Processus de réservation

La réservation vous permet de paramétrer des entrepôts de réservation afin d’entreposer les matériaux réceptionnés en vue d'utiliser pour des commandes ou des bons de travail spécifiques.

1. Préalables

1.1 Type de localisation « Panier »

Afin de créer un type de localisation « Panier », dirigez-vous dans l’option « Types de localisation » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » afin de créer un type de localisation « Panier » pour suivre adéquatement votre inventaire de réservation.

Ce type de localisation sera lié ensuite à une localisation pour le processus de réservation.

NOTE : En cochant la case « Panier », vous serez en mesure de préciser les jobs auxquels vous désirez relier des réservations pour une localisation reliée à ce type de localisation. Cette case n’est pas obligatoire et est seulement affichée lorsque le processus des réservations est activé. Pour ce faire, dirigez-vous au point 1.3 du présent document.

1.2 Localisation de type « Panier »

Afin de créer une localisation à relier au type de localisation de réservation préalablement créée , dirigez-vous dans l’option « Localisations » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».

NOTE : Lorsque votre localisation est reliée à une localisation « Panier », vous serez en mesure de préciser les jobs auxquels vous désirez relier des réservations dans le champ « # BT ». Ce fera en sorte d’utiliser la localisation de la job dans le transfert d’entrepôt des réservations.

Sélectionnez les jobs désirées pour le processus de réservation et cliquez sur le crochet vert pour les afficher dans la liste.

IMPORTANT : Il n’est pas nécessaire de relier vos jobs dans la localisation de réservation. Le système utilisera l’entrepôt et la localisation reliés aux champs du système de réservation du contrôle de l’inventaire.

1.3 Activer le système de réservation

Afin que le processus de réservation fonctionne adéquatement, vous devez activer le système de réservation en cochant la case « Activer le système de réservation » de l’option « Contrôle de l’inventaire » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».

NOTE : Afin d’afficher la case à cocher « Activer le système de réservation », vous devez activer la configuration « showreservationsystem » dans votre base de données.

Lorsque cette case sera cochée, de nouveaux champs vous seront affichés afin de paramétrer les entrepôts et les localisations nécessaires au processus de réservation.

Champ :	Description :
Entrepôt – Production en cours :	Sélectionnez un entrepôt par défaut à utiliser pour réserver les items via la section « Bons de travail » du bouton « Transférer dans le panier » de la réception d’achat.
Localisation – Production en cours :	Sélectionnez une localisation par défaut à utiliser pour réserver les items via la section « Bons de travail » du bouton « Transférer dans le panier » de la réception d’achat.
Entrepôt – Ventes en cours :	Sélectionnez un entrepôt par défaut à utiliser pour réserver les items via la section « Commandes » du bouton « Transférer dans le panier » de la réception d’achat.
Localisation – Ventes en cours :	Sélectionnez une localisation par défaut à utiliser pour réserver les items via la section « Commandes » du bouton « Transférer dans le panier » de la réception d’achat.

Cliquez sur « Enregistrer ».

2. Processus de réservation suivant le processus de vente

Le processus de réservation suivant le processus de vente consiste à réserver des items à acheter lorsque vous les recevez pour une commande spécifique.

2.1 Commande de vente

Afin de réserver du matériel à une commande, vous devez créer une commande de vente.

Dirigez-vous dans l’option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de créer une commande de vente, incluant votre item à manufacturer.

NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Ventes » au besoin.

NOTE : Vous pouvez aussi créer une réservation de l’item via une quantité d’item déjà en inventaire pour la commande, via l’option « Suggestion de réservation » du menu « Transactions » du module « Inventaire ». Pour ce faire, ne suivez pas les points 2.2 et 2.3 du document et dirigez-vous au point 3.7 du présent document, puis reprenez au point 2.4 du présent document.

NOTE : Il est aussi possible d’effectuer une réservation de matériel sur le processus de la mise en production. Pour ce faire, veuillez vous référer au point 3 du présent document.

