Processus d’un paiement TEF Client
Un paiement préautorisé via un transfert électronique vous permet d’entrer l'information relative à un paiement à recevoir d’un client afin de fournir à votre banque ses informations afin de débiter le compte de votre client dans le but de transférer directement ce paiement dans votre compte.
1. Préalables
1.1 Configuration de votre banque
Dirigez-vous dans l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une institution financière.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Saisissez le nom de votre institution financière. |
| Paiements internationaux : | Cochez si cette institution financière permet d'utiliser les paiements internationaux. En cochant cette case, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché. |
| Banque par défaut : | Cochez la case afin de rendre cette institution financière par défaut. Seule une institution financière peut être cochée « Banque par défaut ». |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre l'institution financière active. Décochez la case afin de rendre l'institution financière inactive. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit de l'institution financière. |
| No Compte : (*) | Saisissez le numéro de compte de l'institution financière. |
| Nom du compte : (*) | Saisissez le nom de compte de l'institution financière. |
| Devise : (*) | Sélectionnez la devise de l'institution financière. |
| Compte de GL : (*) | Sélectionnez le compte de Grand Livre auquel comptabiliser les transactions pour cette institution financière. |
| Dernier chèque : (*) | Saisissez le dernier numéro de chèque utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des chèques, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # Internet : (*) | Saisissez le dernier numéro de paiement internet utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements par internet, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # P.P.A : (*) | Saisissez le dernier numéro du paiement préautorisé utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements préautorisés, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Répertoire : | Vous permet de relier le répertoire où enregistrer vos fichiers. |
(*) Champ obligatoire
Le bouton « TEF Canada (Clients) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients. Veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.
NOTE: Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « ARPAPAllow ».
1.1.1 Bouton « TEF Canada (Clients) »
Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déduits les paiements pour vos clients.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Sélectionnez votre institution financière. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière. |
| Compte de retour : (*) | Saisissez le numéro de compte de retour auprès de l'institution financière. |
| Organisme : (*) | Saisissez le numéro de l’organisme auprès de l'institution financière. |
| No du prochain TEF : | Saisissez le numéro du prochain transfert électroniques à effectuer auprès de l'institution financière. |
| Nom du fichier : | Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom : | Saisissez le nom de l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Téléphone : | Saisissez le téléphone de l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
1.1.2 Configuration des banques de vos clients
Vous devez saisir les informations bancaires de vos clients afin de retirer les paiements directs de leurs comptes.
Afin de configurer les informations bancaires de vos clients pour recevoir les paiements, dirigez-vous dans l’option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir » et via le client désiré, cliquez sur le bouton « TEF (Clients) ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Sélectionnez l'institution financière de votre client. |
| Transit : | Saisissez le numéro de transit de l’institution financière de votre client. |
| No Compte : | Saisissez le numéro de compte de l'institution financière de votre client. |
| Nom du compte : | Saisissez le nom du compte de l'institution financière de votre client. |
| Accusé de paiement : | Sélectionnez la façon que vous voulez aviser votre fournisseur d'un transfert électronique de fonds. Lorsque vous cochez « Courriel », un nouveau champ apparaît et vous permet d'entrer plusieurs adresses courriel séparées par un point-virgule. |
2. Gestion des paiements directs TEF (Clients)
Dirigez-vous dans l’option « Gestion des paiements directs TEF (Clients) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ».
Cette option vous permet de créer un lot d’encaissements directs de transfert électronique de fonds.
2.1 Création du paiement direct TEF Client
Afin de créer un transfert électroniques client, vous devez créer un lot d’encaissement en cliquant sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Sélectionnez la date à laquelle vous désirez que l’encaissement soit effectué. Par la suite, la période s’affichera automatiquement selon la date choisie.
Sélectionnez la banque, le compte d’escompte et la devise.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Lorsque votre lot sera créé, cliquez sur le bouton « Ajouter » afin d’ajouter un paiement direct.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous serez en mesure de cliquer sur le combo et sélectionnez le client désiré.
