Inscription des soldes de départ
L'inscription des soldes de départ vous permet de saisir les soldes de vos comptes pour le départ d'une nouvelle compagnie.
1. Inscription de la balance de vérification de départ
1.1 Inscription manuelle
Afin d'inscrire la balance de vérification de départ dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Transactions au GL » du menu « Transactions » du module « Grand livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d'enregistrement afin d'ajouter une nouvelle transaction.
Saisissez la date de votre transaction, ainsi qu'une description.
Par la suite, si vous connaissez le code de Grand Livre, vous pouvez l'entrer manuellement dans le champ « Code GL ».
Si vous ne le connaissez pas, cliquez sur l'icône de flèche afin d'ouvrir la liste des comptes et sélectionnez le compte désiré.
NOTE : Il est important de ne pas cocher la case « Renversement », car les soldes de départ ne doivent pas être renversés dans la prochaine période.
NOTE : Si votre écriture comptable ne balance pas, c'est-à-dire que le « Débit » n’égale pas le « Crédit », le bouton « Enregistrer » sera grisé et vous ne pourrez pas enregistrer la transaction.
1.2 Inscription par importation
Afin d'inscrire la balance de vérification de départ à l'aide d'une importation dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Transactions du GL » du menu « Transactions » du module « Grand livre » et cliquez sur « Importation ».
Par la suite, cliquez sur le bouton « Structure du fichier », afin d'ouvrir la structure de fichier sous format Excel qui vous permettra d'importer vos données.
Saisissez les informations telles que demander dans le fichier de format Excel, puis enregistrer votre fichier sur votre ordinateur.
Par la suite, cliquez sur « Choisir un fichier » dans la fenêtre d’importation pour sélectionner le fichier préalablement enregistré et cliquez sur le bouton « Importation ».
NOTE : Il est impératif de ne pas modifier la structure du fichier afin d’assurer le bon fonctionnement de l’importation.
Si le système rencontre une ou plusieurs erreurs dans le fichier, un message vous sera affiché pour corriger les erreurs d'importation, puis importez à nouveau.
2. Inscription du solde d’une facture à recevoir
Afin d'inscrire le solde d’une facture à recevoir dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Facturation manuelle » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et cliquez sur l’icône d’ajout d'enregistrement pour ajouter une nouvelle transaction.
Saisissez le numéro de la facture et sélectionnez un client.
De plus, sélectionnez le code de taxe dans le champ « Taxe » de l'entête de la facture.
IMPORTANT : Le compte de Grand Livre sélectionné doit toujours être un compte « Comptes à recevoir CAD », même si la transaction a été faite d'une devise différente.
Saisissez le montant de la facture et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne de détail. Puis, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder votre transaction.
Cette transaction doit être faite pour inscrire le solde des clients dans le module des comptes à recevoir sans impact le Grand Livre.
Exemple de l’écriture comptable qui sera générée au Grand Livre:
3. Inscription d’un dépôt en circulation
Afin d'inscrire un dépôt en circulation dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et cliquez sur le bouton « Ajouter » pour ajouter une nouvelle transaction.
Saisissez la date du dépôt ainsi que l'institution financière où vous effectuerez le dépôt:
Une fois la date et l’institution financière entrées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin que le système génère le bordereau de dépôt dans lequel vous inscrirez les paiements reçus de vos clients et autres montants que vous désirez déposer à votre institution financière.
Afin d'ajouter un encaissement pour un client ou toute autre montant de dépôt, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Puis, sélectionnez un client ou inscrivez une description pour le dépôt dans le champ « Nom ».
Cochez la case « Dépôt direct » pour vous permettre d'enregistrer la transaction sans entrer de numéro de chèque.
Saisissez le code de Grand Livre dans le champ « Code GL » dans lequel le dépôt a été effectué et indiquez le montant dans le champ « Crédit » et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne de détail.
Le champ « Montant » est obligatoire et vous permet d’entrer le montant total du dépôt.
Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder votre transaction.
Cette transaction doit être faite pour inscrire le total des dépôts en circulation dans le module des comptes à recevoir sans impacter le Grand Livre.
Exemple de l’écriture comptable qui sera générée au Grand Livre:
4. Inscription du solde d’une facture à payer
Afin d'inscrire le solde d’une facture à payer dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Factures de dépenses » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et cliquez sur l’icône d’ajout pour ajouter une nouvelle transaction.
Sélectionnez un fournisseur et saisissez le numéro de la facture dans le champ « # Fact.», ainsi que la date de la facture.
Vérifiez que le champ « Comptes à payer » est rempli.
De plus, sélectionnez le code de taxe dans le champ « Taxe » de l'entête de la facture.
Sélectionnez le compte de Grand Livre dans le champ « Code GL » et saisissez le montant de la facture et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne de détail. Puis, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder votre transaction.
Afin d'inscrire un crédit, entrez vos montants en négatif.
Cette transaction doit être faite pour inscrire le total des factures dues à un fournisseur dans le module des comptes à payer sans impact au Grand Livre.
Exemple de l’écriture comptable qui sera générée au Grand Livre:
5. Inscription d’un chèque en circulation
Afin d'inscrire un chèque en circulation dans Prextra, dirigez-vous dans l’option « Décaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et cliquez sur l’icône d’ajout pour ajouter une nouvelle transaction.
Puis, sélectionnez un fournisseur ou inscrivez une description pour le dépôt dans le champ « Nom ».
Saisissez le code de Grand Livre dans le champ « Code GL » dans lequel le chèque a été effectué et indiquez le montant dans le champ « Débit » et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne de détail.
Une fois les informations entrées, cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder votre transaction.
Cette transaction doit être faite pour inscrire le total des chèques en circulation dans le module des comptes à payer sans impact au Grand Livre.
Exemple de l’écriture comptable qui sera générée au Grand Livre:
