Projets

1. Maintenance

1.1 Employés

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la fiche de vos employés.

NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Paie » pour plus d’informations concernant la fiche employée, dont tous les champs et les boutons de la fiche employée.

Le champ « Charges sociales » permet d’estimer le montant de charges sociales à facturer sur un projet au coûtant.
Si on effectue la facturation des heures entrées dans une période de paie qui n’est pas fermée, le salaire de l'employé sera utilisé, c'est-à-dire le taux horaire, puis soit le montant ($) sera additionné ou le taux par le pourcentage (%) sera multiplié provenant du champ « Charges sociales » de la fiche de l’employé.
NOTE : La charge sociale aussi utilisée lors de la génération du rapport des travaux en cours en sélectionnant les charges sociales « Théoriques ».
NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la fiche de contrôle de la paie et le contrôle des projets ont été complétés et si le module des projets est activé au niveau de la compagnie.

Le bouton « Classes de profession » vous permet de classer les employés selon leur profession et niveau de profession.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la case « Utiliser les classes et niveaux de profession » est cochée dans le contrôle des projets et si le module des projets est activé au niveau de la compagnie.

1.2 Sous-traitants

Cette option vous affiche la liste de vos sous-traitants.
NOTE : Vous devez préalablement créer vos sous-traitants via le bouton « Sous-traitant » dans vos fiches fournisseurs.

Champ :	Description:
Fournisseur :	Affiche le fournisseur relié au sous-traitant.
Code :	Affiche le code du fournisseur relié au sous-traitant.
Salutation :	Sélectionnez la salutation du sous-traitant.
Nom : (*)	Saisissez le nom du sous-traitant.
Prénom : (*)	Saisissez le prénom du sous-traitant.
Courriel : (*)	Saisissez le courriel du sous-traitant.
Téléphone :	Saisissez le téléphone du sous-traitant.
Cellulaire :	Saisissez le cellulaire du sous-traitant.
Sexe :	Sélectionnez le sexe du sous-traitant.
Code utilisateur : (*)	Sélectionnez le code d'utilisateur relié à ce sous-traitant.
Superviseur :	Sélectionnez le superviseur du sous-traitant.
Gestionnaire chez le fournisseur :	Sélectionnez le gestionnaire chez le fournisseur de ce sous-traitant. Ces choix proviennent des fiches contacts du fournisseur relié à ce sous-traitant.
Langue : (*)	Sélectionnez la langue du sous-traitant.
Taux :	Saisissez le taux horaire du sous-traitant.
Actif :	Cochez cette case afin de rendre le sous-traitant actif. Décochez la case afin de rendre le sous-traitant inactif.

(*) Champ obligatoire

1.3 Classes de profession

Cette option vous permet de créer la liste des classes de profession qui seront utilisées.
NOTE : Cette option s'affiche uniquement si la case « Utiliser les classes et niveaux de profession » est cochée dans le contrôle des projets.

NOTE : Lorsqu’un département de paie est sélectionné dans une classe de profession et que celle-ci est liée à une activité, le transfert des temps qui sont entrés sur cette activité se fera dans le département de paie associé. Ce champ s’affiche seulement lorsque la configuration « PrdToPaDeptAndEbd » est active.

1.4 Sous-classes de profession

Cette option vous permet de créer la liste de vos sous-classes de profession et de les relier à la classe de profession appropriée.
NOTE : Cette option s’affiche uniquement si la case « Utiliser les classes et niveaux de profession » est cochée dans le contrôle des projets.

1.5 Activités

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos activités.

Champ :	Description :
Code : (*)	Saisissez un code d’activité; maximum de 25 caractères alphanumériques. NOTE : Un code d’activité doit être unique.
Description français : (*)	Saisissez la description française de l'activité; maximum de 100 caractères alphanumériques.
	Cliquez sur le globe terrestre pour voir le champ « Description anglais ».
Description anglais :	Saisissez la description anglaise de l'activité; maximum de 100 caractères alphanumériques.
Catégorie de produit : (*)	Sélectionnez une catégorie de produit. Ces choix proviennent de l’option « Catégories de produit » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Classe : (*)	Sélectionnez la classe de l’activité. Ces choix proviennent de l'option « Classes » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Sous-classe :	Sélectionnez la sous-classe de l’activité. Ces choix proviennent de l'option « Sous-classes » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
UDM : (*)	Sélectionnez l’unité de mesure de l’activité. Ces choix proviennent de l'option « UDM » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Entrepôt : (*)	Sélectionnez un entrepôt. Ces choix proviennent de l'option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Localisation : (*)	Sélectionnez la localisation de l’item. Ces choix proviennent de l'option « Localisations » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Actif :	Cette case est cochée par défaut à la création d’une activité. Décochez la case pour désactiver l’activité.
Statut : (*)	Sélectionnez le statut de l’activité.
Prix de vente :	Saisissez le prix de vente de l'activité. Par défaut, la valeur est de « 0.00 ».
Méthode coût :	Affiche la méthode de coût sélectionnée dans le champ « Méthode coût (À fabriquer) » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Ce champ est non modifiable.
Classe de profession :	Sélectionnez une classe de profession. Ces choix proviennent de l'option « Classes de profession » du menu « Maintenance » du module « Projets ». NOTE : Ce champ s’affiche seulement lorsque la case « Utiliser les classes et niveaux de profession » est cochée dans le contrôle des projets.
Produits taxables :	Cette case est cochée par défaut à la création d'une activité. Décochez cette case pour indiquer que l'activité est non taxable. NOTE : Ce champ s’affiche seulement lorsque la case « Produits non taxables permis » est cochée dans la compagnie.
Date de création :	Ce champ sera affiché après l’enregistrement de la fiche d’activité. Il affichera la date de création de l’activité.
Crée par :	Ce champ sera affiché après l’enregistrement de la fiche d’activité. Il affichera le nom de l’utilisateur qui a créé l’activité.
Facturable :	Cochez cette case si l’activité doit être facturable par défaut.
Forfaitaire :	Cochez cette case si l’activité doit être forfaitaire par défaut.
Activité pour le bureau :	Cochez cette case si l’activité est pour le bureau. NOTE : Une activité pour le bureau est réalisée à l’interne et ne peut pas être facturable.
Type de facturation :	Sélectionnez le type de facturation du forfaitaire, soit « Facturation à la fin », « Facturation selon l’avancement » ou « Acompte ». NOTE : Ce champ s’affiche seulement si la case « Forfaitaire » est cochée.
Activité pour achat :	Cochez cette case si l’activité peut être utilisée pour lier un achat à un projet. NOTE : Ce champ s’affiche seulement lorsque la configuration « ShowActivityForPurchase » est active.
Activité exclue du total :	Cochez cette case si le montant de l’activité doit être exclu du total du projet. NOTE : Ce champ s’affiche seulement lorsque la case « Afficher activité exclue du total » est cochée dans le contrôle des projets.
Exclure de la cédule :	Cochez cette case si l’activité ne doit pas être visible dans la cédule des projets.
RAD :	Sélectionnez un RAD dans lequel vous voulez appliquer les temps entrés pour cette activité lors du transfert des temps à la paie. Ces choix proviennent de l’option « RAD » dans le menu « Maintenance » du module « Paie ».

(*) Champ obligatoire

1.6 Dépenses

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour la liste de vos dépenses.

