Rapport de non-conformité
Un rapport de non-conformité, communément appelé « RNC », vous permet de conserver une traçabilité d'une non-conformité dans une matière première ou d'un produit fini avec les informations et explications nécessaires.
L'item non conforme peut être lié à une « Job », une « Réception » ou « Autre ».
NOTE : Plusieurs champs peuvent être cachés ou affichés selon les configurations « RncShowfields » et « RncHiddenFields ». Pour ce faire, veuillez faire la demande à votre chargé de projet.
1. Préalables
1.1 Code de raison RNC
Afin de créer un rapport de non-conformité, « RNC », vous devez préalablement créer vos codes de raison.
Dirigez-vous dans l’option « Code de raison RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE: Le code de raison RNC est un champ obligatoire dans le RNC. Il est donc nécessaire d'en créer au moins un pour permettre l'enregistrement d'un RNC.
1.2 Catégorie RNC
Vous pouvez créer des catégories pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Catégorie RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code et une description, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Pour afficher le champ « Catégorie RNC » dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « cat » dans la configuration « RncShowFields ».
1.3 Département RNC
Vous pouvez créer des départements pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Département RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Pour afficher le champ « Département RNC » dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « dept » dans la configuration « RncShowFields ».
1.4 Sous-département RNC
Vous pouvez créer des sous-départements pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Département RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Sélectionnez un département pour relier le sous-département à un département.
Saisissez un code et une description, cliquez sur « Enregistrer ».
Vous pouvez relier le sous-département à une ou plusieurs causes d'écarts.
NOTE : Pour afficher le champ « Sous-département RNC » dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « dept » dans la configuration « RncShowFields ».
1.5 Cause écart RNC
Vous pouvez créer des causes écarts pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Cause écart RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Pour afficher le champ « Cause écart RNC » dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « dept » dans la configuration « RncShowFields ».
1.6 Criticité RNC
Vous pouvez créer des criticités pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Criticité RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Pour afficher le champ « Criticité » dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « criticality » dans la configuration « RncShowFields ».
1.7 Suivi des actions RNC
Vous pouvez créer des actions pour vos rapports de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Suivi des actions RNC » du menu « Maintenance » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
Saisissez un code, une description et une valeur numérique de maximum de 4 caractères, afin de déterminer l'ordre d'affichage des codes dans les combos, puis cliquez sur « Enregistrer ».
NOTE : Pour afficher la section de suivi des actions dans le RNC, vous devez ajouter la valeur « followupaction » dans la configuration « RncShowFields ».
1.8 Mesures correctives
Vous pouvez créer des mesures correctives et les relier à un rapport de non-conformité.
Dirigez-vous dans l’option « Mesures correctives » du menu « Transactions » du module « Production » afin de créer une mesure corrective pour un RNC existant.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| No. mesures correctives : | Affiche le numéro de la mesure corrective. |
| No RNC : (*) | Utilisez le combo afin de sélectionner le numéro du RNC désiré. |
| Date de création : | Affichera la date de création, une fois la mesure corrective enregistrée. |
| Mesures correctives / préventives à court terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à court terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à long terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à long terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Commentaires : | Vous permet d’ajouter des commentaires sur ce RNC. |
Le bouton « Documents » vous permet d'ajouter des documents à la mesure corrective.
Cliquez sur « Enregistrer » pour créer la mesure corrective.
NOTE : Ces mesures correctives ne s’affichent pas dans l’écran du RNC.
2. Création d’un RNC
Afin de créer un rapport de non-conformité, dirigez-vous dans l’option « RNC » du menu « Transactions » du module « Production » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement.
NOTE : Vous pouvez aussi créer un RNC à partir d’une inspection d’un bon d’achat. Pour ce faire, dirigez-vous au point 3 du présent document.
NOTE : De plus, dans l’écran des RNC, il est possible d'afficher un bouton « Employés » afin de relier les employés de type « RNC » au RNC en ajoutant la valeur « btnempl » dans la configuration « RncMaintenanceShowField ». Les employés de type RNC proviennent des employés dont la case « RNC » a été cochée dans le bouton « Plus d'informations » de la fiche employée.
