Grand Livre
1. Maintenance
1.1 Comptes du GL
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos comptes de Grand Livre.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code GL : (*) | Saisissez un code de Grand Livre: maximum de 20 caractères alphanumériques. |
| Description Français : (*) | Saisissez une description de Grand Livre: maximum de 60 caractères alphanumériques. |
| Catégorie de GL : (*) | Sélectionnez la catégorie du Grand Livre auquel associer ce code de Grand Livre. NOTE : Lorsque vous choisirez soit « Banque », « Passif » ou « Actif » dans le champ « Catégorie du GL », de nouveaux champs seront affichés selon la sélection et ces champs vous permettent d’associer de nouveaux paramètres à ce compte de Grand Livre. |
| Court terme / Long terme: | Cochez soit le bouton radio « Court terme » ou « Long terme » afin de déterminer si ce compte de Grand Livre doit être gérer en court ou en long terme. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque vous choisissez la catégorie de Grand Livre « Actif » ou « Passif ». |
| Comptes à recevoir : | Cochez cette case afin de pouvoir sélectionner ce compte dans la liste déroulante du champ « Compte à recevoir » de l'option « Clients » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque vous choisissez la catégorie de Grand Livre « Actif ». |
| Comptes à payer : | Cochez cette case afin de pouvoir sélectionner ce compte dans la liste déroulante du champ « Compte à payer » de l'option « Fournisseurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ». NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque vous choisissez la catégorie de Grand Livre « Passif ». |
| Fermeture de devise : | Cochez cette case afin de spécifier si ce compte doit être inclus dans l'écriture de fin de mois afin de déterminer les gains ou les pertes sur le ou les taux de change. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque vous choisissez la catégorie de Grand Livre « Banque », « Actif » ou « Passif ». Pour plus d'informations sur la fermeture de devises, veuillez vous référer au point 2.4 du présent document. |
| Accessible pour les banques : | Lorsque vous choisissez la catégorie de Grand Livre « Banque », « Actif » ou « Passif », cochez cette case afin de spécifier si ce compte doit être inclus dans la liste déroulante « Comptes du GL » de l'option « Banques » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». De plus, ce champ est modifiable. |
| Escompte : | Cochez cette case pour afficher ce compte dans le menu déroulant des comptes d’escomptes dans tout le système. |
| Par projet : | Si la case est cochée, ce compte pourra être relié à des projets du GL. NOTE : Cette case à cocher est seulement affichée lorsque la valeur « isbyproject » est ajoutée dans la configuration « software ». En cochant cette case, une nouvelle case à cocher « Saisie du projet obligatoire » sera affichée afin d'indiquer que si ce compte de Grand Livre doit obligatoirement être géré par projet. Si vous ne cochez pas cette nouvelle case, vous serez en mesure d'utiliser ce compte de Grand Livre en reliant ou non un projet. Le projet ne sera pas obligatoire. Néanmoins, il est aussi possible d'activer la configuration « projectmandatory » permettant d'obliger la saisie d'un projet lorsqu'un compte de Grand Livre est géré par projet. Ainsi, la case « Saisie du projet obligatoire » ne sera pas affichée même si la case « Par projet » est cochée, car la gestion des projets sera obligatoire pour les comptes de Grand Livre géré par projet. Il est aussi possible d'afficher un champ « Projet », lorsque la case « Par projet » est cochée, permettant de relier un projet de Grand Livre au compte de Grand Livre en activant la configuration « glcostcenter ». Pour plus d’information sur les projets du Grand Livre, veuillez vous référer à la documentation « Projets du Grand Livre » du module « Grand Livre ». |
| Actif : | Cochez cette case afin de rendre le compte de Grand Livre actif. Décochez la case afin de rendre le compte de Grand Livre inactif. |
(*) Champ obligatoire
NOTE : Si la compagnie courante fait partie d'un groupe de compagnie, si un changement est effectué dans la charte des comptes de Grand Livre via une compagnie autorisée, ce changement sera aussi appliqué à toutes les compagnies fessant partie du même groupe. De plus, la case à cocher « Inter-cie » sera affichée. En cochant cette case, un nouveau champ « Compagnie » vous sera aussi affiché afin de sélectionner une autre compagnie autorisée. Ceci permet que lorsque vous enregistrerez une transaction au Grand Livre pour un compte « Inter-cie », un deuxième écran de transaction de Grand Livre vous sera automatiquement affiché afin de vous permettre de créer l'écriture de contrepartie directement dans la compagnie inter-compagnie.
1.2 Périodes du GL
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos périodes de Grand Livre.
Cliquez sur le plus vert afin d’ajouter une année financière.
Sélectionnez la date de début de la première période pour cette année financière, ainsi que le nombre de périodes à générer et spécifiez l’année financière.
Habituellement, l’année est celle où l’année financière se termine.
Maintenant, cliquez sur l’année financière pour consulter les périodes créées dans la section droite de l’écran.
En cliquant sur une icône de modification pour une période, vous serez en mesure de modifier le numéro de cette période comptable et la description, au besoin.
Vous pouvez aussi déterminer l’intervalle de dates pour cette période comptable et cochez la case « Période de fin d’année » si cette période est la dernière période de cette année fiscale.
NOTE : Vous ne pouvez inscrire une donnée qui se retrouve dans une autre période comptable.
1.3 Budgets du GL
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos budgets prévisionnels du Grand Livre.
Cliquez sur « Ajouter » afin d’ajouter un budget de Grand Livre.
Saisissez l’année pour ce budget.
Par la suite, lorsque le budget est créé, vous pourrez ajouter les comptes de Grand Livre désiré à relier via le bouton « Ajouter ».
Sélectionnez les comptes à relier et cliquez sur « Ajouter ».
Lorsque les comptes seront ajoutés, cliquez sur un compte de Grand Livre dans votre budget pour afficher une nouvelle section sera affichée à droite de votre écran, pour saisir les informations pour ce compte.
1.4 Définition indicateurs « Budgets du GL »
Cette option vous permet de créer des indicateurs de budgets et d’associer des comptes de Grand Livre à ceux-ci, afin de générer les cadrans dans l’option « Indicateurs Budgets du GL » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Saisissez le code est la description de l'indicateur et sélectionnez les comptes de Grand Livre à inclure dans celui-ci.
NOTE : Vous pouvez également identifier les comptes de Grand Livre qui doivent être soustraits du calcul effectué dans les indicateurs de budget du Grand Livre.
Les indicateurs comparent les montants budgétés et les montants réels pour les comptes précédemment sélectionnés, sous forme de cadrans.
Par exemple :
1.5 Banques
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos comptes de banque et de relier les informations de cette banque au compte sélectionné.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une institution financière.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Saisissez le nom de votre institution financière. |
| Paiements internationaux : | Cochez si cette institution financière permet d'utiliser les paiements internationaux. En cochant cette case, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché. |
| Banque par défaut : | Cochez la case afin de rendre cette institution financière par défaut dans certaines options. Seule une institution financière peut être cochée « Banque par défaut ». NOTE : Plusieurs banques peuvent être cochées par défaut, par contre, une seule banque peut être cocher par défaut par compte de Grand Livre. |
| Actif : | Cochez afin de rendre l'institution financière active. Décochez la case afin de rendre l'institution financière inactive. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit de l'institution financière. |
| No Compte : (*) | Saisissez le numéro de compte de l'institution financière. |
| Nom du compte : (*) | Saisissez le nom de compte de l'institution financière. |
| Devise : (*) | Sélectionnez la devise de l'institution financière. |
| Compte de GL : (*) | Sélectionnez le compte de Grand Livre auquel comptabiliser les transactions pour cette institution financière. |
| Dernier chèque : (*) | Saisissez le dernier numéro de chèque utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des chèques, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # Internet : (*) | Saisissez le dernier numéro de paiement internet utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements par internet, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Dernier # P.P.A : (*) | Saisissez le dernier numéro du paiement préautorisé utilisé par cette institution financière. NOTE : Lorsque vous effectuerez des paiements préautorisés, cette valeur sera automatiquement mise à jour. |
| Répertoire : | Vous permet de relier le répertoire où enregistrer vos fichiers. |
(*) Champ obligatoire
Le bouton « TEF Canada (Clients) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients. Veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « ARPAPAllow ».
Le bouton « TEF Canada (Fournisseurs) » vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos fournisseurs. Veuillez vous référer à la documentation « Décaissements » du module « Comptes à payer » pour plus d'informations.
NOTE : Afin d'afficher ce bouton, vous devez activer la configuration « APPADAllow ».
