Report de l’inventaire au Grand Livre
Le report de l’inventaire au Grand Livre vous permet d’automatiser une écriture comptable qui ajuste la valeur de l’inventaire au Bilan.
Ce report vérifie la valeur monétaire en inventaire entre la date du report demandé et la date du dernier report effectué et utilise les comptes de Grand Livre provenant des catégories de produit, selon les méthodes de calcul des coûts, afin de comptabiliser et transférer les transactions d’inventaire à une écriture de Grand Livre.
1. Informations préalables au Report de l’inventaire au Grand Livre
1.1 Écritures manuelles
IMPORTANT : Avant de débuter le report de l’inventaire au Grand Livre, CDID suggère à tous ses partenaires d’effectuer une simulation du report de l’inventaire au Grand Livre et d’effectuer manuellement l’écriture comptable qui en découle.
Voici la liste des rapports à utiliser pour la création des écritures comptables :
Écriture de variation d’inventaire
Imprimer le « Statut des stocks ».
NOTE : Cochez la case « Voir Coût Unitaire » à la date de la fin de mois via le module « Inventaire ».
Écriture des travaux en cours
Imprimer le rapport « Travaux en cours » via le module « Production ».
Écriture des frais courus
Imprimer le rapport « Bons d’achat reçus non facturés » via le module « Achats ».
Imprimer le rapport des « Expéditions non facturées » via le module « Ventes ».
1.2 Utilisation du report de l’inventaire au Grand Livre
IMPORTANT : Toute recherche effectuée par CDID pour justifier un montant provenant du report de l’inventaire au Grand Livre sera facturable.
1.2.1 Qualifications requises
Avant d’utiliser le report de l’inventaire au Grand Livre, voici certaines qualifications requises :
· L’employé doit avoir une très bonne connaissance de la comptabilité.
· L’employé doit être capable de faire des recherches dans les « jobs » pour justifier tout changement et maîtriser parfaitement le module de « Production ».
Par exemple : Effectuer des recherches poussées pour justifier les écarts de coûts.
· L’employé doit maîtriser la notion des coûtants des items.
· L’employé doit maîtriser la notion des quantités en inventaire.
· Les transactions dans le système doivent être faites dans un ordre logique.
· La période des expéditions versus la date des factures est extrêmement importante.
· Aucun utilisateur ne doit effectuer un changement de montant directement sur les factures; tout doit être modifié sur la commande, si tel est le cas.
· Aucun utilisateur ne doit effectuer un changement d’options dans un bon de travail, tout doit être modifié sur la commande, si tel est le cas.
· Les « jobs » doivent être complétées avec les bonnes quantités de main-d’œuvre directe et de matières premières réquisitionnées.
· Les coûts des items doivent toujours être bons, peu importe la méthode de coût lors de la réquisition de matériel.
1.2.2 Influences du report d’inventaire au Grand Livre
Voici quelques exemples qui influencent directement le report de l’inventaire au Grand Livre et qui peut occasionner de multiples recherches :
· Une expédition avant la fermeture des « jobs ».
· Une facture est « postée » dans une période comptable qui ne correspond pas avec la date.
1.2.3 Informations pertinentes
Voici quelques informations pertinentes de l’utilisateur du report de l’inventaire au Grand Livre :
· Le système ne fait pas une écriture par transaction d’inventaire, mais bien une écriture Grand Livre globale à la fin du mois.
C’est pourquoi il est primordial de maîtriser le module « Production » de Prextra, car les « jobs » ont un impact direct sur le report de l’inventaire.
· L’année et la période doivent être précisées dans le contrôle de l’inventaire.
· Le chargé de projet de CDID doit également maîtriser le module « Production ».
· L’utilisateur du report de l’inventaire au Grand Livre doit être approuvé par les 3 approbateurs de CDID et la demande doit être effectuée par le chargé de projet pour l’utilisateur du report.
1.3 Champs utilisés lors du transfert de l’inventaire au Grand Livre
1.3.1 Catégories de produits
Dirigez-vous dans l’option « Catégories de produit » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » afin de paramétrer vos comptes de Grand Livre.
Reliez à chacune des catégories, un compte de Grand Livre pour les différents champs :
NOTE : Afin d’afficher les champs nécessaires pour le report de l’inventaire au Grand Livre, vous devez activer la configuration « InvGlPostDetailed ».
NOTE : Le report d’inventaire utilise les champs « P4 », « P5 », « P6 », « P7 », et « P8 », « C1 » pour le transfert des produits en cours, c’est-à-dire les montants que l’on retrouve sur le rapport des travaux en cours dans le module « Production ».
