Retenue sur paiement
La retenue sur paiement vous permet de définir un pourcentage de retenue dans la commande de vente, afin de calculer une retenue de paiement à retenir lors de la facturation de cette commande.
Cette retenue inclut aussi une retenue de taxes.
Néanmoins, dans l’encaissement, vous serez en mesure de facilement libérer la portion retenue.
IMPORTANT : Afin d’utiliser la retenue de paiement, vous ne devez pas cocher la case « Facturation de la retenue sur le coûtant » dans la section « Retenue sur facturation » du contrôle des comptes à recevoir et vous devez activer la configuration « ArAgingHoldAmount ».
1. Préalables
1.1 Comptes du Grand Livre de taxes avec retenues
Vous devez d’abord créer les comptes du GL de taxes qui serviront à comptabiliser la retenue de paiement.
Dirigez-vous dans l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône de nouvel enregistrement afin de créer les comptes du GL pour les taxes retenues.
NOTE : Les codes de taxes sur ventes sont de type « Passif à court terme ».
1.2 Lier les comptes du Grand Livre de taxes de retenues à la taxe de vente
Vous devez par la suite lier les comptes de Grand Livre de vos taxes de retenues à votre taxe de vente.
Dirigez-vous dans l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre » et sélectionnez la taxe de vente pour y relier vos comptes de taxes de retenues.
NOTE : Vous devez activer la configuration « ArAgingHoldAmount » afin d’afficher les champs qui permettent la sélection des comptes du Grand Livre de retenues de la section « Comptes du GL (Retenue) ».
2. Retenue sur paiement
2.1 Création de la commande avec retenue de paiement
Lors de la création d’une commande de vente, sélectionnez « Paiement » dans le champ « Retenue » et saisissez le pourcentage désiré dans le champ « % Retenu à la facturation » pour créer une retenue sur paiement.
NOTE : La retenue sera créée à la facturation de la commande.
NOTE : Afin d’afficher le champ « % Retenue à la facturation » dans une commande de vente, vous devez ajouter la valeur « holdpercentforinv » dans la configuration « SorderMaintenanceShowFields ».
2.2 Facturation de la commande
Lorsque vous facturez la commande, le système calculera la retenue sur paiement selon la valeur saisie dans le champ « % Retenu à la facturation » de la commande.
Le pourcentage préalablement déterminé sera affiché dans le champ « % de retenue sur paiement ».
Dans ce type de retenue, seules les taxes seront affectées dans l’écriture comptable.
Ainsi, l’écriture générée de la facture sera représentée comme ceci :
Dans l’exemple ci-dessus, une retenue de 25% est appliquée sur chacune des taxes. Cette portion de taxes est comptabilisée dans le compte de Grand Livre relié au champ « Comptes du GL (Retenue) » de la taxe. Lorsque la partie retenue sera encaissée, l’écriture comptable de l’encaissement libérera la portion retenue des taxes.
IMPORTANT : Dans le rapport de l'âge des comptes à recevoir, le système affiche le montant de la retenue à droite du rapport dans la colonne « Retenu ». La valeur affichée inclut la partie des taxes retenues. Lorsque le paiement de la facture (après retenue) sera entièrement fait, la facture disparaîtra de l'âge des comptes à recevoir.
3. Encaissements
Dans l’écran de l’encaissement, vous serez en mesure de voir la retenue de paiement.
Pour encaisser la facture ou la retenue, dirigez-vous dans l’option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Sélectionnez le compte client pour créer l’encaissement.
La portion de la retenue sera indiquée dans la colonne « Retenu ».
3.1 Encaissement du montant non retenu
Dans l’écran de l’encaissement, le système affiche les montants non retenus dans la colonne « Solde » et les montants retenus dans la colonne « Retenu ».
Ainsi, il est possible de faire l’encaissement des montants séparément.
Cochez la case « Paiement » d’une facture afin de payer le montant non retenu de la facture.
Vous pouvez aussi inscrire manuellement le montant désiré dans le champ « Paiement ».
NOTE : Si la facture est liée à un terme de paiement incluant un escompte, l’escompte applicable sera calculé sur le montant total avant taxes.
L'encaissement de la facture sur la portion non retenue n’affectera pas l’écriture comptable.
NOTE : Lorsque la portion non retenue de la facture a été encaissée, seul le montant retenu s’affiche dans la colonne « Retenu » de la ligne de la facture de l’âge des comptes à recevoir, car il n’a toujours pas été encaissé.
3.2 Encaissement de la retenue
Afin d’encaisser la portion de la retenue, saisissez le montant affiché de la colonne « Retenu » dans le champ de la colonne « Paiement Retenu ».
La réception du paiement sur la portion retenue affectera l’écriture comptable au niveau des taxes.
Les comptes de Grand Livre qui ont été utilisés afin de comptabiliser la retenue seront renversés, libérant ainsi la portion retenue du paiement.
NOTE : Il est possible d’encaisser la portion non retenue et la retenue de la facture en même temps, vous n’avez qu’à saisirla portion retenue dans le champ « Paiement retenu » et appliquer le paiement à la facture.
Cliquez sur « Enregistrer » pour créer l’encaissement et le processus de la retenue sur le paiement sera complété.