Processus de PrexFlow
PrexFlow vous permet d’automatiser la saisie des factures d’achat dans Prextra dès leur réception, grâce à l’intelligence artificielle.
IMPORTANT : Pour bénéficier de cette fonctionnalité, nous vous invitons à contacter votre chargé de projet afin de procéder à la configuration de votre ou vos compagnies.
1. Préalable
Afin d’améliorer l’efficacité de PrexFlow, certaines informations devraient être complétées dans les fiches fournisseurs. Il est recommandé de saisir les codes de taxes, puisque ceux-ci sont utilisés en priorité par le système pour identifier le fournisseur à partir des factures. Pour les fournisseurs liés uniquement à des factures de compte Grand Livre (ex. : Hydro-Québec, Bell, Telus), il est également suggéré de configurer un compte d’achat par défaut dans le bouton « Compte d’achat ».
Lorsque la gestion par entrepôt est obligatoire, le champ « Item entrepôt » doit être renseigné pour les fournisseurs qui ne sont jamais associés à des bons d’achat.
NOTE : La configuration « MandatorySiteInPurchase » doit être active.
NOTE : La configuration « VendorMaintenanceShowFields » avec la valeur « siteid » doit être active pour afficher ce champ.
De la même façon, si la gestion par secteur est obligatoire, un secteur doit être sélectionné dans le champ « Secteur (Coût) de PrexFlow » pour ces mêmes fournisseurs.
NOTE : La configuration « VendorMaintenanceShowFields » avec la valeur « PrexFlowciesector » doit être active pour afficher ce champ.
Finalement, le bouton « PrexFlow » doit être complété lorsque celui-ci est disponible dans la fiche fournisseur, selon les besoins spécifiques de certains fournisseurs.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Utiliser uniquement la page 1 de la facture : | Cocher cette case si les informations : sous-total, taxes, transport et total, sont affichées sur la première pages alors que les autres pages affichent le détail du sous-total. NOTE : Les Fournisseurs Hydro-Québec, Cogeco, Bell, Telus, Purolator, Poste canada ont souvent ce type de facture. Ainsi le système affichera une ligne de détail avec le montant du sous-total. |
| Garder les taxes du document : | Cocher cette case pour utiliser les taxes du document au lieu de les recalculer à partir de la somme du sous-total + transport. NOTE : Cela permet de gérer les différences d’arrondissements de taxe. |
| Gestion des écofrais : | Cocher cette case pour permettre la gestion automatique des éco-frais pour ce fournisseur. NOTE : En cochant la case, deux nouveaux champs s’afficheront. |
| Item : | Saisir le code d’item utiliser pour saisir les éco frais dans votre facture d’achat de réception ou de bon d’achat. NOTE : Ce champ n’est pas obligatoire. |
| Compte du GL : | Saisir le compte Grand Livre qui sera utiliser pour saisir les éco-frais dans la facture d’achat. NOTE : Ce champ est obligatoire. |
| Projet : | Saisir le Projet du Grand Livre relié au compte Grand Livre si nécessaire. NOTE : Ce champ s’affiche uniquement si le compte Grand Livre saisi est par projet. |
Compléter le contrôle de PrexFlow en s’assurant que l’utilisateur est défini comme « Administrateur » afin de pouvoir accéder à la liste des documents de PrexFlow lors de la mise en place.
NOTE : Référez-vous à la documentation « PrexFlow » pour plus d’information sur le contrôle de PrexFlow.
2. Réception de documents dans PrexFlow
Dirigez-vous vers l’option « Liste des documents PrexFlow » du menu « Utilitaires » du module « PrexFlow » afin de consulter les documents téléchargés dans PrexFlow.
NOTE : Pour accéder à cette option, l’utilisateur doit être préalablement sélectionné dans la liste des administrateurs du contrôle de PrexFlow.
Trois méthodes permettent d’ajouter des documents dans la liste des documents PrexFlow. Il est possible d’envoyer un document au format PDF par courriel à l’adresse PrexFlow de votre compagnie, laquelle vous sera fournie par le support lors de la formation.
NOTE : Seul le document PDF joint au courriel est traité dans PrexFlow; le contenu du courriel (informations ou questions) n’est pas pris en compte dans Prextra. Il est recommandé de rediriger votre adresse courriel de comptes payables vers l’adresse PrexFlow.
Il est également possible de glisser-déposer un ou plusieurs fichiers PDF directement depuis votre ordinateur dans la liste de navigation des documents PrexFlow, ou d’utiliser l’icône d’ajout pour sélectionner les documents PDF à importer.
IMPORTANT : Seuls les documents PDF envoyés à l’adresse courriel PrexFlow à partir d’adresses courriel autorisées seront automatiquement téléchargés. Tout document provenant d’une adresse non autorisée ne sera pas traité. De plus, chaque courriel ne doit contenir qu’un seul document PDF.
Lorsqu’un document est en cours de téléchargement dans la liste des documents PrexFlow, son statut est « En cours ».
NOTE : Les documents ayant ce statut peuvent être consultés, mais aucune action n’est disponible.
