Encaissements
Un encaissement vous permet de comptabiliser un paiement reçu de votre client dans vos comptes à recevoir.
1. Préalables
1.1 Création de votre banque
Afin que le processus d’encaissement fonctionne, vous devez enregistrer vos informations bancaires.
1.1 Création de votre banque
Dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une institution financière.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Saisissez le nom de votre institution financière. |
| Paiements internationaux : | Cochez si cette institution financière permet d'utiliser les paiements internationaux. |
| Banque par défaut : | Cochez la case afin de rendre cette institution financière par défaut. Seule une institution financière peut être cochée « Banque par défaut ». |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre l'institution financière active. Décochez la case afin de rendre l'institution financière inactive. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit de l'institution financière. |
| No Compte : (*) | Saisissez le numéro de compte de l'institution financière. |
| Nom du compte : (*) | Saisissez le nom du compte de l'institution financière. |
| Devise : (*) | Sélectionnez la devise de l'institution financière. |
| Compte de GL : (*) | Sélectionnez le compte de Grand Livre auquel comptabiliser les transactions pour cette institution financière. |
| Dernier chèque : (*) | Saisissez le dernier numéro de chèque utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des chèques, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # Internet : (*) | Saisissez le dernier numéro de paiement internet utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements par internet, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # P.P.A : (*) | Saisissez le dernier numéro du paiement préautorisé utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements préautorisés, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Répertoire : | Vous permet de relier le répertoire où enregistrer vos fichiers. |
(*) Champ obligatoire
Le bouton « TEF Canada (Clients) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « ARPAPAllow ».
Le bouton « TEF Canada (Fournisseurs ) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients. Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « APPAPAllow ».
Cliquez sur bouton « Enregistrer » afin d'enregistrer vos renseignements.
1.1 Bouton « TEF Canada (Clients) »
Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients.
Saisissez les informations nécessaires pour la banque, ainsi que les renseignements de la personne-ressource.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin d'enregistrer vos renseignements.
2. Encaissements
Dirigez-vous dans l’option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Cette option vous permet d’encaisser les paiements de vos clients.
2.1 Créer un lot d'encaissement
Pour ce faire, vous devez ajouter un lot en cliquant sur le bouton « Ajouter » en bas de votre écran.
Cette nouvelle fenêtre s’ouvrira :
Sélectionnez la date de votre lot. Par défaut, la date affichée est celle du jour, ainsi que la période et l'institution financière.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer » .
2.2 Paiement de factures
Ouvrez le lot généré, puis cliquez sur « Ajouter » afin d'ajouter un encaissement.
Cette nouvelle fenêtre s'ouvrira :
Veuillez vous référer à la documentation « Comptes à recevoir » pour le détail de tous les champs.
NOTE : Vous pouvez seulement cocher l’une des cases suivantes : « Dépôt direct », « Espèces » ou inscrire une valeur dans le champ « # Chèque » lors d’un encaissement.
NOTE : Il est possible de libérer les commandes retenues lors d'un encaissement par ordre de la plus petite date de livraison des relâches, en activant les configurations « ArCheckUnholdOrderByShipDate » et « Archeckunholdorder ».
NOTE : Il est possible d'afficher toutes les factures du clients qui ont un « facturer à » différent, en activant la configuration « ArCheckBillToDisplay ».
NOTE : Il est possible d'afficher la remarque des factures du clients , en activant la configuration « ARCheckMaintenanceShowFields » avec la valeur « invoiceremark ».
2.3 Méthodes d’encaissement
Vous devez saisir le montant du paiement dans le champ « Montant ».
2.3.1 Dépôt direct
Lorsque vous recevez le paiement par dépôt direct, vous devez cocher la case « Dépôt direct ».
2.3.2 Espèces
Lorsque vous recevez le paiement en espèces, vous devez cocher la case « Espèces ».
NOTE : Lorsque vous recevez des paiements en espèces, vous devez aussi préparer votre dépôt. Veuillez vous référer au point 3 du présent document.
2.3.3 Chèques
Lorsque vous recevez le paiement via un chèque, vous devez saisir le numéro du chèque reçu dans le champ « # Chèque ».
2.3.4 Compte de Grand Livre
Lorsque vous recevez un paiement qui n'est pas lié à une facture, décochez la case « Payer factures » et le système vous permettra d’encaisser le paiement directement dans le compte de Grand Livre désiré.