1.5.1 Bouton « TEF Canada (Clients) »
Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déposés les paiements de vos clients.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Sélectionnez votre institution financière. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière. |
| Compte de retour : (*) | Saisissez le numéro de compte de retour auprès de l'institution financière. |
| Organisme : (*) | Saisissez le numéro de l’organisme auprès de l'institution financière. |
| No du prochain TEF : | Saisissez le numéro du prochain TEF à effectuer auprès de l'institution financière. |
| Nom du fichier : | Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom compagnie pour fichier : | Saisissez le nom de la compagnie pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom compagnie TEF : | Saisissez le nom du la compagnie du TEF pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom : | Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Téléphone : | Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
1.5.2 Bouton « TEF Canada (Fournisseurs) »
Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires dans lequel seront déduits les paiements pour vos fournisseurs.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Institution financière : | Sélectionnez votre institution financière. |
| Code cie : | Saisissez le code de votre compagnie auprès de l'institution financière. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière. |
| Compte de retour : (*) | Saisissez le numéro de compte de retour auprès de l'institution financière. |
| Organisme : (*) | Saisissez le numéro de l’organisme auprès de l'institution financière. |
| No du prochain TEF : | Saisissez le numéro du prochain TEF à effectuer auprès de l'institution financière. |
| Nom du fichier : | Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom compagnie pour fichier : | Saisissez le nom de la compagnie pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom compagnie TEF : | Saisissez le nom du la compagnie du TEF pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom : | Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Téléphone : | Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
1.5.3 Bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) »
Ce bouton vous permet d’ajouter les informations bancaires qui seront utilisées pour les paiements de vos fournisseurs.
Si vous prévoyez faire des paiements internationaux, vous devez cocher la case « Paiement Internationaux » dans la fiche de votre banque, les boutons « TEF Clients » et « TEF Canada (Fournisseurs) » ne seront plus affichés et le bouton « Banques TEF Internationaux (Fournisseurs) » vous sera affiché.
NOTE : Afin d’utiliser les paiements internationaux, dans la fiche de votre compagnie, vous devez cocher la case « Paiements internationaux » dans l’option « Compagnie » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Numéro de routage ACH : | Saisissez le numéro de ACH Routing de votre compagnie auprès de l'institution financière. |
| Institution financière : | Sélectionnez votre institution financière. |
| No Transit : | Saisissez le numéro de transit auprès de l'institution financière. |
| Compte cie : (*) | Saisissez le compte de la compagnie auprès de l'institution financière. |
| Code d’utilisateur : (*) | Saisissez le code d’utilisateur par défaut pour cette institution financière. |
| No du prochain TEF : | Saisissez le numéro du prochain TEF à effectuer auprès de l'institution financière. |
| Nom du fichier : | Saisissez le nom du fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Type de fichier : | Saisissez le type de fichier pour le fichier pour le transfert auprès de l'institution financière. |
| Nom : | Saisissez le nom de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Téléphone : | Saisissez le téléphone de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
| Courriel : | Saisissez le courriel de la personne-ressource de la personne que l'institution financière doit contacter en cas de questionnement. |
1.6 Formats d’états financiers
Cette option vous permet de créer vos formats d’états financiers et de les adapter à votre guise.
Veuillez vous référer à la documentation « Formats d’états financiers » du module « Grand Livre ».
1.7 Modèles de transactions récurrentes
Cette option vous permet de créer des modèles de transactions récurrentes pour vos transactions au Grand Livre.
Sélectionnez une description et les comptes de Grand Livre récurrent.
Cochez la case « Renversement » afin que lorsque vous sélectionnez cette transaction récurrente, celle-ci soit de type « Renversement ».
1.8 Projets du GL
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos projets de Grand Livre, qui pourront être reliés aux transactions.
Saisissez un numéro de projet et une description, ainsi que la date de création du projet.
Lorsque vous enregistrez une transaction dans le système et utilisez un compte de Grand Livre dont la case « Par projet » est cochée via la fiche de compte de Grand Livre, les projets créés dans cette option seront disponibles dans le menu déroulant du champ « Projet » de la transaction.
NOTE : Il est possible d'associer un projet à un client ou à un prospect en activant la configuration « useprojectid ». Par contre, pour afficher le bouton radio « Prospect », vous devez activer la configuration « quotationwithprospect ». Ainsi, en reliant un client ou un prospect à un projet du Grand Livre, lorsque vous créerez une transaction, il sera possible d'utiliser que les projets reliés au client ou au prospect et ne pas utiliser le projet pour un autre client ou prospect dont le projet n'est pas relié.
NOTE : Il est possible d'utiliser les autorisations par utilisateur dans les projets du Grand Livre en activant la configuration « useGLProjectsAuthorizedUsers ». En activant cette configuration, vous serez en mesure d'autoriser les utilisateurs désirés via le bouton « Utilisateurs autorisés ». Ainsi, lorsque vous créerez une transaction, seuls les utilisateurs seront en mesure d'utiliser les projets auxquels ils sont autorisés.