2.2 Bon d’achat

Lorsque vous désirez acheter du matériel chez votre fournisseur et que vous désirez réserver ces matériaux pour la commande préalablement créée, vous devez créer votre bon d’achat.

Via le bon d’achat, vous serez en mesure de créer votre réservation.

Dirigez-vous dans l’option « Bons d’achat » du menu « Transactions » du module « Achats » afin de créer un bon d’achat pour l’item désiré.

Une fois l’item de la commande sélectionné, cliquez sur le bouton « BT » afin de lier la commande au bon d’achat.

Sélectionnez la commande à relier à votre bon d’achat et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

NOTE : Afin de relier une commande à un bon d'achat, vous devez activer la configuration « IsSorderPurchase ».

NOTE : La quantité pour votre item dans le bon d’achat sera remplira automatiquement avec la quantité indiquée de l’item de la commande.

Lorsque l’item sera ajouté sur le bon d’achat, le lien entre le bon d’achat et la commande sera visible sur la ligne de l’item via la colonne « No Job » sous le format « SO:xxx ».

NOTE : Il est possible de sélectionner plusieurs commandes via sur le bouton « BT » afin que le système calcule la quantité totale nécessaire de l’item selon les commandes sélectionnées. Ainsi, les liens de chaque commande seront affichés sur la ligne de l’item.

2.3 Réception d’achat

Lorsque le bon d’achat est prêt à être réceptionné, dirigez-vous dans l’option « Réceptions d’achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement pour sélectionner votre bon d’achat.

Sur la ligne de l’item, un nouveau bouton « Transférer dans le panier » vous sera affiché.

Saisissez la quantité totale réceptionnée de l’item dans le champ « Qté reçue » et le bouton « Transférer dans le panier » sera automatique en bleu.

En cliquant sur ce bouton, vous serez en mesure de consulter le détail des bons de travail et des commandes lié à un bon d’achat pour cet item.

Automatiquement, la quantité réceptionnée sera affectée à la commande auquel elle était reliée.

De plus, la localisation pour chaque ligne de commande du bouton « Transférer dans le panier » provient du champ « Localisation – vente en cours » du contrôle de l’inventaire.

Validez que la quantité réceptionnée est reliée à la commande désirée afin de créer la réservation adéquatement.
La quantité de cet item sera ainsi réservée pour cette commande.

NOTE : La quantité du champ « Quantité à transférer » est modifiable. Vous serez en mesure de modifier la quantité et la commande à relier, puis de cliquer sur « Enregistrer ».

IMPORTANT : Lors de la réception d’achat, la quantité réceptionnée sera mise en réservation via l’entrepôt et la localisation reliés à la réception. Il est aussi possible de visualiser la quantité réservée via la fiche de l’item et via les transactions d’items.

2.4 Expédition de la commande

Dirigez-vous dans l’option « Expéditions » de menu « Transactions » du module « Ventes » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement pour expédier la commande de l’item.

Lors de l’expédition de la commande relire à une réservation, vous serez en mesure de visualiser la quantité réservée via la colonne « Qté réservée ».

NOTE : Si la quantité expédiée est inférieure à la quantité réservée et que la commande est fermée par la validation qui demande à l’utilisateur système s’il désire fermer la commande, une validation vous demandera si vous désirez visualiser le rapport des items toujours réservés. Le rapport vous permettra ainsi de créer un transfert d’entrepôt afin de libérer les items toujours en réservation.

De plus, la quantité réservée dans la fiche d’item sera diminuée par la valeur expédiée de l’item et les transactions d’items pourront afficher le détail de cette transaction.

3. Réservation de matériel suivant la mise en production

Le processus de réservation suivant la mise en production consiste à réserver des items à acheter pour la réquisition des items utilisés dans un bon de travail de production.

3.1 Commande de vente

Afin de réserver du matériel à un bon de travail, vous devez préalablement créer une commande de vente pour procéder par la suite à la mise en production de celle-ci.
Dirigez-vous dans l’option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de créer une commande de vente, incluant votre item à manufacturer.

