Comptes à recevoir

1. Maintenance

1.1 Clients

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos clients.
NOTE : Si un bouton est de couleur bleue, vous trouverez de l’information dans celui-ci.

Champ :	Description :
No client : (*)	Saisissez un numéro de client: maximum de 14 caractères alphanumériques. NOTE : Un code de client doit être unique.
Nom : (*)	Saisissez le nom du client: maximum de 40 caractères alphanumériques.
	Cliquez sur cette icône afin d'accéder au site « Google Maps ». Le client sera situé géographiquement après avoir entré une adresse. NOTE : L'icône rouge deviendra verte si le client est géolocalisé.
Adresse :	Saisissez l'adresse: maximum de 40 caractères alphanumériques par champ.
Ville :	Saisissez la ville: maximum de 30 caractères alphanumériques.
Province : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une province. Ces choix proviennent de l’option « Province » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Pays : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un pays. Ces choix proviennent de l’option « Pays » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Code postal :	Saisissez le code postal: maximum de 30 caractères alphanumériques.
Langue : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la langue de communication à utiliser avec ce client.
Cellulaire :	Saisissez le numéro de cellulaire: maximum de 50 caractères alphanumériques. NOTE : Il est possible d'afficher le numéro de cellulaire dans les écrans de transaction client ainsi que dans leurd impressions en activant les configurations « DisplayCellInSalesScreens » et « DisplayCellInReports » .
Téléphone :	Saisissez le numéro de téléphone: maximum de 50 caractères alphanumériques.
Télécopieur :	Saisissez le numéro de télécopieur: maximum de 50 caractères alphanumériques.
FAB :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la condition de transport. Ces choix proviennent de l’option « FAB » du menu « maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Contact :	Saisissez le nom du contact: maximum de 50 caractères alphanumériques.
Courriel :	Saisissez l'adresse courriel afin de communiquer avec ce client: maximum de 70 caractères alphanumériques.
Site Web :	Saisissez l'adresse du site web de ce client: maximum de 255 caractères alphanumériques.
Type :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de client.  Ces choix proviennent de l’option « Types de clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Secteur :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le secteur d'activité de ce client.  Ces choix proviennent de l’option « Secteurs » du menu « Utilitaires » du module « CRM ».
Production principale :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la production principale de ce client.  Ces choix proviennent de l’option « Production principale » du menu « Utilitaires » du module « CRM ».
Territoire : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le territoire du client. Ces choix proviennent de l’option « Territoires » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Vendeur :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le vendeur assigné à ce client.  Ces choix de proviennent de l’option « Vendeurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Région :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une région. Ces choix de proviennent de l’option « Région » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Courtier en douane :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le courtier en douane de ce client. Ces choix de proviennent de l’option « Courtiers en douane » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Compte vente :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre dans lequel seront comptabilisées par défaut les factures de vente faites pour ce client, via l'option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » pour ce client. Le compte de vente sera modifiable.
Projet :	Si vous avez sélectionné un compte de Grand Livre gérer « Par projet » dans le champ précédent, ce champ s’affichera et vous devrez cliquer sur le combo afin de sélectionner un numéro de projet. Ces choix proviennent de l’option « Projets du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
Facturer à :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le client à qui facturer les ventes faites chez ce client. NOTE : Il est possible d'afficher un bouton « Clients dépendants » dans la fiche des clients de facturation afin d'afficher la liste des clients dépendants de celui-ci en ajoutant la valeur « btndependentcustomers » dans la configuration « CustomerMaintenanceShowFields ».
Liste de prix :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la liste de prix à assigner à ce client. Ces choix proviennent de l’option « Listes de prix » du menu « Maintenance » des modules « Inventaire » et « Ventes ».
Liste d'escompte :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type d'escompte à accorder à ce client. Ces choix proviennent du module « Comptes à recevoir », menu « Maintenance », option « Listes d'escompte ».
Compte à recevoir : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le compte de Grand Livre lequel seront comptabilisées le compte à recevoir de ce client. NOTE : Seuls les comptes cochés « Compte à recevoir » dans l'option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » sont affichés.
Taxe : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de taxes pour ce client. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
No I.R.S. :	Saisissez le numéro d'identification (Internal Revenue Service) attribué par le Department of the Treasury des États-Unis à toute entreprise américaine: maximum de 20 caractères alphanumériques. NOTE : Ce numéro est utilisé dans l'impression des douanes.
Condition expéd. :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la condition d’expédition. Ces choix proviennent de l’option « Codes des descriptions » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système », nom de champ « shippingcondition ».
Devise : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la devise à utiliser pour ce client. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Limite crédit :	Saisissez la limite de crédit accordé à ce client: maximum de 12 caractères numériques entiers plus 2 décimales. NOTE : Il est possible de retenir les commandes du client si la limite est de « 0 » en activant la configuration « bypasscreditlimitholdorder ».
Terme de paiement : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le terme de paiement. Ces choix proviennent du module « Comptes à recevoir », menu « Maintenance », option « Termes de paiement ». NOTE : Ce champ peut être caché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à la liste des termes de paiement dans une fiche client » de la catégorie « Module Comptes à recevoir » des accès utilisateurs.
Frais :	Cochez cette case si des frais d'intérêt doivent être calculés pour ce client lors de la procédure de l'option « Calcul des frais » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Lorsque vous cochez cette case, le champ « % frais d'intérêt » s’affiche.
États de compte : (*)	Sélectionnez le type d'envoi des états de compte de ce client. Si vous sélectionnez « Contact » ou « Télécopieur » un nouveau champ sera affiché ci-dessous « Contact ». NOTE : Si vous sélectionnez « Aucun », vous pourrez imprimer les états de compte de ce client en sélectionnant seulement ce client dans l'option « États de compte ». Vous devez avoir une configuration spécifique afin d'utiliser le type d'envoi par « Fax ». Pour ce faire, veuillez vous référer à votre chargé de projet.
Contact :	Si vous avez sélectionné « Courriel » ou « Fax » dans le champ précédent, vous devez entrer une adresse courriel ou un numéro de télécopieur dans ce champ: maximum de 100 caractères alphanumériques.  Si l'adresse courriel est erronée, le responsable en sera avisé par courriel. NOTE : Il est possible de cliquer sur le combo et de sélectionner un nom de contact. Lorsque vous enverrez ou imprimerez les états de compte, le système utilisera l'adresse courriel ou le numéro de télécopieur de ce contact.
Envoi de factures : (*)	Sélectionnez le type d'envoi des factures de ce client. Si vous sélectionnez « Contact » ou « Télécopieur » un nouveau champ sera affiché ci-dessous « Contact ». Cette information servira dans l'option « Envoi de factures » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Vous devez avoir une configuration spécifique afin d'utiliser le type d'envoi « Fax ». Pour ce faire, veuillez vous référer à votre chargé de projet.
Contact :	Si vous avez sélectionné « Courriel » ou « Fax » dans le champ précédent, vous devez entrer une adresse courriel ou un numéro de télécopieur dans ce champ: maximum de100 caractères alphanumériques. Si l'adresse courriel est erronée, le responsable du système sera avisé par courriel. NOTE : Il est possible de cliquer sur le combo et de sélectionner un nom de contact qui utiliser dans ce champ. Lorsque vous enverrez ou imprimerez les factures, le système utilisera l'adresse courriel ou le numéro de télécopieur de ce contact.
PO requis :	Cochez cette case et un numéro de commande dans le champ « Commande client » sera obligatoire dans l'option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes ».
Imprimer les BO sur le bon de livraison :	Cochez cette case si vous désirez afficher les quantité en rupture de stock, autrement dit les quantités en « Back Order », sur les bons de livraison pour ce client. Si la case n'est pas cochée, la colonne « BO » des bons de livraison pour ce client sera vide même s'il y a des quantité restantes à expédier dans le bon de livraison.
Livraison partielle :	Cochez cette case si ce client accepte les livraisons partielles pour ses commandes. Si cette case est cochée, le champ « Mnt liv. partielle » s'affichera en dessous.
Livraison suppl. :	Cochez cette case si vous autorisez l'expédition de quantités plus grandes que celles commandées.
Mnt liv. partielle :	Saisissez le montant minimum que vous autorisez pour une livraison partielle.
Entrepôt :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner un entrepôt. Ces choix proviennent de l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « siteid » a été ajoutée dans la configuration « CustomerMaintenanceShowFields ».
Méthode de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une méthode de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Méthodes de paiements » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Actif :	Cochez cette case afin de rendre la fiche client actif. Décochez la case afin de rendre la fiche client inactif.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Il est possible d'afficher deux boutons « Autres informations » permettant d'ajouter des informations spécifiques pour votre environnement en ajoutant les valeurs « btnperso » et « btnperso2?nbsp;» dans la configuration « CustomerMaintenanceShowFields ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ces boutons.

1.1.1 Expédié à

Ce bouton vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des adresses d'expédition pour ce client.

NOTE : L'adresse principale de chaque client est automatiquement créée comme une adresse d'expédition et elle porte le code du client. Le type de taxe est celui du client.

Champ :	Description:
Code : (*)	Saisissez un code de l'adresse d'expédition.
Nom : (*)	Saisissez un nom de l'adresse d'expédition.
Adresse :	Saisissez l'adresse de l'adresse d'expédition.
Ville :	Saisissez la ville de l'adresse d'expédition.
Province : (*)	Saisissez la province de l'adresse d'expédition.
Pays : (*)	Saisissez le pays de l'adresse d'expédition.
Code postal :	Saisissez le code postal de l'adresse d'expédition.
Téléphone :	Saisissez le téléphone pour cette adresse d'expédition.
Télécopieur :	Saisissez le télécopieur pour cette adresse d'expédition.
Taxe : (*)	Sélectionnez la taxe pour cette adresse d'expédition.
Délai de transport :	Saisissez le délai de transport estimé lorsque la transaction est expédiée à cette adresse d'expédition.
Jour d'expédition :	Saisissez le ou les jours d'expédition disponibles pour cette adresse d'expédition. Les jours d'expéditions permettent d'automatiquement calculer la prochaine journée d'expédition disponible dans les soumissions et dans les commandes de vente. Pour ce faire, vous devez saisir la date promise et cliquez sur l'icône de la calculatrice vis-à-vis du champ de la date d'expédition, afin de calculer automatiquement la prochaine journée d'expédition disponible dans les soumissions et les commandes de vente.
Entrepôt :	Sélectionnez l'entrepôt pour cette adresse d'expédition. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « CustomerConsignation » est active et permet de prioriser cet entrepôt lorsque ce client d'expédition est utilisé lors de la facturation. Il est aussi possible de prioriser cet entrepôt lorsque ce client d'expédition est utilisé lors de la création d'une soumission et d'une commande en activant la configuration « UseSiteShipTo ».
Contact :	Saisissez un contact pour cette adresse d'expédition.
Défaut :	Cochez cette case pour l'adresse d'expédition que vous souhaitez utiliser par défaut lors de la facturation.
Langue :	Sélectionnez la langue de cette adresse d'expédition. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « shiptolang » a été ajoutée dans la configuration « ShiptoMaintenanceShowField » et par défaut, la langue du client sera celle par défaut. De plus, il est possible de prioriser la langue du client d’expédition lors de l’impression de la soumission, la commande et la facturation en activant la configuration « PrioritizeShipToLangQOSOInv ».
Routes de livraison :	Saisissez le ou les routes de livraison dont vous désirez utiliser lors de la livraison à cette adresse d'expédition. Ces choix proviennent de l’option « Routes » du menu « Maintenance » du module « CAR ». NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « road » a été ajoutée dans la configuration « ShiptoMaintenanceShowField ».
FAB :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la condition de transport. Ces choix proviennent de l’option « FAB » du menu « maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Transporteur :	Sélectionnez le transporteur pour cette adresse d'expédition.
Actif :	Décochez cette case si vous ne souhaitez plus que cet « Expédier à » soit utilisée comme adresse d’expédition dans les commandes de vente.