2.1 RNC de type « Job »
Lorsque le RNC concerne une job, cochez la case « Job » dans l’écran du RNC :
| Champ : | Description : |
|---|---|
| # Job : (*) | Utilisez le combo afin de sélectionner la job à laquelle il faut associer le RNC. NOTE : Il est possible de sélectionner une job inactive. |
| Item : | Utilisez le menu déroulant afin de sélectionner l’item qui fait l’objet du RNC. NOTE : Seuls les items fabriqués seront affichés dans ce champ; le système ne liste pas les items utilisés comme matière première dans les jobs. |
| Client : | Affiche le client relié à la job. |
| Date du RNC : | Sélectionnez la date du RNC. |
| Qté NC : (*) | Saisissez la quantité non conforme de l’item. NOTE : Pour les items avec numéros de série, ce champ est une liste déroulante et vous pouvez sélectionner un seul numéro de série. |
| Matières premières : | Cochez cette case si le RNC est dû à une erreur concernant la matière première. |
| Machine : | Cochez cette case si le RNC est dû à une erreur concernant la machine sur la job. |
| Main-d’œuvre : | Cochez cette case si le RNC est dû à une erreur concernant la main-d’œuvre. |
| Méthode de travail : | Cochez cette case si le RNC est dû à une erreur concernant la méthode de travail. |
| Milieu de travail : | Cochez cette case si le RNC est dû une erreur concernant de milieu de travail. |
| Action à l’inventaire : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'action à l'inventaire. Veuillez vous référer au point 2.4 du présent document. |
| Responsable du RNC : | Sélectionnez le responsable de ce RNC dans la liste des utilisateurs. NOTE : Il est possible de remplacer la liste des utilisateurs par la liste des employés en activant la configuration « RncRespEmplid ». Par contre, si vous avez déjà créé des RNC avec des responsables RNC de type « utilisateurs » et que vous souhaitez changer ceux-ci pour des employés, un correctif sera nécessaire dans votre base de données pour les anciens RNC. Il est également possible d'afficher uniquement les employés ou utilisateurs ayant accès au menu en activant la configuration « RncHiddenFields » avec la valeur « menuaccessusersonly ». |
| Code de raison RNC : (*) | Sélectionnez le code de raison adéquat du RNC. Ces codes proviennent de l’option « Code de raison RNC » du menu « Maintenance » du module « Production ». |
| Description de la non-conformité : | Ce champ permet d’ajouter une description pour cette non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à court terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à court terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à long terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à long terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Commentaires : | Vous permet d’ajouter des commentaires sur ce RNC. |
| Explication de ce qui a été fait : | Vous permet d’ajouter les actions correctives mises en place en lien avec ce RNC. |
| Impact financier lié à la non-conformité : | Saisissez les coûts liés au RNC. NOTE : Cette section est affichée à titre informatif seulement. |
| Décideur : | Sélectionnez le décideur dans la liste des utilisateurs. Il est possible d'afficher uniquement l'utilisateurs ayant accès au menu en activant la configuration « RncHiddenFields » avec la valeur « menuaccessusersonly ». Ces décideurs proviennent des utilisateurs autorisés pour approuver les RNC via les accès « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et plus » et « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et moins » de la catégorie « Module Production » des accès utilisateurs. NOTE : La limite de 400.00 $ est modifiable via la configuration « RncLimitAmt ». |
(*) Champ obligatoire
2.2 RNC de type « Réception »
Lorsque le RNC concerne une réception d’achat, cochez la case « Réception » dans l’écran du RNC :
| Champ : | Description : |
|---|---|
| No réception : (*) | Utilisez le combo afin de sélectionner la réception à laquelle il faut associer le RNC. |
| Ligne/Item : | Utilisez le menu déroulant afin de sélectionner l’item qui fait l’objet du RNC. |
| Date du RNC : | Sélectionnez la date du RNC. |
| Qté NC : (*) | Saisissez la quantité non conforme de l’item. |
| Action à l’inventaire : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'action à l'inventaire. Veuillez vous référer au point 2.4 du présent document. |
| Responsable du RNC : | Sélectionnez le responsable de ce RNC dans la liste des utilisateurs. NOTE : Il est possible de remplacer la liste des utilisateurs par la liste des employés en activant la configuration « RncRespEmplid ». Par contre, si vous avez déjà créé des RNC avec des responsables RNC de type « utilisateurs » et que vous souhaitez changer ceux-ci pour des employés, un correctif sera nécessaire dans votre base de données pour les anciens RNC. |
| Code de raison RNC : (*) | Sélectionnez le code de raison adéquat du RNC. Ces choix proviennent de l’option « Code de raison RNC » du menu « Maintenance » du module « Production ». |
| Description de la non-conformité : | Ce champ permet d’ajouter une description pour la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à court terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à court terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à long terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à long terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Commentaires : | Vous permet d’ajouter des commentaires sur ce RNC. |
| Explication de ce qui a été fait : | Vous permet d’ajouter les actions correctives mises en place en lien avec ce RNC. |