NOTE : Il est possible d'afficher une section d'élément de codification dans le détail du bas de l'écran en activant la configuration « glcostcenter ».
NOTE : Il est possible d'afficher le responsable du projet en ajoutant la valeur « responsibleuser » dans la configuration « GLProjectsShowFields ».
NOTE : Il est possible de générer une incrémentation automatique du code de projet du Grand Livre en activant la configuration « AutoGenerateGlProjectCode ».
Pour plus d’informations sur les projets du Grand Livre, veuillez vous référer à la documentation « Projets du Grand Livre » du module « Grand Livre ».
1.9 Dénonciation de projet
Cette option vous permet de garder une trace sur les projets en cours pour y assurer un suivi des paiements.
Une dénonciation est une mesure préalable à l’hypothèque légale de construction, lorsqu’un sous-traitant ou un fournisseur n’a pas transigé directement avec le propriétaire d’un projet.
Dans la lettre de dénonciation, le sous-traitant avise le propriétaire qu’il a reçu un contrat de l’entrepreneur général visant un certain budget et assuré le paiement pour le travail exécuté.
Veuillez vous référer à la documentation « Dénonciation de projet » du module « Grand Livre ».
1.10 Contrôle du Grand Livre
Cette option vous permet de visualiser votre année fiscale et paramétrer les comptes à utiliser par défaut.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Année : | Affiche l'année en cours. |
| Période : | Affiche la période en cours. NOTE : Afin d'effectuer un changement de période, vous devez procéder à la fermeture de période. |
| Transactions # : | Affiche le dernier numéro de transactions utilisé dans votre système. |
| Gain/Perte taux change : (*) | Sélectionnez un compte de Grand Livre afin de comptabiliser soit le gain ou la perte lors de la conversion de taux de change, si vous utilisez la notion de multidevise dans votre base de données, c’est-à-dire que la case « Une seule devise » est non cochée dans votre compagnie de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». |
| Projet gain/perte taux change : | Ce champ est seulement affiché lorsque le compte de Grand Livre relié dans le champ précédent est un compte de Grand Livre géré par projet. Sélectionnez le projet afin de comptabiliser soit le gain ou la perte lors de la conversion de taux de change |
| Affiche la description de la période : | Cochez cette case si vous désirez afficher entre parenthèses la description de la période dans les menus déroulants des périodes de Grand Livre lors des transactions dans le système. |
| Compte de B.N.R. par défaut : (*) | Sélectionnez un compte de Grand Livre, si vous utilisez la notion de multidevise dans votre base de données, c’est-à-dire que la case « Une seule devise » est non cochée dans votre compagnie de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». |
| Extractions de taxes - Dépenses (DT) : | Sélectionnez une taxe à utiliser lors de l’extraction de taxe au débit d'un compte de Grand Livre dans vos transactions au Grand Livre. Ces choix proviennent de l'option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». Veuillez vous référer à la documentation « Extraction de taxes » du module « Grand Livre » pour l'extraction de taxes. |
| Extractions de taxes - Revenus (CT) : | Sélectionnez une taxe à utiliser lors de l’extraction de taxe au crédit d'un compte de Grand Livre dans vos transactions au Grand Livre. Ces choix proviennent de l'option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». Veuillez vous référer à la documentation « Extraction de taxes » du module « Grand Livre » pour l'extraction de taxes. |
(*) Champ obligatoire
1.11 Code de taxe
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des codes de taxe.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
2. Transactions
2.1 Transactions au GL
Cette option vous permet de créer des transactions de comptes de Grand Livre.
Saisissez la date de la transaction. Par défaut, la date du jour sera affichée.
La période de Grand Livre sera affichée selon la date saisie.
Cliquez sur la liste déroulante afin de modifier.
Saisissez une description pour la transaction.
Puis, sélectionnez le combo afin d’ouvrir la charte de vos comptes de Grand Livre et sélectionnez le compte désiré.
Vous devrez aussi saisir le montant de la transaction dans les champs propices et cliquez sur le crochet vert pour enregistrer la ligne de détail.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Extraction de taxes » du module « Grand Livre » pour l'icône d'extraction de taxes.
La recherche du champ « Description » vous permet de rechercher et sélectionner un modèle de transactions récurrentes.