Lorsque le client sélectionné, les factures de son compte client seront affichées dans le détail de l’écran.
Décocher la case « Payer facture » afin d’appliquer le paiement directement via un ou des comptes de Grand Livre désirés.
Cochez la case vis-à-vis les factures désirées que vous désirez encaisser du client sélectionné.
Cliquez sur « Ajouter » afin de faire votre sélection.
Sélectionnez les factures dont le paiement vous a été reçu et cliquez sur « Ajouter » pour fermer l’écran de paiement.
2.2 Transfert à la Banque
Lorsque tous les encaissements seront ajoutés au transfert électroniques, vérifiez les données à l’écran, puis cliquez sur « Transfert à la Banque » afin de procéder au transfert bancaire.
Après avoir cliqué sur « Transfert à la Banque », vous pourrez par la suite répondre « OK » à la question posée : « Êtes-vous certain de vouloir transférer ce paiement pré autorisé à la banque? (2211) ».
Après avoir cliqué « OK », cette fenêtre s’ouvrira :
Le bouton « Imprimer détail du fichier » vous permet d'imprimer le détail du fichier à l’écran.
Le bouton « Télécharger le fichier » vous permet d’ouvrir le format du fichier et vous devrez cliquer sur « Cliquez ici pour télécharger » puis « Enregistrer », afin de sauvegarder le fichier sur votre ordinateur à l’endroit prévu désiré.
3. Suivi bancaire
Par la suite, vous serez en mesure d’ouvrir la page web de l’institution financière du transfert électroniques et de suivre les étapes de transfert pour cette institution financière.
3.1 Accusé d’envoi de réception client
Lorsque vous recevrez la confirmation de votre institution financière que le transfert a bien été effectué, vous devrez envoyer les accusés d’envoi à vos clients via l’option « Accusé d’envoi pour paiements directs TEF (Clients) » du menu « Rapport » du module « Comptes à recevoir ».
3.2 Transfert aux comptes à recevoir
Après avoir vérifié auprès de votre banque la date à laquelle le montant du transfert électroniques a été déposé dans votre compte bancaire, vous devez transférer le ou les paiements des clients aux « Comptes à recevoir » afin de déduire ce paiement des comptes appropriés en cliquant sur « Transfert au CAR » :
Cliquez sur « Transfert au CAR ».
Le bouton « Imprimer » permet l’impression du transfert électronique de fonds en tout temps.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Transfert au CAP », un écran similaire s’ouvrira.
Confirmez la date et cliquez ensuite sur le bouton « Transfert au CAR » pour transférer le paiement aux « Comptes à recevoir ».
Le ou les paiements des clients sont maintenant transférés aux comptes clients concernés.
4. Enlever date de transfert à la banque TEF (Clients)
Dirigez-vous dans l’option « Enlever date de transfert à la banque TEF (Clients) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ».
Cette option vous permet de retirer la date de transfert à la banque d’un transfert électroniques et ainsi, faire réapparaître le bouton « Transfert à la banque » dans l’encaissement via l’option « Gestion des paiements directs TEF (Clients) » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ». Une fois cette date retirée, vous pouvez à nouveau modifier votre transfert électroniques.
Double cliquez sur le transfert électroniques dont vous désirez retirer la date de transfert à la banque ou sélectionnez-le et cliquez sur l’icône de modification d’enregistrement.
Par la suite, cliquez sur « Procéder » :
NOTE : Lorsque vous retirez une date de transfert à la banque, il est important de modifier le numéro de votre prochain transfert électroniques via le champ « N° du prochain TEF » dans le bouton « TEF Canada (Clients) » de la banque concernée via l’option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
Puis, via le champ « No prochain TEF », vous devrez modifier la séquence en retirant le numéro inscrit dans ce champ et saisissez le numéro du prochain transfert électroniques désiré.
Cliquez sur « Enregistrer ».