(*) Champ obligatoire

Une fois les champs complétés, cliquez sur le crochet vert pour ajouter la nouvelle adresse d'expédition.

NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Autres informations » permettant d'ajouter une information spécifique pour votre environnement en ajoutant la valeur « btnperso » dans la configuration « ShiptoMaintenanceShowField ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ce bouton.

1.1.2 Contacts

Ce bouton vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos contacts.
Veuillez vous référer à la documentation « Gestion de Contacts » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.

1.1.3 Infos supplémentaires

Cette option vous permet visualiser les informations comptables en lien avec votre client.

NOTE : Cliquez sur le lien du montant de l'âge des comptes pour afficher le rapport « Âge des comptes (détaillé) » et cliquez sur le lien du montant des commandes non facturées, pour afficher le rapport « Commandes non facturées ».

1.1.4 TEF (clients)

Cette option vous permet de saisir l'information relative aux paiements directs que vous demandez à votre banque de retirer directement des comptes de vos clients.
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès aux informations bancaires dans les fiches clients » de la catégorie « Module Comptes à recevoir » des accès utilisateurs.

Sélectionnez l'institution financière et le numéro de transit de l'institution de 5 caractères numériques obligatoires, puis entrez le numéro et le nom du compte du client.

Cochez « Courriel », « Poste » ou « Aucun » afin de déterminer le type de l’envoi d’accusé de réception du paiement à ce client. Lorsque vous cochez « Courriel », un nouveau champ apparaît afin d'entrer une ou plusieurs adresses courriel séparées par des points-virgules.

Cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Afin de pouvoir utiliser ce bouton, vous devez activer la configuration « ARPAPAllow ». Par la suite, dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et sélectionnez la banque dans lequel seront déposés les paiements de vos clients et cliquez sur le bouton « TEF Canada (Clients) » afin d’enregistrer vos informations bancaires.

1.1.5 Documents

Ce bouton vous permet de relier ou de supprimer des documents à la fiche Client.
Veuillez vous référer à la documentation « Aide Générale » pour plus d'informations sur les types de documents acceptés.

NOTE : Vous pouvez aussi glisser le ou les documents directement depuis votre ordinateur au lieu de cliquer sur le bouton « Sélect. fichiers ». La description affichera automatiquement le nom du fichier déplacé.

1.1.6 Soum./Comm./Fact.

Cette option vous permet de visualiser les soumissions, les commandes et les factures pour ce client, selon une période spécifique et selon les critères de recherche déterminés et en cliquant sur « Rechercher ».

Cliquez sur le numéro de facture, de soumission ou de commande afin de visualiser le document.

NOTE : Par défaut, l’intervalle de dates correspond à la date du jour plus un mois et le type est « Factures ». Ces champs sont modifiables.

1.1.7 Spécifications

Ce bouton vous permet d'ajouter des spécifications pour votre client.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « customers ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.

1.1.8 Produits vendus

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport des produits vendus par ce client pour une année déterminée.

Dans les critères de recherche, sélectionnez l'année, puis soit « Commandes », « Soumissions », « Expéditions » ou « Factures » ainsi que « Qté » ou « Montant » pour afficher le rapport.

Cliquez sur l'icône Excel afin d'afficher le rapport sous format Excel selon les paramètres choisis.

Vous pouvez visualiser le rapport « Commandes info. » pour un item en cliquant sur le « + » vert situé à gauche de l’item.

NOTE : Si vous sélectionnez « Factures » dans le menu déroulant, vous obtenez le rapport des produits facturés. Veuillez vous référer au point 1.1.10 du présent document pour plus d'informations.

1.1.9 Item par client

Ce bouton vous permet de saisir des prix par date effective et des intervalles de quantités pour les items vendus à vos clients.
Complétez les champs et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne.

Champ:	Description:
Code item: (*)	Sélectionnez un item.
UDM: (*)	Affiche l’unité de mesure de l’item automatiquement. Elle peut être modifiée.
Effec. date: (*)	Sélectionnez la date effective pour le changement de prix.
# Pièce client: (*)	Saisissez le code d’item sous lequel le client achète cet item. Il peut être différent dans son système.
Prix:	Saisissez le prix de votre item pour ce client. NOTE : Le prix dépend d'une date effective, il peut être modifié en utilisant le bouton « Prix ». Veuillez vous référer au point 1.1.9.1 du présent document.
Devise:	Affiche la devise par défaut de ce client.
Minimum BC:	Saisissez une valeur pour définir la quantité minimale à acheter, au besoin.

(*) Champ obligatoire

Le bouton « MAJ des items clients des clients dépendants » vous permet de mettre à jour les items clients des clients dépendants d'un client de facturation. En cliquant sur ce bouton, un nouvel écran vous permettra de sélectionner le ou les items désirés à mettre à jour dans les clients dépendants. Par la suite, vous serez aussi en mesure de sélectionner le ou les clients dépendants à mettre à jour.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque le client sélectionné est un client de facturation d'un ou plusieurs autres clients et que la valeur « btndependentcustomers » a été ajoutée dans la configuration « CustomerMaintenanceShowFields ».

NOTE : Il est possible d'afficher un champ « Délai interne » dans le bouton « Item » par client en ajoutant la valeur « InternalTimeSales » dans la configuration « ItemMaintenanceShowFields ». Ce délai correspond à un nombre de jours ouvrables pour le traitement à l'interne avant que l'item soit disponible à la vente. La valeur est utilisée pour suggérer une date d'expédition dans la commande.

NOTE : Il est possible d'ajouter une date de fin aux listes de prix clients en activant la configuration « ItemCustEndDate ». En ajoutant une date de fin, lorsque l’item sera ajouté dans une soumission, une commande ou une facture de vente, le prix de vente validera la date de la transaction pour déterminer le prix de vente.

1.1.9.1 Bouton « Prix »

Cliquez sur le bouton « Prix » afin de gérer le changement de prix selon une date effective.

Saisissez la date à laquelle le nouveau prix doit entrer en vigueur dans le champ « Date effective » et saisissez le nouveau prix. Cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne.

L'historique du prix de cet item pour ce client vous sera affiché.

1.1.9.2 Bouton « Intervalle »

Cliquez sur le bouton « Intervalle » afin de gérer le prix selon un ou des intervalles précis.

Saisissez l’intervalle de quantité dans les champs « De » « À » afin d’obtenir le prix ou l’escompte des champs suivants, puis saisissez le prix dans le champ « Prix » ou le pourcentage d'escompte à appliquer dans le champ « % ». Cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne.

Cliquez sur la poubelle pour supprimer une ligne.

1.1.10 Produits facturés

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport des produits facturés à ce client pour l'année en cours ou pour une antérieure en saisissant l'année désirée dans le champ « Année ».

Dans le menu déroulant, « Factures » est sélectionné par défaut, ce champ est modifiable.
Sélectionnez ensuite « Qté » ou « Montant » pour afficher ce rapport en quantité ou en montant.

Cliquez sur l'icône Excel afin d'afficher le rapport sous format Excel selon les paramètres choisis.

Vous pouvez visualiser le rapport « Factures info. » pour un item en cliquant sur le « + » vert situé à gauche de l’item.

NOTE : Si vous sélectionnez « Commande » dans le menu déroulant, vous obtenez le rapport des produits vendus. Veuillez vous référer au point 1.1.8 du présent documentpour plus d'informations.

1.1.11 Transporteurs

Ce bouton vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des transporteurs pour ce client.

Sélectionnez le transporteur dans le menu déroulant.
La liste des transporteurs provient de l'option « Transporteurs » du menu « Maintenance » du module « Achat », veuillez vous référer à la documentation « Achats » pour plus d'informations.
Sélectionnez ensuite le type de paiement, vous pouvez ajouter une note.
Cochez la case « Défaut » si vous souhaitez que ce transporteur celui par défaut pour ce client.
Puis cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne.

NOTE : En activant la configuration « SorderMaintenanceShowFields » avec la valeur « carrierbtn », un bouton « Transporteur » sera affiché dans les commandes de vente. Il sera alors possible de choisir un transporteur du client et de suivre les informations du client avec ce transporteur. C'est informations seront affichée sur l'impression de la commande et su le bon de livraison.

1.1.12 Notes

Ce bouton vous permet d'ajouter des notes pour quelles soit affichées soit en mode « Pop-up » ou sur certaines impressions lors de la sélection du client.
Ces dernières seront affichées en « Pop‑up » lors de la création ou de la modification des écrans.

Champ :	Description :
Description :	Saisissez le titre de la note.
Note :	Saisissez la description de la note.
Section « Pop-up » :	Cette section permet de cocher les différentes possibilités pour afficher la note en mode « Pop-up ».
Soumission :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les soumissions de vente.
Commandes :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les commandes de vente. NOTE : En cochant cette case, la note pop-up s'affichera aussi dans les appels de service et les installations lors de la sélection de ce client.
Factures :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les factures de vente.
Expéditions :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les expéditions.
Encaissements :	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les encaissements.
RMA:	Cochez cette case si vous désirez que cette note pop à la sélection du client dans les RMA.
Section « Imprimable » :	Cette section permet de cocher les différentes possibilités où imprimer la note.
Soumissions :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les soumissions de vente de ce client.
Commandes :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les commandes de vente de ce client. NOTE : En cochant cette case, la note pop-up s'affichera aussi sur l'impression des appels de service et les installations pour ce client.
Factures :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les factures de ce client.
Expéditions :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les expéditions de ce client.
RMA :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les RMA de ce client.
Bon de préparation :	Cochez cette case si vous désirez que cette note soit imprimée sur les bons de préparation de ce client.

NOTE : Il est possible pour une note d'être à la fois une note pop-up et une note imprimable.

Cliquez sur le crochet vert afin d'ajouter la note pour ce client.
Lorsqu'une note sera ajoutée, le détail de celle-ci vous sera affiché.

1.1.13 Ouv. de compte

Ce bouton vous permet de créer une ouverture de compte pour votre client.

Complétez les champs avec les informations de votre client et cliquez sur « Enregistrer » pour créer l'ouverture de compte.

Le bouton « Ouv. de compte » deviendra bleu dans la fiche du client si vous cochez « Oui » à ouverture de compte et que vous ajoutez une date.
Si vous cochez « Non », l'information sera enregistrée, mais aucun compte ne sera ouvert et le bouton ne deviendra pas bleu.

1.1.14 Âge des comptes

Ce bouton vous permet d’obtenir le rapport d’âge des comptes du client en date du jour.
Selon vos autorisations, il se peut que vous n’ayez pas accès à ce bouton.

1.1.15 Suivi des achats

Ce bouton option vous permet d’obtenir un rapport des suivis d’achats.

1.1.16 Encaissements

Ce bouton vous permet d’obtenir l’historique des encaissements reçus de ce client selon l’intervalle de date sélectionné.

1.1.17 Référence de crédit

Ce bouton vous permet de saisir les références de crédit de ce client.
Cette information est seulement accessible via ce bouton.

1.1.18 Comparatif Annuel

Ce bouton vous permet d’obtenir le comparatif annuel pour ce client pour l’année en cours avec les deux années précédentes.

1.1.19 Liste d’escompte

Ce bouton vous permet de gérer les escomptes par catégorie de produits pour ce client.

Le système affiche toutes vos catégories de produits, vous pouvez entrer des pourcentages d'escompte pour chaque catégorie pour ce client puis cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Les escomptes seront appliqués sur les soumissions, les commandes et les factures.

1.1.20 Évaluations

Ce bouton est affiché seulement lorsqu’une évaluation a été créée via l’option « Évaluation » du menu « Maintenance » du module « RH ».
Veuillez vous référer à la documentation « Ressources Humaines » afin de créer une évaluation de type « Client », au besoin.

1.1.21 Locations

Ce bouton permet de lister les items en location pour ce client.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus des locations » du module « Ventes » pour plus d'informations.