Une fois le téléchargement complété, le document aura le statut « En attente d’approbation » ou « Échoué ». Si le processus d’approbation automatique est configuré, certains documents peuvent passer automatiquement du statut « En cours » à « Réussi ». Les documents demeurant au statut « En attente d’approbation » doivent être approuvés manuellement, puisqu’ils ne respectent pas les critères d’approbation automatique ou sont bloqués par des validations.
3. Réviser les documents en attente d’approbation
Lorsqu’un document est téléchargé avec succès, il reçoit le statut « En attente d’approbation ».
NOTE : Lorsque le processus d’approbation automatique est activé, seules les factures qui ne sont pas créées automatiquement apparaissent avec ce statut et nécessitent une approbation manuelle.
Pour consulter, valider ou compléter les informations qui seront enregistrées dans la facture d’achat de Prextra, double-cliquez sur la ligne du document à approuver ou utilisez l’icône de modification dans la liste de navigation. Cette action permet également de visualiser et d’approuver les informations extraites par PrexFlow pour les documents ayant le statut « En attente d’approbation ».
NOTE : Pour plus d’information sur les champs de cet écran, référez-vous à la documentation « PrexFlow ».
3.1 Création d’une facture de bon d’achat et/ou de réception
Lorsque PrexFlow est en mesure d’extraire du document un numéro de bon d’achat, de connaissement ou de référence fournisseur, ainsi qu’un fournisseur correspondant dans Prextra, une facture de bon d’achat ou de réception d’achat est automatiquement créée.
Pour chaque ligne d’item liée à une réception, le compte Grand Livre du bon d’achat est appliqué par défaut dans le détail, tout en demeurant modifiable. Si ce compte est associé à un projet, celui-ci est également repris et peut être ajusté.
NOTE : Le compte Grand Livre et, le cas échéant, le projet associé sont obligatoires pour chaque ligne de détail de ce type de facture.
Un mécanisme d’apprentissage est disponible pour les champs « # Bon d’achat », « Fournisseur », « Connaissement », « Réf fourn. », « # Facture » et « Date fact. » lorsque les informations extraites ne sont pas exactes. Il suffit de cliquer sur l’icône d’apprentissage, de sélectionner la zone correspondante dans le document, puis de relancer l’analyse à l’aide du bouton « Relancer Analyse » afin de permettre au système de compléter automatiquement les champs requis.
NOTE : Une job de nuit est activé par défaut permettant pour relancer automatiquement tous les documents dont le statut est « En attente d'approbation » afin de rechercher si, depuis l'ajout du document dans PrexFlow, une réception a été ajoutée dans Prextra. Ainsi, le lien entre la facture et la réception sera fait, permettant la création de la facture en cliquant « Approuver » ou automatique si l'approbation automatique est configurée.
Une fois les informations validées, cliquez sur « Approuver » pour créer la facture d’achat, si le processus d’approbation automatique n’est pas configuré.
IMPORTANT : Les items liés à un bon de travail sur un bon d’achat non réceptionné ne sont pas distribués automatiquement lors de la facturation. Il est nécessaire d’utiliser le bouton « Distribuer » dans la facture d’achat pour effectuer la distribution vers les bons de travail.
La facture créée est accessible dans l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer », et les réceptions associées sont fermées lors de sa création.
NOTE : La colonne optionnelle « PrexFlow » peut être affichée dans les listes et consultations des factures d’achat afin d’identifier celles créées via PrexFlow. Les factures issues de l’approbation automatique portent le code utilisateur « PrexFlow », tandis que celles approuvées manuellement affichent le code de l’utilisateur ayant effectué l’approbation.
NOTE : Une copie du document original est jointe à la facture dans Prextra, et la date du document correspond à la date de téléchargement dans PrexFlow.
NOTE : Le terme de paiement, la devise et, le cas échéant, le secteur (si la gestion par secteur est obligatoire) proviennent du bon d’achat.
NOTE : Il est possible de créer une facture à partir d’une ou plusieurs réceptions, qu’elles soient issues d’un ou de plusieurs bons d’achat.
3.2 Création d’une facture d’achat sans bon d’achat
Double-cliquez sur la ligne d’un document dont le statut est « En attente d’approbation » dans la liste des documents de PrexFlow afin de visualiser et d’approuver les informations extraites par PrexFlow.
NOTE : Pour créer ce type de facture, PrexFlow n’est pas en mesure d’extraire ni numéro de bon d’achat, ni connaissement, ni référence fournisseur et que le fournisseur n’a aucun bon d’achat ou aucune réception active et qu’il est en mesure d’extraite les items correspondant dans Prextra, une facture d’achat sans bon d’achat sera créée.
Vous serez en mesure de valider les informations extraites par PrexFlow, ajoutez des lignes de factures, corrigez et/ou complétez les données, les items et les descriptions, au besoin.
Si l’item possède un compte Grand Livre d’achat dans sa catégorie de produit, le système l’affichera par défaut sur les lignes de détail. Le champ sera modifiable. De plus, si le compte Grand Livre est par projet, le projet relié à la catégorie sera également complété et modifiable.
