Projets du Grand Livre

Les projets du Grand Livre vous permettent de regrouper les revenus et les dépenses de certains comptes de Grand Livre afin de faciliter leur analyse et diminuer la charte de vos comptes.
IMPORTANT : Afin d'utiliser les comptes de Grand Livre par projet, vous devez ajouter la valeur « isbyproject » dans la configuration « software ».

1. Préalables

1.1 Comptes de Grand Livre

Dirigez-vous dans l’option « Comptes du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et sélectionnez un compte qui doit être géré par projet.

Sélectionnez un compte de Grand Livre que vous désirez gérer par projet et cochez et en cochant la case « Par projet ».

Lorsque ce compte de Grand Livre sera utilisé dans les différentes options du système, un nouveau champ « Par projet » sera affiché et vous serez obligé de sélectionner le projet désiré.

NOTE : Il est possible d'obliger la saisie du projet lorsqu'un compte du Grand Livre coché « Par projet » est sélectionné dans les écrans de transaction en activant la configuration « projectmandatory ». Néanmoins, lorsque cette configuration est inactive, le système affichera un nouveau champ « Saisie du projet obligatoire » permettant de spécifier si le projet doit être obligatoire, lorsque vous utilisez un compte du Grand Livre par projet.

NOTE : Il est aussi possible d'afficher un champ « Projet » permettant de relier un projet de Grand Livre au compte de Grand Livre en activant la configuration « glcostcenter ».

NOTE : Il est possible de générer une incrémentation automatique du code de projet du Grand Livre en activant la configuration « AutoGenerateGlProjectCode ».

1.2 Projets du Grand Livre

Les projets du Grand Livre vous permettent de créer vos projets du Grand Livre.
Ainsi, lorsque vous enregistrez une transaction dans le système et utilisez un compte de Grand Livre dont la case « Par projet » est cochée via la fiche de compte de Grand Livre, les projets créés dans cette option seront disponibles dans le menu déroulant du champ « Projet » de la transaction.

Dirigez-vous dans l’option « Projets du GL » du menu « Maintenance » du module « Grand Livre » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un numéro de projet et une description, ainsi que la date de création du projet.

Lorsque vous enregistrez une transaction dans le système et utilisez un compte de Grand Livre dont la case « Par projet » est cochée via la fiche de compte de Grand Livre, les projets créés dans cette option seront disponibles dans le menu déroulant du champ « Projet » de la transaction.

NOTE : Il est possible d'associer un projet à un client ou à un prospect en activant la configuration « useprojectid ». Par contre, pour afficher le bouton radio « Prospect », vous devez activer la configuration « quotationwithprospect ». Ainsi, en reliant un client ou un prospect à un projet du Grand Livre, lorsque vous créerez une transaction, il sera possible d'utiliser que les projets reliés au client ou au prospect et ne pas utiliser le projet pour un autre client ou prospect dont le projet n'est pas relié.

NOTE : Il est possible d'utiliser les autorisations par utilisateur dans les projets du Grand Livre en activant la configuration « useGLProjectsAuthorizedUsers ». En activant cette configuration, vous serez en mesure d'autoriser les utilisateurs désirés via le bouton « Utilisateurs autorisés ». Ainsi, lorsque vous créerez une transaction, seuls les utilisateurs seront en mesure d'utiliser les projets auxquels ils sont autorisés.

NOTE : Il est possible d'afficher une section d'élément de codification dans le détail du bas de l'écran en activant la configuration « glcostcenter ».

NOTE : Il est possible d'afficher un responsable de projet en ajoutant la valeur « responsibleuser » dans la configuration « GLProjectsShowFields ».

NOTE : Il est possible de générer une incrémentation automatique du code de projet du Grand Livre en activant la configuration « AutoGenerateGlProjectCode ».

2. Transactions gérées par projet

Lorsqu’un compte de Grand Livre est géré par projet, vous devez préciser le projet dans lequel cette transaction sera reliée.

Voici quelques exemples de transactions dans lesquelles il peut être intéressant de gérer les projets de Grand Livre :

transactions du module « Grand Livre »;
transactions du module « Ventes »;
transactions du module « Achats »;
transactions du module « Capteurs de temps »;
transactions du module « Paie ».

Par exemple :
Via une facture de ventes de l’option « Facturation » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir », sélectionnez toutes les informations requises et lorsque vous saisirez le compte de Grand Livre par projet dans la section de détail, vous devrez préciser le projet via le combo.

3. Rapports disponibles

3.1 Analyse de comptes

Lorsque vous utilisez les projets du Grand Livre, vous serez en mesure d’imprimer le rapport d’analyse des comptes et d’afficher le projet.

Dirigez-vous dans l’option « Analyse de comptes » du menu « Rapports » du module « Grand Livre » et imprimez l’analyse des comptes en précisant au système d’afficher le projet en cochant la case « Afficher le projet ».

Ainsi, sur le rapport les différentes transactions seront séparées par projet.

3.2 Analyse de projets

Vous serez aussi en mesure d’imprimer le rapport d’analyse des projets.
Dirigez-vous dans l’option « Analyse de projets » du menu « Rapports » du module « Grand Livre » et lancez l’impression selon vos critères de recherche.

Ainsi, sur les différentes pages du rapport seront affichées les informations reliées à chaque projet.