Champ :	Description :
Code : (*)	Saisissez un code de dépense; maximum de 25 caractères alphanumériques. NOTE : Un code de dépense doit être unique.
Description français : (*)	Saisissez la description française de la dépense; maximum de 100 caractères alphanumériques.
	Cliquez sur le globe terrestre pour voir le champ « Description anglais ».
Description anglais :	Saisissez la description anglaise de la dépense; maximum de 100 caractères alphanumériques.
Catégorie de produit : (*)	Sélectionnez une catégorie de produit. Ces choix proviennent de l’option « Catégories de produit » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Classe : (*)	Sélectionnez la classe de la dépense. Ces choix proviennent de l'option « Classes » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Sous-classe :	Sélectionnez la sous-classe de la dépense. Ces choix proviennent de l'option « Sous-classes » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
UDM : (*)	Sélectionnez l’unité de mesure de la dépense. Ces choix proviennent de l'option « UDM » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ».
Type :	Sélectionnez un type de dépense. Ces choix disponibles sont : Distance, Montant et Montant fixe.
Taux par kilomètre :	Saisissez un taux par kilomètre qui sera utilisé par défaut à la saisie de cette dépense dans un projet. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque le type « Distance » est sélectionné dans le champ « Type » précédent.
Taux par mille :	Saisissez un taux par mille qui sera utilisé par défaut à la saisie de cette dépense dans un projet. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque le type « Distance » est sélectionné dans le champ « Type » précédent.
Unité par défaut :	Sélectionnez l’unité, soit « Km » ou « Milles », qui sera utilisée par défaut pour cette dépense. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque le type « Distance » est sélectionné dans le champ « Type » précédent.
Avec pourboire :	Cochez cette case si le montant de la dépense doit inclure le pourboire. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque le type « Montant » est sélectionné dans le champ « Type » précédent.
Montant fixe :	Saisissez un montant fixe qui sera inscrit par défaut lors de la saisie de cette dépense dans un projet. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque le type « Montant fixe » est sélectionné dans le champ « Type » précédent.
RAD :	Sélectionnez un RAD (Revenus, Avantages, Déductions) dans lequel vous voulez appliquer les montants entrés pour cette dépense lors du transfert des temps à la paie. Ces choix proviennent de l’option « RAD » dans le menu « Maintenance » du module « Paie ».
Méthode coût :	Affiche la méthode de coût sélectionnée dans le champ « Méthode coût (À acheter) » de l’option « Compagnies » du menu « Maintenance » du module « Gestion de système ». Ce champ est non modifiable.
Compte pour transfert au GL :	Sélectionnez le compte du Grand Livre qui sera utilisé lors du transfert de cette dépense au Grand Livre.
Taxable :	Cochez cette case si la dépense doit être taxable par défaut.
Actif :	Cette case est cochée par défaut à la création d’une dépense. Décochez la case pour désactiver la dépense.
Facturable :	Cochez cette case si la dépense doit être facturable par défaut.
Forfaitaire :	Cochez cette case si la dépense doit être forfaitaire par défaut.
Dépense pour achat :	Cochez cette case si la dépense peut être utilisée pour lier un achat à un projet. NOTE : Ce champ s’affiche seulement lorsque la configuration « ShowActivityForPurchase » est active.
Taxable sur ventes seulement :	Cette case ne peut pas être cochée si la case « Taxable » est cochée. Lorsque cette case est cochée, le montant de la dépense doit être taxé sur la facture de vente, mais il ne doit pas l’être dans l’écriture comptable lors du transfert des dépenses au Grand Livre.

(*) Champ obligatoire

1.7 Consultation des sous-traitants

Cette option vous permet de consulter les sous-traitants, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

1.8 Types de projet

Cette option vous permet de créer la liste des types de projets.

Saisissez un code, une description et une valeur numérique dans le champ « Ordre » pour déterminer l'ordre d'affichage des types de projets dans les combos.

1.9 Contrôle des projets

Cette option vous permet de gérer les configurations nécessaires pour le module des projets.

Champ :	Description :
Opération : (*)	Sélectionnez une opération qui sera utilisée sur toutes les entrées de temps et de dépenses.
UDM : (*)	Sélectionnez une unité de mesure qui sera affichée par défaut à l’ajout d’une dépense.
Description des activités modifiables :	Cochez cette case pour permettre la modification d’une description d’activité dans un projet.
Utiliser les classes et niveaux de profession :	Cochez cette case pour utiliser la classification des professions selon la compétence des employés.
Multiplicateur pour le taux majoré employé :	Affiche un taux horaire majoré par le gouvernement dans la construction. NOTE: Ce champ s’affiche seulement lorsque la case « Utiliser les classes et niveaux de profession » est cochée dans le contrôle des projets.
Assignation automatique sur les activités d’un regroupement :	Cochez cette case pour assigner automatiquement toutes les sous-activités d’un groupe à un employé ou un sous-traitant lorsque celui-ci est assigné à l’activité parente (groupe).
Permettre l’entrée d’heures/taux en négatif :	Cochez cette case pour permettre l’entrée d’heures/taux en négatif dans un projet ou dans l’entrée des temps.
Permettre de facturer les heures non approuvées :	Cochez cette case pour que la facturation des temps puisse être faite sans que ceux-ci doivent nécessairement être préalablement approuvés.
Permettre de facturer les dépenses non approuvées :	Cochez cette case pour que la facturation des dépenses puisse être faite sans que celles-ci doivent nécessairement être préalablement approuvées.
Afficher la recherche d’activité dans l’entrée des temps et dépenses :	Cochez cette case pour afficher par défaut les activités avec du temps seulement. NOTE : Pour voir toutes les activités assignées, il faut faire une recherche par client, projet ou activité.
Utiliser début/fin pour les entrées de temps :	Cochez cette case pour afficher une loupe sur chaque ligne d’activité dans l’entrée des temps qui permet d’entrer un poinçon avec une heure de début et de fin.
Afficher montant facturable :	Cochez cette case pour afficher une nouvelle colonne « Montant facturable » dans l’onglet « Activités » des options « Soumissions de projet », « Gabarits de projet » et « Projets ». Celle-ci permet de calculer le montant total facturable pour le projet.
Afficher activité exclue du total :	Cochez cette case pour afficher un nouveau champ « Activité exclue du total » dans la fiche d’activité et dans les options « Soumissions de projet », « Gabarits de projet » et « Projets ».
Compte transitoire des dépenses au GL :	Sélectionnez le compte du Grand Livre (passif) qui sera utilisé lors du transfert des dépenses au Grand Livre.
Compte GL Travaux en cours :	Sélectionnez le compte du Grand Livre (actif) qui sera utilisé dans l’écriture des travaux en cours.
Statut(s) à exclure de la cédule des projets :	Sélectionnez le ou les statuts des projets à exclure de la cédule des projets.

(*) Champ obligatoire

2. Transactions

2.1 Soumissions de projet

Cette option vous permet de créer vos soumissions de projet.

L’en-tête et les onglets « Projet » et « Activités » sont exactement les mêmes que ceux d’un projet. Suivez la même procédure que celle de la création d’un projet en consultant le point 2.3 du présent document.

Après l’enregistrement d’une soumission de projet, les boutons « Copier soumission » et « Convertir en projet » seront disponibles.

NOTE : Plusieurs champs peuvent être affichés et ou cachés selon vos besoins via le bouton « Gestion de la disposition ». Veuillez vous référer au point 2.3.5 du présent document pour plus de détails.

2.1.1 Bouton « Copier soumission »

Ce bouton vous permet copier et de créer une nouvelle soumission.
NOTE : Ce bouton s’affiche seulement après l'enregistrement de la soumission de projet.

Il sera possible de générer un nouveau numéro de soumission, de modifier le nom du projet au besoin, de sélectionner le nouveau prospect ou client, la date de début et la date de fin.
Vérifiez les informations de la nouvelle soumission et cliquez sur le bouton « Copier soumission ».

2.1.2 Bouton « Convertir en projet »

Ce bouton vous permet de sélectionner les informations à utiliser lors de la conversion de la soumission en projet.
NOTE : Ce bouton s’affiche seulement après l'enregistrement de la soumission de projet. Il sera possible de faire la conversion de la soumission dans un nouveau projet ou dans un projet existant ayant le même client que la soumission.