NOTE : Le compte de Grand Livre pour chaque ligne de détail et le projet du compte de Grand Livre, s’il y a lieu, sont des champs obligatoires pour ce type de facture.
NOTE : Si le fournisseur, le numéro de facture et/ou la date de facture n’affichent pas la bonne information à la suite du téléchargement de PrexFlow, il est possible d’utiliser l’apprentissage. Cliquez sur l’icône de l’apprentissage « [ ] » et sélectionnez la zone dans le document où est affichée l’information spécifique afin de la corriger. Il est ensuite possible de relancer l’analyse du document en cliquant sur le bouton « Relancer Analyse » afin de compléter automatiquement les champs obligatoires si le système trouve les liens.
Une fois les informations validées, cliquez sur « Approuver » pour créer la facture d’achat sans bon d’achat, si le processus d’approbation n’est pas configuré.
La facture créée est disponible dans l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
NOTE : Dans la liste de navigation des factures d’achat et consultation des factures d’achat, vous pouvez faire afficher la colonne optionnelle « PrexFlow » qui indiquera « Oui » pour toutes les factures d’achat créées via PrexFlow. De plus, les factures créées à partir de l’automatisation de l’approbation auront le code utilisateur « PrexFlow » par défaut. Lorsqu’elles sont approuvées manuellement, c’est le code utilisateur de l’employé qui clique sur le bouton « Approuver » qui est affiché.
NOTE : Une copie du document original téléchargé dans PrexFlow sera jointe au document de cette facture dans Prextra. De plus, la date du document sera celle du téléchargement dans PrexFlow.
NOTE : Le terme de paiement et la devise proviennent de la fiche fournisseur. De plus, si votre compagnie est gérée par secteur ou entrepôt obligatoire, le secteur et ou l’entrepôt proviennent aussi de la fiche fournisseur.
3.3 Création d’une facture de compte de Grand Livre (Facture de dépenses)
Double-cliquez sur la ligne d’un document dont le statut est « En attente d’approbation » dans la liste des documents de PrexFlow afin de visualiser et d’approuver les informations extraites par PrexFlow.
NOTE : Lorsque PrexFlow n’est pas en mesure d’extraire de numéro de bon d’achat, de connaissement, de référence fournisseur, de réception et/ou de code d’item correspondant dans Prextra, la facturation sera une facture de compte de Grand Livre, fréquemment appelé « Facture de dépenses ».
Vous serez en mesure de valider les informations extraites par PrexFlow, ajoutez des lignes de factures, corrigez et/ou complétez les données et les descriptions, au besoin.
Si le fournisseur possède un compte d’achat coché « Par défaut » dans le bouton « Compte d’achat » de la fiche fournisseur, le système l’affichera par défaut sur les lignes de détail. Le champ sera modifiable. De plus, si le compte Grand Livre est par projet, le projet relié sera également complété et modifiable.
NOTE : Le compte de Grand Livre pour chaque ligne de détail et le projet du compte de Grand Livre, s’il y a lieu sont des champs obligatoires pour ce type de facture.
NOTE : Si le fournisseur, le numéro de facture et/ou la date de facture n’affichent pas la bonne information à la suite du téléchargement de PrexFlow, il est possible d’utiliser l’apprentissage. Cliquez sur l’icône de l’apprentissage « [ ] » et sélectionnez la zone dans le document où est affichée l’information spécifique afin de la corriger. Il est ensuite possible de relancer l’analyse du document en cliquant sur le bouton « Relancer Analyse » afin de compléter automatiquement les champs obligatoires si le système trouve les liens.
Une fois les informations validées, cliquez sur « Approuver » pour créer la facture de compte de Grand Livre, si le processus d’approbation n’est pas configuré.
NOTE : Dans la liste de navigation des factures d’achat et consultation des factures d’achat, vous pouvez faire afficher la colonne optionnelle « PrexFlow » qui indiquera « Oui » pour toutes les factures d’achat créées via PrexFlow. De plus, les factures créées à partir de l’automatisation de l’approbation auront le code utilisateur « PrexFlow » par défaut. Lorsqu’elles sont approuvées manuellement, c’est le code utilisateur de celui qui clique sur le bouton « Approuver » qui est affiché.
NOTE : Le champ modifiable « UDM » ne doit jamais être complété pour approuver une facture de compte Grand Livre. Si aucun item n’est trouvé lors du traitement du document, le champ blanc « UDM » sera automatiquement vide.
La facture créée est disponible dans l’option « Factures d’achat » du menu « Transactions » du module « Comptes à payer ».
NOTE : Une copie du document original téléchargé dans PrexFlow sera jointe au document de cette facture dans Prextra. De plus, la date du document sera celle du téléchargement dans PrexFlow.
NOTE : Le terme de paiement et la devise proviennent de la fiche fournisseur. De plus, si votre compagnie est gérée par secteur ou entrepôt obligatoire, le secteur et ou l’entrepôt proviennent aussi de la fiche fournisseur.