Facturation progressive
La facturation progressive vous permet de créer une facture à votre client pendant l’avancement de travaux.
Ce processus est utilisé lorsque vous désirez faire le suivi des travaux en cours.
Par exemple : Lors de la construction d’un immeuble, vous serez en mesure de facturer chaque mois, les travaux réalisés pendant la période désirée.
NOTE : La facturation progressive ne sera pas reliée à une expédition, car elle représente un avancement des travaux.
1. Préalables
1.1 Clients
Afin que le processus de la facturation progressive fonctionne adéquatement, vous devez préalablement créer vos fiches clients afin d’utiliser ceux-ci sur les commandes de vente.
Pour ce faire, veuillez vous référer à la documentation « Comptes à recevoir », si besoin.
1.2 Projets de Grand Livre
Afin que le processus de la facturation progressive fonctionne adéquatement, vous devez créer vos projets de Grand Livre.
Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Projets de GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| # Projet : (*) | Saisissez le numéro du projet. |
| Description Francais : (*) | Saisissez une description pour le projet. |
| Client / Prospect : | Sélectionnez si le projet est relié à un client ou un prospect, puis dans le champ suivant, sélectionnez le client ou le prospect désiré. |
| Date de création : (*) | Sélectionnez la date de création de votre projet. |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre le projet actif. Décochez la case afin de rendre le projet inactif. |
(*) Champ obligatoire
NOTE : Il est également possible de créer le projet de Grand Livre en cliquant sur le plus vert à côté du champ « No projet » directement dans la soumission ou la commande de vente.
1.3 Items
Afin que le processus de la facturation progressive fonctionne adéquatement, vous devez créer vos items, afin d’utiliser ceux-ci sur les commandes de vente.
Pour ce faire, veuillez vous référer à la documentation « Inventaire », si besoin.
NOTE : Lorsque la facturation progressive sera effectuée, le compte de Grand Livre associé à la catégorie de produit de l’item sera ainsi facturé.
1.4 Commandes de vente
Afin que le processus de la facturation progressive fonctionne adéquatement, vous devez créer vos commandes de vente.
Dirigez-vous dans l’option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes », afin de créer une commande de vente.
Sélectionnez le client que vous avez préalablement relié à votre projet, ainsi que votre projet dans le champ « N° projet » dans l’entête de la commande.
Pour ce faire, veuillez vous référer à la documentation « Ventes », si besoin.
Le projet peut être créé directement depuis la commande de vente en cliquant sur le plus vert ou via l'option « Projets du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». Veuillez vous référer au point 1.2 du présent document.
NOTE : Afin que le champ « N° de projet » s'affiche dans l'entête de la soumission de vente, de la commande de vente, et la facture, vous devez activer la configuration « useprojectid ».
NOTE : Seuls les projets associés au client seront disponibles pour la sélection dans le champ « N° Projet ». De plus, toutes les commandes de ventes associées à ce projet seront affichées dans l’écran de la facturation progressive.
2. Premier décompte
Lorsque vos commandes de ventes ont étés créées, vous serez en mesure d’effectuer le décompte du mois.
Le décompte vous permet de proposer une facture des travaux au client, afin d’effectuer par la suite les modifications si nécessaire, avant de procéder à la facturation.
Dirigez-vous dans l’option « Facturation progressive » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et créez un nouvel enregistrement afin d’effectuer le décompte.