2.1.2.1 Onglet « Info »

Cet onglet vous permet de faire une conversion partielle de la soumission en sélectionnant les lignes d’activités désirées.

Sélectionnez « Nouveau projet » afin de convertir la soumission en projet.

Champ :	Description :
# Projet : (*)	Saisissez un numéro de projet. NOTE : Il est possible de générer automatiquement un numéro de projet via un nouveau bouton « Générer » afin de créer le numéro de projet selon une séquence en activant la configuration « GenerateProjectCode ». NOTE : Un numéro de projet doit être unique.
Nom projet : (*)	Affiche le nom de la soumission de projet par défaut. Il est possible de le modifier, au besoin.
Client : (*)	Affiche le nom du client de la soumission de projet.
Adresse : (*)	Affiche l’adresse du client.
Date début : (*)	Affiche la date de début de la soumission de projet. Il est possible de la modifier, au besoin.
Date de fin :	Affiche la date de fin de la soumission de projet. Il est possible de la modifier, au besoin.

(*) Champ obligatoire

Sélectionnez « Projet existant » afin de convertir la soumission dans un projet déjà existant.

Champ :	Description :
Projet : (*)	Sélectionnez un projet existant.
Nom projet : (*)	Affiche le nom du projet sélectionné dans le champ précédent.
Activité :	Sélectionnez une activité dans le projet existant afin d’y insérer les activités et les dépenses de la soumission, au besoin.
Position :	Ce champ s’affiche après avoir sélectionné une activité dans le champ précédent. Il permet d’indiquer la position à laquelle il faut insérer la liste des activités de la soumission, soit « À l’intérieur de, à la fin », « Au même niveau, avant » ou « Au même niveau, à la suite ».
Client : (*)	Affiche le nom du client de la soumission de projet.
Adresse : (*)	Affiche l’adresse du client.
Extra :	Cochez cette case afin d’ajouter un numéro d’extra.
Numéro d’extra :	Ce champ s’affiche lorsque la case du champ précédent est cochée. Lorsqu'on saisit un numéro d’extra à la conversion d’une soumission dans un projet existant, cette valeur sera transférée sur les lignes d’activité dans le projet.

(*) Champ obligatoire

2.1.2.1 Onglet « Sélection »

Cet onglet vous permet de sélectionner les activités et les dépenses à inclure sur le projet.
Sélectionnez les activités à inclure dans le projet.

Après avoir saisie toutes les informations nécessaires, cliquez sur le bouton « Convertir en projet » pour confirmer la création du projet.

2.2 Gabarits de projet

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos gabarits de projet.

Champ :	Description :
# Gabarit de projet : (*)	Saisissez un numéro de gabarit de projet; maximum de 50 caractères alphanumériques. NOTE : Un numéro de gabarit de projet doit être unique.
Nom de projet :	Saisissez le nom du gabarit de projet; maximum de 50 caractères alphanumériques.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Un gabarit contient les mêmes champs qu’un projet avec les onglets « Projet » et « Activités ». Cependant, il n’y a pas de champ obligatoire dans un gabarit autre que le champ « # Gabarit de projet ». Les validations seront plutôt faites lors de l'enregistrement du projet à la suite de la conversion du gabarit en projet.

NOTE : Les onglets « Projet » et « Activités » sont exactement les mêmes que ceux d’un projet. Suivez la même procédure que celle de la création d’un projet en consultant le point 2.3 du présent document.

2.3 Projets

Cette option vous permet de créer et de maintenir à jour vos projets.

NOTE : Plusieurs champs peuvent être affichés et ou cachés selon vos besoins via le bouton « Gestion de la disposition ». Veuillez vous référer au point 2.3.5 du présent document pour plus de détails.

Champ :	Description :
# Projet : (*)	Saisissez un numéro de projet; maximum de 50 caractères alphanumériques. NOTE : Il est possible de générer automatiquement un numéro de projet via un nouveau bouton « Générer » afin de créer le numéro de projet selon une séquence en activant la configuration « GenerateProjectCode ». NOTE : Un numéro de projet doit être unique.
Bouton « Générer » :	Permet de générer le numéro du projet. NOTE : Ce bouton est seulement affiché lorsque la configuration « GenerateProjectCode » est active.
Nom projet : (*)	Saisissez le nom du projet; maximum de 250 caractères alphanumériques.
Gabarit de projet :	Sélectionnez un gabarit de projet, au besoin. Toutes les informations du gabarit seront alors importées dans le projet, tout en étant modifiables.

(*) Champ obligatoire

2.3.1 Onglet « Projet »

Cet onglet vous permet de créer et de gérer les informations globales du projet.

