettre ce champ à vide pour libérer la facture. NOTE: Les états de facture proviennent de l’option « État de facture » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». |
NOTE: L’icône Excel vous permet d’extraire les informations de la recherche sous format Excel.
2.2 Retenir une facture
Afin de retenir partiellement une facture, dirigez-vous à l’option « Factures retenues » du menu « Utilitaires » dans le module « Comptes à payer » et sélectionnez une raison de retenue de la facture dans le champ « État de la facture ».
En sélectionnant un état de facture, la facture sera retenue.
Par défaut, le système retient 100% du solde de la facture.
Si vous désirez retenir une partie de la facture, saisissez le pourcentage de retenue ou le montant retenu pour cette facture et cliquez sur « Fermer ».
NOTE: Il est possible d'afficher la partie retenue de la facture sur une deuxième ligne au moment de faire le paiement, lorsqu’elle est retenue partiellement. Veuillez vous référer au point 3 du présent document.
3. Paiement d’une facture retenue partiellement
Afin de payer une facture partiellement retenue, dirigez-vous sur l’une des options suivantes : « Paiements en lot » ou « Paiements préautorisés TEF (Fournisseur) » ou « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
Dans ces écrans, seule la partie facturable sera affichée. Ainsi une facture retenue à 100% ne s'affichera pas.
NOTE : Si vous désirez afficher toutes les factures retenues, incluant celle retenue à 100 %, vous devez activer la configuration « PrintHoldPartOfAnInvoiceOnApCheck ». Les factures retenues apparaitront dans la liste reliée à un « R » pour « Retenue » et la ligne de la facture sera grisée et non modifiable.
NOTE : Une facture retenue partiellement sera affichée sur deux lignes. La partie retenue sera représentée par une ligne grisée et non modifiable. La partie non retenue sera non grisée, vous permettant d'appliquer un paiement.
3.1 Paiement en lot
Afin de payer une facture retenue partiellement, dirigez-vous dans l’option « Paiements en lot » du menu « Transactions » dans le module « Comptes à payer ».
Les factures retenues apparaitront dans la liste avec un « R » .
Si une facture est retenue en partie, vous serez en mesure d’effectuer un paiement sur la partie de la facture non retenue.
3.2 Paiements préautorisés TEF (Fournisseur)
Afin de payer une facture retenue partiellement, dirigez-vous dans l’option « Paiements préautorisés TEF (Fournisseur) » du menu « Transactions » dans le module « Comptes à payer ».
Les factures retenues apparaitront dans la liste avec un « R » .
Si une facture est retenue en partie, vous serez en mesure d’effectuer un paiement sur la partie de la facture non retenue.
3.3 Décaissements
Afin de payer une facture retenue partiellement, dirigez-vous dans l’option « Décaissements » du menu « Transactions » dans le module « Comptes à payer ».
Les factures retenues apparaitront dans la liste avec un « R » .
Si une facture est retenue en partie, vous serez en mesure d’effectuer un paiement sur la partie de la facture non retenue.
4. Âge des comptes (détaillé)
Via l’âge des comptes détaillé, vous serez possible de visualiser toutes les factures retenues.
Dirigez-vous à l’option « Âge des comptes » du menu « Rapports » du module « Comptes à payer ».
Les factures retenues apparaitront dans la liste avec un « R ».
5. Libérer une facture retenue
Vous serez en mesure de libérer les factures des comptes à payer qui ont été préalablement retenues.
Pour ce faire, dirigez-vous à l’option « factures retenues » du menu « Utilitaires » dans le module « Comptes à payer » et sélectionnez le champ vide dans la liste déroulante de l’état de la facture.
Vous pourrez ainsi payer la facture dans les options « Paiements en lot », «Paiements préautorisés TEF (Fournissseur) » ou « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et le processus des factures retenues sera alors terminé.