IMPORTANT : Selon la sélection du type de « Suivi des comptes de GL/produit » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système », les produits peuvent avoir les mêmes champs (à droite) que l'option « Contrôle de l'inventaire ». De plus, les comptes sélectionnés dans les catégories de produits auront la priorité lors du report de l'inventaire au Grand Livre sur les comptes sélectionnés dans l'option « Contrôle de l'inventaire » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
IMPORTANT : Si votre base de données est configurée par « Secteurs » et/ou par « Localisations », vous devrez configurer vos catégories de produit pour chacun des secteurs et ou pour chacune des localisations.
NOTE : Il est possible d’exclure les items non-stock lors de la génération de la transaction au Grand Livre du report de l’inventaire en activant la configuration « InvGlPostExcludeNonStockItems ».
1.3.2 Méthodes coût GL
Il est possible de configurer les comptes de Grand Livre qui seront utilisés lors de l’écriture comptable de la facturation des transports.
Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Méthodes coût GL » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » afin de paramétrer vos comptes de Grand Livre.
Reliez à chacun de vos coûts, un compte de Grand Livre pour les différents champs :
IMPORTANT : Si votre base de données est configurée par « Secteurs » et/ou par « Localisations », vous devrez configurer vos méthodes de coûts GL pour chacun des secteurs et ou pour chacune des localisations.
1.4 Report de l’inventaire simplifié au Grand Livre
Il est possible d’utiliser une version simplifiée du report de l’inventaire au Grand Livre.
La version simplifiée vous permet de reporter la variation des transactions d’inventaire au Grand Livre pour les options suivantes : « Bons d’achat », « Réceptions d’achat », « Facturation des réceptions », « Ajustement des quantités » et « Ajustement des coûts », « Réquisition Matériel/Temps », « Transfert des produits en cours aux produits finis selon les bons de travail terminés », « Expéditions » et « Facturation de vente ».
IMPORTANT : Pour ce faire, vous devez activer la configuration « SimpleInvGlPost » et aviser votre chargé de projet.
ATTENTION : Dans le cas où vous créez un report d’inventaire simplifié au Grand Livre, cette écriture sera générée dans une nouvelle écriture. Toutefois, si vous effectuez à nouveau un report d’inventaire dans le même mois, l’écriture originale sera renversée et sera refaite en entier avec les nouvelles données dans la même écriture comptable.
2. Processus du report de l’inventaire au Grand Livre
IMPORTANT : Avant de débuter le report de l’inventaire au Grand Livre, CDID suggère à tous ses partenaires d’effectuer une impression du report de l’inventaire au Grand Livre et d’effectuer manuellement l’écriture comptable.
Dirigez-vous dans l’option « Report de l’inventaire au GL » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire » pour soit imprimer un rapport du report de l’inventaire au Grand Livre ou soit pour effectuer le report au Grand Livre.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Période GL : | Sélectionnez une période de Grand Livre pour l’impression du report. Par défaut, le système affiche la période de Grand Livre en cours. |
| Date : | Sélectionnez une date de Grand Livre pour l’impression du report. |
| Description : | Saisissez une description à appliquer au report. Cette description sera enregistrée si vous effectuez un report de l’inventaire au Grand Livre. |
| Report de l’inventaire au GL : | Cette case est seulement disponible aux utilisateurs désirés via l'accès « Report de l'inventaire au GL » de la catégorie « Module Inventaire » des accès utilisateurs. Cette description sera enregistrée si vous effectuez un report de l’inventaire au Grand Livre. Veuillez vous référer au point 2.1 du présent document pour attribuer cet accès à un utilisateur. |
| GL Inventaire : | Sélectionnez un compte de Grand Livre, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Type de transaction : | Sélectionnez le type de transaction, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Code item : | Sélectionnez un item, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Produit : | Sélectionnez une catégorie de produits, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| No Job : | Sélectionnez une job, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Détaillé : | Cochez cette case si vous désirez ouvrir le rapport sous format détaillé. |
| Sortie Excel : | Cochez cette case si vous désirez ouvrir le rapport sous format Excel. |
2.1 Report de l’inventaire au Grand Livre
IMPORTANT : Le report de l'inventaire au Grand Livre est seulement disponible aux utilisateurs désirés via la case à cocher « Report de l’inventaire au GL » dans les paramètres de recherche de l’option « Report de l’inventaire au GL » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire ».
Cette case est seulement disponible aux utilisateurs désirés via l'accès « Report de l'inventaire au GL » de la catégorie « Module Inventaire » des accès utilisateurs.