| Impact financier lié à la non-conformité : | Saisissez les coûts liés au RNC. NOTE : Cette section est affichée à titre informatif seulement. |
| Décideur : | Sélectionnez le décideur dans la liste des utilisateurs. Ces décideurs proviennent des utilisateurs autorisés pour approuver les RNC via les accès « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et plus » et « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et moins » de la catégorie « Module Production » des accès utilisateurs. NOTE : La limite de 400.00 $ est modifiable via la configuration « RncLimitAmt ». |
(*) Champ obligatoire
2.3 RNC de type « Autre »
Lorsque le RNC concerne un item, sans que celui-ci soit relié à une job distincte ou une réception d’achat, cochez la case « Autre » dans l’écran du RNC :
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Item : (*) | Utilisez le combo afin de sélectionner l’item qui fait l’objet du RNC. |
| Date du RNC : | Sélectionnez la date du RNC. |
| Qté NC : (*) | Saisissez la quantité non conforme de l’item. NOTE : Pour les items avec numéros de série, ce champ est un combo qui permet de sélectionner un seul numéro de série. |
| Action à l’inventaire : (*) | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner l'action à l'inventaire. Veuillez vous référer au point 2.4 du présent document. |
| Responsable du RNC : | Sélectionnez le responsable de ce RNC dans la liste des utilisateurs. NOTE : Il est possible afin de remplacer la liste des utilisateurs par la liste des employés en activant la configuration « RncRespEmplid ». Par contre, si vous avez déjà créé des RNC avec des responsables RNC de type « utilisateurs » et que vous souhaitez changer ceux-ci pour des employés, un correctif sera nécessaire dans votre base de données pour les anciens RNC. |
| Code de raison RNC : (*) | Sélectionnez le code de raison adéquat du RNC. Ces choix proviennent de l’option « Code de raison RNC » du menu « Maintenance » du module « Production ». |
| Description de la non-conformité : | Ce champ permet d’ajouter une description pour la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à court terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à court terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Mesures correctives / préventives à long terme : | Vous permet d’ajouter certaines mesures correctives et ou préventives à long terme pour corriger ou empêcher l’occurrence de la non-conformité. |
| Commentaires : | Vous permet d’ajouter des commentaires sur ce RNC. |
| Explication de ce qui a été fait : | Vous permet d’ajouter les actions correctives mises en place en lien avec ce RNC. |
| Impact financier lié à la non-conformité : | Saisissez les coûts liés au RNC. NOTE : Cette section est affichée à titre informatif seulement. |
| Décideur : | Sélectionnez le décideur dans la liste des utilisateurs. Ces décideurs proviennent des utilisateurs autorisés pour approuver les RNC via les accès « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et plus » et « Liste des décideurs pour les montants de 400$ et moins » de la catégorie « Module Production » des accès utilisateurs. NOTE : La limite de 400.00 $ est modifiable via la configuration « RncLimitAmt ». |
(*) Champ obligatoire
2.4 Actions à l’inventaire
L'action à l'inventaire « À réparer » vous permet d'afficher un bouton « Job réparation » permettant de créer une nouvelle job de production à l'inventaire afin de réparer l'item non conforme.
NOTE : En cliquant sur le bouton « Job réparation », l'écran de la création de production s'ouvrira affichant l'item non conforme, ainsi que son BOM par défaut et la quantité de l'item non conforme. Vous serez en mesure de cliquer « Ajouter » afin de lancer en production la job de réparation.
L'action à l'inventaire « Remplacer » vous permet de créer une non-conformité pour une pièce non conforme à remplacer.
NOTE : Cette action est seulement à titre informatif et ne crée aucune transaction d’inventaire. De plus, cette action est affichée seulement dans un RNC de type « Réception » ou « Autre ».
L'action à l'inventaire « Relancer » vous permet d'afficher un bouton « Transfert sur BT » permettant de créer un sous-assemblage dans la job initiale pour relancer l’item non conforme en production.
NOTE : Le BOM utilisé pour le sous-assemblage dans la job initiale sera le BOM de l'item non conforme lancé en réparation.
L'action à l'inventaire « Détruire » vous permet de détruire l'item via une transaction d’ajustement à l’inventaire.
NOTE : Il est possible de ne pas créer de transaction à l’inventaire pour un RNC avec une action « À détruire » en activant la configuration « RncNoItemTransOnScrapAction ».
L'action à l'inventaire « Utilisé tel quel » vous permet de préciser que la pièce a une non‑conformité, mais qu’elle sera tout de même utilisée.
2.5 Explication des boutons
Le bouton « Documents » vous permet d’ajouter un document à la demande RNC.
Le bouton « Job réparation » vous permet de créer une nouvelle job de production à l’inventaire afin de réparer l'item non conforme dont l’action est « À réparer ».
NOTE : En cliquant sur ce bouton, l'écran de la création de production s'ouvrira affichant l'item non conforme, ainsi que son BOM par défaut et la quantité de l'item non conforme. Vous serez en mesure de cliquer « Ajouter » afin de lancer en production la job de réparation.
Le bouton « Transfert BT » vous permet de créer un sous-assemblage dans la job initial pour relancer l'item non conforme en production dont l’action est « Relancer ».
NOTE : Le BOM utilisé pour le sous-assemblage dans la job initiale sera le BOM de l'item non conforme lancé en réparation.
Le bouton « Autres informations » vous permet d'ajouter une information spécifique pour votre environnement.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la valeur « btnperso » a été ajoutée dans la configuration « RNCShowFields ». Veuillez vous référer à votre chargé de projet pour paramétrer ce bouton.
Le bouton « Imprimer » vous permet d’afficher le rapport de non-conformité sous forme de rapport PDF.
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer le RNC.
Le bouton « Fermer »vous permet de fermer le RNC.
3. Création d’un RNC suite à une inspection d’item
Il est aussi possible de créer un RNC à partir de l'inspection d’un bon d’achat.
NOTE : Pour plus de détail sur le processus des inspections d’item à la réception d’un bon d’achat, veuillez vous référer à la documentation « Mise en quarantaine des items » du module « Achats ». Ce processus fonctionne seulement si vos localisations sont gérées en multi-localisation dans votre base de données.
3.1 Localisation de quarantaine
Avant d’être disponibles à la revente ou à la production, les items achetés nécessitant une inspection seront entreposés dans une localisation de quarantaine jusqu’à ce que les inspections soient complétées.
Dirigez-vous dans l’option « Localisations » du menu « Maintenance » du module « Inventaire », afin de créer une localisation de quarantaine.
NOTE : Afin d'afficher la case à cocher « Quarantaine » dans les localisations, vous devez activer la configuration « quarantinereceipt ».
NOTE : Les items mis en quarantaine seront affichés dans la fiche d’item.
3.2 Inspections
Dirigez-vous dans l’option « Inspections » du menu « Maintenance » du module « Manufacturier » afin de créer les inspections à effectuer sur vos items achetés.
Saisissez la description de l’inspection dans le champ « Desc. Français » et sélectionnez un type d’inspection dans le champ « Type d’inspection ».
Lorsque vous cliquerez sur le bouton « Enregistrer », l’écran affichera les détails de l’inspection.
NOTE : Si vous sélectionnez le type d’inspection « Production », vous devez cocher une ou plusieurs opérations afin de les relier à l'inspection.
Cliquez sur l’icône d’ajout enregistrement afin de créer les détails de cette inspection.
Saisissez un code d'inspection, une description française et anglaise et un ordre d'affichage.
Sélectionnez le type de donnée à créer. Selon celui choisi, l'écran affichera les options liées à ce type de donnée.
Cliquez sur « Enregistrer » pour enregistrer l’inspection.
3.3 Assignation des inspections aux items
Afin d’assigner les inspections aux items, dirigez-vous dans la fiche de l’item désiré via l'option « Items » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et cliquez sur le bouton « Inspections ».
NOTE : La quantité en quarantaine de l'item vous sera affichée à droite de la quantité en main, s'il y a lieu.
Dans ce bouton, vous serez en mesure de sélectionner les inspections qui doivent être faites lors d'une réception d'achat pour cet item.
Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer les détails de l'inspection à faire.
NOTE : Le champ « Pourcentage » vous permet d’entrer un pourcentage afin de calculer le nombre d'items à inspecter à la réception d'un bon d’achat.
3.4 Effectuer l’inspection et la création d’un RNC
Dirigez-vous dans l’option « Pièces à inspecter » du menu « Transactions » du module « Achats », afin d'effectuer l'inspection des items nécessitant une inspection sur réception d’achats.
Sélectionnez la réception d'items à inspecter, puis vous obtiendrez un écran semblable :
La note en rouge provient du champ « Note » du bouton « Inspections » de la fiche d'item.
Les détails de l'inspection à effectuer sont affichés dans la section encadrée. Il suffit de faire les vérifications demandées et de remplir les champs.
Le champ « Échantillonnage d'inspection » vous affiche la quantité d'items à inspecter selon le pourcentage défini dans la fiche d'item.
Cette valeur est modifiable.
Le champ « Statut » vous permet d’accepter ou de refuser l’inspection faite sur les items. À la sélection du statut « Accepté », un champ « Localisation » apparait permettant de sélectionner la localisation où les items doivent être transférés pour leur utilisation future.
Si une non-conformité est détectée lors de l’inspection, vous pouvez créer un RNC en sélectionnant l'icône d'ajout d'enregistrement.
L'écran du RNC vous sera affiché afin de créer votre RNC avec les détails nécessaires.
4. Rapports
4.1 Rapport pièces à inspecter - Excel
Dirigez-vous dans l’option « Rapport pièces à inspecter - Excel » du menu « Rapports » du module « Achats », afin d’imprimer un rapport des pièces à inspecter, provenant des réceptions d’achat ayant des items à inspecter, sous version Excel.
4.2 Rapport RNC
Dirigez-vous dans l’option « Rapport RNC » du menu « Rapports » du module « Production » afin d’imprimer un rapport des RNC sous version Excel.