Vous pouvez aussi saisir une note au besoin.
Sélectionnez le compte de Grand Livre dans le champ « Code GL » et saisissez le montant, puis cliquez sur le « + » vert pour enregistrer.
2.3.5 Création de crédit pour l’excédent
Lorsque vous recevez un paiement plus grand que le montant dû par le client, vous pouvez créer un crédit pour l’excédent.
La création de crédit pour l'excédent génère une facture d'ajustement au compte client, nommée « AJU-## ».
L’ajustement créé sera du montant indiqué en bas de votre écran.
De plus, utilisez la note pour indiquer une référence pour l’ajustement.
Voici l’ajustement créé :
NOTE : La création de crédit pour l’excédent sera toujours en valeur négative, car il représente un paiement reçu de la part du client et diminue son compte client. De plus, lorsque vous utilisez cette méthode de paiement, vous ne pouvez modifier le paiement par la suite, vous pouvez seulement le supprimer, si ce dépôt n’est pas concilié. Ne pas confondre avec le « Payé d’avance ».
2.3.6 Payé d’avance
Lorsque vous recevez un paiement de la part du client pour une commande de vente, vous pouvez créer un payé d’avance.
Un payé d'avance vous permet d’associer le payé d’avance avec la commande désirée.
En cochant la case « Payé d’avance », votre écran affichera le compte de Grand Livre que vous avez lié au champ « Payé d’avance » de l’option « Contrôle des comptes à recevoir » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Utilisez le combo afin de sélectionner la commande sur laquelle appliquer le montant du payé d’avance.
NOTE : Afin d’utiliser cette méthode d’encaissement, vous devez activer la configuration « ShowFieldAllTransactions ».
Lorsque le payé d’avance a été ajouté, celui-ci sera automatiquement relié dans le bouton « Payé d’avance » de la commande.
NOTE : Afin d’afficher le bouton « Payé d’avance » dans une soumission de vente, vous devez activer la configuration « QuotationMaintenanceShowField ». Pour les commandes de vente, vous devez activer la configuration « SorderMaintenanceShowfields ».
De plus, le montant du payé d’avance sera transféré vers la commande lorsque la soumission sera convertie en commande de vente et puis lorsque la commande sera facturée. Vous pouvez aussi ne pas relier le payé d’avance et celui-ci sera disponible pour toutes futures commandes et ou factures via le bouton « Payé d’avance ». Le montant d’un payé d’avance relié à une commande et ou facture est déduit sur l’impression de celle-ci.
2.4 Méthodes d’application de paiement
Lorsque le détail de l'encaissement sera complété, vous devez maintenant appliquer le paiement reçu. Un paiement peut être appliqué sur plusieurs factures.
2.4.1 Paiement complet
Lorsque vous recevez un paiement complet pour une facture, cocher la case à droite de la facture désirée.
NOTE : Le montant du paiement doit balancer avec le montant appliqué sur la (les) facture(s); si ce n’est pas le cas, vous aurez un message d’erreur lors de l’enregistrement.
2.4.2 Paiement partiel
Lorsque vous recevez un paiement partiel, vous devez inscrire manuellement le montant du paiement dans le champ « Paiement » sans cocher la case sur la ligne de la facture.
NOTE : Un paiement peut être appliqué partiellement sur une ou plusieurs factures.
2.4.3 Appliquer un escompte
Lorsque vous recevez un paiement dont le paiement n’est pas égal à la facture, plusieurs méthodes vous permettent d’enregistrer cette transaction en utilisant le champ « Escompte ».
Le champ « Esc. » vous affiche l'escompte qui peut être déduit selon le terme de paiement relié à la facture.
De plus, le champ « Jrs » vous affiche le nombre de jours restant pour déduire l'escompte affiché dans le champ « Esc. ».
IMPORTANT : Il est possible d'afficher un champ « Escompte » dans la section du total d'une facturation afin d'afficher l'escompte calculé à titre informatif selon le terme de paiement en activant la configuration « useescamountbydefault » et ainsi, dans l'encaissement de cette facture, le champ « Esc. » affichera toujours ce montant. Ainsi, l'escompte disponible à être déduit ne sera pas mis à jour selon la date de l'encaissement.
IMPORTANT : Il est possible d'afficher et de calculer les escomptes possibles même si le temps de paiement est dépassé, ainsi l'escompte sera affiché de couleur rouge et le nombre de jour sera affiché en négatif en activant la configuration « argetpastduediscount ».