Sélectionnez un item à fabriquer, auquel vous relierez une révision à l’item.

NOTE : Veuillez vous référer aux documentations « Ventes » et « Production », au besoin.

3.2 Mise en production

Lorsque la commande de vente est enregistrée, dirigez-vous dans l’option « Mise en production » du menu « Transactions » du module « Production » afin de procéder à la mise en production de l’item fabriquée de votre commande.

NOTE : Il est possible que votre job soit générée automatiquement si la case à cocher « Généré BT Auto » est cochée dans le bouton « Production » de la fiche de l’item.

En cliquant « Enregistrer », votre job sera générée.
Ouvrez-la pour la consulter, au besoin.

3.3 Relier la job dans la réservation

IMPORTANT : Cette étape n’est pas nécessaire au processus de la réservation.

Lorsque votre job sera lancée en production pour fabriquer votre item, vous serez en mesure de spécifier votre numéro de job dans votre localisation de réservation, afin que le processus de réservation fonctionne selon la localisation de votre job.

Ouvrez à nouveau votre localisation préalablement créée pour gérer votre inventaire de réservation, préalablement créée au point 1.2 du présent document.

Sélectionnez les jobs désirées pour le processus de réservation dans le champ « # BT » et cliquez sur le crochet vert pour les afficher dans la liste.

Ainsi, les jobs spécifiées dans la localisation de réservation pourront être suivies selon la localisation de la job, et non par celle par défaut, lors de la réception de l’item réservée.

3.4 Suggestion de réservation

Il est possible de générer la suggestion de réservation afin de réserver une quantité déjà en inventaire d'un item pour une commande ou un bon de travail.

Dirigez-vous dans l’option « Suggestion de réservation » du menu « Transactions » du module « Inventaire ».

IMPORTANT : Si vous avez généré la création du bon d’achat et la réception du bon d’achat, veuillez ne pas effectuer la suggestion de réservation, passez ainsi au point 3.7 du présent document.

IMPORTANT : Les items à numéro de série unique ou par quantité ne sont pas affichés dans la suggestion de réservation.

Sélectionnez l’item désiré dans le champ « Item » et cliquez « Recherche ».

NOTE : Il est aussi possible de rechercher par catégorie de produit, par classe et sous-classe de produit et ou pour un numéro de bon de travail et pour une commande.

Sélectionnez l’item à réserver et cliquez sur « Transférer » afin de créer la réservation de cet item pour le bon de travail.

NOTE : La localisation de destination par défaut celles reliées aux champs « Localisation – Production en cours » et « Localisation – Ventes en cours » du contrôle de l’inventaire selon si la suggestion est selon un bon de travail ou une commande.

Réservez l’item en cliquant sur le bouton « Transférer » et ainsi, un bon de transfert sera automatiquement généré afin de placer l’item en réservation à l’inventaire.
De plus, l’impression du transfert vous sera affichée à l’écran.
De plus, vous serez en mesure de valider le bon de transfert via l’option « Bons de transfert » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

NOTE : Veuillez vous référer maintenant au point 3.7 du présent document pour la réquisition de l’item réservé.

3.5 Création du bon d’achat

Lorsque vous désirez acheter du matériel chez votre fournisseur et que vous désirez réserver ces matériaux pour la job préalablement créée, vous devez maintenant créer votre bon d’achat.

IMPORTANT : Si vous avez généré une suggestion de réservation, veuillez ne pas effectuer la création du bon d’achat ni la réception du bon d’achat, ainsi veuillez passer au point 3.7 du présent document.

Dirigez-vous dans l’option « Bons d’achat » du menu « Transactions » du module « Achats » afin de créer un bon d’achat pour réserver les items nécessaires à la production de l’item vendu.

Sélectionnez un item nécessaire à la production de l’item, c’est-à-dire un item relié à une opération de votre bon de travail, puis cliquez sur le bouton « #BT » afin de relier le bon de travail.

