PrexFlow
PrexFlow vous permet d’automatiser la saisie des factures d’achat dans Prextra dès leur réception, grâce à l’intelligence artificielle.
IMPORTANT : Pour bénéficier de cette fonctionnalité, nous vous invitons à contacter votre chargé de projet afin de procéder à la configuration de votre ou vos compagnies.
1. Maintenance
1.1 Contrôle de PrexFlow
Cette option vous permet de définir les paramètres par défaut pour PrexFlow.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Lecture de la boîte courriel : | Cochez cette case afin d’ajouter automatiquement les documents au format PDF reçus à l’adresse courriel PrexFlow. NOTE : Pour créer cette adresse courriel, veuillez contacter votre chargé de projet. Seuls les documents au format PDF envoyés à l’adresse courriel PrexFlow par une adresse courriel d’un fournisseur autorisé dans la liste blanche des expéditeurs seront automatiquement téléchargés. Tout document envoyé depuis une adresse non autorisée à l’adresse courriel PrexFlow ne sera pas téléchargé. Pour plus d’informations sur l’option « Liste blanche des expéditeurs », veuillez-vous référer au point 1.2 du présent document. |
| Bloquer la facturation d'items sans réception : | Cocher cette case si vous ne désirez pas permettre la création de facture d’achat d’items qui ne sont pas reliés à une réception. NOTE : Les factures d’achat de compte Grand Livre ne seront pas bloquées car elles ne contiennent pas d’item. |
| Utiliser l'ajustement de prix : | Cocher cette case pour utiliser l’ajustement automatique de la facture d’achat lorsqu’elle est liée à l’arrondissement. NOTE : Une ligne avec la description saisie dans le champ « Description pour l’ajustement de prix » s’affichera automatiquement sur la facture afin d’ajuster les cents pour que le total de la facture dans Prextra corresponde exactement à celui de la facture fournisseur. NOTE : Ce champ est uniquement utilisé pour le processus d’approbation automatique. |
| Description pour l’ajustement de prix : | Saisir la description à ajouter automatiquement à la ligne d’ajustement d’arrondissement lors de la création d’une facture d’achat. NOTE : Ce champ est uniquement utilisé pour le processus d’approbation automatique. |
| Administrateur : | Sélectionnez les utilisateurs autorisés à ajouter, valider, et approuver les documents de PrexFlow. NOTE : Seuls les utilisateurs autorisés auront accès aux documents dans la liste des documents de PrexFlow. |
| Processus d’approbation : | Cliquez sur le bouton « Configurer » afin de configurer l’automatisation des factures d’achat avec PrexFlow. NOTE : Le bouton changera de couleur lorsqu’un processus a été créé. Référez-vous au point 3 du présent document pour plus d’information. |
NOTE : Si votre compagnie fait des bons d’achats mais jamais de réception et pour permettre l’automatisation de création de facture d’achat, activer la configuration « PrexflowAllowDirectPOInvoicing » et cocher la case « Autoriser la facturation automatique de bons d'achat sans réception » dans le contrôle de PrexFlow.
Important : Si le système trouve un numéro de bon d’achat sur la facture, la facture sera automatiquement créée, sauf si elle est bloquée par des validations. Il ne faut donc jamais activer cette configuration si vous faites de la facturation de réception de bon d’achat.
1.2 Liste blanche des expéditeurs
Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste des adresses courriel autorisés à envoyer des documents à l’adresse courriel PrexFlow.
NOTE : Seuls les documents au format PDF envoyés à l’adresse courriel PrexFlow par une adresse courriel autorisé dans cette liste seront automatiquement téléchargés. Tout document envoyé depuis une adresse non autorisée à l’adresse courriel PrexFlow ne sera pas téléchargé.
IMPORTANT : Seule le PDF est traité par PrexFlow, le contenu du courriel ne sera pas traité dans PrexFlow ni visible.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement de la liste de navigation afin d’ajouter l’adresse courriel à autoriser.
Saisissez l’adresse courriel que vous autorisez à envoyer des documents à votre adresse PrexFlow, puis cliquez sur « Enregistrer ».
1.3 Raison de refus
Cette option vous permet de créer la liste des raisons de refus de documents PrexFlow.
