Processus de la photo d'inventaire

La photo d'inventaire vous permet de prendre une photo de votre inventaire à une date précise pour les items d’un entrepôt, de continuer à entrer vos transactions à l’inventaire, de procéder au décompte physique des items, d’inscrire les nouvelles quantités des items et puis de les appliquer à l’inventaire à la date de la prise de la photo.

1. Photos d'inventaire

Le système fera automatiquement le calcul des quantités réelles en main en tenant compte de toutes les transactions entrées depuis la date de création de la photo.
Les photos d'inventaire antérieures sont aussi disponibles dans la liste des photos inactives.
NOTE : Si vous devez faire des transactions majeures affectant l’inventaire, il serait préférable qu’elles soient entrées dans le système avant la prise de la photo.

Dirigez-vous dans l‘option « Photos d’inventaire » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire », afin de débuter le processus de la photo d’inventaire et cliquez sur l'icône d'ajout.

Un nouvel écran s’ouvrira :

Champ:	Description:
Code:	Saisissez un code: maximum de 30 caractères alphanumériques.
Descr. Français :	Saisissez une description: maximum de 50 caractères alphanumériques. Cliquez sur l'icône de globe terrestre pour saisir la description en anglais.
Entrepôt :	Sélectionnez un entrepôt.
ABC :	Cochez la case en avant de ce champ et saisissez « A », « B » ou et « C » afin d’inclure uniquement les items de cette catégorie dans le décompte, par exemple, si vous saisissez « A », seuls les décomptes cycliques de catégorie « A » seront affichés dans la liste du champ suivant. Si vous ne décochez pas cette case, tous les items seront utilisés dans la photo d'inventaire. NOTE : Si la case est cochée et que ce champ suivant est vide, le système inclura dans le décompte uniquement les items non catégorisés. NOTE : Afin de catégoriser un item dans un décompte cyclique, vous devez saisir soit « A », « B » ou « C » dans le champ « ABC » de la fiche de l'item.
Décompte cyclique :	Sélectionnez un scénario de décompte cyclique pour déterminer une périodicité de prise d’inventaire par année et par cycles. Ces choix proviennent de l’option « Scénario décompte cyclique » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». NOTE : Si aucun décompte cyclique n'est créé dans l'option « Scénario décompte cyclique » du menu « Maintenance » du module « Inventaire », le champ sera masqué. De plus, si aucune catégorie n'est sélectionnée dans le champ précédent, le champ « Décompte cyclique » sera vide. Par exemple : Si vous avez saisi « A » dans le champ précédent et sélectionnez un décompte cyclique de type « A », la photo sera composée alors des items de type « A » calculés au hasard par le système selon le calcul du scénario du décompte cyclique. NOTE : Pour une photo de fréquence annuelle, ne sélectionnez aucun décompte cyclique dans ce menu déroulant. Néanmoins, vous pouvez saisir une catégorie dans le champ précédent afin que la photo d'inventaire soit composée de tous les items de type « A ».
Statut :	Le statut « En cours » est sélectionné par défaut. Lorsque la photo d'inventaire est faite, le statut deviendra « Photo » et une fois le processus terminé, le statut sera « Envoyé ».
Écriture par :	Le nom de l'utilisateur qui a appliqué la photo d'inventaire s'affichera automatiquement ici.
Quantité zéro :	Sélectionnez « Quantité zéro » afin d’afficher tous les items avec une quantité de « 0 » dans le décompte de la photo d'inventaire. Vous devrez saisir pour chaque item la quantité réel en inventaire.
Quantité système :	Sélectionnez « Quantité système » afin d’afficher les quantités en inventaire à la date de la photo pour les tous les items de la photo. Vous devrez saisir uniquement les quantités différentes de celles en inventaire dans le décompte.
Date de création :	Affiche la date de création de la photo d'inventaire. NOTE : Si l’écriture est à « N/A », cela indique que la photo n’a pas été appliquée.
Date photo :	Affiche la date à laquelle la photo d'inventaire a été prise. NOTE : Si l’écriture est à « N/A », cela indique que la photo n’a pas été appliquée.
Date d'écriture :	Affiche la date à laquelle le décompte de la photo d'inventaire a été appliqué. NOTE : Si l’écriture est à « N/A », cela indique que la photo n’a pas été appliquée.

Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer » pour créer la photo, une nouvelle section s’affichera sous la première.

Utilisez le combo afin de sélectionner une ou plusieurs localisations de votre entrepôt et cliquez sur le crochet vert pour ajouter la localisation.
NOTE : Si une autre ou plusieurs autres photos d'inventaire ont aussi été créées et ne sont pas appliquées, les localisations incluses dans ses autres photos d'inventaire ne seront pas disponibles pour la sélection.

