Processus des immobilisations

Une immobilisation vous permet de comptabiliser, selon une constatation comptable, la dépréciation d'un bien, basée sur différentes méthodes de calcul.
Ce processus vous permet également d'effectuer des régularisations de fin d’année, afin de vendre ou de disposer une immobilisation.

1. Création de l’immobilisation

Afin de créer une immobilisation, dirigez-vous dans l’option « Immobilisations » du menu « Maintenance » du module « Immobilisations » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement.

Saisissez un code, une description, une catégorie, une méthode d’amortissement et la date de mise en service de votre immobilisation.
Veuillez vous référer à la documentation « Immobilisations » pour plus d’informations.

Cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : Lorsqu’une immobilisation est créée, celle-ci sera considérée comme étant active. Il est seulement possible de supprimer une immobilisation active dont aucune période comptable n’a été comptabilisée afin de la rendre inactive. De plus, une immobilisation ne devient inactive que si elle est vendue ou disposée.

2. Ajouter une valeur à l’immobilisation

Afin d’ajouter une valeur à une immobilisation, vous pouvez utiliser l’une des 4 possibilités suivantes.

Lorsqu’une valeur sera ajoutée, une ligne s’affichera dans la liste des valeurs ajoutées via la section « Liste des valeurs ajoutées » de la partie basse de votre écran.
Lorsqu’une valeur a été ajoutée, il sera possible de créer le tableau d’amortissement de votre immobilisation.
NOTE : Lors de l’ajout d’une valeur, la date de mise en service relié au champ « Date de mise en service » sera la date par défaut de l’ajout. De plus, les différentes valeurs ajoutées dans une immobilisation se cumuleront dans la section « Liste des valeurs ajoutées ». Il n’est pas possible d’ajouter des valeurs depuis l'écran d'immobilisation lorsque le tableau d’amortissement sera généré. De plus, le montant du champ « Valeur Résiduelle » affichera le cumul des valeurs ajoutées à amortir à la date de création du tableau d’amortissement.

2.1 Via le champ « Valeur Résiduelle »

2.1.1 Saisi manuelle

Saisissez le montant résiduel à amortir dans ce champ et cliquez sur le bouton « Modifier ».

Une fois la valeur ajoutée dans la liste, le champ « Date de mise en service » sera grisée.

Une fois la valeur ajoutée dans la liste des valeurs ajoutées, le champ « Date de mise en service » sera en lecture seule.

NOTE : Cliquez sur la poubelle au bout de la ligne de la valeur ajoutée dans la liste des valeurs ajoutées pour rendre le champ « Date de mise en service » de nouveau modifiable.

Veuillez vous référer à la documentation « Immobilisations » pour plus d’informations sur les différents champs.

2.1.2 Calcul automatique

Saisissez le montant initial de l’immobilisation dans le champ « Valeur initiale d'achat », puis le montant déjà amorti de cette valeur dans le champ « Amortissement déjà cumulé » qui se trouve dans la partie FNACC reporté.
Le système calculera automatiquement la différence entre ces valeurs et indiquera la valeur restant à amortir automatiquement dans le champ « Valeur résiduelle ».

NOTE : Les montants saisies dans les champs de FNACC reporté pourront être utilisée dans la tableau sommaire des immobilisation

Cliquez sur « Modifier » pour enregistrer vos modifications.

Le système utilisera automatiquement la date de mise en service pour ajouter cette valeur dans la liste des valeurs ajoutées. Le champ « Date de mise en service » sera alors en lecture seule.

NOTE : Si une valeur a déjà été ajoutée à l’immobilisation, les champs « Valeur initiale d'achat » et « Amortissement déjà cumulé » seront bloqués. Vous devrez supprimer cet valeur si vous désirez ajouter une valeur automatiquement.

2.2 Via le bouton « Ajout valeur »

Le bouton « Ajout valeur » vous permet d’ajouter une valeur à l’immobilisation.

Cliquez sur ce bouton et saisissez le montant et modifiez la date au besoin.
Complétez les autres champs au besoin et cliquez sur « Enregistrer ».