Ces raisons de refus seront utilisées lorsque vous rejetez un document via le bouton « Rejeter le document ».
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement de la liste de navigation afin créer une raison de refus.
Saisissez le code et la description, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Les codes de raison « Facture en double » et « Autre » sont automatiquement ajoutés à l’activation de PrexFlow.
NOTE : Dans la liste de navigation, si vous supprimez une raison de refus, celle-ci deviendra inactive.
2. Utilitaires
2.1 Liste des documents PrexFlow
Cette liste de navigation vous permet de consulter, d’ajouter, de rejeter, de valider et d’approuver les documents qui ont été reçus par courriel à votre adresse PrexFlow ou qui ont été ajoutés manuellement dans PrexFlow.
NOTE : Pour accéder à cette option, l’utilisateur doit avoir été préalablement sélectionné dans la liste des administrateurs du contrôle de PrexFlow.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| No document : | Affiche un numéro incrémenté pour le document téléchargé. NOTE : Cette numérotation est automatique et ne peut pas être modifiée. |
| Description : | Affiche le titre du document. |
| Soumis le : | Affiche la date de l’ajout du document. |
| Soumis par : | Affiche le nom de l’utilisateur ayant ajouté manuellement le document ou l’adresse courriel du fournisseur autorisé de laquelle le document a été téléchargé. |
| Statut : | Affiche le statut du document. NOTE : Une gestion « Actif/Inactif/Tous » vous permet de filtrer les statuts dans cette liste de navigation. Le statut « En attente » indique que le document est en attente d’être téléchargé par PrexFlow. Les documents sont téléchargés un par un suivant leur numéro de document. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement dans la liste des documents PrexFlow actifs. Le statut « En cours » indique que le document est en cours de téléchargement. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement dans la liste des documents actifs. Le statut « En attente d’approbation » indique que le document a été téléchargé et qu’il est en attente de révision afin de créer une facture d’achat. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement à la suite du statut « En cours » dans la liste des documents actifs. Le statut « Échoué » est affiché lorsque le document n’a pas pu être téléchargé par PrexFlow. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement à la suite du statut « En cours » dans la liste des documents actifs et il est possible de relancer un document pour qu’il soit de nouveau téléchargé en cliquant sur le bouton « Réessayer ». Le statut « Désactivé » est affiché lorsque l’utilisateur désactive un document. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement à la suite du statut « Échoué » dans la liste des documents inactifs. Le statut « Rejeté » est affiché lorsque l’utilisateur rejette un document en attente d’approbation. NOTE : Un document rejeté devient inactif. De plus, ce statut s’affiche uniquement à la suite du statut « En attente d’approbation » dans la liste des documents inactifs. Le statut « Réussi » est affiché lorsque la facture d’achat a été créée. NOTE : Ce statut s’affiche uniquement à la suite du statut « En attente d’approbation » dans la liste des documents inactifs. |
| # Fact : | Affiche le numéro de la facture liée au document, s’il y a lieu. NOTE : Ce numéro s’affiche uniquement dans la liste des documents inactifs, lorsque le document possède un numéro de facture. |
| Raison du refus : | Affiche la raison du refus, si le document a été rejeté. NOTE : Cette information s’affiche uniquement dans la liste des documents inactifs, lorsque le document a été rejeté. |
| Note : | Affiche la note saisie, si le document a été rejeté. NOTE : Cette information s’affiche uniquement dans la liste des documents inactifs, lorsque le document a été rejeté. |
Afin d’ajouter des documents dans la liste des documents de PrexFlow, vous avez 3 possibilités :
Envoyer un document au format PDF par courriel à l’adresse PrexFlow de votre compagnie. Cette adresse vous sera fournie par le support le jour de la formation;
NOTE : Seule le document PDF du courriel sera consultable dans PrexFlow, les informations ou questions que pourrais être inscrite dans le courriel ne seront pas consultable dans Prextra. Nous vous recommandons de faire une redirection de votre courriel de payable actuel vers le courriel de PrexFlow.
Cliquez et glissez un ou plusieurs documents au format PDF de votre ordinateur directement dans la liste de navigation des documents de PrexFlow;
Cliquez sur l’icône d’ajout de la liste de navigation et sélectionnez-le ou les documents au format PDF à ajouter dans votre ordinateur.