Champ :	Description :
No client : (*)	Cliquez sur le combo afin de sélectionner le client.
Adresse :	Affiche l’adresse du client sélectionné dans le champ précédent.
Facturer à / Adresse :	Par défaut, ce champ affiche le « Facturer à » sélectionné dans la fiche du client, sinon ce sera le client sélectionné dans le champ « No client ». Cliquez sur le combo pour modifier ce champ, au besoin.
Expédier à / Adresse :	Affiche l’adresse d’expédition cochée « Défaut » dans le bouton « Expédier à » de la fiche du client sélectionné dans le champ « No client ». Cliquez sur le combo afin de modifier ce champ, au besoin.
Devise :	Affiche la devise sélectionnée dans la fiche du client.
Taux de change :	Par défaut, si le client ou le prospect est géré avec la même devise que celle de la compagnie, le taux de change sera toujours à 1.0000. Si le client a une autre devise, le système affichera le taux de change en vigueur à la date du champ « Date de début » selon l’option « Taux de change » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre ».
Date de début : (*)	Sélectionnez la date de début du projet.
Date de fin :	Sélectionnez la date de fin prévue.
Chargé de projet :	Sélectionnez un chargé de projet.
Chargé de projet adjoint :	Sélectionnez un chargé de projet adjoint. Celui-ci aura les mêmes droits que le chargé de projet.
Contact :	Cliquez sur le combo et cochez la case du contact à sélectionner dans ce champ.
Remarque :	Vous permet d’entrer toutes informations pertinentes à ce projet. NOTE : Ces commentaires seront imprimés sur le projet.
FAB :	Affiche la condition de transport entrée dans le champ « FAB » de la fiche du client. Afin de la modifier, vous devez cliquer sur la liste déroulante et sélectionner une nouvelle condition de transport.
Type de projet : (*)	Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de projet. Ces choix proviennent de l’option « Types de projet » du menu « Maintenance » du module « Projets ».
Statut :	À la création d'un projet, le statut est « En cours » par défaut. Lorsque l'utilisateur décoche la case « Actif » du champ suivant, le statut du projet sera « Complété ». Il est possible de créer d'autres statuts via le code description « prjstatus ».
Actif :	Par défaut, cette case est cochée afin de rendre ce projet actif. Décochez cette case pour le rendre inactif au besoin.
Dernière modification :	Affiche la date de la dernière modification du statut.
Projet au coûtant :	Cochez cette case pour que le vendant soit calculé selon les taux coûtants. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Exclure travaux en cours :	Cochez cette case afin d'exclure le projet du solde de travaux en cours et de l'écriture TEC lors du transfert au Grand Livre. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Terme de paiement :	Par défaut, ce champ affiche le terme de paiement sélectionné dans la fiche du client. Cliquez sur la liste déroulante afin de le modifier.
Commande client :	Saisissez la référence de commande du client; maximum 20 caractères alphanumériques. Ce champ est obligatoire si vous avez coché « PO requis » dans la fiche du client. NOTE : Cette information sera imprimée sur la facture.
Vendeur :	Par défaut, ce champ affiche le nom du vendeur pour lequel l'utilisateur qui crée le projet a été sélectionné dans le champ « Utilisateur » via l'option « Vendeurs » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ». Si aucun vendeur n’est relié à l’utilisateur qui ajoute le projet, ce champ affiche le nom du vendeur sélectionné dans le champ « Vendeur » de la fiche du client. Cliquez sur la liste déroulante afin de le modifier, au besoin.
Commission :	Affiche le pourcentage de commission relié à la fiche du vendeur, précédemment sélectionné dans le champ « Vendeur ». Afin de le modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre taux de commission.
Territoire :	Affiche le territoire sélectionné dans le champ « Territoire » de la fiche du client. Cliquez sur la liste déroulante afin de le modifier.
Entrepôt : (*)	Affiche l’entrepôt relié à la fiche du vendeur, précédemment sélectionné dans le champ « Vendeur ». Afin de le modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt. Cet entrepôt sera relié au projet, par contre vous serez en mesure de le modifier sur chaque activité/dépense. NOTE : Ce champ sera automatiquement mis à jour si vous modifiez le champ « Vendeur » du projet.
% Retenu à la facturation :	Saisissez le pourcentage du montant retenu à la facturation du projet.
Méthode de paiement :	Sélectionnez la méthode de paiement utilisée par le client, au besoin. Cette option n’aura aucun impact sur le reste des étapes.
Budget $ :	Saisissez le montant budgété par le client. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Montant vendu :	Saisissez le montant vendu réel. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Listes de prix :	Affiche la liste de prix sélectionnée dans la fiche du client. Afin de la modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez une autre liste de prix. Ces choix proviennent de l’option « Listes de prix » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».
Escompte :	Saisissez un escompte au projet, au besoin. Le système vous indique entre parenthèses à droite de ce champ, le pourcentage relié à la liste d'escompte sélectionnée dans le champ « Liste d’escompte » de la fiche du client. Ce taux peut être modifié et doit être inférieur ou égal à 100%.
Taxe : (*)	Affiche le type de taxe sélectionné dans le champ « Taxe » de la fiche du client. Afin de le modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez une taxe différente.
Sous-total :	Affiche le montant total de l’onglet « Activités ».
Transport :	Saisissez des frais de transport, au besoin. Le montant sera ajouté au montant avant taxes.
Montant sans taxes :	Affiche le montant avant taxes, incluant le transport.
Taxe 1 :	Le titre de ce champ sera renommé par la « Description » en position « 1 » de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre », de la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe ». Ce champ multiplie la valeur du champ « Montant sans taxes » et le taux de la taxe et affiche ce total.
Taxe 2 :	Le titre de ce champ sera renommé par la « Description » en position « 2 » de l’option « Taxes » du menu « Utilitaires » du module « Grand Livre », si applicable, de la taxe sélectionnée dans le champ « Taxe ». Ce champ multiplie la valeur du champ « Montant sans taxes » et la valeur du taux de la taxe et affiche ce total.
Total :	Affiche le total du projet, soit les valeurs des champs « Montant sans taxes », « Taxe 1 » et « Taxe 2 » additionnées.

(*) Champ obligatoire

2.3.2 Onglet « Activités »

Cet onglet vous permet d'ajouter et de gérer les activités et les dépenses reliées au projet.
NOTE : Vous devez préalablement avoir rempli tous les champs obligatoires de l’onglet « Projet » pour accéder à l’onglet « Activités ».

Cliquez sur le « + » pour ajouter une activité et ou une dépense dans le projet.

Champ :	Description :
Activité : (*)	Saisissez le code ou la description de l’activité ou cliquez sur le combo afin d’afficher la liste des activités et des dépenses et sélectionnez la case désirée.
Entrepôt :	Affiche l'entrepôt sélectionné dans l'onglet « Projet ». Lorsqu’une activité sera sélectionnée dans le champ « Activité », l'entrepôt sera mis à jour avec celui relié à la fiche de l’activité. Afin de le modifier, cliquez sur la liste déroulante et sélectionnez un autre entrepôt.
Taxable :	La case sera automatiquement cochée si vous avez sélectionné une activité taxable. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin.
Condition expéd. :	Sélectionnez une condition d'expédition, au besoin. Ces choix proviennent du code description « shippingcondition ». NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Description : (*)	Affiche la description de l'activité sélectionnée. NOTE : Si la configuration « Description des activités modifiable » est activée dans le contrôle des projets, vous pouvez ajouter de l’information supplémentaire. De plus, cette description sera imprimée sur le projet.
Description pour facturation :	Saisissez une description différente de celle de l’activité, au besoin. Lors de la création de la facture, c'est cette description qui s'affichera sur la facture.
No bon de commande :	Saisissez la référence de la commande du client.
Numéro d’extra :	Le numéro d’extra provient de la conversion d’une soumission dans un projet existant. Vous pouvez aussi saisir un numéro d’extra manuellement.
Facturable :	La case sera automatiquement cochée si vous sélectionnez une activité facturable. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin.
Forfaitaire :	La case sera automatiquement cochée si vous sélectionnez une activité forfaitaire. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin.
Type de facturation :	Sélectionnez le type de facturation lorsque l’activité est forfaitaire, soit à la fin, selon l’avancement de l’activité ou acompte.
Activité pour le bureau :	La case sera automatiquement cochée si vous sélectionnez une activité pour le bureau. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin. NOTE : Ce champ n'est visible que si la case « Facturable » n'est pas cochée.
Afficher dans assignation :	Par défaut, cette case est toujours cochée. Vous pouvez la décocher pour ne pas voir cette activité dans les assignations ou dans l’entrée des temps.
Activité pour achat / Dépense pour achat :	La case sera automatiquement cochée si vous sélectionnez une activité pour achat. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la configuration « ShowActivityForPurchase » est active.
Activité exclue du total :	La case sera automatiquement cochée si vous sélectionnez une activité exclue du total. Vous pouvez cocher et décocher cette case au besoin. Les activités pour lesquelles la case est cochée ne sont pas calculées dans le total du projet et la ligne est affichée d'une couleur différente pour bien la différencier. NOTE : Ce champ est affiché seulement lorsque la case « Afficher activité exclue du total » est cochée dans le contrôle des projets.
Exclure de la cédule :	Par défaut, cette case n'est pas cochée. Vous pouvez la cocher pour ne pas voir l'activité dans la cédule des projets.
Actif :	Par défaut, cette case est cochée. Vous pouvez la décocher afin de mettre l'activité inactive. NOTE : Ce champ est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à la case à cocher "Actif" dans les activités de projet et les assignations » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.
Date de début : (*)	Par défaut, la date de début de l’activité est la même que celle du projet. Cliquez sur le calendrier afin de sélectionner une autre date de début. NOTE : Cette date ne peut pas être en dehors de l'intervalle de dates du projet.
Date de fin :	Sélectionnez la date de fin prévue. NOTE : Cette date ne peut pas être en dehors de l'intervalle de dates du projet.
Durée par jour :	Saisissez la durée par jour prévue pour cette activité. NOTE : Les champs « Durée par jour » et « Durée » sont des champs calculés qui sont reliés entre eux. Si les champs « Date de début » et « Date de fin » sont remplis et qu'une durée par jour est entrée, la durée sera calculée selon le nombre de jours ouvrables disponibles dans l'intervalle de dates multipliées la durée par jour. Même chose pour l'inverse, la durée par jour se calcule selon la durée divisée par le nombre de jours ouvrables. Le calcul du nombre de jours prend en considération les fins de semaine et les jours fériés identifiés dans le « Calendrier des jours fériés » pour ne pas les inclure dans le nombre de jours.
Durée :	Saisissez la durée prévue pour cette activité. NOTE : Les champs « Durée par jour » et « Durée » sont des champs calculés qui sont reliés entre eux. Si les champs « Date de début » et « Date de fin » sont remplis et qu'une durée par jour est entrée, la durée sera calculée selon le nombre de jours ouvrables disponibles dans l'intervalle de dates multipliées la durée par jour. Même chose pour l'inverse, la durée par jour se calcule selon la durée divisée par le nombre de jours ouvrables. Le calcul du nombre de jours prend en considération les fins de semaine et les jours fériés identifiés dans le « Calendrier des jours fériés » pour ne pas les inclure dans le nombre de jours.
Taux coûtant :	Saisissez un taux coûtant pour l'activité. NOTE : Ce champ n'est affiché par défaut et est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès au taux coûtant » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.
Heures estimées :	Saisissez la quantité d’heures estimées sur une activité non forfaitaire. NOTE : Il est possible de saisir une quantité négative si vous désirez diminuer la quantité d’heures déjà facturée au client ou si vous désirez facturer un crédit en cochant la case « Permettre l'entrée d'heures/taux en négatif » du contrôle des projets.
Taux vendant :	Par défaut, on affiche le taux vendant de la fiche de l’activité. Au besoin, vous pouvez modifier ce taux.
Escompte :	Saisissez l’escompte en % applicable au taux vendant de l’activité.
Montant suggéré :	Affiche le montant suggéré par le système pour un forfaitaire ou un groupe de sous-activités. Le montant facturable d'une activité forfaitaire est celui inscrit dans le champ « Montant » qui peut être différent du montant suggéré.
Montant :	Affiche le total budgété pour l’activité.