1.2 Consultation de clients

Cette option vous permet de consulter les clients, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

1.3 Vendeurs

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos vendeurs.

Champ :	Description :
Code représentant : (*)	Saisissez le code du vendeur; maximum de 10 caractères alphanumériques. NOTE : Ce code doit être unique.
Nom : (*)	Saisissez le nom du vendeur; maximum de 40 caractères alphanumériques.
Titre :	Saisissez le titre du vendeur.
:	Cliquez sur cette icône afin d'accéder à « Google Maps ». L’adresse sera située géographiquement.
Adresse :	Saisissez l'adresse du vendeur.; maximum de 40 caractères alphanumériques par champ.
Ville :	Saisissez la ville du vendeur.; maximum de 30 caractères alphanumériques.
Province : (*)	Sélectionnez la province du vendeur. Ces choix proviennent de l’option « Provinces » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Pays : (*)	Sélectionnez le pays du vendeur. Ces choix proviennent de l’option « Pays » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
Code Postal :	Saisissez le code postal; maximum de 30 caractères alphanumériques.
Téléphone :	Saisissez le numéro de téléphone du vendeur.
Langage : (*)	Sélectionnez une langue du vendeur.
Région :	Sélectionnez la région du vendeur. Ces choix proviennent de l’option « Régions » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Entrepôt :	Sélectionnez l’entrepôt de l’acheteur. Ces choix proviennent de l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». NOTE : Lors de la création d'une soumission, d'une commande ou d'une facture de vente, cet entrepôt sera automatiquement sélectionné selon le vendeur de la transaction. Si le vendeur ne possède aucun entrepôt, l'entrepôt du client sera sélectionné. Néanmoins, il est possible de prioriser l'entrepôt du client d'expédition dans ses écrans de transactions en activant la ou les configurations « CustomerConsignation » et/ou « UseSiteShipTo ».
Commission :	Sélectionnez une commission pour le vendeur, au besoin. Ces choix proviennent de l’option « Commissions » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Fournisseur :	Sélectionnez un fournisseur à relier à ce vendeur, au besoin.
Utilisateur :	Sélectionnez un utilisateur à relier à ce vendeur, au besoin.
Terminal :	Sélectionnez un terminal à relier à ce vendeur, au besoin.
Actif :	Cochez cette case afin d’activer cet acheteur. Décochez-la afin de le rendre inactif.

NOTE : Il est possible d'afficher le bouton « Autres informations » permettant d'ajouter une information pour votre environnement en ajoutant la valeur « btnperso » dans la configuration « SalesRepShowFields ». Par la suite, veuillez vous référer à votre chargé de projet pour configurer ce bouton.

1.4 Termes de paiement

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos termes de paiement.

Saisissez un code, une description et complétez tous les champs selon le terme de paiement désiré.
Veuillez vous référer à la documentation « Termes de paiement » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations sur les termes de paiement.

NOTE : Ces termes de paiements seront disponibles dans la liste déroulante du champ « Terme de paiement » lors de la création d’un client et ce champ est obligatoire.

1.5 Termes de paiement globaux

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos termes de paiement globaux, c’est-à-dire disponibles dans toutes les compagnies de votre base de données.

1.6 Territoires

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des territoires.

Saisissez un code et une description, puis cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Ces territoires apparaissent dans la liste déroulante du champ « Territoires » lors de la création d’un client et ce champ est obligatoire.

1.7 Territoires globaux

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos territoires globaux, c’est-à-dire disponibles dans toutes les compagnies de votre base de données.

1.8 Régions

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des régions.

Saisissez un code et une description, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.9 Régions globales

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos régions globales, c’est-à-dire disponibles dans toutes les compagnies de votre base de données.

1.10 Méthodes de paiement

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos méthodes de paiement.

Saisissez un code et une description, ainsi que le compte Grand Livre d'encaisse.
Si votre méthode de paiement est une méthode papier ou monnaie, sélectionnez « Espèce » dans le champ « Méthode ».
Saisissez une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.11 Commissions

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des commissions des vendeurs.

Saisissez un code et une description, ainsi que le taux de commission, puis cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Les taux de commissions des vendeurs sont utilisés dans le rapport « Rapport des commissions par vendeurs » du menu « Rapports » du menu « Ventes ».

1.12 Listes d’escompte

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos listes d’escompte.

Saisissez un code et une description, ainsi que le pourcentage d'escompte, puis cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Le pourcentage d'escompte ne doit pas être supérieur à 100.

1.13 Contrôles des comptes à recevoir

Cette option vous permet de sélectionner les différents comptes de Grand Livre dans lesquels seront comptabilisées les transactions et de définir certains paramètres qui seront utilisés par défaut dans les comptes à recevoir.

Il est important de tenir cette option à jour.

Champ :	Description :
Section « Défaut »	Cette section vous permet de définir par défaut certains paramètres concernant les comptes à recevoir.
Banque par défaut :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui correspond à la banque à utiliser par défaut dans les comptes à recevoir.
CAR par défaut :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui sera suggéré par défaut dans les transactions du module « Comptes à recevoir ». Seuls les comptes cochés « Compte à recevoir » seront affichés.
GL Calcul frais :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre dans lequel seront comptabilisés les frais sur les comptes à recevoir calculés dans l'option « Calcul des frais d'intérêts » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Ce compte peut être de catégorie « Revenu » ou « Dépense ».
Dans la facture, faire l’écriture de l’escompte sur la ligne :	Cochez cette case si vous désirez que l’écriture comptable de l’escompte se retrouve sur une ligne distincte lorsque vous faites une facture de vente.
Compte escompte :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte dans lequel seront comptabilisés les escomptes sur les comptes à recevoir. NOTE : La catégorie doit être « Revenu » : « Escompte sur ventes ».
Projet :	Ce champ est affiché si vous avez sélectionné un compte de Grand Livre géré « Par projet » dans le champ précédent. Vous devrez cliquer sur le combo afin de sélectionner un numéro de projet qui sera suggéré par défaut dans l'option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Selon la configuration de votre système, ce champ peut être obligatoire. Veuillez vous référer au point 5.1 du présent document.
Transport :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui servira à comptabiliser les frais de transport pour les comptes à recevoir.
Payé d'avance :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre qui servira à comptabiliser les montants « Payé d'avance ». Ce compte sera suggéré par défaut dans l'option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et il est modifiable.
Longueur numéro de facture :	Saisissez la longueur du numéro de facture: maximum de 8 caractères numériques. Par exemple : Si vous optez pour 5 caractères : la facture numéro « 99 » deviendra la facture « 00099 » dans le système.
Dernier numéro de facture :	Ce champ permet de modifier la séquence des numéros de facturation.  Saisissez le dernier numéro de facture utilisé ou le numéro précédent celui que vous voulez utiliser, en considérant le nombre de caractères entrés dans le champ précédent. NOTE : Le système prend en considération les factures déjà générées dans le système, pour ne pas créer de doublons.
Raison limite crédit :	Sélectionnez la raison de la limite de crédit atteinte. Ainsi, lorsqu’un compte client aura atteint le montant maximal de sa limite de crédit, Prextra affichera par défaut la raison sélectionnée dans l'option « Commandes retenues » du menu « Utilitaires » du module « Ventes ». Ces choix proviennent de l’option « Raison limite crédit » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : La limite de crédit d’un client est entrée dans le champ « Limite crédit » de la fiche client, via l’option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Compte à recevoir ».
Raison de retenue terme de paiement :	Sélectionnez une raison de retenue pour les commandes retenues dont le terme de paiement est « Comptant à la livraison » ayant le code « COD ». Ainsi, lorsqu’une commande de vente aura le terme de paiement « Comptant à la livraison », la commande sera automatiquement retenue et la raison de la retenue sera celle sélectionnée pour l'option « Commandes retenues » du menu « Utilitaires » du module « Ventes ». Ces choix proviennent de l’option « Méthodes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Ce champ est seulement affichée lorsque la configuration « ArTermToHold » est active.
Année :	Affiche l’année en cours.
Période :	Affiche la période comptable en cours.
Section « Afficher le bouton « Calculer » »	Cette section vous permet d’afficher le bouton « Calculer » dans certaines options.
Actif :	Vous permet d’activer ou non le bouton « Calculer ». Cochez « Oui » si vous désirez afficher le bouton « Calculer » dans les options « Encaissements » et « Paiements directs TEF (Clients) ». Ceci améliore la vitesse de votre système en effectuant le calcul en une seule opération. Cochez « Non » pour que le système calcule automatiquement les totaux dans les écrans de paiements.
Section « Défaut nouveau client »	Cette section vous permet de déterminer par défaut les paramètres suggérés lors de la création d'un nouveau client.
Taxe :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de taxe lors la création d’un nouveau client.
Terme de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le terme de paiement lors la création d’un nouveau client.
Langue :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la langue lors la création d’un nouveau client.
Devise :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la devise lors la création d’un nouveau client.
Territoire :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le territoire lors la création d’un nouveau client.
Frais :	Cochez cette case si vous désirez que celle-ci soit cochée automatiquement lors de la création d'un nouveau client. En cochant cette case, un champ apparait pour saisir le pourcentage des frais d'intérêts. NOTE : Le pourcentage peut être 0.
Livraison suppl. :	Cochez cette case si vous désirez que celle-ci soit cochée automatiquement lors de la création d'un nouveau client.
Imprimer les BO sur le bon de livraison :	Cochez cette case si vous désirez que celle-ci soit cochée automatiquement lors de la création d'un nouveau client.
Section « Regroupement »	Cette section vous permet d’activer le regroupement des étapes opérationnelles d’un dossier.
Regroupement des étapes opérationnelles d’un même dossier :	Cochez cette case afin de regrouper les étapes opérationnelles d’un même dossier.
Section « Défaut factures d'ajustement »	Cette section vous permet de déterminer par défaut les taxes à utiliser pour les factures d’ajustements.
Taux des taxes des facture d'ajustement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner et de déterminer le type de taxe à utiliser pour les factures d'ajustement émises dans l'option « Ajustements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Vous devez sélectionner un type de taxe sans taux, car les factures d'ajustement ne doivent pas créer d'écriture comptable.
Section « Défaut calcul des frais d'intérêts »	Cette section vous permet de déterminer par défaut les paramètres à utiliser pour le calcul des frais d’intérêts.
Taux d'intérêt mensuel :	Saisissez le pourcentage à suggérer par défaut dans l'option « Calcul des frais d'intérêt » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Ce taux pourra être modifié pour chaque client via leur fiche client et aura la priorité sur le taux entré dans le présent champ.
Taxe :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de taxe qui doit être utilisé pour les factures d'intérêts.
Préfix no facture :	Saisissez le préfix qui sera affiché devant le numéro des factures des frais d’intérêts et les factures de renversements des frais d’intérêts. La valeur par défaut est « I- ».
Terme de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le terme de paiement qui doit être utilisé pour les factures d'intérêts.
Section « Modalités »	Cette section vous permet de déterminer par défaut les comptes de Grand Livre à utiliser pour le report des modalités de paiement. NOTE : Pour toutes informations supplémentaires sur les modalités de paiement, veuillez vous référer à la documentation « Modalités de paiement » du module « Ventes ». De plus, afin d'utiliser les modalités de paiement, la configuration « InvoicingManyTerms » doit être active.
Compte GL pour revenus reportés :	Sélectionnez le compte de Grand Livre à débiter, lorsqu’une modalité de paiement sera facturée pour le report des modalités de paiement.
Compte à recevoir pour revenus reportés :	Sélectionnez le compte de Grand Livre à créditer, lorsqu’une modalité de paiement sera facturée pour le report des modalités de paiement.
Compte de dépôt d’avance à venir :	Dans le cas, où que l’on facture une facture principale, sans avoir facturé toutes les factures de modalités de ce groupe d’item, le système utilisera le compte de Grand Livre relié à ce champ dans l’écriture comptable de la facture principale, afin de balancer les modalités qui n’ont pas encore été facturées, ainsi lorsque celle-ci seront facturés, toutes les modalités seront comptabiliser adéquatement.
Prioriser le compte à recevoir du client :	Cochez la case afin de prioriser le compte à recevoir relié au champ « Compte à recevoir » dans la fiche du client dans l’écriture comptable de la modalité de paiement.
Section « Facture récurrentes »	Cette section vous permet d’activer la mise à jour des prix.
Mise à jour des prix :	Cochez cette case afin d'afficher la colonne « Nouveau prix » dans l'option « Création de factures récurrentes » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir » et ainsi pouvoir générer une nouvelle facture selon la procédure des prix de vente et non conserver le prix de la facture ou du gabarit.
Section « Retenue sur facturation »	Cette section vous permet de déterminer le compte de Grand Livre à utiliser pour la retenue sur facturation.
Compte GL pour revenus reportés :	Sélectionnez le compte de Grand Livre à débiter, lorsqu’une retenue sur facturation sera effectuée.
Facturation de la retenue sur le coûtant :	Cochez cette case afin d’utiliser la méthode de facturation sur le coûtant. Si cette case est décochée, la méthode de retenue sera celle de base, c'est-à-dire celle de la retenue sur facturation. Pour ce fonctionnement, veuillez vous référer à la documentation « Retenue de facturation » et « Retenue de facturation sur le coûtant » du module « Comptes à recevoir ».