IMPORTANT : Seuls les documents au format PDF envoyés à l’adresse courriel PrexFlow provenant des adresses courriel des expéditeurs autorisés seront automatiquement téléchargés. Tout document envoyé depuis une adresse non autorisée à l’adresse courriel PrexFlow ne sera pas téléchargé. De plus, chaque courriel ne doit pas contenir plus d’un document PDF.
NOTE : Les colonnes optionnelles « Nom du fournisseur », « Code fournisseur », « No BC », « Date de la facture » et « Connaissement » sont disponibles pour cette liste de navigation et afficheront les informations de la facture d’achat créée à partir d’un document dont le statut est « Réussi ».
NOTE : Cette liste de navigation peut être ajoutée en raccourci de type « Menu » dans Mon espace. Il n’est pas possible d’ajouter le widget « Liste de navigation » et/ou le raccourci de type « Liste de navigation » dans Mon Espace, afin de conserver le fonctionnement de cliquer et glisser un document dans la liste de navigation.
2.2 Approbation de documents
Double-cliquez sur la ligne d’un document dont le statut est « En attente d’approbation » dans la liste des documents de PrexFlow afin de visualiser et d’approuver les informations extraites par PrexFlow.
Dans la section de gauche, l’image du document sera affichée.
Il est possible de modifier la taille du document en utilisant la molette de la souris ou de déplacer le document dans l’écran utilisant la souris.
Dans la section de droite, les informations extraites du document seront affichées.
NOTE : La taille de cette section peut être modifiée en sélectionnant la bordure de la section.
Vous serez en mesure de valider les informations extraites par PrexFlow, ajoutez et supprimer des lignes de factures, corrigez et/ou complétez les données et les descriptions, au besoin afin d’approuver le document et de créer une facture d’achat dans Prextra.
Vous devrez aussi ajouter le compte de Grand Livre pour chaque ligne de dépenses et le projet du compte de Grand Livre, s’il y a lieu.
Apprentissage : PrexFlow est en mesure d’utiliser une méthode d’apprentissage via l’icône « [ ] » permettant que les informations affichées soient de plus en plus fiables pour les documents téléchargés. En cliquant sur l’icône de l’apprentissage, vous serez en mesure de sélectionner une zone dans le document permettant de préciser où est affichée une information spécifique afin de créer adéquatement la facture d’achat dans Prextra pour chaque type de facture de ce fournisseur. Ainsi, pour les prochains documents téléchargés de ce fournisseur, PrexFlow sera en mesure d’extraire les bonnes informations à l’endroit spécifié.
L’apprentissage de PrexFlow s’effectue en quelques minutes lors de l’approbation du document, de la relance de l’analyse ou de rejet du document où l’on vient de faire l’apprentissage. Parfois, le même type de facture doit lui être présentée 2 ou 3 fois pour garantir l’apprentissage.
NOTE : Il est important de ne pas réutiliser exactement la même facture plusieurs fois lors de l’apprentissage. Il doit y a avoir au moins un élément de différent dans la facture d’un même fournisseur pour permettre l’apprentissage.
Pour plus d’informations, veuillez-vous référer à la documentation « Processus de PrexFlow ».
2.2.1 Facture d’achat
Dans la section de droite, les informations extraites du document par PrexFlow seront affichées.
NOTE : Les champs grisés affichent les informations extraites du document et ne sont pas modifiables, tandis que les champs blancs correspondent aux informations trouvées par Prextra et sont modifiables.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| # 243 | Affiche le numéro du document ajouté dans la liste des documents PrexFlow. |
| Facture DPP-PF-37.PDF | Affiche le nom du document qui a été ajouté dans la liste des documents PrexFlow. |
 |
Affiche le statut du document qui a été ajouté dans la liste des documents PrexFlow. |
 |
Cliquez sur cette icône afin de télécharger le document reçu par courriel. |
| Section « Champ » | Cette section permet de définir les informations de l’en-tête de la facture d’achat. |
| # Bon d’achat : | Affiche le numéro de bon d’achat lu dans le document. NOTE : Il est possible de modifier le bon d’achat dans le champ blanc via l’icône de la loupe. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] ». Dans le cas où le champ est modifié, le bouton « Relancer analyse » s’affichera. |
| Fournisseur : | Affiche le nom du fournisseur lu dans le document, ainsi que le code correspondant dans Prextra. NOTE : Il est possible de modifier le fournisseur via l’icône de la loupe du code fournisseur. Le nom du fournisseur modifié sera affiché dans le champ sous le code du fournisseur. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] » pour ce champ. Dans le cas où le champ est modifié, le bouton « Relancer l’analyse » s’affichera. NOTE : Voir le point 4.1 du présent document pour plus d’information sur les priorités permettant de compléter ce champ automatiquement. |
| Connaissement : | Affiche le numéro de connaissement lu dans le document. L’information de ce champ sera mise en lien avec le champ « connaissement » de la réception d’achat s’il existe. NOTE : Il est possible de modifier le numéro de suivi dans le champ blanc suivant. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] ». Dans le cas où le champ est modifié, le bouton « Relancer l’analyse » s’affichera. |
| Réf. Fourn. : | Affiche la référence fournisseur. L’information de ce champ sera mise en lien avec le champ « Réf. Fourn. » de la réception d’achat s’il existe. NOTE : Il est possible de modifier la référence fournisseur dans le champ blanc suivant. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] ». Dans le cas où le champ est modifié, le bouton « Relancer l’analyse » s’affichera. |
| # Facture : | Affiche le numéro de facture lu dans le document. NOTE : Il est possible de modifier le numéro de la facture dans le champ blanc suivant. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] » pour ce champ. |
| Date fact. : | Affiche la date de la facture lue dans le document. NOTE : Il est possible de modifier la date de la facture dans le champ blanc suivant. De plus, l’apprentissage est disponible via l’icône « [ ] ». |
| Section « Tables » | Cette section permet de valider, de modifier, d’ajouter ou de supprimer les informations des lignes de la facture d’achat. |
| Lignes de facture : | Cliquez sur cette icône afin d’ajouter des lignes de détails à la facture. NOTE : Seuls les champs blancs sont modifiables. |
| # : | Affiche le numéro de ligne lu dans le document. NOTE : Cliquez sur le numéro pour supprimer ou insérer une nouvelle ligne au-dessus ou en dessous de celle sélectionnée. |
| Réception : | Affiche le numéro de réception trouvée relié à la ligne de l’item. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver les factures de réception. NOTE : Il est possible de modifier le numéro de réception de la ligne via l’icône de loupe. De plus, il est possible du cliquer sur le numéro de réception pour la consulter. |
| Code d’item : | Affiche le code d’item de la ligne de détail correspondant dans Prextra. NOTE : Lors de l’analyse du document, le recherche de l’item se fait également dans les items fournisseurs pour faire le lien avec l’item de Prextra. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver toutes les factures d’achat sauf les factures de compte Grand Livre. NOTE : Il est possible de modifier le code d’item de la ligne via l’icône de loupe. |
| Description : | Affiche la description de la ligne de détail lue dans le document. NOTE : Il est possible de modifier la description de la ligne dans le champ blanc. |
| Compte GL : | Ce champ vous permet de saisir le compte de d’achat ou dépenses qui correspond à votre fournisseur. NOTE : Référez-vous au point 4.2 du présent document pour plus d’information sur les priorités permettant de compléter ce champ automatiquement. NOTE : Il est possible de modifier le compte de Grand Livre de la ligne dans le champ blanc. |
| Projet : | Sélectionnez un projet pour le compte de Grand Livre, si celui-ci est par projet, pour la création de la facture. NOTE : Ce champ est complété par défaut, lors de l’ajout du document, par le projet lié au compte GL s’il existe dans le bon d’achat. NOTE : Ce champ est obligatoire uniquement si le compte de Grand Livre est coché « Par projet obligatoire ». |