Cliquez ensuite sur le bouton « Prendre photo » afin de prendre la photo de votre inventaire. Une fois la photo prise, ce bouton sera masqué.
NOTE : En cliquant sur ce bouton, le système ajoutera une ligne de transaction dans le bouton « Transactions d’item » des items de cette localisation.

Le bouton « Imprimer » vous permet d'imprimer le rapport « Rapports photos d'inventaire » listant tous les items de la photo et les quantités en main de la localisation de l'entrepôt sélectionné seulement. Le rapport imprimé vous permet de faire le décompte physique.

La photo deviendra automatiquement accessible dans l'option « Décompte pour photos » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire ».

NOTE : Si votre compagnie est dans une méthode de coût différente de « FIFO », une ligne de transaction se créera au moment de la prise de la photo d'inventaire. Cette ligne sera modifiée lorsque vous effectuerez une modification de la quantité d'inventaires au moment où la photo d'inventaire sera appliquée.

À cette étape, il ne sera plus possible de supprimer une photo d'inventaire, par contre vous serez en mesure de la désactiver.
Si une écriture a été créée dans les transactions d'item, elle ne sera pas supprimée, mais il n’y aura aucun impact dans l’inventaire.

De plus, une fois la photo prise, vous pouvez entrer des transactions pour vos items, sans nuire au déroulement de la prise d'inventaire.

2. Décompte pour photos

Dirigez-vous à l’option « Décompte pour photos » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire » afin d’entrer le décompte des items de cette photo.

Sélectionnez la photo d’inventaire désirée pour l'ouvrir.

Le décompte pour photo vous sera affiché.

Saisissez les nouvelles quantités dans le champ « Quantité » et cliquez « Enregistrer » afin d’enregistrer le décompte.

Lorsque toutes les quantités ont été entrées et que vous avez enregistré le décompte, cliquez sur le « X » rouge à gauche de la localisation, afin de confirmer le décompte affiche le « X » en crochet vert.

Dans la section des items, pour les items ayant des numéros de série, cliquez sur le bouton « N° série » pour modifier les quantités :

Un nouvel écran s’ouvrira.

Les numéros de série actuellement en inventaire seront déjà cochés.
Décochez les numéros de série que vous n’avez plus en inventaire ou cliquez sur le plus vert pour ajouter un numéro de série.

NOTE : Si votre numéro de série est géré en quantité, c’est-à-dire que la case « N° série avec qté » est cochée dans la fiche de l’item, vous devez inscrire les nouvelles quantités du numéro de série et cliquez « Enregistrer ».

Avant l’application de la photo, les quantités sont modifiables en tout temps.

Lorsque les quantités de toutes les localisations de l'entrepôt ont été confirmées, la photo d'inventaire devient automatiquement accessible via l'option « Appliquer la photo » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire ».

3. Appliquer la photo

Dirigez-vous dans l’option « Appliquer la photo » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire » afin d’appliquer les nouvelles quantités à votre inventaire, à la date de la prise de la photo.

Sélectionnez la photo d’inventaire désirée.

Dans la photo sélectionnée, cliquez sur le bouton « Appliquer la photo » afin d'appliquer les modifications enregistrées dans le décompte.

Lorsque la photo d'inventaire est appliquée, une ligne de transaction d'item est créée automatiquement dans le bouton « Transactions d'item » de la fiche des items qui dont la quantité a été modifiée. Cette ligne de transaction d'item a comme type de transaction « AJUSTEMENT PHOTO » et affichera la nouvelle quantité dans la colonne « En main après » lors de l’application de la photo.

NOTE : Le calcul se fera automatiquement suite aux transactions faites après la prise de la photo.

NOTE : Si vous avez une méthode de coût différente de « FIFO », la ligne de transaction créée au moment de prendre la photo sera modifiée avec la nouvelle quantité provenant de l'application de la photo d'inventaire. La transaction aura comme type de transaction « AJUSTEMENT PHOTO » et affichera la nouvelle quantité dans la colonne « En main après » lors de l’application de la photo.

4. Rapports photos d’inventaire

Dirigez-vous dans l’option « Rapports photos d’inventaire » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire » afin d’imprimer le rapport des photos d’inventaire, et ce, à toutes les étapes du processus.

Cliquez sur le combo du champ « Code », vous serez en mesure de choisir parmi les photos d’inventaire actifs, inactifs ou tous et sélectionnez la photo d’inventaire désirez.

Dans l'écran de paramètre, vous serez en mesure de trier vos items par localisation ou par produit sur le rapport.
Vous pourrez aussi imprimer le rapport en version sommaire ou détaillée ou les deux et sous format Excel.

Cliquez sur le bouton « Imprimer ».

Le rapport vous sera affiché soit à l’écran ou sous format Excel.

Le processus de la photo d'inventaire est ainsi complété.