(*) Champ obligatoire

L’affichage de la liste des activités est aussi disponible sous un format de type « Liste » ou « Gantt ».

Pour afficher les activités selon une « liste », cliquez sur le bouton radio « Activités ».
Cet affichage permet de visualiser les activités et les dépenses saisies dans le projet avec le cumulatif des heures et montants correspondant à chaque ligne de détail.

Champ :	Description :
Groupe / Activité :	Permet de visualiser la liste des activités avec leur description.
# Soumission de projet :	Affiche le numéro de la soumission, lorsque l'activité ou la dépense provient de la conversion d'une soumission en projet.
Heures estimées :	Affiche le nombre d'heures estimées pour l'activité.
Heures assignées :	Affiche le nombre d'heures assignées aux employés et aux sous-traitants pour l'activité.
Heures réelles :	Affiche le nombre d'heures réelles poinçonnées par les employés/sous-traitants pour l'activité.
Taux Vendant :	Affiche le taux vendant de l'activité ou de la dépense.
Montant :	Affiche le montant estimé pour l'activité ou pour la dépense.
Montant réel :	Affiche le montant réel correspondant aux entrées en temps et aux saisies de dépenses faites sur l'activité ou sur la dépense.
Montant facturable :	Affiche le montant estimé facturable. NOTE : La colonne « Montant facturable » est seulement affichée lorsque la case « Afficher montant facturable » est cochée dans le contrôle des projets.
	Permet d'ajouter une note sur l'activité ou la dépense.
	Permet de faire les assignations aux employés et aux sous-traitants en cliquant sur cette icône. Celle-ci s'affiche seulement sur les lignes des activités dont la case « Afficher dans assignation » est cochée.
	Permet de copier une ligne d'activité ou de dépense avec toutes les informations entrées dans l'activité originale.
	Permet de supprimer la ligne d'activité ou de dépense seulement si celle-ci n'est pas à une entrée de temps, à une saisie de dépenses ou à une facture de vente.

Pour afficher les activités selon une vue de type « Gantt », cliquez sur le bouton « Activités/gantt ».
Cet affichage permet de visualiser les activités selon leur durée estimée selon l'intervalle de dates.

Vous pouvez aussi ajouter une activité ou un groupe d’activités dans un groupe à la bonne position selon la ligne sélectionnée dans l'affichage en arborescence. Il suffit de cliquer sur le « + » à gauche de la ligne de l'activité qui servira de groupe.

2.3.3 Onglet « Assignations »

Cet onglet vous permet de lier une ou des activités à un employé ou un sous-traitant.

Cliquez sur le « + » pour ajouter une assignation.

Les champs « Employé » et « Activité » vous permettent de trier la liste des assignations affichées dans la grille.

Afin d'assigner une activité ou un groupe d’activités à un responsable, soit un employé ou un sous-traitant, il suffit de sélectionner l’activité et le responsable à l’aide des cases à cocher, ainsi qu’une date de début, une date de fin et un nombre d’heures planifiées, si nécessaire.
Si les cases « Date de début » et « Date de fin » sont vides, ce sera les dates de l’activité qui seront utilisées par défaut.
NOTE : Un employé ou un sous-traitant peut être assigné à plusieurs activités dans le même projet. Il suffit de cocher plus d’une activité dans la liste des activités.

2.3.3.1 Ajout d’une assignation

En cliquant sur l'ajout d'une assignation, un nouvel écran vous sera affiché.
Sélectionnez soit le bouton radio « Employé » ou « Sous-traitant » du champ « Type » afin d'assigner soit un employé ou un sous-traitant.

Champ :	Description :
Projet :	Par défaut, le projet est automatiquement sélectionné.
Activité :	Permet de sélectionner une activité afin de trier la liste.
Client :	Par défaut, le client est automatiquement sélectionné.
Description de l’activité :	Permet de saisir la description d’une activité afin de trier la liste.
Actif :	Par défaut, cette case est cochée. Vous pouvez la décocher afin de mettre l'assignation inactive. NOTE : Ce champ est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à la case à cocher "Actif" dans les activités de projet et les assignations » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.
Sélection « Employé »	En sélectionnant le type « Employé », vous serez en mesure d'assigner un ou plusieurs employés à une ou plusieurs assignations.
Classe de profession :	Permet de sélectionner une classe de profession afin de trier la liste des employés.
Superviseur :	Permet de sélectionner un superviseur afin de trier la liste des employés.
Employé :	Permet de sélectionner un employé afin de trier la liste.
Entrepôt :	Permet de sélectionner un entrepôt afin de trier la liste des employés. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Département :	Permet de sélectionner un département afin de trier la liste des employés. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Fonction :	Permet de sélectionner une fonction afin de trier la liste des employés. NOTE : Ce champ est affichable via le bouton « Gestion de la disposition ».
Sélection « Sous-traitant »	En sélectionnant le type « Sous-traitant », vous serez en mesure d'assigner un ou plusieurs sous-traitants à une ou plusieurs assignations.
Fournisseur :	Permet de sélectionner un fournisseur afin de trier la liste des sous‑traitants.
Sous-traitant :	Permet de sélectionner un sous-traitant afin de trier la liste.
Section sous les assignations :	Cette section vous permet de définir les dates d'assignations.
Date de début :	Sélectionnez la date de début de l’assignation.
Date de fin :	Sélectionnez la date de fin de l’assignation.
Nombre d’heures planifiées :	Saisissez le nombre d’heures planifiées pour l’assignation.

2.3.3.2 Modification d'une assignation

Après l’enregistrement d’une assignation, il est encore possible d'effectuer certaines modifications dans l’assignation d’un employé ou d’un sous-traitant en cliquant sur le crayon à gauche de la ligne ou en double-cliquant sur celle‑ci dans la grille.

Il est possible de modifier la date de début, la date de fin et le nombre d’heures planifiées tout en respectant l’intervalle de date de l’activité.

2.3.4 Onglet « Alertes »

Cet onglet vous permet de créer une alerte soit sur le projet ou une activité du projet.