| Quantité : | Affiche la quantité de la ligne de détail lue dans le document pour les factures sans bon d’achat ou celle des réceptions liées au bon d’achat. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver une facture d’achat. NOTE : Il est possible de modifier la quantité de la ligne dans le champ blanc. |
| UDM : | Affiche l’unité de mesure de la ligne de détail. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver les factures de réception et les factures d’achat sans bon d’achat. Il doit être vide pour les factures de compte Grand livre. Référez-vous au point 4.3 pour plus d’information sur les priorités permettant de compléter ce champ automatiquement. NOTE : Il est possible de modifier l’unité de mesure de la ligne dans le champ blanc. |
| Prix : | Affiche le prix unitaire de la ligne de détail. NOTE : Si le total de la ligne n’est pas égal au prix unitaire * quantité, alors le système va recalculer le prix unitaire en fonction du total lu pour la ligne, prix total de ligne / quantité. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver une facture d’achat. NOTE : Il est possible de modifier le prix de la ligne dans le champ blanc. |
| Total : | Affiche le montant de la ligne de détail lu dans le document, c’est-à-dire le coût unitaire multiplié par la quantité. NOTE : Ce champ est obligatoire pour approuver une facture d’achat. NOTE : Il est possible de modifier le total de la ligne dans le champ blanc. |
| Case à cocher | Cocher la case du ou des lignes à supprimer et cliquer sur le bouton « Détruire lignes ». NOTE : En cochant la case dans l’en-tête du tableau et en cliquant sur le bouton « Détruire lignes », toutes les lignes de toutes les pages seront supprimées en une seules fois. |
| Section « Objets » | Cette section permet de valider le sommaire du montant de la facture d’achat. |
| Sous total : | Affiche le sous-total recalculer par le système au moment de l’ajout du document dans PrexFlow. NOTE : Le sous-total affiche la somme des lignes de détail. NOTE : Il est possible de modifier le sous-total dans le champ blanc. |
| Transport : | Affiche le montant du transport lu dans le document. NOTE : Le montant de transport lu dans le document sera ajouté au sous total pour le calcul des taxes. |
| Taxe 1 : | Affiche le total de taxe 1 calculer par le système en fonction du code taxe du bon d’achat ou du fournisseur et de montant du sous-total avec le transport. NOTE : Il est possible de modifier le montant de cette taxe dans le champ blanc suivant. |
| Taxe 2 : | Affiche le total de taxe 2 calculer par le système en fonction du code taxe du bon d’achat ou du fournisseur et de montant du sous-total avec le transport. NOTE : Il est possible de modifier le montant de cette taxe dans le champ blanc suivant. |
| Taxe 3 : | Affiche le total de taxe 3 calculer par le système en fonction du code taxe du bon d’achat ou du fournisseur et de montant du sous-total avec le transport. NOTE : Il est possible de modifier le montant de cette taxe dans le champ blanc suivant. |
| Code de taxe : | Affiche le code de taxe du bon d’achat ou du fournisseur s’il existe. NOTE : Les taxes ne sont pas recalculées automatiquement lorsque l’on modifie ou sélectionne un autre type de taxe. |
| Total : | Affiche le montant total du document. NOTE : Ce montant n’est pas recalculé afin de garantir le total de la facture. Si les montants Sous-total + Transport + taxe 1 + Taxe 2 + Taxe 3 n’est pas égale au totale, la facture sera bloquée et devra être ajustée manuellement. NOTE : Il est possible de modifier le montant total dans le champ blanc suivant. |
2.2.1.1 Une facture de bon d’achat avec ou sans réception d’achat :
Une facture de bon d’achat, avec ou sans réception d’achat, est créée lorsque le numéro de bon d’achat, de connaissement, de référence fournisseur ou de réception provenant d’un document téléchargé correspond dans Prextra.
NOTE : Si votre compagnie est configurée avec une gestion par secteur et/ou par entrepôt obligatoire, les informations du bon d’achat seront automatiquement appliquées à la facture d’achat générée.
2.2.1.2 Une facture d’achat sans bon d’achat :
Une facture d’achat sans bon d’achat est créée lorsque les codes d’item lus dans un document téléchargé correspondent dans Prextra, mais qu’aucun bon d’achat ni aucune réception active ne sont trouvés par PrexFlow pour ce fournisseur ou ce connaissement.
2.2.1.3 Une facture de compte de Grand Livre (Facture de dépenses) :
Une facture de compte de Grand Livre (facture de dépenses) est créée lorsqu’aucun code d’item, numéro de bon d’achat, numéro de connaissement ni numéro de réception provenant d’un document téléchargé ne correspond dans Prextra.