2.4.3.1 Escompte négatif
Lorsque vous recevez un paiement dont le client a payé un montant en trop sur sa facture, cochez la case « Paiement » de la facture appropriée et la balance de celle-ci sera automatiquement appliquée en escompte.
NOTE : Assurez-vous que la balance de cette facture se retrouve bel et bien dans le champ « Escompte ». Ne pas confondre avec un paiement partiel.
2.4.3.2 Escompte positif
Lorsque vous recevez un paiement dont le client a payé un montant en moins sur sa facture, cochez la case « Paiement » de la facture et modimanuellement le montant du champ « Paiement » et ainsi, la balance de cette facture se retrouvera dans le champ « Escompte ».
NOTE : Veuillez vous référer à la colonne « Nouvelle balance » afin de vous assurer que cette facture aura une balance à zéro à la suite de l’encaissement, si tel doit être le cas.
2.4.4 Encaissement via une compagnie multidevise
La procédure suivante vous permet d'encaisser des factures de devise américaine via une institution financière de devise canadienne.
Pour ce faire, vous devez avoir créé une institution financière de devise canadienne « CAD » mais reliée à un compte de Grand Livre de devise américaine « USD » via l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand-Livre ».
De plus, lors de la création du lot, il est important de sélectionner l’institution financière canadienne qui est reliée au compte bancaire américain :
Sélectionnez maintenant le client et le système affichera les factures en devise américaine. Ensuite, poursuivez avec l’encaissement.
Saisissez le montant payé en devise canadienne dans le champ « Montant » et les factures de devise « USD » seront affichées.
Puisque la valeur de la devise américaine est plus élevée que la devise canadienne, dû au taux de change, vous devez créer un ajustement pour le gain ou la perte sur le taux de change.
Cliquez sur le bouton « Ajustement ».
Vous devez créer l'ajustement pour la différence du taux de change.
Puis, appliquez le paiement sur la facture et sur l’ajustement créé.
Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », l’écriture d’encaissement sera générée ainsi :
Le taux indique le taux de change en vigueur lorsque la facture a été générée.
NOTE : Il est très important de corriger l’écriture comptable pour ajuster la valeur réelle déposée en canadien, car sinon la conciliation bancaire ne balancera pas.
Pour ce faire, vous devez ajouter une nouvelle écriture comptable via l’option « Transactions au GL » du menu « Transactions » du module « Grand Livre ». Dans cette écriture comptable, vous devez créditer la valeur de la devise américaine et débiter la valeur réelle reçue canadienne du compte de Grand Livre associé à l’institution financière utilisée dans l’encaissement initial.
NOTE : Il est très important que l’écriture soit à la même date que l’encaissement.
2.5 Supprimer un encaissement
Lorsqu’un encaissement doit être supprimé, ouvrez à nouveau votre lot, sélectionnez l’encaissement désiré et cliquez sur « Détruire ».
Par la suite, l’encaissement ouvrira et vous pourrez cliquer sur le bouton « Détruire ».
Lorsqu'un encaissement est complété, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder.
Vous pouvez aussi cliquer « Enregistrer & Ajouter » afin d’enregistrer un encaissement et ouvrir une nouvelle fenêtre afin de créer un nouvel encaissement.
3. Préparation du dépôt
Afin de préparer le dépôt d'un montant en espèces, cliquez sur le bouton « Payer en espèces » en haut à gauche de votre écran.
Cette nouvelle fenêtre s’ouvrira :
Complétez les cases nécessaires de la colonne « Qté » pour la section « Sur support papier » et « Monnaie ».
NOTE : Lorsque vous enregistrez vos ajouts, le bouton « Payer en espèces » sera bleu.
Si le total de l'argent en espèces dans le bouton « Payer en espèces » ne balance pas avec le total des paiements « Espèces » de votre lot, un message d’erreur sera affiché en haut de votre écran.
Cliquez sur « Imprimer » pour lancer l'impression du bordereau de dépôt.
Après avoir corrigé les montants dans le bouton « Payer en espèces », lorsque l'argent en espèces balance avec votre lot, le message ne s’affichera plus.
Vous pouvez maintenant cliquer sur « Imprimer » afin d’imprimer le bordereau de dépôt.
Lorsque le dépôt sera complété, vérifiez les données de votre lot afin de compléter ce processus.