NOTE : Les modèles de transactions récurrentes proviennent de l'option « Modèles transactions récurrentes » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». Veuillez vous référer au point 1.8 du présent document.
La case « Renversement » vous permet de renverser automatiquement la transaction le premier jour de la période suivante.
NOTE : Si une écriture est cochée « Renversement », sur l'impression de cette écriture, la mention « Renversement » sera affichée.
Le bouton « Documents » vous permet d'ajouter des documents
Le bouton « Projets » vous permet de visualiser les projets auxquelles la transaction de Grand Livre est reliée.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « isbyproject » a été ajoutée dans la configuration « software ».
Le bouton « Importation » vous permet d’importer via une structure de transaction, une structure de transaction.
Le bouton « Copier » vous permet de copier l'intégralité d'une transaction de Grand Livre. Ainsi, lors de la copie d'une transaction, la date sera automatiquement mise à jour à la date du jour et la description sera effacée pour une nouvelle saisie.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à afficher le bouton "Copier" dans l'option "Transactions au GL" » de la catégorie « Module de Grand Livre » des accès utilisateurs.
Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer votre transaction. Une nouvelle fenêtre ouvrira et vous pourrez l'imprimer ou l'enregistrer sur votre ordinateur.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer votre transaction. La fenêtre de transaction se fermera automatiquement.
Le bouton « Enregistrer & Ajouter » vous permet d’enregistrer et fermer votre transaction et d’ouvrir une nouvelle fenêtre afin de créer une nouvelle transaction.
Le bouton « Fermer » vous permet de fermer la fenêtre de transaction.
NOTE : Si la valeur des champs « Débit » ne balance pas avec la valeur des champs « Crédit », le bouton « Enregistrer » sera gris et vous ne pourrez pas enregistrer la transaction.
2.2 Transactions récurrentes
Cette option vous permet de créer des transactions récurrentes pour vos comptes de Grand Livre.
Pour ajouter une transaction récurrente, cliquez sur le plus vert, ainsi la fenêtre de transaction ouvrira.
Veuillez vous référer au point 2.1 du présent document afin d'ajouter une transaction au Grand Livre.
Lorsqu’une transaction sera enregistrée, elle se retrouvera dans la liste de transactions récurrentes dans l’écran.
Cochez celle à générer et cliquez sur « Procéder » pour les générer.
2.3 Conciliation bancaire
Cette option vous permet de concilier vos comptes bancaires, c’est-à-dire tous les comptes de Grand Livre qui ont été catégorisés « Banque ».
Pour ce faire, veuillez vous référer à la documentation « Conciliation Bancaire » du module « Grand Livre ».
2.4 Fermeture des devises
Cette option vous permet de générer une écriture en fin de mois qui sera renversé automatiquement le premier jour de la période suivante, suivant la génération de l’écriture.
La transaction créera une écriture qui ramènera vos comptes de bilan au taux de clôture que vous aurez sélectionné dans l’écran de paramètres.
Sélectionnez la date pour la fermeture. Par défaut, elle affiche la date du jour.
La période de Grand Livre sera affichée selon la date saisie. Cliquez sur la liste déroulante afin de modifier.
Sélectionnez la devise désirée et le taux de change en vigueur sera affiché. Vous pouvez le modifier au besoin.
Pour procéder à la fermeture de la devise, cliquez sur « Procéder ».
NOTE : Les comptes « Gain/Perte taux change » et « Projet gain/perte taux change » proviennent de ceux sélectionnés dans l’option « Contrôle du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ». Il est possible de les modifier au besoin via les combos.
NOTE : Selon la configuration de votre système, cette option peut être indisponible.
2.5 Fin de période
Cette option vous permet de procéder à la fermeture de la période courante et ou de l'année en cours en cliquant sur « Procéder ».
Pour procéder à la fermeture de période, cliquez sur « Procéder ».
2.6 Consultation des transactions au GL
Cette option vous permet de consulter les transactions au Grand Livre, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.
3. Rapports
3.1 Plan comptable
Cette option vous permet d’imprimer le plan comptable selon un intervalle de comptes de Grand Livre. Vous pouvez spécifier une catégorie de Grand Livre et filtrer le rapport par statuts de comptes. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.2 Journal GL
Cette option vous permet d’imprimer les transactions selon un intervalle de périodes, de dates de transactions, de date de saisie ou de numéros de transactions. Vous pouvez ajouter une description au rapport et trier par usager. Il est possible d’inclure les transactions, qui ne proviennent pas du module « Grand Livre » si vous décochez la case « Transactions au GL seulement », dans les soldes des comptes de votre rapport. Vous pouvez aussi afficher les projets sur le rapport et l’obtenir sous format Excel.
