Taux de change et devises

Le taux de change et les devises vous permettent de créer des transactions avec des devises différentes et d’en assurer un suivi dans votre compagnie.

1. Devises

Dirigez-vous dans l’option « Devises » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre » afin de créer les devises avec lesquelles vous désirez transiger dans le système.

Saisissez le code et la description de la devise.

NOTE : Il est important d’inscrire le code de la devise tel qu’il est utilisé par la Banque du Canada.
Par exemple : le code de la devise canadienne de la banque du Canada est « CAD », il ne faut donc pas inscrire « CND » comme code de la devise canadienne, car la synchronisation des taux de change ne fonctionnera pas.

2. Taux de change

Dirigez-vous dans l'option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre » afin de mettre à jour les taux de change selon une date donnée.

Sélectionnez la devise à convertir dans le champ « De la devise ».
Il est important de toujours saisir la devise de votre compagnie dans le champ « À la devise ».
Sélectionnez la date à partir de laquelle le nouveau taux s'appliquera dans le champ « Date GL ».
Saisissez le taux de change à appliquer dans le champ « Taux de change » ou cliquez sur le bouton « Synchronisation ».

Lors de la création d’un nouveau taux de change, le taux de change inverse se créera automatiquement.

NOTE : Lors de l’inscription d’une nouvelle transaction, si aucun taux de change n’existe pour cette date, le système utilisera le taux de change le plus récent.

Explications du bouton « Synchronisation » :

Synchronisation manuelle :

En cliquant sur le bouton « Synchronisation », le système se connectera automatiquement sur le site de la Banque du Canada et mettra à jour tous les taux de change pour toutes les devises de votre compagnie.

Synchronisation automatique :

Une synchronisation automatique peut être activée tous les jours ou à la fréquence que vous désirez. Pour ce faire, vous devez contacter le support à la clientèle de CDID pour l’activation.

Si la synchronisation est générée avant 13 h : Le taux de change sera le taux de clôture de la veille.
Si la synchronisation est générée entre 13 h et 17 h : Le taux de change sera le taux de la mise à jour du midi.
Si la synchronisation est générée après 17 h : Le taux de change sera le taux de clôture de la journée même.

NOTE : Il est important d’inscrire le code de la devise tel qu’il est utilisé par la Banque du Canada.
Par exemple : Le code de la devise canadienne de la banque du Canada est « CAD », il ne faut donc pas inscrire « CND » comme code pour la devise canadienne, car la synchronisation ne fonctionnera pas.

2.1 Exemple de conversion USD/CAD

Dirigez-vous sur le site web de la Banque du Canada et sous la rubrique « Taux de change », via le « Convertisseur de devises » vous trouverez les informations concernant les conversions de devise de la devise « USD » à « CAD ».

La conversion de la devise « USD » en « CAD » selon le taux de change réel sera affichée comme suit:

$1.00 USD = 1.33$ (1.3288) canadien et l’inverse 1.00$ CAD = $0.75 (0.7526) USD (1/1.3288)

Saisissez ce taux dans Prextra comme suit :

Champ :	Description :
De la devise :	Sélectionnez la devise qu'il faut convertir.
À la devise :	Sélectionnez la devise de votre compagnie courante.
Date GL :	Sélectionnez la date auquel vous affectez la conversion.
Taux de change :	Saissisez le taux de change.

Cliquez sur « Enregistrer » et le taux de change inverse se créera automatiquement.

3. Calculer les gains et pertes sur taux de change aux achats

3.1 Inscription d’une facture d’achat

Pour un achat de 1,000.00$ USD avec un taux de change de « 1.1215 CAD » lors de l’inscription de l’achat, voici l’écriture comptable :

Le système a appliqué $1,000.00 dans le compte de « Comptes à payer » au « Crédit » (valeur affichée sur l’âge des comptes à payer).

Le système a appliqué 1,299.40$ dans le compte de « Comptes à payer » au « CAD Crédit » (valeur convertie en CAD ($1,000.00 X 1.2994 (taux) = 1,299.40$)).

Le système a appliqué $1,000.00 dans le compte de « Achats - matières premières » au « Débit » (valeur USD).

Le système a appliqué 1,299.40$ dans le compte de « Achats - matières premières » au « CAD Débit » (valeur convertie en CAD ($1,000.00 X 1.2994 (taux) = 1,299.40$)).

NOTE : Les valeurs comptabilisées au niveau des achats demeurent figées dans le temps au taux de conversion utilisé.

3.2 Inscription du décaissement

Pour un décaissement USD à une date ultérieure à celle de la facture, avec un taux de change de « 1.3287 CAD » lors de l’inscription du paiement, voici l’écriture comptable :

Le système a appliqué $1,000.00 dans le compte de banque « Banque Nationale » au « Crédit » (valeur USD = valeur réelle qui a été débitée du compte de banque).

Le système a appliqué 1,328.70$ dans le compte de banque « Banque Nationale » au « CAD Crédit » (valeur du paiement convertie en CAD selon la date du paiement ($1,000.00 X 1.3287 (taux) = 1,328.70$)).

Le système a appliqué $1,000.00 dans le compte de GL « Comptes à payer » au « Débit » puisque ce montant avait été crédité lors de l’inscription de la facture (il n’apparaîtra plus dans l’âge des comptes après avoir enregistré le paiement).

Le système a appliqué 1,299.40$ dans le compte de GL « Comptes à payer » au « CAD Débit » (valeur de la facture convertie en CAD selon la date de la facture ($1,000.00 X 1.2994 (taux) = 1,299.40$)).