Cliquez sur « Enregistrer ».

1.14 Secteurs

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour de vos secteurs.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.15 Production principale

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos productions principales.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.16 Type de client

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos types de clients.

Saisissez un code et une description, puis une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.17 Courtier en douane

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des courtiers en douane.

Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.18 Raison de limite crédit

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des raisons de la limite de crédit de vos clients.

Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

1.19 FAB

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des conditions de transport négociées avec vos clients.

Saisissez un code, une description et une valeur numérique, maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».

2. Transactions

2.1 Facturation

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos factures de vente.

NOTE : Les factures créées par la facturation d’une commande de vente se retrouvent dans cette liste.

Champ :	Description :
Section « Entête »	Cette section vous permet de configurer l'entête de la facturation.
No Commande :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner une commande de vente.
No client :	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le client. NOTE : Si vous avez sélectionné un client, dont vous lui avez ajouté une note dans le bouton « Notes » de l’option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir », Prextra affichera cette note. Cliquez sur « OK » pour fermer la note.
Adresse :	Affiche l’adresse du client sélectionné dans le champ précédent.
Facturer à / Adresse :	Par défaut, ce champ affichera le code client sélectionné dans le champ « Client ». Cliquez sur le combo pour modifier ce champ au besoin.
Expédier à : /Adresse : (*)	Affiche l'adresse d'expédition cochée « Défaut » dans le bouton « Expédier à » du code client sélectionné dans le champ « Client ». Cliquez sur le combo pour modifier ce champ au besoin.
Devise : (*)	Affiche la devise sélectionnée dans la fiche du client. La devise ne peut être modifiée via cet écran. Ces choix proviennent de l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Selon la configuration de votre système, la devise peut être mise à jour.
Taux de change :	Affiche le taux de change à utiliser afin de convertir la devise sélectionnée dans le champ « Devise » selon celle utilisée par votre compagnie. Cette devise a été sélectionnée dans le champ « Devise » de votre compagnie dans l’option « Compagnie » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Vous devez tenir à jour les taux de change dans l'option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Le taux de change sera celui en vigueur à la date de la facture.
Date fact. : (*)	Par défaut, ce champ affiche la date du jour.  Cliquez sur le calendrier afin de la modifier et sélectionnez une autre date.
Date due : (*)	Ce champ affiche la date à laquelle la facture est due selon le terme de paiement et la date de la facture. Cliquez sur le calendrier afin de la modifier et sélectionnez une autre date.
Date livraison : (*)	Par défaut, ce champ affiche la date du jour. Cliquez sur le calendrier afin de la modifier et sélectionnez une autre date.
Période GL : (*)	Ce champ affiche la période de Grand Livre selon la date de la facture. Cliquez sur la liste déroulante afin de modifier. NOTE : La description de la période sera affichée si vous avez coché « Afficher la description de la période » dans l'option « Contrôle du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
Contact :	Affiche le nom du contact en rang « 1 » dans le champ « Achats » du bouton « Contact » de la fiche client. Si aucun contact n'est assigné aux achats, ce champ affiche le nom entré dans le champ « Contact » de la fiche client. Cliquez sur le combo et cochez le contact désiré afin de modifier le contact.
FAB :	Affiche la condition de transport sélectionnée dans le client. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez une autre condition afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « FAB » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Remarque :	Si vous avez sélectionné un client pour lequel vous avez entré un message « Imprimable » dans le bouton « Notes » de l’option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir », ce message s'affichera dans ce champ. Cependant, si la facture provient d'une commande, le message proviendra de la commande. Ce champ est modifiable et peut contenir au maximum 1000 caractères alphanumériques. NOTE : Cette remarque sera imprimée sur la facture.
Note interne :	Vous permet de saisir une note interne aux autres utilisateurs. De plus, si une note interne a été saisie dans la commande ou dans l’expédition qui est facturée, cette note interne sera automatiquement affichée dans la facturation. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « internalnote » a été ajoutée dans la configuration « ArNewInvoicesShowField » et ne s'imprimera pas sur l'impression de la facture.
Terme de paiement : (*)	Affiche le terme de paiement sélectionné dans la fiche client dans le champ « Code paiement ». Vous pouvez sélectionner un autre code en cliquant sur la liste déroulante. Ces choix proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». NOTE : Il est possible de cacher ce champ pour les utilisateurs désirés via l'accès « Accès à la liste des termes de paiement dans une fiche client » de la catégorie « Module Comptes à recevoir » des accès utilisateurs.
Transporteur :	Affiche le transporteur identifié comme étant le transporteur par défaut dans le bouton « Transporteurs » du client sélectionné. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionner un autre transporteur afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « Transporteurs » du menu « Maintenance » du module « Achats ».
Code client trans. :	Affiche le code du transporteur sélectionné dans le champ précédent.
Commande client :	Saisissez le numéro de commande du client: maximum de 15 caractères alphanumériques. NOTE : Cette information sera imprimée sur la facture.
Vendeur :	Affiche le nom du vendeur relié à l'utilisateur qui enregistre la transaction, via le champ « Utilisateur » de l'option « Vendeurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». Si aucun utilisateur n'a été relié, ce champ affiche le nom du vendeur sélectionné dans le champ « Vendeur » de la fiche client et si ce champ est vide dans la fiche client, il le sera aussi dans la fenêtre de facturation. Cliquez sur la liste déroulante afin de modifier.
Territoire : (*)	Affiche le territoire sélectionné dans le champ « Territoire » de la fiche du client. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre territoire afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « Territoires » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Référence :	Affiche le numéro de commande de vente si cette facture a été créée via l'option « Facturation des expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes ». Vous pouvez saisir toute information pertinente à cette facture: maximum de 50 caractères alphanumériques. NOTE : Cette information est interne et ne sera pas imprimée sur la facture.
Entrepôt : (*)	Affiche l'entrepôt relié à la fiche du vendeur. Si le vendeur ne possède aucun entrepôt, l'entrepôt du client sera sélectionné. Afin de modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Cet entrepôt sera relié à la commande, par contre vous serez en mesure de modifier l’entrepôt sur chaque ligne d'item. NOTE : Ce champ sera automatiquement mis à jour si vous modifier le champ « Vendeur ». NOTE : Il est possible de prioriser l'entrepôt du client d'expédition en activant la configuration « CustomerConsignation ».
Méthode de paiement :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une méthode de paiement. Ces choix proviennent de l’option « Méthodes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Commission :	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner une commission. Ces choix proviennent de l’option « Commissions » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « commission » a été ajoutée dans la configuration « InvheaderMaintenanceHiddenFields ».
Liste de prix :	Affiche la liste de prix sélectionnée dans le client. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez une autre liste de prix afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « Listes de prix » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».
Escompte (%) :	Affiche le pourcentage de la « Liste d'escompte » sélectionnée dans la fiche de ce client. Ce taux peut être modifié et doit être inférieur à 100%. Ce taux affectera le champ « Prix unit. » dans la section des détails d'items. Ces choixcompte proviennent de l’option « Listes d'escompte » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Taxe : (*)	Affiche le type de taxe sélectionné dans le champ « Escompte » dans la fiche de ce client. Cliquez sur la liste déroulante et choisissez un autre type de taxe afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». NOTE : Si cette facture a été créée via l'option « Facturation des expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes », le type de taxe provient de la commande et est modifiable.
Total produits :	Affiche le sous-total au fur et à mesure d'ajout et/ou de suppression d’items dans la partie détail de la facture.
+ Transport :	Saisissez le montant de transport à ajouter à cette facture. Ce montant sera comptabilisé dans le compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « Transport » de l'option « Contrôle des comptes à recevoir » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Montant sans taxes :	Affiche le montant avant les taxes, incluant le transport.
Nouveaux champs selon le type de taxe sélectionné :	Ces champs affichent les types de taxe « 1 » et « 2 » selon la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe » et les taux seront affichés selon la date de la facture. NOTE : Si votre type de taxes contient le type de taxe « 3 », les trois taxes seront affichés.
Total :	Affiche le total au fur et à mesure d'ajout et/ou de suppression d’items dans la partie détail de la facture.
Section « Détails »	Cette section vous permet d'ajouter un détail dans la facturation.
Item : (*)	Saisissez le code de l’item ou cliquez sur le combo pour afficher la liste complète des items.
Bouton « Inv. » :	Affiche le rapport « En main par entrepôt ».
Item client :	Affiche le code d’item client.
Entrepôt :	Affiche l'entrepôt principal de l'item. Cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt afin de modifier. NOTE : Si l'item est un item option, il est possible d’appliquer l'entrepôt de l’item principal aux à ses items options en activant la configuration « invoiceparentitemsiteonoption ». Néanmoins, si l’item option n’est pas relié à l’entrepôt de l’item principal via ses items entrepôts, l’entrepôt de l’item option sera vide.
Comptes du GL : (*)	Affiche le compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « GL Ventes » de l'item sélectionné. Cliquez sur l’icône de recherche et sélectionnez un autre compte afin de modifier. Ces choix proviennent de l’option « Comptes GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». NOTE : En cliquant sur l’icône de la note à droite de ce champ, il est possible de modifier la description de ce compte de Grand Livre via un nouveau champ, seulement pour cette facture.
Projet :	Ce champ s'affiche lorsque vous avez sélectionné un compte de Grand Livre dont la case « Par projet » a été cochée. Cliquez sur l’icône de recherche et sélectionnez un projet de Grand Livre. NOTE : Selon la configuration de votre système, ce champ pourrait être obligatoire.
Taxable :	Ce champ sera affiché si la case « Produits non taxables permis » a été cochée lors de la création de la compagnie courante dans l’option « Compagnie » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Cette case sera cochée si la case « Produits taxables » est cochée dans l'item. Elle pourra être modifiée.
Description :	Affiche la description de l'item et le commentaire du champ « Note de vente » du bouton « Notes » de l'item. Ce champ permet d'ajouter de l'information: maximum de 1000 caractères alphanumériques.
Qté: (*)	Saisissez une quantité positive ; maximum de 10 nombres entiers. NOTE : L'unité de mesure de l'item sera affichée dans le champ près de « Qté ».
Facteur : (*)	Affiche la conversion à partir de l’unité de mesure inscrite au champ « Qté » à l’unité de mesure inscrite dans le champ « Qté fournisseur ». Ce champ est modifiable. NOTE : Selon la configuration de votre système, ce facteur pourrait être mis à jour lorsque vous modifiez la « Qté » ou la « Qté client ».
Qté client : (*)	Ce champ affiche la quantité client, basée sur la conversion de la valeur du champ « Qté » multipliée par la valeur sélectionnée dans le champ précédent.
Prix unitaire : (*)	Affiche le prix unitaire de l’item. NOTE : Le système vérifie d’abord s’il y a un item client créé pour l’item ou le client. Si oui, le prix de l’item client sera utilisé par le système. Sinon, le système utilisera la liste de prix, si celle-ci existe. Si aucune liste de prix n’est créée, le système utilisera le prix de la fiche d’item.
Escompte :	Saisissez une valeur d’escompte à déduire sur le montant avant taxes.
Montant :	Affiche la valeur du champ « Quantité » multiplié par le champ « Prix », moins la valeur du champ « Escompte », si applicable.
Section « Lignes de détails »	Cette section affiche les lignes de détail de la facturation.
	Cliquez sur cette icône afin de modifier la ligne d'un item. NOTE : Il est possible de modifier un item en cliquant directement sur la ligne de celui-ci en activant la configuration « ClickRowUpdateLine ».
	Cliquez sur cette icône afin de modifier la position de l’item. NOTE : Cette icône est seulement affichée lorsque la valeur « pos » a été ajoutée dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ».
Item :	Affiche l’item sélectionné dans la section détail de cette facturation.
Description :	Affiche la description de l’item.
Code GL :	Affiche le numéro de compte de Grand Livre sélectionné dans le champ « Compte du GL » de la catégorie de produit relié à l’item.
Projet :	Affiche le projet sélectionné précédemment dans le champ « Projet » dans la section détail de cette facturation, si applicable.
Quantité :	Affiche la valeur entrée précédemment dans le champ « Quantité » dans la section détail de cette facturation.
Prix unit. :	Affiche le prix unitaire de l’item.
Escompte :	Affiche la valeur entrée précédemment dans le champ « Escompte » dans la section détail de cette facturation, si applicable.
Montant :	Affiche la valeur du champ « Quantité » multiplié par le champ « Prix », moins la valeur du champ « Escompte », si applicable.
	Cliquez sur la poubelle afin de supprimer cet item.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Lorsqu'une facture est enregistrée, il est possible de la rouvrir et de tenir les touches « Ctrl » + « G » enfoncées sur le clavier en cliquant dans la facture afin d'afficher l'écriture comptable de celle-ci.

NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Relâches de vente » du module « Ventes » pour le bouton « Relâches ».

Le bouton « Autres informations » vous permet d'ajouter une information spécifique pour votre environnement.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btnperso » a été ajoutée dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ». Veuillez vous référer à votre chargé de projet pour paramétrer ce bouton.

Le bouton « Produits vendus » vous permet de visualiser toutes les soumissions, les commandes, les expéditions et les factures faites à ce client. Vous serez aussi en mesure de sélectionner l’année désirée ainsi que rechercher par quantité ou par montant d’item.
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Produits vendus" » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs.

Le bouton « Factures info. » vous permet de rechercher toutes les factures créées pour ce client selon un intervalle de dates.
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Factures info." » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs.

Le bouton « Crédit » vous permet d’afficher les informations de crédit du client se retrouvant dans la fiche client.
NOTE : Il est possible de cacher ce bouton aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au bouton "Crédit" » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs.

L'icône du plus vert vous permet d'afficher les boutons « Item », « Item par client », « Cédule de pièces », « Inventaire », « Transactions », « Historique de vente » et « Coût d'un BOM » afin d'ouvrir rapidement un raccourci du bouton sélectionné pour l'item sélectionné à l'ajout dans la facture.
NOTE : Il est possible de cacher chacun des boutons affichés dans cette section aux utilisateurs désirés via les accès « Accès au bouton "Item" », « Accès au bouton "Item par client" », « Accès au bouton "Cédule de pièces" », « Accès au bouton "Transactions" », « Accès au bouton "Historique de vente" » et « Accès au bouton "Coût d'un BOM" » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs.

Le bouton « Paiement » vous permet d’appliquer un paiement sur une facture de vente.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « invpaymentmode » a été ajoutée dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ». De plus, cette configuration est aussi fonctionnelle lors de la facturation des expéditions. Néanmoins, si vous avez aussi ajouté la valeur « paymentmode » dans cette configuration, permettant d’afficher ce même bouton dans la facture caisse en cachant les boutons « Enregistrer », « Enregistrer & Ajouter », cette valeur aura priorité lors la facturation des expéditions.
NOTE : Il est possible d'afficher l'heure de la transaction à côté de la date de transaction dans les encaissements caisses en activant la configuration « ArCashingShowTimeTrans ».

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer la facture.
NOTE : Par défaut, la langue du client de facturest prioritaire lors de l'impression de la facture. Néanmoins, il est possible de prioriser la langue du client au lieu de celle du client de facturation en activant la configuration « PrioritizeCustLangQOSOInv ».
NOTE : Il est possible de remplacer le titre « Facture » par « Note de crédit » lors de l'envoi par courriel de facture négative en activant la configuration « ReplaceInvoiceByCreditNoteForNegativeInv ».

Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer et de fermer la facture.

Le bouton « Enregistrer & Ajouter » vous permet d’enregistrer et fermer votre facture et d’ouvrir une nouvelle fenêtre afin de créer une nouvelle facture.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer la facturation, sans enregistrer aucune modification.

NOTE : Il est possible d'afficher un champ « Escompte » dans la section des totaux affichant le montant d'escompte selon le terme de paiement de la facture en activant la configuration « useescamountbydefault ». Ce montant est seulement à titre informatif et n'est pas déduit du prix de la facturation. Attention, avec cette configuration, dans l'encaissement de cette facture, le champ « Esc. » affichera toujours ce montant. Ainsi, l'escompte disponible à être déduit ne sera pas mis à jour selon la date de l'encaissement.

NOTE : Il est possible d'afficher à l’utilisateur une confirmation d’enregistrement si la facture possède une ligne de détail ayant un prix de 0.00 $ en activant la configuration « InvoiceConfirmLinePriceZero ».

2.2 Paiements directs TEF (Clients)

Cette option vous permet d’encaisser des factures qui ont été créées via l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir », pour les clients dont vous désirez retirer le paiement de leurs comptes bancaires via un transfert électronique de fonds.

Champ:	Description:
Section « Entête »	Cette section vous permet de lancer la recherche des factures pour le transfert électronique de fonds.
Du client :	Sélectionnez un client pour afficher la liste des factures selon un intervalle de clients. NOTE : Si aucun client n'est sélectionné, toutes les factures impayées pour tous les clients seront affichées.
Au client :	Sélectionnez un client pour afficher la liste des factures selon un intervalle de clients. NOTE : Le client sélectionné dans le champ précédent sera automatiquement affiché. Il est modifiable.
Compte escompte : (*)	Affiche le compte d'escompte qui a été paramétré dans le contrôle des comptes à payer. NOTE : Ce champ est modifiable.
Compte Banque :	Affiche la banque cochée par défaut dans l'option « Banques » de menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». NOTE : Ce champ est modifiable et peut être vide pour afficher la liste des factures, il devra être complété pour créer un paiement TEF.
Devise : (*)	Sélectionnez la devise pour votre paiement. La devise de la compagnie s'affiche par défaut. Ce champ est modifiable.
Code utilisateur :	Affiche le code de l'utilisateur Prextra qui affiche la liste.
Date d'échéance :	Affiche par défaut la date du jour. Cette date permet de filtrer les factures qui ont une date d'échéance qui se situe avant. Ce champ est modifiable.
Date TEF :	Affiche par défaut la date du jour. Cette date détermine la date du paiement TEF. Ce champ est modifiable.
Période GL :	Affiche la période GL en fonction du champ « Date TEF ». Ce champ est modifiable.
Fact. dues :	Affiche uniquement les factures dues pour le client sélectionné si le radio bouton est bleu.
Toutes fact. :	Affiche toutes les factures impayées pour le client sélectionné si le radio bouton est bleu.
Section « Détails »	Cette section vous permet de sélectionner les factures des différents clients pour le transfert électronique de fonds.
No client :	Affiche le code du client selon les paramètres préalablement choisis.
Nom client :	Affiche le nom du client selon les paramètres préalablement choisis.
#Facture :	Affiche les numéros des factures selon les paramètres préalablement choisis.
Date fact. :	Affiche la date de la facture.
Terme :	Affiche le terme de paiement relié à la facture.
Date due :	Affiche la date due de la facture.
Référence :	Affiche la référence de la facture.
Solde :	Affiche le solde de la facture.
Escompte :	Affiche le montant de l’escompte qui peut être appliqué dans le champ « Escompte ».
Jrs :	Affiche le nombre de jours restant pour que le client puisse utiliser l’escompte affiché dans la colonne « Escompte ».
Escompte :	Affiche le montant de l'escompte qui peut être utilisé en cochant la case au bout de la ligne.
Paiement :	Affiche le montant total de la facture en cochant la case au bout de la ligne, moins l'escompte si applicable. Ce champ est modifiable. Pour payer partiellement une facture, saisir le montant payé sans cocher la case en bout de ligne. NOTE : Si la case est cochée, la différence entre le montant de la facture et le montant payé partiellement sera affichée dans le champ escompte.
Case à cocher :	Cochez la case en bout de ligne permet de payer complètement la facture, ainsi l’escompte qui pourra être utilisé sera automatiquement appliqué.

(*) Champ obligatoire

Le bouton « Produire » vous permet de produire la liste des factures selon les paramètres sélectionnés.

Le bouton « Recommencer » vous permet de réinitialiser les paramètres pour effectuer une nouvelle recherche.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer le paiement direct, sans enregistrer aucune modification.

Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer la liste des factures payées.

Le bouton « Créer un paiement direct TEF (Clients) » permet de créer les paiements désirés.

NOTE : Lorsque la liste sera produite, vous ne pourrez plus modifier vos paramètres, à moins de cliquer sur « Recommencer » et ainsi, effacer tous vos paramètres et recommencer à nouveau.

2.3 Facturation Manuelle

Cette option vous permet de créer vos factures de vente manuellement.
Pour le fonctionnement de la facturation, veuillez vous référer à la section 2.1 du présent document.
NOTE : La facturation manuelle vous permet de saisir votre propre numéro de facture.

2.4 Impression de factures

Cette option vous permet l’impression individuelle ou massive de factures.

Sélectionnez l’intervalle de factures et/ou de clients désirés.
Sélectionnez la langue du format des factures, puis cliquez sur le bouton « Imprimer ».

NOTE : Si la langue n'est pas sélectionnée, le système imprimera la facture dans la langue sélectionnée dans la fiche du client.

NOTE : Il est possible de remplacer le titre « Facture » par « Note de crédit » lors de l'envoi par courriel de facture négative en activant la configuration « ReplaceInvoiceByCreditNoteForNegativeInv ».

2.5 Envoi de factures

Cette option vous permet d’envoyer une confirmation de commande à vos clients soit par la poste, après avoir imprimé la commande, soit par courriel ou soit par télécopieur.

Sélectionnez le type d'envoi et saisissez un numéro de facture, de client ou sélectionnez les dates pour préciser la recherche.
NOTE: Lorsque vous changez le type, la liste se rafraîchit.