3.3 Bilan
Cette option vous permet d’imprimer le bilan pour une période de Grand Livre précise. Vous pouvez afficher les budgets, les projets, les comptes à zéros et les codes de comptes de Grand Livre sur ce rapport. Vous pouvez aussi obtenir le rapport sous format Excel.
3.4 État des résultats
Cette option vous permet d’imprimer un état des résultats sommaire incluant les résultats de la période courante et le cumulatif de l’année. Afin de visualiser le cumulatif, vous devez sélectionner la première période à la période en cours. Vous pouvez aussi comparer ce rapport avec les données de l’année précédente, ainsi qu'afficher les budgets, les codes de comptes de Grand Livre et les comptes à zéros sur ce rapport. Vous pouvez également obtenir le rapport sous format Excel.
3.5 État des résultats - Excel
Cette option vous permet d’imprimer un état des résultats sommaire pour une période spécifique, sous format Excel.
3.6 État des résultats - Projets
Cette option vous permet d’imprimer un état des résultats sommaire pour un projet du Grand Livre, afin de cibler les revenus et ou les dépenses ayant été affectés par ce projet. L’état des résultats inclut les résultats de la période courante et le cumulatif de l’année. Afin de visualiser le cumulatif, vous devez sélectionner la première période à la période en cours. Vous pouvez également comparer ce rapport avec les données de l’année précédente, afficher les codes de comptes de Grand Livre et l’obtenir sous format Excel.
3.7 États financiers - Formats
Cette option vous permet d’imprimer vos états financiers sous format Excel. Les formats seront disponibles dans le premier champ de l’écran de recherche et préciser la période désirée. Vous pouvez afficher les codes et ou les descriptions des comptes de Grand Livre et les comptes à zéros sur ce rapport. Vous pouvez également spécifier la version du budget désirée. De plus, vous pouvez obtenir le rapport en format paysage.
3.8 Rapport trésorerie
Cette option vous permet d’imprimer le rapport de trésorerie. Pour ce faire, vous devez spécifier la période comptable à laquelle débuter le rapport de trésorerie, le format d’états financier ainsi que la version du budget à imprimer.
Veuillez vous référer à la documentation « Rapport de trésorerie » du module « Grand Livre ».
3.9 Balance de vérification
Cette option vous permet d’imprimer la balance de vérification. Pour ce faire, vous devez spécifier l’intervalle de périodes. Si votre intervalle débute avec la période « 1 » à la période en cours, les résultats affichés seront ceux du cumul de l’année contrairement à si votre intervalle est seulement une seule période, les résultats affichés seront ceux de la variation de cette période seulement. Il est possible d’inclure les transactions, qui ne proviennent pas du module « Grand Livre » si vous décochez la case « Transactions seulement », dans les soldes des comptes de votre rapport. Vous pouvez également afficher la variation de ses comptes sur le rapport et obtenir celui-ci sous format Excel.
3.10 Balance de vérification par compte
Cette option vous permet d’imprimer la balance de vérification par compte, selon un intervalle de périodes et de comptes de Grand Livre. Il est possible d’inclure les transactions, qui ne proviennent pas du module « Grand Livre » si vous décochez la case « Transactions seulement », dans les soldes des comptes de votre rapport. Vous pouvez également afficher la variation de ses comptes sur le rapport et obtenir celui-ci sous format Excel.
3.11 Balance de vérification par date
Cette option vous permet d’imprimer la balance de vérification par date. Il est possible d’inclure les transactions, qui ne proviennent pas du module « Grand Livre » si vous décochez la case « Transactions seulement », dans les soldes des comptes de votre rapport et obtenir celui-ci sous format Excel. Les résultats sur ce rapport représentent la somme de toutes les transactions faites jusqu’à la date sélectionnée.
3.12 Balance de vérification mensuelle
Cette option vous permet d’imprimer la balance de vérification mensuelle sous format papier et sous format Excel. Le rapport inclue les comptes de bilan, c’est-à-dire les comptes gérés « Actif », « Passif », « Banques » et « Capital » et affiche leurs valeurs mensuelles soit au « Débit » ou soit au « Crédit ». De plus, le compte de B.N.R. sera automatiquement calculé et affiché dans la colonne « Débit » ou « Crédit » dans ce rapport, afin de balancer le rapport pour la période sélectionnée.