3. Validation du report de l’inventaire au Grand Livre
La validation du report de l’inventaire au Grand Livre permet de visualiser les transactions d’inventaire qui n’auraient pas été postées dans la période du Grand Livre sélectionnée.
Dirigez-vous dans l’option « Validation report au GL » du menu « Utilitaires » du module « Inventaire » pour soit imprimer un rapport du report de l’inventaire au Grand Livre ou soit pour effectuer le report au Grand Livre.
Cliquez sur le bouton « Validations » afin de valider le report au Grand Livre de la période sélectionnée.
Cliquez sur le bouton « Imprimer » afin d’imprimer la transaction du report de l’inventaire sélectionnée.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Validation report au GL » | Cette section vous permet d'imprimer un rapport du report de l’inventaire au Grand Livre. |
| Période GL : | Sélectionnez une période de Grand Livre pour effectuer une impression du report au Grand Livre pour la période sélectionnée. |
| Détaillé: | Cochez cette case si vous désirez ouvrir le rapport sous format détaillé. |
| Section « Report de l'inventaire au GL » | Cette section vous permet d'effectuer le report de l’inventaire au Grand Livre. |
| # Transaction : | Sélectionnez la transaction d’un report de l’inventaire au Grand Livre. |
| GL Inventaire : | Sélectionnez un compte de Grand Livre, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Type de transaction : | Sélectionnez le type de transaction, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Code item : | Sélectionnez un item, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| Produit : | Sélectionnez une catégorie de produits, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
| No Job : | Sélectionnez une job, si vous désirez filtrer votre impression du rapport. |
4. Écritures du report de l’inventaire au Grand Livre
4.1 Bons d’achat
L'ajout d’un bon d’achat ne génère aucune transaction au report de l’inventaire au Grand Livre.
4.2 Réceptions d’achat
L'ajout d’une réception d’achat dans le système génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | |
|---|---|---|
| Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 | |
| P2 – Produits GRAND LIVRE (Achats) | 100.00 |
4.3 Facturation des réceptions d'achat
L'ajout d’une facturation d’une réception d’achat dans le système ne génère aucune transaction au report de l’inventaire au Grand Livre, puisque la transaction est produite par la facture d’achat créée à la facturation des réceptions :
| DT | CT | |
|---|---|---|
| P2 – Produits GRAND LIVRE (Achats) | 100.00 | |
| C / P | 100.00 |
4.4 Ajustement des quantités des matières premières en magasin
La création d'un ajustement d’inventaire soit via l’option « Ajustement d'inventaire » ou « Transfert d'entrepôt » du menu « Transactions » du module « Inventaire » génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l'inv. au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 | |
| Ajustement d’inventaire (C1 – Contrôle GRAND LIVRE (Ajust. inv.)) | 100.00 |
4.5 Ajustement des coûts des matières premières en magasin
4.5.1 Option « Ajustement de coûts » (augmentation)
La création d'un ajustement de coûts génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre, lorsque c’est le cas d’une augmentation :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l'inv. au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 | |
| Variance des coûts (C6 – Contrôle GRAND LIVRE (CostVaria.)) | 100.00 |
4.5.2 Option « Ajustement de coûts » (diminution)
La création d'un ajustement de coûts génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre, lorsque c’est le cas d’une diminution :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l'inv. au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 | |
| Variance des coûts (C6 – Contrôle GRAND LIVRE (CostVaria.)) | 100.00 |
4.6 Réquisition Matériel/Temps
4.6.1 Écriture générée au report de l’inventaire au Grand Livre (Réquisition Matériel)
L'ajout d’une réquisition de matériel sur une job génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l'inv. au GL | M.P. en cours (P4 – Produits GRAND LIVRE (MPPEC)) | 100.00 | |
| Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 |
4.6.2 Écriture générée au report de l’inventaire au Grand Livre (Main-d’œuvre)
L'ajout d’une réquisition de main-d’œuvre sur une job génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l'inv. au GL (Main-d’œuvre) | M.O. en cours (P5 – Produits GRAND LIVRE (MOPEC)) | 20.00 | |
| GRAND LIVRE de M.O. (C2 – Contrôle GRAND LIVRE (Main-d’oeuvre)) | 20.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inv. au GL (Frais généraux fixes) | FGF en cours (P6 – Produits GRAND LIVRE (FGFPEC)) | 30.00 | |
| GRAND LIVRE de frais généraux (C3 – Contrôle GRAND LIVRE (FGF)) | 30.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inv. au GL (Frais généraux variables) | FGV en cours (P7 – Produits GRAND LIVRE (FGVPEC)) | 30.00 | |
| GRAND LIVRE de frais généraux (C4 – Contrôle GRAND LIVRE (FGV)) | 30.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | SC en cours (P8 – Produits GRAND LIVRE (CPEC)) | 15.00 | |
| GRAND LIVRE SOUS-CONTRAT (C5 – Contrôle GRAND LIVRE (SousTrait.)) | 15.00 |
4.7 Transfert des produits en cours aux produits finis selon les bons de travail terminés
Le transfert des produits en cours aux produits finis selon les bons de travail terminés génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre, lorsque c’est le cas d’une fermeture des bons de travail :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL (Sous-contrat) | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 | |
| M.P. en cours (P4 – Produits GRAND LIVRE (MPPEC)) | 100.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 30.00 | |
| M.O. en cours (P5 – Produits GRAND LIVRE (MOPEC)) | 30.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 30.00 | |
| FGF en cours (P6 – Produits GRAND LIVRE (FGFPEC)) | 30.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 30.00 | |
| FGV en cours (P7 – Produits GRAND LIVRE (FGVPEC)) | 30.00 |
Et/ou
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 30.00 | |
| S.C. en cours (P8 – Produits GRAND LIVRE (SCPEC)) | 30.00 |
4.8 Commandes de vente
La création d’une commande de vente ne génère aucune transaction au report de l’inventaire au Grand Livre.