Champ :	Description :
Type d'envoi :	Sélectionnez le type d'envoi désiré. Lorsque vous changez le type, la liste des commandes se rafraîchit. Le type « Aucun » vous permet d’afficher la ou les factures à l’écran. Le type « Poste » vous permet d’afficher la ou les factures à l’écran et de lancer l’impression. Le type « Courriel » vous permet de lancer un envoi massif de courriels pour chacune des factures. Les courriels seront envoyés au contact de la facture. Le type « Télécopieur » vous permet d’envoyer vos factures par télécopieur. Veuillez vous référer à votre chargé de projet afin de configurer ce type d’envoi.
# Fact. :	Saisissez un numéro de facture pour préciser la recherche, au besoin.
No client :	Saisissez un numéro de client pour préciser la recherche, au besoin.
Non envoyé :	Cochez cette case pour afficher les factures qui n'ont pas encore été envoyées dans la liste. Décochez cette case pour afficher les factures déjà envoyées dans la liste.
De la date :	Sélectionnez une date pour préciser la recherche, au besoin.
À la date :	Sélectionnez une date pour préciser la recherche, au besoin.
Ordre :	Par défaut, la liste s'affiche par ordre du numéro de facture. Cliquez sur ce champ pour changer le filtre.
Enlever les factures avec intérêts :	Cochez cette case afin de retirer les factures ayant des frais d'intérêt.
Afficher l'image de fond :	Cochez cette case afin d'afficher l'image de fond sur l'impression des factures. NOTE : Cette case à cocher est seulement affichée lorsque la configuration « backgrdimg » est active. De plus, pour utiliser l'image de fond, veuillez vous référer à votre chargé de projet. Il est aussi possible de cocher automatiquement cette case en activant la configuration « AutoCheckDisplayBackImageSendInv ».

Le bouton « Rechercher » vous permet de générer la liste des factures qui correspondent aux critères de recherche saisis dans les champs de l'en-tête.

Le bouton « Supprimer de la liste » vous permet de supprimer une ou plusieurs factures sélectionnées de la liste d'envoi.
NOTE : Vous pouvez cocher une ou plusieurs cases et cliquez sur le bouton « Supprimer de la liste » pour supprimer la ou les factures de cette liste.

Le bouton « Imprimer » vous permet de lancer l'impression ou l'envoi des factures.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer l'envoi de factures, sans enregistrer aucune modification.

NOTE : Vous pouvez, en plus du contact dans la fiche du client, envoyer la facture au contact sélectionné dans la facture en activant la configuration « SendInvToInvContact ».

NOTE : Il est possible de remplacer le titre « Facture » par « Note de crédit » lors de l'envoi par courriel de facture négative en activant la configuration « ReplaceInvoiceByCreditNoteForNegativeInv ».

NOTE : Il est possible d'afficher une colonne indiquant la langue du client en ajoutant la valeur « custlang » à la configuration « SendInvShowColumns ».

2.6 Encaissements

Cette option vous permet de créer des encaissements.
Veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations sur le processus d'un encaissement.

Le bouton « Ajouter » vous permet de créer un lot.

Le bouton « Visualiser » vous permet de visualiser les informations de paiement du lot comme la date, la période GL ou encore l'institution financière.

Le bouton « Détruire » vous permet de détruire un lot.

Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer le détail de l'encaissement.

Le bouton « Détail » vous permet d'afficher le détail de l'encaissement.

NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations sur les encaissements.

2.7 Comptes à comptes

Cette option vous permet d’appliquer une ou plusieurs factures d’un compte à payer à un compte à recevoir, afin de créer soit un encaissement ou un décaissement selon si la balance est à recevoir ou à payer.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus des comptes à comptes » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.

2.8 Ajustements

Cette option vous permet d'ajuster un compte client spécifique pour une période ouverte.

Cliquez sur le combo afin de sélectionner le client désiré.

Vérifiez les données qui s'affichent. Par défaut, la date du jour est inscrite ainsi que la période courante.
La devise de votre compagnie est aussi inscrite et le taux de change est affiché.
Utilisez le calendrier et le menu déroulant afin d'effectuer des modifications, si nécessaire.

Saisissez une note. Ce champ est très important, car il sera la référence de l’ajustement.
Utilisez le combo afin de sélectionner le compte de Grand Livre désiré.
Par la suite, saisissez le montant, négatif ou positif, à ajuster dans le champ « Montant » et puis cliquez sur le crochet vert.

Le champ « Total dû » en rouge affiche le total du compte client.
Le champ « Nouveau total » en rouge affiche le nouveau total que le compte client aura après l'ajustement.

Cliquez sur « Enregistrer » pour valider l'ajustement.

2.9 Distribuer aux payeurs

Cette option vous permet de distribuer un solde d'un compte à recevoir à un autre compte à recevoir, selon le compte de Grand Livre désiré.

Sélectionnez le client dans le champ « No client » auquel vous désirez déplacer les sous, puis sélectionnez le compte de Grand Livre dans lequel vous désirez effectuer la transaction.

Puis sélectionnez soit un fournisseur ou un client dans le champ « Fournisseur » ou « Clients » et saisissez une note, ainsi qu'un montant pour la transaction, puis cliquez sur le crochet vert.

Lorsque vous cliquerez sur « Distribuer », un ajustement sera créé dans chacun des comptes.

Un ajustement négatif sera créé dans le compte source pour retirer le montant de la transaction.
Un ajustement positif sera créé dans le compte destinataire pour ajouter le montant de la transaction.

2.10 Facturation progressive

Cette option vous permet de facturer un client en fonction de l’avancement de travaux qui a été exécuté.
Ce processus est utilisé lorsque vous désirez effectuer le suivi des travaux en cours.
Veuillez vous référer à la documentation « Facturation progressive » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.

2.11 Fin de mois

Cette option vous permet de procéder à une fermeture du mois courant.

Afin de procéder à la fermeture de mois, cliquez sur « Procéder ».

NOTE : Selon les configurations de votre système, l’option « Fin de mois » peut être désactivée.

2.12 Consultation des factures

Cette option vous permet de consulter les factures, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.
NOTE : Il est possible d'autoriser les utilisateurs désirés à copier ou à renverser une facture d’une période fermée en date du jour ésirés via l’accès « Accès à copier ou à renverser une facture inactive. » de la catégorie « Module Comptes à recevoir » des accès utilisateurs.

2.13 Consultation des encaissements

Cette option vous permet de consulter les encaissements, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

3. Rapports

3.1 Journal des ventes

Cette option vous permet d’imprimer le journal des ventes selon soit un intervalle de dates, de périodes ou de dates de saisie. Vous pouvez spécifier le ou les clients et numéros de factures désirés. Vous pouvez également préciser la devise, le code d’utilisateur, le territoire, les taxes, le type de client et la production principale désirée. De plus, vous pouvez trier le rapport par numéro de factures ou de clients. Vous pouvez aussi choisir entre la version sommaire ou détaillée du rapport et afficher la distribution comptable et obtenir le rapport sous format Excel.

3.2 Journal des ventes par item

Cette option vous permet d’imprimer le journal des ventes par item selon soit un intervalle de périodes ou de dates. Vous pouvez spécifiez l’intervalle de clients et d’items désiré et préciser la devise, le vendeur et la production principale désirée. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.3 Journal des ventes par compte GL

Cette option vous permet d’imprimer le journal des ventes par compte de Grand en spécifiant l’intervalle de comptes de Grand Livre, de clients, d’items, de bons de commande, de factures et/ou de dates désirées. Vous pouvez préciser la province et la production principale désirées. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.4 Journal des ventes par vendeur

Cette option vous permet d’imprimer le journal des ventes par vendeur selon soit un intervalle de périodes ou de dates. Vous pouvez également préciser le client, la devise, le vendeur et la production principale désirés. Vous pouvez obtenir le rapport en format Excel.

3.5 Rapport des commissions par vendeur

Cette option vous permet d’imprimer les commissions à remettre à vos vendeurs pour les factures de vente, selon leur taux de commission selon soit un intervalle de périodes ou de dates. Vous pouvez également préciser le client, la devise, le vendeur et la production principale désirés. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
NOTE : La comission est calculé sur le sous-total de la facture de vente, et ainsi n'inclue pas les frais de transport ni les taxes des factures.

3.6 Journal des encaissements

Cette option vous permet d’imprimer le journal des encaissements selon soit un intervalle de lots, de périodes, de dates ou de numéros de TEF. Vous pouvez également préciser la devise. Vous pouvez aussi afficher les paiements en version détaillés, la distribution comptable et obtenir le rapport sous format Excel.

3.7 Journal des encaissements par vendeur

Cette option vous permet d’imprimer le journal des encaissements par vendeur selon soit un intervalle de dates ou de périodes. Vous pouvez aussi préciser le vendeur et obtenir le rapport sous format Excel.

3.8 États de compte

Cette option vous permet d'envoyer les états de compte à vos clients.

Champ :	Description :
En date du :	Sélectionnez la date pour imprimer les états de compte des clients.
No client :	Sélectionnez un client afin d'imprimer seulement l'état de compte de ce client, au besoin.
Expédier à :	Sélectionnez un client d'expédition afin d'imprimer seulement l'état de compte de ce client d'expédition, au besoin. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « ARStatemntByShipTo » est active. De plus, vous devez avoir préalablement activer la configuration « UseARStatementAccountLight  » et ainsi, utiliser la version simplifiée de l'état de compte. Veuillez vous référer à votre chargé de projet, au besoin.
Devise :	Sélectionnez une devise afin d'imprimer seulement les états de compte pour cette devise, au besoin.
Vendeur :	Sélectionnez un vendeur afin d'imprimer seulement les états de compte des clients reliés à ce vendeur, au besoin. NOTE : Ce filtre est seulement affiché lorsque la valeur « salesrep » a été ajoutée dans la configuration « ArStatementShowFields ».
Région :	Sélectionnez une région afin d'imprimer seulement les états de compte des clients reliés à cette région, au besoin. NOTE : Ce filtre est seulement affiché lorsque la valeur « region » a été ajoutée dans la configuration « ArStatementShowFields ».
Ne pas afficher les comptes négatifs :	Cochez cette case afin d'afficher seulement les comptes positifs des clients. Si vous ne cochez pas cette case, les états de compte des clients dont le solde est négatif sera imprimés.
Ne pas afficher les comptes à zéro :	Cochez cette case afin de ne pas afficher les états de compte des clients dont le solde est à zéro, c'est-à-dire les états de compte des clients possédant des factures et des crédits qui se balancent.
Inclure les payés d'avance :	Cochez cette case afin d'inclure les payés d'avance reçus des clients dans l'impression des états de compte.
Regrouper par projet du GL :	Cochez cette case afin de regrouper les projets du Grand Livre dans l'impression des états de compte. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « ARStatementByProject » est active et que la configuration « ARStatemntByShipTo » est inactive.
Regrouper par "Expédier à" :	Cochez cette case afin de regrouper les états de compte par adresse d'expédition. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « ARStatemntByShipTo » est active. De plus, vous devez avoir préalablement activé la configuration « UseARStatementAccountLight  » et ainsi, utiliser la version simplifiée de l'état de compte. Veuillez vous référer à votre chargé de projet, au besoin.
Envoyer :	Sélectionnez la méthode d'envoi des états de compte. Ce type d’envoi provient de la sélection du champ « États de compte » des fiches clients. NOTE : Si vous ne sélectionnez pas de type d’envoi, c’est-à-dire que vous laissez ce champ vide, tous les états des compte vous seront affichés. La sélection « Aucun » vous permet d'imprimer tous les états de compte des clients. La sélection « Poste » vous permet d'imprimer les états de compte à transmettre par poste. Vous serez en mesure de les imprimer en version papier pour ensuite les transmettre par la poste à vos clients. La sélection « Courriel » vous permet d'imprimer les états de compte à transmettre par courriel. Un message s’affichera. Si vous cliquez « Oui », une nouvelle fenêtre ouvrira la liste des clients dont les états de compte sont envoyés par courriel. Par défaut, tous les clients seront sélectionnés et il est possible de désélectionner le ou les clients dont l’état de compte ne doit pas être envoyé. Si vous cliquez « Non », la fenêtre d’impression ouvrira. NOTE : Il est possible d'inclure le code du client dans le sujet du courriel lors de l’envoi des états de compte par courriel en activant la configuration « ARStatementShowCustCodeEmailSubject ». Ainsi, il sera plus facile de savoir quel est le compte du client si un client répond à ce courriel. La sélection « Télécopieur » vous permet d'imprimer les états de comptes à transmettre par fax. Un message s’affichera. Suivez les mêmes étapes que les états de compte envoyés par courriel.
À partir de combien de jours :	Sélectionnez un nombre de jours afin d’afficher les états de compte dont une facture dépasse le nombre saisi, au besoin. Ainsi, si l’une des factures du compte du client dépasse ce nombre, toutes les factures du compte client seront incluses dans l’état de compte, incluant les factures qui ne dépassent pas le nombre saisi.