Lorsque la valeur sera ajoutée, une ligne avec la valeur ajoutée s’affiche dans la liste des valeurs ajoutées de la partie basse de votre écran.

NOTE : L’ajout de valeur via ce bouton est seulement disponible lorsque le tableau d’amortissement n’est pas généré. Si vous désirez ajouter une valeur et que le tableau est généré, vous devrez créer une facture d’achat et ajouter la valeur par celle-ci. Pour ce faire, veuillez vous référer au point 2.3 du présent document. Vous pouvez également ajouter une valeur via l’option « Modification des valeurs d’immobilisations » du menu « Maintenance ». Veuillez vous référer à la documentation « Immobilisations », au besoin.

2.3 Via une facture d’achat

À la création d’une facture d’achat, il est possible d’utiliser le compte de Grand Livre relié au champ « GL Immo. – Actif » de l’option « Contrôle de l’immobilisation » du menu « Maintenance » du module « Immobilisations » afin d’ajouter une valeur à une immobilisation, directement via la ligne de détail de la facture d’achat.
NOTE : Il est aussi possible d’utiliser cette méthode via un bon d’achat. Cependant, seulement lorsque le bon d’achat sera converti en facture d’achat, que la valeur sera ajoutée dans l’immobilisation et il sera nécessaire de relier un item au bon d’achat pour l’ajout de valeur.

Dirigez-vous dans l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement.

Complétez l’en-tête de la facture d’achat, puis saisissez le compte de Grand Livre relié au champ « GL Immo. – Actif » de votre catégorie d’immobilisation.

NOTE : La valeur sera ajoutée à la date de votre facture d'achat dans la liste des valeurs ajoutées de l'immobilisation.

Lorsque vous aurez saisi le compte de Grand Livre relié à une catégorie d’immobilisation, le champ « # Immobilisation » vous sera affiché dans la ligne de votre transaction afin de sélectionner l’immobilisation à laquelle vous désirez ajouter une valeur, ce champ est obligatoire.

NOTE : Veuillez vous référer aux catégories d’immobilisations de la documentation « Immobilisations », afin de configurer vos comptes de Grand Livre de votre immobilisation.

NOTE : Seules les immobilisations dont la catégorie contient le compte Grand Livre sélectionné de la facture d’achat seront affichées.

Saisissez le montant et cliquez sur le cochet vert.

NOTE : Afin d’afficher le champ « # Immobilisation » de l’immobilisation dans les lignes de détail, vous devez ajouter la valeur « immo » dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ». De plus, il n'est pas possible d'ajouter une valeur pour immobilisation inactive.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin d’ajouter cette valeur à l’immobilisation selon la date de cette facture d’achat.

NOTE : Afin de supprimer une valeur de l’immobilisation, vous devez cliquer sur l’icône de la poubelle. Cependant, seul le lien entre cette valeur sera supprimée, ainsi la facture d’achat ne sera pas supprimée. Dans le cas où vous supprimez la facture d’achat, la valeur ajoutée dans l’immobilisation sera automatiquement supprimée. De plus, si le montant de la facture d’achat est modifié, le montant de la valeur ajoutée de l’immobilisation sera aussi modifié. Cependant, si un tableau d’amortissement a été généré et que cette valeur a commencé à être comptabilisé, il ne sera pas plus possible de modifier la facture.

3. Création du tableau d’amortissement

Afin de comptabiliser les amortissements de votre immobilisation, vous devez créer votre tableau d’amortissement en fonction de votre méthode d’amortissement.

Dirigez-vous dans l’option « Immobilisations » de menu « Maintenance » du module « Immobilisations » et double-cliquez sur l’immobilisation pour laquelle vous désirez créer le tableau d’amortissement.

Sélectionnez la date à laquelle vous désirez commencer à amortir votre immobilisation dans le champ « Date de création du tableau d’amortissement » et cliquez sur le bouton « Création Immobilisation » afin de générer le tableau d’amortissement en fonction de la méthode d’amortissement de votre immobilisation.

Le tableau d’amortissement sera généré et sera affiché dans la section « Tableau d'amortissement ».