NOTE : Pour les 2 derniers types de factures, si votre compagnie est gérée par secteur obligatoire, vous devrez sélectionner un secteur dans le champ « Secteur (Coût) de PrexFlow » dans les fiches de vos fournisseurs afin de ne pas être bloqué lors de l’approbation des factures de compte de Grand Livre ou des factures sans bon d’achat. Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « PrexFlowciesector » a été ajoutée dans la configuration « VendorMAintenanceShowFields ». De plus, il est possible d'importer le secteur des fournisseurs via l’importation des fournisseurs.
NOTE : Pour plus d’information pour afficher ses champs et les compléter, référez-vous à la documentation « Processus de PrexFlow » au point « Préalables ».
2.2.2 Les boutons
2.2.2.1 Bouton « Approuver »
Le bouton « Approuver » vous permet d’approuver le document pour créer la facture d’achat dans Prextra.
NOTE : Il est possible d’afficher la facture d’achat créée lorsque le document est approuvé en activant la configuration « PrexFlowOpenInvoiceAfterApproval ».
2.2.2.2 Bouton « Approuver et Ouvrir »
Le bouton « Approuver et Ouvrir » permet d’approuver le document, de créer la facture d’achat correspondante et de l’afficher immédiatement à l’écran.
Note : Cette option vous permet de déterminer quelles factures d’achat doivent s’ouvrir automatiquement lors de leur approbation. Pour l’afficher, vous devez ajouter la valeur « ApproveAndOpen » dans la configuration « PrexFlowShowField ».
2.2.2.3 Bouton « Rejeter le document »
Le bouton « Rejeter le document » vous permet de rejeter un document et ainsi, le rendre inactif.
NOTE : En cliquant sur ce bouton, l’apprentissage de l’information saisie ou modifiée sera fait par le système.
Cliquez sur la flèche du bouton « Approuver » pour rejeter le document.
En cliquant sur ce bouton, vous serez en mesure de sélectionner une raison de refus et/ou de saisir une note de refus puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Le document sera alors inactif.
NOTE : Pour les créer les raisons de refus, dirigez-vous dans l’option « Raison de refus » de menu « Maintenance » du module « PrexFlow ».
2.2.2.4 Bouton « Relancer l’analyse »
Le bouton « Relancer l’analyse » vous permet de relancer le traitement du document afin de compléter automatiquement la partie détail du document. Ce bouton s’affichera uniquement si une modification est faite dans les champs blancs suivant : « # Bon d’achat », « Fournisseur », « Connaissement » ou « Réf fourn. » que le changement soit manuel ou via l’icône d’apprentissage.
L’écran du document sera fermé lorsque l’on relance l’analyse et son statut sera modifié.
NOTE : En cliquant sur ce bouton, l’apprentissage de l’information saisie ou modifiée sera fait par le système.
2.2.2.5 Bouton « Réessayer »
Le bouton « Réessayer » vous permet de relancer le téléchargement d’un document de statut « Échoué » dans le processus de PrexFlow.
NOTE : Ce bouton est affiché uniquement pour les documents de statut « Échoué ».
2.2.2.6 Bouton « Désactiver »
Le bouton « Désactiver » vous permet de rendre inactif un document de statut « Échoué » dans la liste des documents de PrexFlow.
NOTE : Ce bouton est affiché uniquement pour les documents de statut « Échoué ».
2.2.2.7 Bouton « Transférer »
Le champ « Compagnie » et le bouton « Transférer » vous permettent de transférer un document qui n’a pas été téléchargé dans la bonne compagnie. Cliquez sur le champ « Compagnie » pour sélectionner une compagnie de destination, puis cliquez sur « Transférer ».
NOTE : Le document transféré sera automatiquement relancé en analyse dans la compagnie de destination.
NOTE : Le champ « Compagnie » est seulement affiché aux utilisateurs autorisés comme administrateur dans plus d’une compagnie via le contrôle de PrexFlow et seules les compagnies autorisées de l’utilisateur lui seront affichées. De plus, il est possible de transférer un document uniquement dont le statut est en attente d’approbation.
NOTE : Un document transféré est renuméroté selon l’incrémentation de la compagnie de destination. Dans la compagnie d’origine, le numéro de document transféré sera manquant.