Pour trouver le montant correspondant au gain ou à la perte sur le taux de change, le système prend le montant CAD lors de l’inscription de la facture (1,299.40$) moins le montant CAD du paiement (1,328.70$) = 29.30 au « CAD Débit ».

4. Calculer les gains et pertes sur taux de change aux ventes

4.1 Inscription d’une facture de vente

Pour une vente de 1 500.00$ USD avec un taux de change de « 1.3000 CAD » lors de l’inscription de la vente, voici l’écriture comptable :

Le système a appliqué $1,500.00 dans le compte de GL « Comptes à recevoir » au « Débit » (valeur affichée dans l’âge des comptes à recevoir).

Le système a appliqué 1,950.00$ dans le compte de GL « Comptes à recevoir » au « CAD Débit » (valeur convertie en CAD ($1,500.00 X 1.3000 (taux) = 1,950.00$)).

Le système a appliqué $1,500.00 dans le compte de GL « Ventes générales » au « Crédit » (valeur USD).

Le système a appliqué 1,950.00$ dans le compte de GL « Ventes générales » au « CAD Crédit » (valeur convertie en CAD ($1,500.00 X 1.3000 (taux) = 1,950.00$)).

4.2 Inscription de l’encaissement

Pour un encaissement USD à une date ultérieure à celle de la facture de vente, avec un taux de change de « 1.3287 CAD » lors de l’inscription du paiement, voici l’écriture comptable :

Le système a appliqué $1,500.00 dans le compte de « Comptes à recevoir » au « Crédit » puisque ce montant avait été débité lors de l’inscription de la facture (il n’apparaîtra plus dans l’âge des comptes après avoir enregistré l'encaissement).

Le système a appliqué 1,950.00$ dans le compte de « Comptes à recevoir » au « CAD Crédit » (valeur de la facture convertie en CAD ($1,500.00 X 1.3000 (taux) = 1,950.00$)).

Le système a appliqué $1,500.00 au « Débit » dans le compte de banque « Banque Nationale » (valeur USD = valeur réelle du montant encaissé).

Le système a appliqué 1,993.05$ au « CAD Débit » dans le compte de banque « Banque Nationale » (valeur du paiement convertie en CAD selon la date de l'encaissement ($1,500.00 X 1.3287 (taux) = 1,993.05$)).

Pour trouver le montant correspondant au gain ou à la perte sur le taux de change, le système prend le montant CAD lors de l’inscription de la facture (1,950.00$) moins le montant CAD de l’encaissement (1,993.05$) = 43.05$ au « CAD Crédit ».

5. Exemple d’écriture pour virement de compte CAD à USD

5.1 Virement de compte

Pour une écriture au Grand Livre incluant deux devises différentes, vous devez sélectionner la devise « USD » vis-à-vis la ligne du compte de banque « USD » et sélectionner la devise « CAD » vis-à-vis la ligne du compte de banque « CAD ».

Le taux de change sera affiché automatiquement, dans ce cas, le compte de banque USD à un taux de 1.2950.

Vous devez calculer le montant converti afin de le spécifier dans l'écriture, afin de la balancer.

NOTE : De plus, l’écart de « 7,375.00$ » spécifié au champ « Solde » sera généré en gains/pertes sur taux de change à l’étape de fermeture de devises.

6. Fermeture des devises

La fermeture des devises vous permet de générer une écriture en fin de mois qui sera renversée automatiquement le premier jour de la période suivant la génération de l’écriture.
La transaction créera une écriture qui ramènera vos comptes de bilan au taux de clôture que vous aurez entré dans l’écran de paramètres.

NOTE : Selon la configuration de votre système, il se peut que ce menu ne soit pas accessible.

Pour que la fermeture de devise soit fonctionnelle, il faut avoir spécifié, au préalable, quel compte de bilan le système doit utiliser pour générer sa transaction comptable en ayant coché la case « Fermeture de devise » pour chaque compte de Grand Livre.

Voici l’analyse de compte avant d’effectuer la fermeture de devises.

Vous pouvez constater que dans la colonne « Débit » du compte de banque USD, il y a un total de « 7,870.48 » et dans la colonne « CAD Débit », il y a « 10,458.09 ».

Dirigez-vous dans l'option « Fermeture des devises « du menu « Transactions » du module « Grand Livre » afin d'effectuer la fermeture des devises selon le taux désiré.

Dans ce cas, le taux est de 1.2950.

Cliquez sur « Procéder ».

Voici l’analyse de compte après avoir effectué la fermeture de devises.

Ainsi, pour vous devez trouver la valeur du total USD de la période sélectionnée convertie en la devise de la compagnie selon le taux de clôture de 1.2950.

Pour ce faire, vous devez calculer le sous-total USD, dans ce cas « $7,870.48 », multiplié par le taux de clôture, « 1.2950 », soit « 10,192.27$ » en CAD.

Avant de procéder à la fermeture des devises, vérifiez la valeur canadienne « CAD Débit » du compte de Grand Livre USD.
Dans ce cas, il était de « 10,458.09$ ».

Ainsi, pour avoir une valeur convertie en CAD de « 10,192.27$ », le système a donc mis au « CAD Crédit » « 265.82$ » (10,458.09$ (montant avant fermeture des devises) – 10,192.27$ (montant selon le taux de conversion de 1.2950)).

IMPORTANT : L’écriture de fermeture des devises est automatiquement renversée le premier jour de la période suivante.