NOTE : Lorsque le tableau est généré, il ne sera plus possible d’ajouter des valeurs directement dans l’écran d’immobilisation. Vous devrez créer une facture d’achat ou utiliser l’option « Modification des valeurs d’immobilisation » afin d’ajouter une valeur.

NOTE : Il est possible d’afficher le bouton « Ouvrir immobilisation » aux utilisateurs désirés via l'accès « Permet d’afficher le bouton « Ouvrir immobilisation » dans une immobilisation fermée si aucune écriture d’amortissement n’a été faite » dans la catégorie « Module Grand Livre » des accès utilisateurs. En cliquant sur ce bouton, il sera possible de détruire le tableau d’amortissement lorsqu’aucun amortissement n’a été comptabilisé.

4. Comptabiliser les amortissements

Lorsque le tableau d’amortissement a été généré, vous serez en mesure de comptabiliser les amortissements de votre immobilisation.

Dirigez-vous dans l’option « Création des écritures d’amortissement » du menu « Transactions » du module « Immobilisations ».

Sélectionnez les paramètres de recherche afin d’afficher la ou les immobilisations pour lesquelles vous avez des écritures d’amortissement à générer, puis cliquez sur le bouton « Générer ».

Les immobilisations dont les écritures doivent être générées vous seront affichées.
Cochez la ou les écritures des immobilisations à comptabiliser et cliquez sur le bouton « Compléter ».

NOTE : Vous serez aussi en mesure de modifier le montant à amortir, au besoin. Si vous modifiez une valeur, le tableau d’amortissement sera recalculé en conséquence.

Lorsque les écritures d’amortissement seront comptabilisées, elles seront affichées dans l’immobilisation via la section « Tableau d’amortissement ».

NOTE : Cliquez sur la ligne comptabilisée pour afficher le détail de la transaction au Grand Livre qui a été généré.

NOTE : Il est possible de cliquer sur le détail de l’écriture comptabilisée afin d’afficher le détail de cette transaction au Grand Livre. De plus, l’ajout de valeur pour une immobilisation est seulement disponible pour une période dont aucune écriture d’amortissements a été générée. De plus, lorsqu’une valeur a été rajoutée à l’immobilisation, le tableau d’amortissement sera recalculé.

5. Vente d’une immobilisation

Afin de vendre une immobilisation, dirigez-vous dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement.

Complétez l’en-tête de la facture avec les informations du client, puis saisissez le compte de Grand Livre relié au champ « GL Immo. – Actif » de la catégorie de l’immobilisation à vendre.

Lorsque vous aurez saisi le compte de Grand Livre relié à une catégorie d’immobilisation, le champ « # Immobilisation » s'affichera dans la ligne de votre transaction afin de sélectionner l’immobilisation que vous désirez vendre et saisissez le montant de la vente.

NOTE : Afin d’afficher le champ « # Immobilisation » de l’immobilisation dans les lignes de détail, vous devez ajouter la valeur « immo » dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ». De plus, une immobilisation inactive ne peut pas être vendue.

Lorsque la facture de vente de l’immobilisation a été enregistrée, le tableau d'amortissement de l’immobilisation sera mis à zéro pour toutes les périodes où les écritures d’amortissement n’avaient pas été comptabilisées.
L’immobilisation sera ainsi inactive et le champ « Date de disposition » affichera maintenant la date de la facture de vente.

De plus, le champ « Montant de disposition » affichera le montant saisi dans la facture de vente, puis un nouveau champ « Perte » ou « Gain » vous sera afficher selon le cas et affichera le montant de gain ou de la perte suivant votre vente de l’immobilisation.
Le numéro de la facture de vente sera également affiché via un nouveau champ « No de la facture de disposition ».

NOTE : Si la facture de vente est renversée, l’immobilisation deviendra à nouveau active et le tableau d’amortissement sera recalculé à partir de la dernière période comptabilisée.

6. Disposition d’une immobilisation

La disposition d’une immobilisation vous permet de fermer l’immobilisation, sans la vendre.

Pour ce faire, sélectionnez une immobilisation et saisissez une date de disposition dans le champ « Date de disposition » puis cliquez sur le bouton « Modifier ».

NOTE : Le montant de disposition doit être de zéro. Si vous tentez de fermer une immobilisation avec un montant de disposition différent de zéro, un message d’avertissement sera affiché pour vous informer de créer une facture de vente.

En cliquant sur « Modifier », un message de confirmation s’affichera et vous pourrez cliquer sur « Oui » pour confirmer la disposition de l’immobilisation.

À la suite de la disposition d'une immobilisation, le tableau d'amortissement de l’immobilisation sera mis à zéro pour toutes les périodes où les écritures d’amortissement n’avaient pas été comptabilisées.

L’immobilisation sera ainsi inactive et un nouveau champ « Perte » affichera le montant de la perte généré par la disposition à zéro de l’immobilisation.

NOTE : Une immobilisation dont la disposition a été effectuée depuis l’écran de l’immobilisation de pourra pas être ouverte à nouveau.

7. Régularisation de fin d’année d’une immobilisation

Vous serez aussi en mesure d’effectuer les régularisations de fin d’année qui seront directement reliées à une ou plusieurs immobilisations.

7.1 Conditions requises pour faire la régularisation

Afin d’effectuer une régularisation pour une immobilisation, une écriture d’amortissement doit avoir été générée en période 12 pour l’année où la régularisation sera effectuée.

Pour effectuer une régularisation, l’immobilisation devra être active à la première période de l’année suivante.
De plus, l'immobilisation ne doit pas avoir été vendue au moment où la régularisation sera générée et l’année de la régularisation devra être fermée.

7.2 Création de la régularisation

Dirigez-vous dans l’option « Régularisations de fin d’année » de menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».

Sélectionnez l'année pour la régularisation et cliquez sur le plus vert pour ajouter une transaction de régularisation.

Créez la transaction comptable en sélectionnant un compte de Grand Livre relié à une catégorie d’immobilisation et saisissez l'immobilisation active dans le champ « # Immobilisation ».
Saisissez le montant de la régularisation et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la ligne.
IMPORTANT : Afin augmenter votre valeur d'immobilisation, vous devez saisir une valeur au « Débit » et afin de diminuer votre valeur d'immobilisation, vous devez saisir une valeur au « Crédit ».

Lorsque la transaction de régularisation sera balancée, cliquez sur « Enregistrer ».

De retour à l'écran des régularisation, cochez la case de la régularisation à lancer et cliquez sur le bouton « Lancer » afin d’appliquer la régularisation à l’immobilisation.

NOTE : Les régularisations de fin d’année qui sont liées à une immobilisation ne pourront ni n’être renversées ni n’être supprimées une fois qu’elles ont été lancées. Si vous désirez corriger une régularisation, vous devrez créer à nouveau une transaction de régularisation.

Veuillez vous référer à la documentation « Grand Livre » pour plus d’informations sur les régularisations de fin d’année.

7.3 Impact sur l’immobilisation

Lorsque la régularisation de fin d’année a été lancée, cela génèrera le recalcul du tableau d’amortissement de votre immobilisation.

Dans votre immobilisation, la valeur de votre régularisation sera soit ajoutée ou déduite dans la liste des valeurs ajoutées de l’immobilisation.

Ainsi, les colonnes « Montant » et « Montant résiduel » dans votre tableau d'amortissement seront modifiées afin d’afficher le montant que vous auriez dû avoir.
Cette ligne sera affichée en gras de couleur orange.

Dans le cas où que quelques périodes ont été comptabilisées pour l'année en cours et que par la suite, une régularisation est effectuée pour l'année précédente, le système va calculer la différence des montants d’amortissement.
Sur la prochaine période à comptabiliser sera appliqué le recalcul des amortissements.
Ce recalcul consiste à utiliser le montant de la régularisation et les montants amortis de l'année en cours et à faire la différence avec le montant qui aurait dû être amortie. Cette différence sera appliquée à la période en cours.
Les prochaines périodes afficheront le montant à amortir selon le montant résiduel régularisé et la méthode d'amortissement de l'immobilisation.

Ainsi, le processus des immobilisations est complété.