3.9 Liste des Expédier à

Cette option vous permet d’imprimer la liste des « Expédier à » selon un intervalle de clients, des routes de livraison, un représentant ou leur statut. Ce rapport peut être imprimé en PDF, en Excel ou sous forme de carte via Google Maps si vos adresses sont situées géographiquement. Veuillez vous référer au point 1.1 du présent document pour situer géographiquement vos « Expédié à ».

3.10 Âge des comptes

Cette option vous permet d’imprimer l’âge des comptes de vos clients.

Champ :	Description :
En date du / Période :	Sélectionnez soit une date précise ou une période de Grand Livre afin d'imprimer l'âge des comptes des clients.
Client :	Sélectionnez un client afin d'imprimer seulement l'âge de compte de ce client, au besoin.
Compte à recevoir :	Sélectionnez un compte à recevoir afin d'imprimer seulement l'âge des comptes pour les factures comptabiliser à ce compte à payer, au besoin.
Devise :	Sélectionnez une devise afin d'imprimer seulement l'âge des comptes pour cette devise, au besoin.
Vendeur :	Sélectionnez un vendeur afin d'imprimer seulement l'âge des comptes des clients reliés à ce vendeur, au besoin. NOTE : Ce filtre est seulement affiché lorsque la valeur « salesrep » a été ajoutée dans la configuration « ArAgingShowFields ».
# Projet :	Sélectionnez un projet afin d'imprimer seulement l'âge des comptes les factures reliées à ce projet, au besoin. NOTE : Ce filtre est seulement affiché lorsque la valeur « projectno » a été ajoutée dans la configuration « ArAgingShowFields ».
Trié par :	Sélectionnez soit le filtre à appliquer afin d'imprimer l'âge des comptes des clients soit par code ou par nom des clients.
Ancienneté :	Spécifiez l'ancienneté désirée pour les colonnes de l'âge des comptes. NOTE : Il est possible de modifier le format des colonnes en modifiant les valeurs saisies dans la configuration « AgingInvoicesInterval ». Par défaut, l'ancienneté est de « 30 », « 60 » et « 90 ».
Inclure les payés d'avance :	Cochez cette case afin d'inclure les payés d'avance reçus des clients dans l'impression de l'âge des comptes.
Seulement les factures dues :	Cochez cette case afin d'afficher seulement les factures dues des clients dans l'impression de l'âge des comptes.
Ancienneté selon la date due :	Cochez cette case afin d'afficher l'ancienneté des factures des clients selon leur date due dans l'impression de l'âge des comptes.
Sommaire / Détail :	Sélectionnez si vous désirez imprimer de l'âge des comptes en version sommaire ou détaillée. En version sommaire, l'âge des comptes affichera le solde total des clients. En version détaillée, l'âge des comptes affichera le détail des factures pour chacun des clients.
Sortie Excel :	Cochez cette case si vous désirez obtenir le rapport sous format Excel.

NOTE : Il est possible d’afficher la colonne « Commentaires » dans l’impression détaillée de l’âge des comptes à recevoir sous format Excel afin d’afficher les notes saisies dans la liste de navigation de la consultation des factures en ajoutant la valeur « notexls » dans la configuration « ArAgingShowFields ». De plus, afin de saisir une note dans la consultation des factures, l'utilisateur doit être autorisé à l'accès « Accès à modifier la note dans les menus de consultations » de la catégorie « Module Gestion de système » des accès utilisateurs.

3.11 Historique des clients

Cette option vous permet d’imprimer l’historique des clients selon soit un intervalle de date ou en précisant la facture, le client et/ou le destinataire de la facturation désirés. De plus, si votre compagnie utilise les projets par transactions, vous serez en mesure de recherche votre historique des clients par projet. Vous pouvez aussi choisir entre la version sommaire ou détaillée du rapport et l’obtenir sous format Excel.

Colonnes :	Description :
Section « Facture »:	Cette section vous affiche les informations des factures pour chacun des clients.
Code client :	Affiche le code du client. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau en version papier.
Client :	Affiche le nom du client.
# Tél. :	Affiche le numéro de téléphone du client. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau en version papier.
Jours :	Affiche le nombre de jours entre la date de la facture et la date de fin de sortie du rapport.
Date fact. :	Affiche la date de la facture.
# Fact :	Affiche le numéro de la facture.
# Projet :	Affiche le numéro de projet relié à l'en-tête de la facture. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau sous format Excel.
Référence :	Affiche la référence de la facture. NOTE : Si la facture provient d'une facturation des expéditions, la référence affichera le numéro de commande de vente.
Montant :	Affiche le montant total de la facture.
Date paiement :	Affiche la date du paiement, s'il y a lieu.
# Lot :	Affiche le numéro de lot de l'encaissement du paiement, s'il y a lieu. NOTE : Si plusieurs paiements ont été reçus pour une même facture, celle-ci sera affichée sur plusieurs lignes.
No chèque :	Affiche le numéro de chèque, le numéro de TPV, le numéro du dépôt utilisé dans l'encaissement ou le numéro de commande lorsqu'un payé d'avance est appliqué. NOTE : Dans la version papier, lorsque le client du champ « Facturer à » est différent du client dans la facture, le client de facturation sera affiché dans cette colonne. NOTE : Lorsque le client de facturation est différent du client, les informations liées au paiement seront disponibles dans le détail de l'historique du client de facturation.
Terme de paiement :	Affiche le terme de paiement de la facture. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau sous format Excel.
Jrs Paiem. :	Affiche le nombre de jours entre la date de la facture et la date du paiement.
Montant pmt. :	Affiche le montant du paiement saisi dans l'encaissement.
Esc. pmt. :	Affiche le montant d'escompte saisi dans l'encaissement.
Solde :	Affiche la différence entre le montant de la facture et le montant payé.
Total :	Affiche le montant dû par le client.
Devise :	Affiche la devise de la facture. NOTE : Cette colonne est seulement affichée dans le tableau sous format Excel.
Section « Payé d'avance » :	Cette section vous affiche, sous chaque client, les informations des payés d'avance.
Date fact. :	Affiche la date du payé d'avance.
Référence :	Affiche le numéro de commande lié au payé d'avance. NOTE : Si la référence de commande est vide, le payé d'avance est global pour le client.
Montant :	Affiche le montant du payé d'avance.
Date paiement :	Affiche la date du paiement.
# Lot :	Affiche le numéro de l'encaissement du paiement. NOTE : Si le payé d'avance a été généré via une commande de vente, aucune information ne sera affichée.
No chèque :	Affiche le numéro de chèque, le numéro de TPV ou le numéro du dépôt utilisé dans l'encaissement. NOTE : Si le payé d'avance a été généré via une commande de vente, aucune information ne sera affichée.
Montant pmt :	Affiche « 0 » lorsqu’il s’agit d’un payé d’avance non lié à une facture. Lorsque le payé d’avance est associé à une facture, le montant du paiement est affiché.
Solde :	Affiche le solde restant à appliquer pour un payé d’avance.
Total :	Affiche le montant dû par le client.

3.12 Historique des factures

Cette option vous permet d’imprimer l’historique des factures clients selon soit un intervalle de date ou de factures. Vous pouvez spécifier le client et la devise désirés ainsi que trier le rapport soit par client ou par destinataire de facturation. Vous pouvez aussi choisir entre la version sommaire ou détaillée du rapport, afficher la distribution comptable et obtenir le rapport sous format Excel.

3.13 Historique des encaissements

Cette option vous permet d’imprimer l’historique des encaissements selon soit un intervalle de date, de chèques ou de numéro de TEF. Vous pouvez spécifier le client désiré. Vous pouvez aussi afficher la distribution comptable sur le rapport et l’obtenir sous format Excel.

3.14 Accusé d’envoi pour Paiements Directs TEF (Clients)

Cette option vous permet d’aviser les clients qu’un prélèvement sera effectué dans leur compte, spécialement pour les clients dont « Poste » a été coché dans le bouton « TEF (Clients) », après avoir créé et transféré des paiements directs à la banque.

Cliquez sur le combo et sélectionnez le numéro de paiement désiré. Vous obtenez le client pour ce numéro de paiement.
Puis, sélectionnez la banque pour laquelle vous désirez effectuer l'envoi et le type d’accusé d’envoi que vous désirez utiliser.

Vous pouvez soit cliquer sur « Envoyer courriel » ou « Imprimer » pour lancer l’envoi de courriel ou imprimer l’accusé d’envoi à poster au client.

NOTE : Selon la configuration de votre compagnie, les clients pour lesquels une adresse courriel a été entrée dans le champ « Courriel » du bouton « TEF (Clients) » de la fiche client recevront une confirmation par courriel après le transfert à la banque.

3.15 Liste des clients

Cette option vous permet d’imprimer la liste des clients soit en version sommaire ou détaillée. Vous pouvez aussi la liste par numéro de client ou par nom de client. Vous pouvez également préciser le statut, le type de sélection, l’intervalle de client et le représentant désiré. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.16 Clients créés

Cette option vous permet d’imprimer la liste des clients créés selon un intervalle de dates précises. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.

3.17 Impression des modalités de paiement

Cette option vous permet d’imprimer la liste de modalités de paiement sélectionnées dans vos commandes selon soit un intervalle de périodes ou de date. Vous pouvez spécifier aussi un intervalle de commandes et/ou de client et trier le rapport selon le statut de la facture.

3.18 Comparatif annuel des items

Cette option vous permet d’imprimer un comparatif annuel des quantités et des montants vendus par année. Vous pouvez spécifier le client, l’intervalle d’item, la catégorie de produit, la classe, la sous-classe et/ou le statut des items désirés pour le rapport.

4. Utilitaires

4.1 Calcul des frais d’intérêts

Cette option vous permet de calculer les frais d’intérêts pour les comptes passés dus et de créer les factures pour ceux-ci.

NOTE : Il est possible de calculer les frais d'intérets selon le « Facturer à » au lieu du client en activant la configuration « ListInvCalcIntBillTo ».

Champs :	Description :
Du client / Au client :	Cliquez sur le combo et sélectionnez l'intervalle de clients désirés. Il est aussi possible de sélectionner un seul client ou de sélectionnez aucun client afin de rechercher toutes les factures des clients. NOTE : Il est possible de regrouper les factures émises selon le client « Facturer à » des factures lorsque la configuration « chargeinterestgroupbybillto » est active.
Date :	Saisissez la date pour le calcul des frais d’intérêts.
Période GL :	Saisissez la période de Grand Livre. En modifiant la date du champ précédent, la période se mettra à jour automatiquement.
Taux d'intérêt mensuel :	Saisissez le taux d’intérêt mensuel à appliquer aux factures de frais d’intérêts.
Revenu de frais d'intérêts :	Sélectionnez le compte de Grand Livre à appliquer aux factures de frais d’intérêts.
Devise :	Sélectionnez la devise à appliquer aux factures de frais d’intérêts.
Inclure les factures en crédit :	Sélectionnez « Oui » si vous désirez inclure les factures en crédit. Il y aura une facturation automatique des frais d’intérêts sur les crédits non utilisés.
Création des frais d'intérêts :	Sélectionnez « Oui » si vous désirez facturer automatiquement des frais d'intérêts.
Radio-bouton « Sommaire » ou « Détail » :	Sélectionnez « Sommaire » si vous désirez avoir que le total des factures sur lesquelles sont appliqués les frais d'intérêt. Sélectionnez « Détail » suivant si vous désirez avoir le détail des factures sur lesquelles sont appliqués les frais d'intérêt.