3.13 Analyse des comptes
Cette option vous permet d’imprimer un rapport afin d’analyser toutes les transactions ayant affecté un compte de Grand Livre ou un intervalle de comptes de Grand Livre, selon un intervalle de périodes précis. Il est aussi possible de sélectionner manuellement les comptes de Grand Livre. Vous pouvez inclure les transactions, qui ne proviennent pas du module « Grand Livre » si vous ne cochez pas la case « Transactions seulement », dans les soldes des comptes de votre rapport. Vous pouvez également afficher le total des périodes, afficher seulement un compte de Grand Livre par page, afficher les projets et imprimer le rapport en « WordPad » en cochant la case « Format texte ». De plus, le rapport peut être sorti en version « vérificateur » et obtenu sous format Excel.
3.14 Analyse de projets
Cette option vous permet d’imprimer un rapport afin d’analyser tous les projets ayant affecté un compte de Grand Livre ou un intervalle de comptes de Grand Livre, selon un intervalle de périodes précis. Vous pouvez également possible de sélectionner les projets et comptes de Grand Livre manuellement et obtenir le rapport sous format Excel.
NOTE : Il est possible d’afficher le solde d'ouverture des projets dans le rapport sous format papier seulement en activant la configuration « ProjectAnalysisShowOpenBalance ».
3.15 Rapport des projets
Cette option vous permet d’imprimer la liste de tous les projets du Grand Livre, selon le statut spécifié. Vous pouvez également obtenir ce rapport sous format Excel.
3.16 Rapport (TPS/TVH) - TVQ
Cette option vous permet de remplir vos rapports de remises de taxe selon la configuration faite dans l’option « Configuration (TPS/TVH) – TVQ » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ». Veuillez vous référer au point 4.5 du présent document. Votre rapport peut être imprimé selon un intervalle de périodes ou de dates. Vous pouvez également sortir le rapport en version « Sommaire » ou « Détaillé », inclure le total des périodes, afficher le détail de la case 101 et l’obtenir sous format Excel.
NOTE : Afin d'effectuer la sortie adéquate du rappport, imprimez votre rapport de taxes pour le trimestre et la balance de vérification pour la dernière période, par exemple pour le mois de Mars. Il est préférable d'effectuer une facture de dépenses en date de la dernière journée du trimestre. Vous pourrez ensuite faire le décaissement plus tard, mais à ce moment-ci, les montants seront aux bons endroits dans la balance de vérification. Sélectionnez le fournisseur « Gouvernement Canada » ou « Receveur général du Canada ». Puis, sélectionnez le compte de Grand Livre de TPS sur les ventes et renversez le montant qui se retrouve dans la balance de vérification. Si le montant est au crédit, vous l’inscrivez au débit dans la transaction. Répétez la même opération pour le compte TPS sur les achats. La différence entre les 2 montants correspondra au solde à remettre. Puis, procédez à la même opération pour le gouvernement du Québec et les comptes de TVQ. Dans la balance de vérification, les montants seront ainsi ramenés à zéro.
3.17 Budget du GL - Excel
Cette option vous permet d’obtenir un budget spécifique en version détaillé, sous format Excel.
3.18 Montants budgets
Cette option vous permet d’obtenir un rapport des montants d’un budget, sous format Excel. Ce rapport peut être généré pour un projet spécifique ou pour tous les projets.
4. Utilitaires
4.1 Taxes
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos taxes.
Saisissez le code et la description de la taxe. Cette description sera affichée dans le système quand cette taxe sera sélectionnée.
Puis, cochez si cette taxe peut être utilisée dans les « Comptes à recevoir » et ou les « Comptes à payer » et reliez les provinces à la taxe.
Vous devez aussi sélectionner les types de taxes et saisir le taux de la taxe et le compte de Grand Livre auquel vous désirez relier cette taxe.
Le bouton « Spécifications » vous permet d'ajouter des spécifications pour votre taxe.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque vous avez des spécifications d’enregistrement via l’option « Spécifications des enregistrements » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système », dont la valeur est « taxes ». Toutes les spécifications que vous créez sont à titre informatif uniquement.
4.2 Devises
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour les devises qui seront utilisées dans le système pour vos transactions.
Saisissez un code et une description de devise.
4.3 Taux de change
Cette option vous permet d’entrer les taux de change selon une date spécifique.
Il est important de toujours entrer la devise de votre compagnie dans le champ « À la devise ».
Sélectionnez la date du taux de change, ainsi que le taux.
Cliquez sur « Synchronisation » pour que le système recherche automatiquement le taux de change en vigueur via la Banque du Canada.