3. Processus d’approbation
Le processus d’approbation permet d’automatiser la création des factures d’achats des documents qui sont ajouté dans PrexFlow.
Une fois le processus activé, les documents qui sont ajoutés dans PrexFlow et que ne sont pas bloqué par une validation, créeront automatique une facture d’achat dans Prextra. Le processus va simuler le clic du bouton « Approuver ». Le document passera automatiquement du statut « en attente » au statut « réussi ».
NOTE : La facture créée sera consultable dans la liste de navigation des factures d’achat, l’utilisateur sera « PrexFlow » lorsqu’elle provient de l’approbation automatique.
NOTE : Pour activer le processus d’approbation automatique, veuillez contacter votre formateur PrexFlow.
Pour activer le processus d’approbation automatique, dirigez-vous dans l’option « Contrôle de PrexFlow » du menu « Maintenance » du module « PrexFlow » et cliquer sur le bouton « Configurer » du champ « Processus d'approbation ».
L’écran de configuration de l’automatisation s’affiche.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Éléments » | Cette section liste les éléments disponibles pour l’approbation automatique de la facture d’achat. |
| Condition : | Cliquer sur ce bouton et le glisser dans la section de droite afin d’ajouter des conditions pour l’approbation automatique de la facture d’achat. |
| Section « Variables disponibles » | Cette section affiche la liste des variables disponibles pour les conditions de l’approbation automatique de la facture d’achat. |
| Fournisseur : | Ajouter cette variable dans les conditions pour ajouter une condition dépendant d’un ou plusieurs fournisseurs. |
| Type de fournisseur : | Ajouter cette variable dans les conditions pour ajouter une condition dépendant d’un ou plusieurs types de fournisseurs. |
| No document : | Ajouter cette variable dans les conditions pour ajouter une condition dépendant d’un ou plusieurs documents. |
| Total : | Ajouter cette variable dans les conditions pour ajouter une condition dépendant d’un total de facture. |
| Section « Quadrillage » | Cette section permet de créer les conditions de création automatique des factures d’achat dans Prextra |
| Document ajouté : | Ce bouton et le point de départ du traitement du document qui est ajouté à la liste des documents de PrexFlow. Des informations sont extraites, cela déclenche l'approbation pour la création de la facture d'achat. NOTE : Ce bouton ne peut pas être ajouté, supprimé ou dupliquer. |
| Approbation et création automatique de la facture d’achat : | Ce bouton est un point d’arriver du traitement du document. Il permet que la facture d’achat soit automatiquement créée. NOTE : Ce bouton ne peut pas être ajouté, supprimé ou dupliquer. |
| Approbation manuelle requise : | Ce bouton est un point d’arriver du traitement du document. Il permet que de faire une création manuelle de la facture d’achat. NOTE : Ce bouton ne peut pas être ajouté, supprimé ou dupliquer. |
4. Priorités de saisie automatique des champs
4.1 Fournisseur
La correspondance du fournisseur entre le document et Prextra s’effectue selon l’ordre de priorité suivant : les codes de taxes inscrits sur la facture (s’ils existent dans la fiche fournisseur), le nom du compte TEF fournisseur, puis le nom ou le code du fournisseur.
NOTE : Si aucun fournisseur n’est trouvé automatiquement, il est possible de le sélectionner manuellement à l’aide de l’icône de la loupe.
4.2 Compte GL
Le champ « Compte GL » est obligatoire et se complète automatiquement selon le type de facture : à partir du compte d’achat par défaut de la fiche fournisseur pour une facture de Grand Livre, des comptes du bon d’achat pour les factures liées à un bon d’achat ou une réception, ou du compte de la catégorie de produit de l’item pour une facture sans bon d’achat.
NOTE : Si aucune de ces conditions n’est remplie, le champ demeure vide et doit être saisi manuellement afin de pouvoir approuver la facture.
4.3 UDM
Le champ « UDM » est obligatoire pour toute facture d’achat autre qu’une facture de compte Grand Livre et se complète automatiquement selon les priorités suivantes : si un code d’item est présent avec un bon d’achat, l’UDM fournisseur du bon d’achat est utilisé, sinon l’UDM de la fiche item est appliqué; en l’absence de code d’item, même si un UDM est détecté sur la facture, le champ est vidé afin de ne pas bloquer les validations.