Sélectionnez le projet désiré dans le champ « N° projet » et les commandes de ventes reliées à ce projet vous seront affichées à l’écran.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| No projet : | Sélectionnez le nom ou le numéro de projet du GL pour lequel vous désirez faire une facturation progressive. |
| Facturer à : | Affiche le « Facturer à » de la commande de vente reliée au projet. |
| Date fact. : | Sélectionnez la date à laquelle vous souhaitez faire le premier décompte. Par défaut, il affiche la date du jour. |
| Décompte : | Affiche le numéro de décompte. NOTE : Une fois une facturation faite pour ce projet, le décompte augmentera de 1. |
| Révision : | Affiche le numéro de révision. NOTE : À chaque enregistrement de modification sur le décompte, le numéro de révision augmentera de 1. |
| Remarque : | Ajoutez une remarque si vous le souhaitez, elle suivra dans la facture. |
| Commande : | Affiche le numéro de la commande, ainsi que le numéro de la ligne et de la relâche de l’item relié à ce projet et au client. NOTE : Les bons de commande entièrement facturés seront affichés en gris. |
| Description : | Affiche la description de l’item de la commande qui est relié à ce projet et au client. |
| Quantité revisée : | Affiche la quantité commandée de la ligne de l’item. |
| Montant : | Affiche la valeur de la commande totale sur la ligne du numéro de commande ou la valeur de l’item de la ligne si l’on est sur une ligne d’item. |
| Unité : | Affiche l’unité de mesure de l’item de la ligne. |
| Quantité précédente : | Affiche l’information si l’item a déjà été facturé précédemment. |
| % d’avancement précédent : | Affiche l’information si l’item a déjà été facturé précédemment. |
| Montant précédent : | Affiche l’information si l’item a déjà été facturé précédemment. |
| Quantité courante : | Vous permet d’inscrire la quantité à facturer de cet item. En modifiant cette case, la case suivante sera automatiquement calculée et mise à jour. |
| % d’avancement courant : | Vous permet d’inscrire le pourcentage que vous désirez facturer pour cet item. En modifiant cette case, la case précédente sera automatiquement calculée et mise à jour. |
| Montant courant : | Affiche la valeur de la facture qui sera facturée. |
| Quantité cumulative : | Affiche la quantité cumulative de la facture présente et des autres factures précédemment facturées. Cette valeur représente l’avancement des travaux. |
| % d’avancement cumulatif : | Affiche le cumulatif en pourcentage de la facture présente et des autres factures précédemment facturées. Cette valeur représente l’avancement des travaux. |
| Montant cumulatif : | Affiche le montant cumulatif de la facture présente et des autres factures précédemment facturées. Cette valeur représente l’avancement des travaux. |
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer le décompte, c’est-à-dire l’avancement de vos travaux.
Le bouton « Facturation » vous permet de facturer le décompte, lorsque le client a accepté la proposition, seulement lorsque le décompte a préalablement été enregistré. Sinon le bouton reste grisé. Veuillez vous référer au point 4 du présent document.
Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer votre décompte, pour le faire parvenir à votre client, cela génère automatiquement l’enregistrement du décompte.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer cet écran.
3. Révisions
Lorsque le décompte sera enregistré, vous serez en mesure de le modifier au besoin.
Dirigez-vous à nouveau dans l’option « Facturation progressive » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » afin d’effectuer les révisions.
Lorsque vous modifiez votre décompte, une nouvelle révision sera créée et elle vous sera affichée dans l’entête de l’écran.
NOTE : Vous pouvez créer autant de révision que nécessaire, avant de facturer votre décompte.
Par exemple : Décompte 1 correspondra à la facture 1. Révision 1 correspond à l’enregistrement 1, révision 2 correspond à l’enregistrement 2 , etc.
Au moment que vous passerez à la facturation, le décompte passera au « Décompte 2 ».
De plus, si vous modifiez la date du décompte, ceci créera une automatiquement nouvelle révision.
4. Facturation
Lorsque vous désirez facturer votre décompte, cliquez sur le bouton « Facturation » de l’option « Facturation progressive » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Si vous désirez modifier la date du décompte, vous devrez la modifier dans l’écran de facturation.
Cliquez sur le bouton « Facturation ».
L’écran de facturation vous sera affiché, afin d’effectuer des modifications, si besoin.
Lorsque vous enregistrerez votre facture, celle-ci sera disponible dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Lorsqu’un décompte est facturé, il deviendra inactif. Néanmoins, vous serez toujours possible de le consulter, dans la section « Inactif » des factures progressives.
5. Autres décomptes
Afin de créer un nouveau décompte, recommencer les étapes 2 à 4 du présent document, comme vous l’avez fait pour le premier décompte.
NOTE : Il est possible d’ajouter un item sur un bon de commande déjà existant. De plus, le nombre de décomptes est illimité.
6. Facturation supplémentaire
Lorsque toutes les commandes de vente ont été facturées, vous ne serez plus en mesure d’accéder à vos factures progressives.
NOTE : Il est toutefois possible de créer une nouvelle facture provenant d’un nouveau bon de commande, associé au projet.
7. Transaction à l’inventaire
Lors de la facturation progressive, les transactions à l’inventaire se font à chaque facturation.
NOTE : Il est possible de faire la transaction à l’inventaire uniquement lorsque vous aurez facturé la totalité de la commande et effectué l’expédition de la commande en activant la configuration « InvoiceSoToInvPreventShip ».
8. Fermeture de projet
Lorsque le projet est terminé, vous serez en mesure de fermer le projet via l’option « Projets de GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » en décochant la case « Actif ».
Et ainsi, le processus de la facturation progressive sera complété.