4.9 Expéditions de commande
La création d’une expédition génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Report de l’inventaire au GL | CMV – Achats (C7 – Contrôle GRAND LIVRE (CMV)) | 100.00 | |
| Inventaire (P3 – Produits GRAND LIVRE (Inventaire)) | 100.00 |
4.10 Facturation de vente
La création d’une facture de vente génère l’écriture suivante au report de l’inventaire au Grand Livre :
| DT | CT | ||
|---|---|---|---|
| Inscription de la facture | Comptes à recevoir | 200.00 | |
| Ventes (P1 – Produits GRAND LIVRE (Ventes)) | 200.00 |
4.11 Exemples détaillés du report de l’inventaire au Grand Livre
Lors d’un transfert de l’inventaire au Grand Livre, si vous êtes au mois de juillet, l’écriture générée inclura le renversement du report d’inventaire du mois précédent et génère l’écriture au Grand Livre en comparant le rapport des statuts des stocks et des travaux en cours avec le report précédent.
Les valeurs qui seront inscrites dans l’écriture transactionnelle du Grand Livre seront la différence entre les valeurs du dernier report et les valeurs du report actuel.
Par exemple :
Voici l’écriture au Grand Livre en date du 30/06/2019 pour le report d’inventaire au Grand Livre :
Et voici l’écriture au Grand Livre qui a été créé pour le nouveau report en date du 31/07/2019 :
Valeurs des comptes « MOD », « FGF » et « Matériel » :
Les valeurs des comptes « 1450 », « 1455 » et « 1460 » proviennent de la différence entre les valeurs sur le rapport « Travaux en cours » daté du 30/06/2019 et celui daté du 31/07/2019.
Par exemple :
Voici le rapport « Travaux en cours » daté du 30/06/2019, dont les valeurs des champs « MOD », « FGF » et « Matériel » sont toutes à zéros.
Voici le rapport « Travaux en cours » daté du 31/07/2019, dont les valeurs des champs « MOD », « FGF » et « Matériel » sont surlignés ci-dessous :
Ainsi, l’écriture du report au Grand Livre calcule la différence entre les valeurs des deux rapports et les reporte dans l’écriture comptable :
Valeur du compte « Inv. Produits en cours » :
La valeur du compte « Inv. Produits en cours » proviennent de la différence entre la valeur de ce compte sur le rapport « Statut des stocks » daté du 30/06/2019 et celui daté du 31/07/2019.
Par exemple :
Voici le rapport « Statut des stocks » daté du 30/06/2019, dont la valeur de ce compte est à 23.00$.
Voici le rapport « Statut des stocks » daté du 31/07/2019, dont la valeur de ce compte est de 38.00$.
Ainsi, l’écriture du report au Grand Livre calcule la différence entre les valeurs des deux rapports et les reportent dans l’écriture comptable :
Valeur du compte « VAR/AJUST. Inventaire » :
En contrepartie, la somme des comptes « MOD », « FGF » et « MP » balance avec la valeur du compte « VAR/AJUST. Inventaire », ainsi dans cet exemple, la valeur de ce compte est de « 151.02$ ».
Valeur du compte « VAR/AJUST. Inventaire » :
En somme, la valeur du dernier compte reporté annule la transaction du report précédent, ainsi dans cet exemple, la valeur de ce compte est de « 411.18$ » exactement comme sur le report du 30/06/2019.