Cliquez sur « Imprimer » afin d'ouvrir une nouvelle fenêtre permettant d'afficher la liste des factures selon les paramètres précédents.
La portion calculée des frais d’intérêts en fonction du montant de la facture selon le taux préalablement choisit vous sera affichée.

Cliquez sur « Imprimer » pour lancer la facturation automatique des frais d’intérêt.

NOTE : Vous pouvez créer plusieurs factures de frais d’intérêt pour une même facture initiale.

4.2 Renversement des frais d’intérêts

Cette option vous permet de renverser les factures de frais d’intérêts appliqués sur les comptes clients et de revenus d’intérêts comptabilisés à l’aide de l’option « Calcul des frais d’intérêts » et ce, même si la période de l’application est fermée.

Sélectionnez un intervalle de date, un numéro de client et/ou un « Facturer à » puis cliquer sur le bouton « Recherche » pour afficher les factures d'intérêts à renverser. Sélectionnez la ou les factures en cochant la case, saisir une date de renversement, la période Grand Livre se modifiera automatiquement en fonction de cette date, puis cliquer sur le bouton « Renversement » afin de renverser la facture sélectionnée.

NOTE : Les factures de frais encaissées ou renversées dans cette option ou dans l’option « Facturation » ne seront pas affichées.

4.3 MAJ Factures reçues

Cette option vous permet de modifier le ou les comptes de Grand Livre de la ligne d’item assigné à une facture.

Cliquez sur l'icône du crayon sur la ligne à modifier, modifier le code GL puis cliquez sur le crochet vert pour valider ou sur la croix rouge pour annuler la modification.

4.4 Gestion des paiements directs TEF (Clients)

Cette option vous permet de créer un lot d’encaissements directs de transfert électronique de fonds.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus d'un paiement TEF Client » du module « Comptes à recevoir ».

4.5 Enlever date de transfert à la banque TEF (Clients)

Cette option vous permet de retirer la date de transfert à la banque d’un TEF et ainsi, le bouton « Transfert à la banque » dans l’encaissement sera affiché à nouveau via l’option « Gestion des paiements directs TEF (Clients) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ». Une fois cette date retirée, vous pouvez à nouveau modifier votre TEF. Veuillez vous référer à la documentation « Processus d'un paiement TEF Client » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.

4.6 Changement de vendeur des factures

Cette option vous permet de modifier le vendeur dans une facture existante ainsi que de changer une commission de vendeur.

Sélectionnez vos critères de recherche suivant un numéro de client, un numéro de facture, un vendeur ou un intervalle de date et cliquez sur « Rechercher ».

Cliquez sur le menu déroulant de la facture à modifier et sélectionnez un autre vendeur ou une commission. L’information sera automatiquement enregitrée.

4.7 Gabarits de factures récurrentes

Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des gabarits de factures récurrentes.

Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement pour créer un gabarit.
Suivez la même procédure pour créer un gabarit de facture, que lors de la création d'une facture de vente.

Sélectionnez le client désiré et saisissez le numéro du gabarit.
Ce numéro servira à la numérotation des factures créées via un gabarit de facture récurrente.

Lorsque le gabarit sera créé, cliquez sur le bouton « Récurrence » et sélectionnez le type et le nombre de récurrences :

Champ :	Description :
Type récur. : (*)	Sélectionnez un type de récurrence pour ce gabarit.
Fréquence : (*)	Saisissez la fréquence du champ « Type récur. ». Dans cet exemple: La fréquence « 1 » signifie que ce gabarit reviendra à chaque 1 mois.
Encaissement :	Lorsqu’un type d’encaissement est choisi dans ce champ, un encaissement sera automatiquement créé, en générant une facture récurrente de ce gabarit, via l’option « Création de factures récurrente ». NOTE : Si vous ne désirez pas créer d’encaissement automatiquement, laissez ce champ vide.
Nbre récurrence : (*)	Saisissez le nombre de récurrences pour ce gabarit. Ce champ est obligatoire. Cette valeur déterminera le nombre de factures qui pourront être générées via ce gabarit. Cette valeur diminuera de « 1 » à chaque fois qu’une facture récurrente sera générée via ce gabarit et lorsque la valeur atteindra « 0 », ce gabarit ne sera plus disponible via l’option « Création de factures récurrentes ».

(*) Champ obligatoire

Dans cet exemple: La récurrence de ce gabarit est aux « 1 » « mois », ainsi dans l’option « Création des factures récurrentes », une facture sera disponible à être générée chaque 1 mois. De plus, à chacune des factures générées de ce gabarit, un encaissement de type « Dépôt direct » sera aussi généré pour chacune de ces « 6 » factures.

Cliquez sur « Enregistrer ».

Par la suite, vous serez en mesure de créer vos factures récurrentes via l'option suivante.

NOTE : Il est possible d'afficher un bouton « Spécification ». Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « InvTemplateRecurHdr ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.

4.8 Création des factures récurrentes

Cette option vous permet de rechercher les gabarits de factures récurrentes et de créer de nouvelles factures.

Sélectionnez les paramètres de recherche si nécessaire et cliquez sur le bouton « Rechercher ».

Champ :	Description:
Date :	Vous permet de sélectionner une date de début pour la recherche des factures à générer via un gabarit.
À :	Vous permet de sélectionner une date de fin pour la recherche des factures à générer via un gabarit.
Type récur. :	Vous permet de sélectionner le type de récurrence du gabarit de facture récurrente. NOTE : Pour le type de récurrence « Aléatoire », vous devez obligatoirement entrer une date afin de procéder.
# Fourn. :	Vous permet de recherche un fournisseur.
Section « Détails »	Cette section affiche le détail des factures à générer pour les gabarits.
:	Cochez la case correspondant au gabarit dont vous voulez créer la facture récurrente et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour ouvrir la facture d'achat.
# Gabarit :	Affiche le code du gabarit de facture récurrente.
Note :	Cliquez sur l’icône de la note, si celle-ci est affichée. Celle-ci provient de la fiche fournisseur préalablement configurée pour être affichée sur les factures de dépense.
Note gabarit :	Affiche la note du gabarit de facture récurrente.
No client :	Affiche le code du client relié au gabarit de facture récurrente.
Nom Client:	Affiche le nom du client relié au gabarit de facture récurrente.
Montant :	Affiche le montant de la facture a générer via le gabarit de facture récurrente.
Nouveau prix :	Affiche le montant de la facture a générer, si celui-ci est modifié.
Date dernier calcul:	Affiche la date de la dernière facture générée par ce gabarit de facture récurrente, s'il y a lieu.
Fréq. :	Affiche la fréquence du gabarit de facture récurrente.
Date fact. :	Affiche la date de la facture récurrente à générer.
Création encaissement :	Affiche le type d'encaissement généré.

Cochez les factures récurrentes à créer et cliquez sur le bouton « Confirmer » pour ouvrir la fenêtre de facturation.

Les factures récurrentes générées seront disponibles dans l'option « Facturations » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».

4.9 Création des factures de locations

Cette option vous permet de générer les factures des locations du processus de locations.
Veuillez vous référer à la documentation « Processus des locations » du module « Ventes ».

4.10 Création des factures de modalités de paiement

Cette option vous permet de générer massivement des factures de modalités de paiement, c’est-à-dire de générer des factures partielles selon les modalités désirées.

Pour ce faire, vous devez avoir créé des modalités de paiement dans le bouton « Modalités » dans une ou plusieurs commandes via l’option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Vente ». Veuillez vous référer à la documentation « Modalités de paiement » du module « Ventes » pour plus d'information.

Sélectionnez un intervalle de dates et un client. Si vous laissez le champ « client » vide, toutes les modalités de paiement pour l’intervalle de dates seront affichées puis cliquez sur « Rechercher ». Sélectionnez les factures partielles désirées à générer et cliquez sur le bouton « Confirmer ».

NOTE : Si la facture de modalité possède un pourcentage de réalisation, la modalité sera affichée de couleur soit verte ou orange. Une modalité surlignée de couleur verte indique que le temps poinçonné sur le bon de travail relié à la commande est supérieur au pourcentage du champ « Réalisation (%) » du bouton « Modalité », ainsi il est logique de facturer la modalité. Les modalités surlignées de couleur rouge indiquent que le temps poinçonné sur le bon de travail est inférieur au pourcentage du champ « Réalisation (%) » du bouton « Modalité » de la commande. Néanmoins, il est possible de facturer la modalité.

4.11 Rapport clients - Excel

Cette option vous permet d’imprimer un rapport des informations contenues dans les fiches des clients et dans le bouton « Spécifications » selon différents critères, sous format Excel.

Sélectionnez les critères que vous désirez afficher dans le rapport et cliquez sur « Imprimer ».

4.12 Rapport factures - excel

Cette option vous permet d’imprimer un rapport des factures clients, selon différents critères, sous format Excel.

Sélectionnez les critères que vous désirez afficher dans le rapport et cliquez sur « Imprimer ».

4.13 Étiquettes imprimables

Cette option vous permet de créer des étiquettes qui serviront dans différents modules de Prextra, comme les « Comptes à recevoir », les « Comptes à payer », le « CRM » etc.

Tous les champs doivent être remplis selon les spécifications désirées pour l’étiquette et cliquez sur « Ajouter ».

4.14 Étiquettes Clients

Cette option vous permet d’imprimer des étiquettes selon les formats préalablement créés.

Cliquez sur le combo afin de sélectionner le ou les clients pour lesquels vous désirez une étiquette. Sélectionnez les critères de filtre.

Saisissez le nombre d'étiquettes à imprimer pour chaque client.
Sélectionnez l’étiquette, le type et le style de police.
Cochez la case « Imprimer code client » si vous désirez que le code client apparaisse sur l’étiquette.
Puis, saisissez la position de départ pour l'impression des étiquettes en tenant compte des colonnes et des rangées des étiquettes.

Par exemple : Pour une feuille de 7 rangées d'étiquettes et 2 colonnes, la position de départ « 8 » correspond à la position « 1 » de la colonne « 2 ».

Cliquez sur « Imprimer » pour afficher les étiquettes, vous permettant de les imprimer sur votre papier étiquette ensuite.

4.15 Copies de factures

Cette option vous permet de créer une nouvelle facture à partir d’une facture existante.
Vous pouvez créer une nouvelle facture pour un autre client, changer la date de la facture, la devise et/ou la liste de prix.

Double-cliquez sur la facture à copier pour saisir les paramètres de copie.

Sélectionnez le client pour lequel vous désirez créer la nouvelle facture, la date, la période de la nouvelle facture, ainsi que la devise de la nouvelle facture.
Sélectionnez la liste de prix, s’il y a lieu.
NOTE : Il est possible de cacher la sélection de la liste de prix en ajoutant la valeur « pricelist » dans la configuration « InvheaderMaintenanceHiddenFields ».

Cochez la case « Mise à jour des prix » si vous désirez que les prix soient mis à jour par rapport à ceux de la facture originale.

Cliquez sur le bouton « Créer nouvelle facture » pour créer la nouvelle facture et ainsi, ouvrir la fenêtre de facturation.
Vous serez en mesure d'ajouter les informations additionnelles dans la facture générée, au besoin.
Cliquez ensuite sur « Enregistrer » pour enregistrer la nouvelle facture.

4.16 Tableau de bord Clients

Cette option vous permet de retrouver dans un même environnement toutes les informations relatives à un client spécifique.

Sélectionnez le client pour le lequel vous désirez de l'information.
Sous chaque onglet se retrouvent les informations relatives au client sélectionné.

4.17 Facturation des retenues sur le coûtant

Cette option vous permet de consulter les factures de retenue qui ont été générées afin de les facturer.
Veuillez vous référer à la documentation « Retenue de facturation sur le coûtant » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.