NOTE : Lorsque vous sur le bouton « Synchronisation », vous obtiendrez un message « pop-up », indiquant le changement de taux, pour toutes les devises existantes de votre compagnie. Lorsque vous cliquerez« OK », les taux de change s'ajouteront automatiquement dans cette option.
Si la synchronisation est générée avant 13 h: le taux de change sera le taux de clôture de la veille.
Si la synchronisation est générée entre 13 h et 17 h: le taux de change sera le taux de la mise à jour du midi.
Si la synchronisation est générée après 17 h: le taux de change sera le taux de clôture de la journée même.
4.4 Recherche
Cette option vous permet de rechercher tout type de transactions soit par mot clé, montant ou intervalle de montants selon un intervalle de dates précises.
NOTE : Si aucun paramètre n’est sélectionné, le système affichera toutes les transactions du système selon l’intervalle de dates spécifiées.
4.5 Configuration (TPS/TVH) – TVQ
Cette option vous permet de relier le ou les comptes de Grand Livre aux numéros de cases du rapport de taxe.
Cette configuration est nécessaire au bon fonctionnement du « Rapport (TPS/TVH) – TVQ » du menu « Rapports » du module « Grand Livre ».
Sélectionnez une case de taxe et les configurations seront affichées dans la section de droite.
Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un compte de Grand Livre ou cochez une ou des cases de comptes de Grand Livre et cliquez sur « Enlever » afin de retirer la liaison entre celles-ci et la case de taxe précédemment sélectionnée.
4.6 Transaction GL de fin d’année
Cette option vous permet d’imprimer le rapport de la transaction de fermeture d’année que le système a générée lors de la procédure de fin d’année pour l’année désirée. Vous pouvez également obtenir cette transaction sous format Excel.
4.7 Solde d’ouverture
Cette option vous permet d’imprimer le rapport pour la balance de vérification d’ouverture pour l’année désirée, à la suite de la procédure de fin d’année.
4.8 Régularisations de fin d’année
Cette option vous permet de saisir les écritures de régularisation pour l’année désirée, qui ont été fournies par votre firme comptable.
Pour ajouter une régularisation, cliquez sur le plus vert, ainsi la fenêtre de transaction ouvrira.
Veuillez vous référer au point 2.1 du présent document afin d'ajouter une transaction au Grand Livre.
Lorsqu’une transaction sera enregistrée, elle se retrouvera dans la liste de transactions récurrentes dans l’écran.
Cochez celle à générer et cliquez sur « Lancer » pour les générer.
NOTE : L’année sert uniquement à la consultation des années précédentes.
NOTE : Si la transaction est grisée, cela signifie que la transaction a été reportée.
NOTE : Le compte B.N.R. est celui défini par défaut dans l’option « Contrôle du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre ».
4.9 Vérification des auxiliaires
Cette option vous permet d’imprimer un rapport sommaire des auxiliaires soit selon une date spécifique ou une période spécifique. Vous pouvez également obtenir cette transaction sous format Excel.
4.10 Vérification des transactions de dates versus périodes
Cette option vous permet d’imprimer le rapport de vérification de transactions par période comptable. Ce rapport cible les transactions dont la date ne correspond pas à la période comptable. Vous pouvez également obtenir cette transaction sous format Excel.
4.11 Indicateurs « Budgets du GL »
Cette option vous permet de visualiser un budget selon un intervalle de périodes et sous forme de cadran en comparant le montant budgété et le montant réel.
Sélectionnez un budget et un intervalle de période et cliquez sur « Rafraîchir ».
4.12 MAJ des projets des transactions au GL
Cette option vous permet de modifier massivement le projet des comptes de Grand Livre d'une ou plusieurs transactions de Grand Livre.
Vous serez en mesure de soit rechercher par date de transaction ou par numéro de transaction pour afficher la liste des transactions au Grand Livre.
Par la suite, vous serez en mesure de modifier soit manuellement les projets des comptes de Grand Livre des transactions désirées ou d’utiliser les paramètres « Projet source » et « Projet cible » afin de modifier massivement les transactions de ses projets.
En cliquant « Enregistrer », le projet des comptes de Grand Livre des transactions sera modifié et un rapport des modifications vous sera affiché à l’écran.
NOTE : De plus, seuls les comptes de Grand Livre gérés par projet seront affichés dans cette nouvelle option et si le compte de Grand Livre est géré obligatoirement par projet, vous ne serez pas en mesure de vider le projet de ce compte de Grand Livre.