Sélectionnez le bon de travail nécessaire et cliquez sur « Enregistrer ».

NOTE : La quantité pour votre item dans le bon d’achat se remplira automatiquement avec la quantité indiquée e l’item sur le bon de travail.

Lorsque l’item sera ajouté sur le bon d’achat, le lien entre le bon d’achat et le bon de travail sera visible sur la ligne de l’item via la colonne « No Job » sous le format « SO:xxx ».

NOTE : Il est possible de sélectionner plusieurs bons de travail via sur le bouton « BT » afin que le système calcule la quantité totale nécessaire de l’item selon les bons de travail sélectionnés.

Ainsi, les liens de chaque bon de travail seront affichés sur la ligne de l’item.

3.6 Réception d’achat

Lorsque le bon d’achat est prêt à être réceptionné, dirigez-vous dans l’option « Réceptions d’achat » du menu « Transactions » du module « Achats » et cliquez sur l’icône d’ajout d’un nouvel enregistrement pour sélectionner votre bon d’achat.

Sur la ligne de l’item, un nouveau bouton « Transférer dans le panier » vous sera affiché.

Saisissez la quantité totale réceptionnée de l’item dans le champ « Qté reçue » et le bouton « Transférer dans le panier » sera automatique en bleu.

En cliquant sur ce bouton, vous serez en mesure de consulter le détail des bons de travail et des commandes liés à un bon d’achat pour cet item.

De plus, la localisation pour chaque ligne de bons de travail du bouton « Transférer dans le panier » provient du champ « Localisation – Production en cours » du contrôle de l’inventaire.

Validez que la quantité réceptionnée est reliée au bon de travail désiré afin de créer la réservation adéquatement.
La quantité de cet item sera ainsi réservée pour cette job.

NOTE : La quantité du champ « Quantité à transférer » est modifiable.

Vous serez en mesure de modifier la quantité et le bon de travail à relier, puis de cliquer sur « Enregistrer ».

3.7 Réquisition Matériel/Temps

Lorsqu’une réservation est enregistrée, l’item sera automatiquement réservé à la job sélectionnée dans la réception.

Dirigez-vous maintenant dans l’option « Réquisition Matériel/Temps » du menu « Transactions » du module « Production » et sélectionnez votre job préalablement créée.

Cliquez sur le plus vert de la ligne d’opération afin d’afficher le matériel réservé de votre bon de travail dans le champ « Qté réservée » de l’item.

NOTE : De plus, il est aussi possible de visualiser la quantité réservée d’un item via sa fiche item.

NOTE : Il est aussi possible de cliquer sur le forage de la quantité réservée pour afficher le rapport « Rapport quantité réservée » incluant la liste détaillé des jobs et des commandes auquel l’item est réservé.

Une fois le matériel réservé, l’utilisateur pourra réquisitionner l’item réservé en réquisitionnant l’item en inscrivant la quantité désirée et en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Lorsque l’item sera réquisitionné, la quantité réservée sera diminuée par la valeur de l’item réquisitionné.

NOTE : Lorsque la quantité réservée sera réquisitionnée, une transaction d’inventaire sera automatiquement générée afin de suivre la quantité utilisée de l’item à l’inventaire. Si la réservation provient d’une suggestion de réservation, le bon de transfert sera réceptionné et il sera disponible à être visualisé via l’option « Réceptions de transfert » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

Ainsi, lorsque tous les items de la job seront réquisitionnés, vous serez en mesure de procéder à la fermeture de la job.

NOTE : Si vous effectuez une fermeture de job et que sur celle-ci des items ont été réservés, mais n’ont pas été réquisitionnés, une validation vous demandera si vous désirez visualiser le rapport des items toujours réservés. Le rapport vous permettra ainsi de créer un transfert d’entrepôt afin de libérer les items toujours en réservation.

Ainsi, le processus de réservation est complété.