Projets du Grand Livre

Les projets du Grand Livre vous permettent de regrouper les revenus et les dépenses de certains comptes de Grand Livre afin de faciliter leur analyse et diminuer la charte de vos comptes.
Si vous désirez gérer les projets dans les comptes de Grand Livre, certaines configurations doivent être activées.
NOTE : Afin d'afficher le champ « Par projet » dans l'écran des comptes du Grand Livre, vous devez ajouter la valeur « isbyproject » dans la configuration « software ».

1. Préalables

1.1 Comptes de Grand Livre

Dirigez-vous dans l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et sélectionnez un compte qui doit être géré par projet.

Spécifiez les comptes de Grand Livre qui seront gérés par projet en cochant la case « Par projet ».

Lorsque ce compte de Grand Livre sera utilisé dans les différentes options du système, un nouveau champ « Par projet » sera affiché et vous serez obligé de sélectionner le projet désiré.
NOTE : Lorsque la configuration « projectmandatory » est activée dans votre base de données, la saisie du projet sera obligatoire dans toutes les transactions où le compte du Grand Livre sélectionné est coché « Par projet ». Lorsque cette configuration est inactive, le système affichera un nouveau champ « Saisie du projet obligatoire » qui vous permettra de spécifier si le projet doit être obligatoire, lorsque vous utilisez ce compte du Grand Livre par projet.

NOTE : Il est aussi possible d'afficher un champ « Projet » permettant de relier un projet de Grand Livre au compte de Grand Livre en activant la configuration « glcostcenter ».

1.2 Projets du Grand Livre

Les projets du Grand Livre vous permettent de créer vos projets du Grand Livre.
Ainsi, lorsqu’un compte de Grand Livre géré par projet est utilisé dans le système, l’utilisateur devra préciser le projet auquel la transaction sera reliée.

Dirigez-vous dans l’option « Projets du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un numéro de projet, ainsi qu'une description pour ce projet.

NOTE : Il est aussi possible d'associer un projet à un client ou à un prospect en activant la configuration « useprojectid », par contre, pour afficher le bouton radio « Prospect », vous devez activer la configuration « quotationwithprospect ». Ainsi, en reliant un client ou un prospect à un projet du Grand Livre, lorsque vous créerez une transaction, il sera possible d'utiliser que les projets reliés au client ou au prospect et ne pas utiliser le projet pour un autre client ou prospect dont le projet n'est pas relié.

NOTE : Il est aussi possible d'utiliser les autorisations par utilisateur dans les projets du Grand Livre en activant la configuration « useGLProjectsAuthorizedUsers ». En activant cette configuration, vous serez en mesure d'autoriser les utilisateurs désirés via le bouton « Utilisateurs autorisés ». Ainsi, lorsque vous créerez une transaction, seuls les utilisateurs seront en mesure d'utiliser les projets auxquels ils sont autorisés.

NOTE : Il est aussi possible d'afficher une section d'élément de codification dans le détail du bas de l'écran en activant la configuration « glcostcenter ».

2. Transactions gérées par projet

Lorsqu’un compte de Grand Livre est géré par projet, vous devez préciser le projet dans lequel cette transaction sera reliée.

Voici quelques exemples de transactions dans lesquelles il peut être intéressant de gérer les projets de Grand Livre :

transactions du module « Grand Livre »;
transactions du module « Ventes »;
transactions du module « Achats »;
transactions du module « Capteurs de temps »;
transactions du module « Paie ».

Par exemple : Via une facture de ventes de l’option « Facturation » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir »,sélectionnez toutes les informations requises et lorsque vous saisirez le compte de Grand Livre par projet dans la section de détail, vous devrez préciser le projet via le combo.

3. Rapports disponibles

3.1 Rapport « Analyse de comptes »

Lorsque vous utilisez les projets du Grand Livre, vous serez en mesure d’imprimer le rapport d’analyse des comptes et d’afficher le projet.

Dirigez-vous dans l’option « Analyse de comptes » du menu « Rapports » du module « Grand Livre » et imprimez l’analyse des comptes en précisant au système d’afficher le projet en cochant la case « Afficher le projet ».

Ainsi, sur le rapport les différentes transactions seront séparées par projet.

3.2 Rapport « Analyse de projets »

Vous serez aussi en mesure d’imprimer le rapport d’analyse des projets.
Dirigez-vous dans l’option « Analyse de projets » du menu « Rapports » du module « Grand Livre » et lancez l’impression selon vos critères de recherche.

Ainsi, sur les différentes pages du rapport seront affichées les informations reliées à chaque projet.