Termes de paiement
Un terme de paiement vous permet de définir les délais auxquels votre client doit respectés afin d’effectuer le paiement de la facture.
Si le terme est respecté, un escompte peut être appliqué et si le terme n’est pas respecté, un frais peut être appliqué.
1. Termes de paiement
Dirigez-vous dans l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
Saisissez un code unique; maximum de 12 caractères alphanumériques.
Saisissez la description française et anglaise en cliquant sur le globe; maximum de 40 caractères alphanumériques.
De plus, il existe 2 types de termes de paiement : le type « Escompte » et le type « Périodicité ».
Vous devrez sélectionner un type de terme de paiement.
Pour ce faire, veuillez vous référer aux points 1.1 et 1.2 du présent document pour la configuration de chacun de ses types de termes de paiement.
NOTE : Afin de créer un terme de paiement net sur réception, saisissez uniquement le code et la description du terme de paiement. Le type de terme de paiement n’aura aucun impact.
1.1 Terme de paiement Escompte
Ce type de terme de paiement vous permet d’accorder un escompte sur le montant total hors taxe de la facture, si la facture est payée dans le délai déterminé.
NOTE : Il est possible de gérer un deuxième escompte en plus du premier pour une même facture. Pour ce faire, vous devez activer la configuration « TermsSecondDiscount ».
NOTE : Les sections « Escompte », « Escompte 2 » et « Délai » se configurent indépendamment l'une de l'autre selon vos besoins. Veuillez vous référer aux prochains points du présent document.
1.1.1 Escompte
Cette section vous permet d’entrer un pourcentage d’escompte à appliquer sur le montant hors taxe de la facture et de déterminer le délai désiré pour en bénéficier.
Si le délai est dépassé, l’escompte ne sera plus applicable.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Escompte : | Saisissez le pourcentage d'escompte qui sera appliqué sur le montant avant taxe de la facture. Par exemple : pour un escompte de 3%, inscrire « 3 ». |
| Champ modifiable : | Sélectionnez soit « Jour fixe », « Mois suivant » ou « Date facture » selon si vous désirez que l’escompte s’applique à une date fixe, à un jour dans le mois suivant la date de la facture ou à un nombre de jours après la date de la facture. NOTE : Selon votre sélection, le champ suivant « Délai escompte » variera. |
| Délai escompte : | Ce champ varie selon le choix du champ précédent. Veuillez vous référer aux points suivants du présent document pour les différentes possibilités. |
1.1.1.1 Jour Fixe
Sélectionnez « Jour fixe » dans le champ modifiable de la section « Escompte », afin de définir une date fixe jusqu’à laquelle l’escompte sera applicable.
Dans cet exemple : Un escompte de 1% est accordé si le paiement est fait au plus tard le 31/08/2022. Au-delà de cette date, il n’y aura plus d’escompte.
1.1.1.2 Mois suivant
Sélectionnez « Mois suivant » dans le champ modifiable de la section « Escompte », afin de définir jusqu’à quel jour du mois suivant la date de la facture l’escompte sera applicable.
Dans cet exemple : Un escompte de 2% est accordé si le paiement est effectué avant le 10e jour du 1er mois suivant la date de la facture. Au-delà de ce délai, il n’y aura plus d’escompte.
1.1.1.3 Date facture
Sélectionnez « Date facture » dans le champ modifiable de la section « Escompte », afin de définir le délai en nombre de jour, à partir de la date de la facture, afin que l’escompte soit applicable.
Dans cet exemple : Un escompte de 3% est accordé si le paiement est fait avant le 10e jour suivant la date de la facture. Au-delà de ce délai, il n’y aura plus d’escompte.
1.1.2 Délai
Cette section vous permet de sélectionner le délai maximum accordé pour effectuer le paiement total d’une facture.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Champ modifiable « Délai » : |
Sélectionnez soit « Jour fixe », « Mois suivant » ou « Date facture » selon si vous désirez que le délai du paiement s’applique à une date fixe, à un jour dans le mois suivant la date de la facture ou à un nombre de jour après la date de la facture. NOTE : Selon votre sélection, le champ suivant « Délai net » variera. |
| Délai net : | Ce champ varie selon le choix du champ précédent. Veuillez vous référer aux points suivants du présent document pour les différentes possibilités. |
1.1.2.1 Jour fixe
Sélectionnez « Jour fixe » dans le champ modifiable de la section « Délai », afin de définir la date maximum à laquelle le paiement total de la facture doit être effectué.
Dans cet exemple : Le paiement total de la facture doit être effectué au plus tard le 15/09/2022.
1.1.2.2 Mois suivant
Sélectionnez « Mois suivant » dans le champ modifiable de la section « Délai », afin de définir avant quel jour du mois suivant la facture, celle-ci devra être payée en totalité.
Dans cet exemple : Le paiement de la facture doit être effectué en totalité avant le 30e jour du mois suivant la date de la facture.
1.1.2.3 Date Facture
Sélectionnez « Date facture » dans le champ modifiable de la section « Délai », afin de définir le délai en nombre de jours, à partir de la date de la facture, pour payer la facture en totalité.
Dans cet exemple : Le paiement de la facture doit être effectué 30 jours maximum après la date de facture.
1.2 Terme de paiement Périodicité
Ce type de terme de paiement vous permet de déterminer un nombre de versements égaux pour payer une facture avec un intervalle et une durée déterminée.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Nombre de paiements : | Sélectionnez le nombre de paiements égaux désiré pour payer la facture. Le système divisera automatiquement le montant de la facture par ce nombre de paiements afin d’avoir des montants égaux. |
| Intervalle des paiements : | Saisissez le nombre de « Jours » ou de « Mois » d’intervalle entre chaque paiement de la facture. |
| Champ modifiable : | Sélectionnez « Jours » ou « Mois » suivant l’intervalle désiré entre chaque paiement. |
| Champ modifiable « Délai » : | Sélectionnez « Jour fixe », « Mois suivant » ou « Date facture » selon si vous désirez que le premier paiement s’applique à une date fixe, à un jour dans le mois suivant la date de la facture ou à un nombre de jours après la date de la facture. NOTE : Selon votre sélection, le champ suivant « Premier paiement dans » variera. |
| Premier paiement dans : | Ce champ varie selon le choix du champ précédent. Veuillez vous référer aux points suivants du présent document pour les différentes possibilités. |
1.2.1 Jour Fixe
Sélectionnez « Jour fixe » dans le champ modifiable « Délai », afin de définir la date à laquelle le premier paiement de la facture doit être effectué.
Dans cet exemple : La facture sera payée en 3 paiements égaux à 1 mois d’intervalle et le premier paiement de la facture se fera le 30/09/2022, le suivant le 30/10/2022 et le dernier le 30/11/2022.
1.2.2 Mois suivant
Sélectionnez « Mois suivant » dans le champ modifiable « Délai », afin de définir à partir de quel jour du mois suivant la date de la facture, le premier paiement devra être fait, les paiements suivants se feront en fonction de l’intervalle déterminé et du nombre de paiements.
Dans cet exemple : Le premier paiement se fera le 10e jour du mois suivant celui de la facture, les paiements suivants se feront chaque 10 du mois à 1 mois d'intervalle pendant 12 mois.
1.2.3 Date facture
Sélectionnez « Date facture » dans le champ modifiable « Délai », afin de définir le nombre de jours avant le premier paiement de la facture en fonction de la date de la facture.
Dans cet exemple : Le premier paiement de la facture se fera 30 jours après la date de la facture, les paiements suivants se feront chaque 15 jours pour un total de 6 paiements.
2. Utilisation des termes de paiement dans les comptes à recevoir
Les termes de paiement proviennent de l’option « Termes de paiement » du menu « Maintenance » du module « Comptes à Recevoir » se retrouvent dans plusieurs options.
2.1 Fiche Client
Dirigez-vous dans l’option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir » et sélectionnez un client.
Dans le champ « Terme de paiement », choisissez le terme de paiement désiré à être par défaut pour ce client.
Cela permettra à ce terme de paiement de s'afficher automatiquement dans les soumissions, les commandes de vente et dans la facturation lorsque l’on sélectionne ce client.
2.2 Soumissions, Commandes et Facturations avec terme de paiement escompte
Dirigez-vous soit dans l’option « Soumissions » ou « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes » ou dans l'option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Dans chacune de ses options, lors de la sélection du client, le terme de paiement s'affichera automatiquement dans le champ « Terme de paiements ».
Le terme de paiement est tout de même modifiable au besoin.
NOTE : De plus, à la conversion d'une soumission en commande, le terme de paiement s'affichera automatiquement selon le terme de paiement défini dans la commande. Pour ce qui est d'une facture provient d'une facturation de commande, le terme de paiement s'affichera automatiquement selon le terme de paiement défini dans la commande de vente.
Soumission :
Commande :
Facture :
NOTE : Veuillez vous référer au point 2.4.1 pour l'encaissement des factures avec un terme de paiement de type « Escompte ».
2.3 Soumissions, Commandes et Facturations avec terme de paiement périodicité
Dirigez-vous soit dans l’option « Soumissions » ou « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes » ou dans l'option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Dans chacune de ses options, lors de la sélection du client, le terme de paiement s'affichera automatiquement dans le champ « Terme de paiements ».
Le terme de paiement est tout de même modifiable au besoin.
NOTE : De plus, à la conversion d'une soumission en commande, le terme de paiement s'affichera automatiquement selon le terme de paiement défini dans la commande. Pour ce qui est d'une facture provient d'une facturation de commande, le terme de paiement s'affichera automatiquement selon le terme de paiement défini dans la commande de vente.
Si le terme de paiement est de type « Périodicité », un nouveau bouton sera affiché dans le champ « Date due ».
Cliquez sur le bouton « Périodicité » afin d'afficher la liste des versements périodiques en fonction des informations provenant du terme de paiement.
NOTE : Veuillez vous référer au point 2.4.2 pour le décaissement des factures avec un terme de paiement de type « Périodicité ».
2.4 Encaissement
La sélection du champ « Termes de paiement » de la facturation déterminera les informations affichées dans les options « Paiements directs TEF (Clients) » et « Encaissements ».
Pour le fonctionnement de ces options, veuillez vous référer aux documentations « Comptes à recevoir » et « Encaissements ».
2.4.1 Escompte
Lors d'un encaissement d’une facture reliée à un terme de paiement de type « Escompte », le montant disponible à être appliquée sur la facture en escompte sera affiché dans la colonne « Esc.» selon les paramètres de l'escompte et en fonction du montant de la facture.
Le montant de l’escompte sera affiché de couleur verte tant qu’il est disponible à être appliqué et passera à « 0.00 » de couleur noire lorsqu’il ne sera plus disponible à être appliqué.
De plus, la colonne « Jrs » affiche le nombre de jours restant afin de bénéficier de l'escompte.
2.4.2 Périodicité
Lors d'un encaissement d’une facture reliée à un terme de paiement de type « Périodicité », la facture sera divisée par le nombre de paiements.
Chaque paiement affichera le numéro de la facture suivi par « -numéro de paiement ».
Dans le cas des termes de paiement de type « Périodicité », aucun escompte n'est suggéré par défaut dans la colonne « Esc.».