Les alertes sont envoyées au chargé de projet du projet, ainsi qu'aux adresses courriels de copie conforme saisies dans le champ « Monétaire » du contrôle du projet. Les alertes seront envoyées automatiquement par le système.

Champ :	Description :
Alerte projet :	Cochez cette case si vous désirez créer une alerte sur le projet.
Alerte activité :	Cochez cette case si vous désirez créer une alerte sur une activité du projet.
Activité :	Sélectionnez l'activité désirée pour l'alerte. NOTE : Ce champ est seulement affiché si la case précédente a été cochée.
Type d'alerte :	Sélectionnez le type de l'alerte soit « Monétaire », « Calendrier » ou « Date rappel ».
Monétaire :	Sélectionnez « Monétaire » afin de créer une alerte de type monétaire.
Du % total :	Saisissez un pourcentage désiré pour définir la date de l'envoi de l'alerte lorsque les temps réels dépassent ce pourcentage par rapport au montant estimé de soit l'activité ou le projet.
Prix fixe :	Saisissez un prix fixe pour définir la date de l'envoi de l'alerte lorsque les temps réels de l'activité ou le projet dépasse ce prix fixe.
Calendrier :	Sélectionnez « Calendrier » afin de créer une alerte via une date de fin.
Délai avant la date de fin :	Saisissez le délai soit en jour, en semaine ou en mois pour définir la date de l'envoi de l'alerte avant la date de fin soit du projet ou de l'activité.
Date rappel :	Sélectionnez « Date rappel » afin de créer une alerte via une date de rappel.
Date :	Sélectionnez une date précise pour définir la date de l'envoi de l'alerte.
Description : (*)	Vous permet de saisir la description de l'alerte.

(*) Champ obligatoire

2.3.5 Explication des boutons

Le bouton « Gestion de la disposition » vous permet d'afficher ou de cacher certains champs dans le projet en cochant ou en décochant la case correspondante. De plus, lorsque les cases sont cochées ou décochées, le bouton « Réinitialiser » sera disponible afin de réinitialiser l'affichage par défaut.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à la gestion de la disposition » de la catégorie « Module Gestion de système » des accès utilisateurs.

Le bouton « ? Informations » vous permet d'ajouter des documents et ou des spécifications, ainsi que d'imprimer de différents rapports.

Le bouton « Payé d’avance » vous permet d’inscrire le ou les montants reçus d’avance du client en sélectionnant la méthode de paiement, le montant, la référence si nécessaire et la date.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché via une configuration du système, veuillez faire la demande à votre chargé de projet.

Le bouton « Copier projet » vous permet de copier et de créer un nouveau projet.
NOTE : Ce bouton est seulement affiché après que le projet aura été enregistré. Une nouvelle fenêtre sera affichée et vous permettra de générer un nouveau numéro de projet, de modifier le nom du projet si nécessaire, de sélectionner le nouveau client, la date de début et la date de fin.

Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer votre projet.

Le bouton « Imprimer » vous permet d’imprimer votre projet.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer votre projet.

2.4 Consultation des projets

Cette option vous permet de consulter les projets, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

2.5 Entrée des temps et dépenses

Cette option permet à l’employé de saisir son temps et ses dépenses en les détaillants par projet et par activité.
NOTE : Pour utiliser cette option, l’utilisateur doit être relié à une fiche d’employé. Il est aussi possible pour un sous-traitant d’utiliser cette option. Néanmoins, son utilisateur doit préalablement être lié à la fiche d’un sous-traitant dans l’option « Sous-traitant » du menu « Maintenance » du module « Comptes à payer ».

2.5.1 Onglet « Feuilles de temps »

Cet onglet vous permet de saisir du temps dans les feuilles de temps.

Les champs « Client », « Nom projet », « Activité », « Arborescence », « Avec du temps seulement » et « Semaine débutant » vous permettent de filtrer la liste des activités affichées dans la grille.
NOTE : Il est possible d'autoriser les utilisateurs désirés à saisir du temps dans les feuilles de temps de tous les employés et les sous-traitants en affichant les boutons « Employé » et « Sous-traitant » ainsi que la liste déroulante correspondant via l’accès « Accès à saisir du temps dans les feuilles de temps de tous les employés » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.

Toutes les activités sur lesquelles l’employé ou le sous-traitant a une assignation s’afficheront dans la grille de l’onglet « Feuilles de temps ». Il suffit de saisir le nombre d’heures nécessaire dans la case correspondante. Vous pouvez aussi y ajouter une note pour chaque poinçon.

NOTE : Il est possible d'afficher une icône de loupe sur chaque ligne d'activité afin d'ouvrir l'écran « Entrée des temps » pour vous permettre de saisir une heure d'entrée et une heure de sortie ou un nombre d'heures total pour chaque poinçon en cochant la case à cocher « Utiliser début/fin pour les entrées de temps » dans le contrôle des projets.

En cliquant sur la loupe, cette nouvelle fenêtre s'ouvrira :

Afin d'ajouter une activité sur laquelle l’employé n’a pas d’assignation, cliquez sur le « + » en bas à gauche de la feuille de temps. NOTE: Cette icône ainsi que l’onglet « Assignations » sont seulement affichés aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à l'onglet "Assignations" ainsi qu'à l'ajout d'un poinçon sans assignation dans l'entrée des temps et dépenses » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.

En cliquant sur le « + », cette fenêtre s’ouvrira :

Vous pouvez sélectionner un client afin de filtrer les projets disponibles dans le champ suivant.
Vous devez sélectionner un projet, une activité et une date.
Par la suite, vous pouvez saisir une heure d’entrée et de sortie ou le nombre d'heures total effectué pour cette journée dans le champ « Heure ». Puis, cliquez sur le bouton « Enregistrer » afin d'afficher une nouvelle ligne dans la feuille de temps avec ce nouveau poinçon et ainsi pouvoir modifier le temps sur celle-ci.

2.5.2 Explication des boutons

Le bouton « Soumettre » vous permet de soumettre votre feuille de temps à votre superviseur.
Après avoir soumis une feuille de temps, elle devient non modifiable. Vous devrez la rappeler pour y faire des ajouts ou modifications.

Le bouton « Rappeler » vous permet de rappeler votre feuille de temps pour y apporter certaines modifications.

Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer votre feuille de temps.

Le bouton « Fermer » vous permet de fermer votre feuille de temps.

2.5.3 Onglet « Dépenses »

Cet onglet vous permet à un employé de saisir toutes ses dépenses et ou d’y apporter les modifications nécessaires tant que celles-ci ne seront pas transférées à la paie ou facturées au client.

Pour ajouter une dépense, cliquez sur le « + » en bas à gauche.

Les champs affichés seront différents selon le type de dépense sélectionné.

Champ :	Description :
Employé : (*)	Par défaut, l’employé qui saisit la dépense est automatiquement affiché.
Date de la dépense : (*)	Par défaut, le système affiche la date du jour. Cliquez sur le calendrier pour la modifier, au besoin.
Projet : (*)	Permet de sélectionner un projet sur lequel vous devez saisir une dépense.
Nom du projet :	Le nom du projet s’affichera automatiquement selon le projet sélectionné dans le champ précédent.
Activité : (*)	Saisissez le code ou la description de l’activité ou cliquez sur le combo afin d’afficher la liste des activités et des dépenses et sélectionnez la case désirée.
Dépense : (*)	Si vous avez sélectionné une dépense dans le champ précédent, le champ « Dépense » affichera alors le code et la description de la dépense et sera non modifiable. Par contre, si vous avez sélectionné un groupe de dépenses dans le champ « Activité », vous devez saisir le code ou la description de la dépense ou cliquer sur le combo afin d’afficher la liste et sélectionner la dépense désirée.
Montant total avec pourboire :(*)	Saisissez le montant total de la dépense incluant le pourboire, si applicable. NOTE: Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné une dépense de type « Montant » ou « Montant fixe » dans le champ précédent.
Pourboire : (*)	Saisissez le montant du pourboire, si applicable. NOTE : Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné une dépense de type « Montant » avec pourboire dans le champ précédent.
Distance : (*)	Saisissez la distance effectuée, soit en kilomètre ou en milles. Le montant à rembourser sera calculé automatiquement selon le taux inscrit dans la fiche de la dépense. (Distance * Taux = Montant). NOTE : Ce champ s’affiche si vous avez sélectionné une dépense de type « Distance » dans le champ précédent.
Pays : (*)	Par défaut, le système affiche le pays de la fiche de l’employé.
Province : (*)	Par défaut, le système affiche la province de la fiche de l’employé.
Devise :	Affiche la devise de la compagnie par défaut. Cliquez sur la liste déroulante pour la modifier.
Taux de change :	Affiche le taux de change lié à la devise sélectionnée dans le champ précédent.
Montant converti :	Affiche le montant total de la dépense selon la devise de la compagnie.
Explication : (*)	Saisissez une explication pour aider l’approbateur à comprendre les motifs de la dépense, au besoin.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Il est possible de joindre un document ou de saisir une note sur la dépense en utilisant le bouton « ? Informations » ou les icônes de documents sur chaque ligne de dépense. Il est aussi possible de supprimer une dépense en utilisant l'icône de la poubelle sur chaque ligne à condition que la dépense ne soit pas facturée ou transférée à la paie.

2.5.4 Onglet « Assignations »

Cet onglet vous permet à l’employé de visualiser, d’apporter certaines modifications aux assignations qui lui ont été faites ou même d'en ajouter.

NOTE : Cet onglet s’affiche seulement aux utilisateurs désirés via l'accès « Accès à l'onglet "Assignations" ainsi qu'à l'ajout d'un poinçon sans assignation dans l'entrée des temps et dépenses » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.

Les champs « No client », « Projet » et « Activité » vous permettent de filtrer la liste des assignations dans la grille.
Pour modifier une assignation, cliquez sur le crayon à gauche de la ligne ou double-cliquer sur celle-ci dans la grille.

2.6 Consultation des dépenses

Cette option vous permet de consulter les dépenses entrées pour l’employé lié à votre utilisateur, sans effectuer aucune création, modification ou suppression.

2.7 Approbation des feuilles de temps

Cette option vous permet d’effectuer l’approbation des feuilles de temps par employé.
NOTE : Votre utilisateur doit être relié à un employé pour accéder à cette option.

Si les temps ne sont pas approuvés, la facturation des temps ne peut pas être effectuée.
Sauf si la case « Permettre de facturer les heures non approuvées » est cochée dans le contrôle des projets.
Ainsi, il sera alors possible de facturer les temps sans que vous n’ayez à les approuver.

NOTE : Vous devez être superviseur ou superviseur optionnel pour voir la liste des employés que vous supervisez.

Il est possible de gérer l’approbation des temps de l’ensemble des employés et des sous-traitants pour les utilisateurs désirés via l'accès « Accès à tous les employés dans l'approbation des feuilles de temps » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs. En activant cet accès, la liste déroulante des superviseurs sera débloquée et vous pouvez alors trier la liste ou rechercher un employé ou un sous-traitant.

L’onglet « À approuver » contient la liste des employés et des sous-traitants qui ont soumis leur feuille de temps. Il est possible d’approuver ou de refuser les feuilles de temps en cochant la case et en cliquant sur le bouton correspondant. Lorsqu’il y a un refus, l’approbateur doit inscrire la raison du refus dans le champ texte qui s’affiche en cliquant sur le bouton « Refuser ». Un courriel est alors envoyé à l'employé pour lui mentionner la raison du refus.

L’onglet « Déjà approuvées » contient la liste des employés et des sous-traitants dont la feuille de temps a déjà été approuvée. Il est possible de la désapprouver tant que les temps ne sont pas facturés.

L’onglet « Non saisies » contient la liste des employés et des sous-traitants qui n’ont toujours pas saisi leur temps. Il est possible de sélectionner un employé et de cliquer sur le bouton « Envoyer courriel » pour lui envoyer un courriel de rappel afin de l’aviser qu’il n’a toujours pas rempli et soumis sa feuille de temps pour la période sélectionnée.

L’onglet « Non soumises » contient la liste des employés et des sous-traitants qui n’ont toujours pas soumis leur feuille de temps. Il est possible de sélectionner un employé et de cliquer sur le bouton « Envoyer courriel » pour lui envoyer un courriel de rappel afin de l’aviser qu’il n’a toujours pas soumis sa feuille de temps pour la période sélectionnée.

2.8 Approbation des comptes de dépenses

Cette option vous permet d’effectuer l’approbation des comptes de dépenses par employé.
NOTE : Votre utilisateur doit être relié à un employé pour accéder à cette option.

Si les dépenses ne sont pas approuvées, la facturation ne peut pas être effectuée.
Sauf si la case « Permettre de facturer les dépenses non approuvées » est cochée dans le contrôle des projets; il sera alors possible de facturer les dépenses sans que vous n’ayez à les approuver.
Vous devez être superviseur ou superviseur optionnel pour voir la liste des employés que vous supervisez.

Il est possible de gérer l’approbation des dépenses pour l’ensemble des employés pour les utilisateurs désirés via l'accès « Accès à tous les employés dans l'approbation des comptes de dépenses » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs. En activant cet accès, la liste déroulante des superviseurs sera débloquée et vous pouvez alors trier la liste par superviseur, par entrepôt ou rechercher un employé.

L’onglet « À approuver » contient la liste des employés qui ont saisi leurs dépenses. Il est possible de les approuver en cochant la case à droite de chaque employé et en cliquant sur le bouton « Approuver ».

L’onglet « Déjà approuvées » contient la liste des employés pour lesquels leur compte de dépenses a déjà été approuvé. Il est possible de le désapprouver tant que celui-ci n’est pas encore facturé.

2.9 Facturation des projets

Cette option vous permet d’effectuer la facturation des projets aux clients.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Facturation des projets » du module « Projets » au besoin.

2.10 Transfert des temps dans la paie

Cette option vous permet de transférer à la paie, les temps et les dépenses saisies par les employés.

Les champs « Département » et « Superviseur » permettent de filtrer la liste des employés affichés.

Sélectionnez les employés qui doivent être inclus dans le transfert à la paie et cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour effectuer le transfert.

En cochant la case « Transférer les dépenses à la paie », toutes les dépenses jusqu'à la date de fin de la période de paie sélectionnée seront incluses, même celles qui ont une date antérieure à la période de paie et qui ne sont pas encore transférées.

Lors du transfert des temps et des dépenses à la paie, le système crée une écriture au Grand Livre pour les dépenses à payer.
Le compte de dépenses utilisé est celui sélectionné dans la fiche de la dépense et le compte de dépenses à payer est celui sélectionné dans le contrôle des projets. Après la création de la paie et le transfert de la paie au Grand Livre, le compte transitoire des dépenses sera balancé.

3. Rapports

3.1 Analyse de soumissions (Profit)

Cette option vous permet d’imprimer un rapport d’analyse des soumissions faites aux clients ou aux prospects.
En comparant le coût total et le montant total budgété, il est possible d’évaluer le profit prévu en $ et en %.
Plusieurs filtres sont disponibles ainsi que l’affichage en mode liste, sommaire, détaillé ou Excel.

3.2 Analyse de projets (Profit)

Cette option vous permet d’imprimer un rapport d’analyse des projets.
En comparant le coût total du projet et le montant total budgété, il est possible d’évaluer le profit prévu en $ et en %.
Plusieurs filtres sont disponibles ainsi que l’affichage en mode liste, sommaire, détaillé ou Excel.

NOTE : Voici le calcul utilisé afin d'obtenir le profit selon le coût réel :
Profit selon le « Vendant »
     Profit réel = Montant estimé - Coût réel
     % = (1 - (Coût réel / Montant estimé)) * 100
Profit selon le « Facturé »
     Profit réel = Montant facturé - Coût réel
     % = (1 - (Coût réel / Montant facturé)) * 100

NOTE : Il est aussi possible d'utiliser le coût estimé pour le calcul du profit en cochant la case à cocher « Coût estimé pour le calcul du profit » des paramètres de sortie du rapport. Ainsi, voici le calcul utilisé afin d'obtenir le profit selon le coût estimé :
Profit selon le « Vendant »
  Profit estimé = Montant estimé - Coût estimé
     % = (1 - (Coût estimé / Montant estimé)) * 100

Profit selon le « Facturé »
     Profit estimé = Montant facturé - Coût estimé
     % = (1 - (Coût estimé / Montant facturé)) * 100

3.3 Rapport des feuilles de temps

Cette option vous permet d’imprimer le rapport de feuille de temps d’un employé à une date donnée.
Il affiche le nombre d’heures travaillées par activité et par projet. Un total par activité et par employé est affiché.
Plusieurs filtres sont disponibles dont le numéro de projet qui permet d’afficher les temps pour un « projet » spécifié.
Il est également possible d’y imprimer les notes ou de sortir le rapport Excel.

3.4 Rapport des feuilles de temps par projet

Cette option vous permet d’imprimer le rapport de feuille de temps par projet à une date donnée.
Il affiche le nombre d’heures travaillées par activité pour chaque projet. Un total par employé et par projet est affiché.
Plusieurs filtres sont disponibles dont le chargé de projet qui permet d’afficher les projets selon celui sélectionné dans le projet.
Il est également possible d’y imprimer les notes ou de sortir le rapport Excel.

3.5 Rapport des temps non approuvés

Cette option vous permet d’imprimer la liste des employés dont l’entrée des temps n’a pas été approuvée par le superviseur.

3.6 Rapport d’assiduité

Cette option vous permet d’imprimer un rapport d’assiduité pour évaluer la charge de travail pour un employé à une période ou une date donnée.

3.7 Détail des heures à facturer ou non

Cette option vous permet d’imprimer le détail des heures travaillées par employé et de visualiser la différence entre les heures facturables et non facturables.
Plusieurs filtres sont disponibles ainsi que l’affichage sommaire, détaillé ou Excel.
Il est également possible d’évaluer le profit en $ ou en % en comparant le vendant avec le coûtant de chaque activité.

3.8 Travaux en cours

Cette option vous permet de générer un rapport de travaux en cours pour un projet ou pour la somme des projets en cours à la date sélectionnée.
Toutes les activités pour lesquelles du temps ou des dépenses ont été saisis ainsi que les acomptes déjà facturés aux clients sont affichées.
Il est possible de générer la transaction de transfert au Grand Livre des travaux en cours à la fin du mois pour affecter les états financiers, si applicable.

3.9 Rapport des dépenses

Cette option vous permet d’imprimer la liste des dépenses saisies aux comptes de dépenses des employés à une date donnée.

3.10 Rapport de rentabilité par projet

Cette option est disponible que chez certains partenaires. Veuillez vous référer à votre chargé de projet.

3.11 Rapport de rentabilité par chargé de projet

Cette option est disponible que chez certains partenaires. Veuillez vous référer à votre chargé de projet.

3.12 Impression des projets

Cette option vous permet d’imprimer un ou des projets selon l’intervalle des numéros de projet spécifiés.

3.13 Rapport des soumissions de projet

Cette option vous permet d’imprimer un rapport de la liste des soumissions actives ou inactives par type de projet selon l’intervalle de dates sélectionnées.

3.14 Rapport des projets

Cette option vous permet d’imprimer un rapport de la liste des projets actifs ou inactifs par statut selon l’intervalle de dates sélectionnées.

4. Utilitaires

4.1 Cédule des projets

Cette option vous permet d’afficher graphiquement la planification des projets actifs selon la durée estimée des activités.
Pour une utilisation optimale de la cédule des projets, il est important d’avoir inscrit une date de fin prévue et une durée estimée la plus réelle possible dans chacune des activités.

NOTE : Pour utiliser cette option, l’utilisateur doit être relié à une fiche d’employé.

NOTE : Un utilisateur superviseur pourra visualiser la liste de tous les employés par défaut. Néanmoins, il est possible de visualiser uniquement la liste des employés qu’il supervise via l'accès « Accès aux employés dans la cédule des projets » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.

4.2 Cédule des employés

Cette option vous permet de planifier l’horaire des employés selon leur capacité et leur pourcentage d’efficacité.
Elle offre un indicateur de la charge de travail de l’organisation sur une période de temps.

4.3 Liste des assignations

Cette option vous permet de consulter et ou de modifier toutes les assignations des employés et des sous-traitants sur les activités des projets en cours.

4.4 Heures réelles

Cette option vous permet de consulter la liste des heures réelles poinçonnées par les employés.

4.5 Liste des dépenses

Cette option vous permet de consulter et ou de modifier les dépenses de tous les employés.

4.6 Liste des dépenses (employé)

Cette option vous permet de consulter et ou de modifier les dépenses que vous avez saisies et qui sont liées à votre employé.

4.7 Modification massive des assignations

Cette option vous permet de filtrer les assignations selon une recherche et de modifier massivement la date de début, la date de fin et ou les heures prévues des lignes sélectionnées.

Saisissez vos critères de recherche dans l'en-tête et cliquez sur le bouton « Rechercher ».

Il suffit de sélectionner les lignes qui nécessitent une modification, saisir une nouvelle date de début, date de fin et ou heures prévus et cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour confirmer le changement.

4.8 Suivi des projets

Cette option vous permet de saisir un pourcentage d’avancement pour chaque activité forfaitaire afin d’estimer le montant à facturer et le solde des travaux en cours.

4.9 Ajustement de coûts

Cette option vous permet d’effectuer des ajustements de coût pour une ou plusieurs activités.

4.10 Liste des projets

Cette option vous affiche la liste des projets dont vous êtes soit le chargé de projet ou le chargé de projet adjoint, ainsi que les projets dont vous avez créés.
NOTE : Il est possible d'afficher tous les projets aux utilisateurs en activant la configuration « ShowOnlyProjectManagerProjects ». Si cette configuration est inactive, il est possible d'autoriser les utilisateurs désirés à visualiser tous les projets via l’accès « Accès à tous les projets » de la catégorie « Module Projets » des accès utilisateurs.

4.11 Liste des soumissions

Cette option vous affiche la liste de toutes les soumissions de projet avec chacune de leurs activités et leurs dépenses.

4.12 Changement de client

Cette option vous permet de modifier le client sur une soumission ou sur un projet existant.

4.13 Ajustement des travaux en cours

Cette option vous permet de faire des ajustements sur le rapport de travaux en cours.

Saisissez vos critères de recherche et cliquez sur « Rechercher ».

Saisissez une note et le nombre d'heures ajusté ou le montant ajusté et cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

4.14 Changement massif de statut des feuilles de temps

Cette option vous permet de modifier massivement le statut des feuilles de temps des employés pour une semaine sélectionnée.

Sélectionnez la semaine pour laquelle vous désirez changer le statut des feuilles de temps.
Puis, sélectionnez un ou plusieurs employés et cliquez sur la flèche afin de modifier la statut des feuilles de temps.
Cliquez sur « Enregistrer » pour confirmer.