Contrats de vente et d'achat

Le contrat de vente ou d'achat vous permet d’établir une quantité définie entre vous et votre fournisseur ou entre vous et votre client.
Ces contrats permettent aussi d’effectuer un suivi des quantités suite à une entente prise avec le partenaire soit pour les bons d’achat et les factures d’achat ou soit pour les commandes et les factures de ventes.

1. Modèles de contrat

Afin de créer un contrat, vous devez préalablement créer un modèle de contrat.

Dirigez-vous dans l’option « Modèles de contrat » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».

Lors de la création d’un modèle, vous serez en mesure de faire déterminer le type de votre modèle, c’est-à-dire s’il est de type « Achat » ou « Vente ».
Il sera également possible de faire la mise en place de l’impression du contrat, selon les champs disponibles via le menu déroulant.

Champ :	Description :
Nom Français :	Saisissez le nom de votre modèle de contrat.
Type de contrat :	Sélectionnez le type de contrat à attribuer à ce modèle, soit « Achat » ou « Ventes ».
Défaut :	Cochez la case si vous désirez que ce modèle soit le modèle par défaut de la création d’un contrat.
Ne pas afficher le logo :	Cochez la case afin de ne pas faire afficher le logo de la compagnie sur l’impression du contrat.
Champs :	Sélectionnez un champ à la fois afin de l'insérer dans la section suivante selon l'endroit que vous désirez. NOTE: Lorsque le champ sera ajouté, il sera affiché dans le champ suivant à l'endroit désiré.
Anglais :	Vous permet d'effectuer la mise en page du contrat en version anglophone. Sélectionnez un champ dans le champ précédent et cliquez sur le « + » vert afin d'ajouter le champ dans votre modèle de contrat.
Champs :	Sélectionnez un champ à la fois afin de l'insérer dans la section suivante selon l'endroit que vous désirez. NOTE: Lorsque le champ sera ajouté, il sera affiché dans le champ suivant à l'endroit désiré.
Français :	Vous permet d'effectuer la mise en page du contrat en version française. Sélectionnez un champ dans le champ précédent et cliquez sur le « + » vert afin d'ajouter le champ dans votre modèle de contrat.

Cliquez sur « Ajouter ».

2. Contrat de vente

2.1 Contrat de vente

Afin de créer un contrat de vente, dirigez-vous dans l’option « Contrat de vente » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».

Cette option vous permet de venir mettre en place les contrats reliés à votre client, selon vos paramètres entrés dans votre modèle de contrat.
Le contrat vous permettra également de garder une traçabilité sur vos items vendus.

Champ :	Description :
Client :	Sélectionnez le client pour lequel vous désirez relier ce contrat de vente.
Date du contrat :	Sélectionnez la date de création du contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Référence :	Vous permet d’ajouter une référence au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
De la date / À la date :	Vous permet de déterminé l’intervalle de dates pour le contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Entrepôt :	Vous permet de déterminé l’entrepôt relié au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Code item : (*)	Sélectionnez l’item à relier au contrat. Ce champ est obligatoire.
Classe :	Vous permet de déterminé la classe du contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Humidité :	Vous permet de déterminé l’humidité du contrat. Cette information est utilisée plutôt par les bases de données Meunerie et est seulement à titre informatif.
Quantité : (*)	Sélectionnez la quantité désirée maximale pour l’item pour ce contrat.
Qté utilisée :	Affiche la quantité utilisée suivant la vente de l’item pour le contrat. Cette quantité est le résultat de la soustraction de la « Quantité » et la « Qté restante ».
Qté restante :	Affiche la quantité restante à vendre de l’item pour ce contrat. Cette quantité est le résultat de la soustraction de la « Quantité » et de la « Qté utilisée ».
Prix :	Vous permet de déterminer un prix estimé pour l’item sur ce contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Remarque prix :	Vous permet d’ajouter une remarque au prix estimé. Cette information est seulement à titre informatif.
Code de paiement :	Vous permet d’associer un terme de paiement au contrat, provenant des termes de paiement du compte à recevoir ou à payer. Cette information est seulement à titre informatif.
Complétée :	Vous permet de déterminer si le contrat est complété. Cette information est seulement à titre informatif.
Contrat signé :	Cochez cette case à cocher pour déterminer si le contrat a été signé ou non par le fournisseur ou le client. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « AccessCheckBoxSignedContract » est active. De plus, seuls les utilisateurs autorisés à l’accès « Accès à la case à cocher "Contrat signé" dans les contrats de vente et d'achat » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs auront accès à cette case.
Remarque :	Vous permet d’inscrire une remarque au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Type de contrat : (*)	Sélectionnez le type de contrat.
Sous-item :	Vous permet d’ajouter des sous-items à l’item principal advenant le cas échéant ou l’item du contrat n’est plus disponible chez votre client. Ainsi, si votre item principal est en rupture de stock, vous serez en mesure de relier ses sous-items aux contrats. NOTE : Cette section est seulement affichée lorsque la configuration « ContractPoSoAddSubItems » est active.

De plus, dans le contrat de vente, les sections « Commandes » et « Facturation » vous permettent de faire un suivi assidu sur l’avancement de vos différentes transactions liées à vos contrats.

2.2 Commandes

Afin de relier une commande à un contrat de vente, vous devez simplement créer une commande au client relié au contrat et ajoutez l’item du contrat.
Vous devez aussi relier le contrat dans le champ « Contrat de vente ».

NOTE : Afin d'afficher le champ « Contrat de vente », vous devez ajouter la valeur « contract » dans la configuration « SorderMaintenanceShowFields ».

Ainsi, la commande sera automatiquement ajoutée dans la section « Commandes » dans le contrat de vente.

2.3 Facture de vente

Afin de relier une facture de vente à un contrat de vente, vous devez simplement créer une facture de vente au client relié au contrat et ajoutez l’item du contrat.
Vous devez aussi relier le contrat dans le champ « Contrat de vente ».

NOTE : Il est possible de facturer une commande de vente afin de relier la facture de vente au contrat.

NOTE : Afin d'afficher le champ « Contrat de vente », vous devez ajouter la valeur « contract » dans la configuration « ArNewInvoicesShowField ».

Ainsi, la facture de vente sera reliée dans la section « Facturation » dans le contrat de vente.
NOTE : De plus, lorsqu’une facture est reliée au contrat de vente, la quantité restante sera affectée.

2.4 Changement de contrat dans la facture de vente

Afin de modifier un contrat dans une facture de vente déjà payée, dirigez‑vous dans l’option « Changement de contrat dans la facture de vente » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».

Sélectionnez la facture désirée dans le champ « # Fact. » :

Puis, modifiez le contrat de la ligne d’item désiré dans le champ « Contrat » et cliquez sur « Fermer ».

Ainsi, le contrat sera modifié sur la facture de vente.

3. Contrat d'achat

3.1 Contrat d'achat

Afin de créer un contrat d’achat, dirigez-vous dans l’option « Contrat d’achat » du menu « Maintenance » du module « Achats ».

Cette option vous permet de venir mettre en place les contrats reliés à votre fournisseur, selon vos paramètres entrés dans votre modèle de contrat.

Le contrat vous permettra également de garder une traçabilité sur vos items achetés.

Champ :	Description :
Fournisseur :	Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous désirez relier ce contrat d’achat.
Date du contrat :	Sélectionnez la date de création du contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Référence :	Vous permet d’ajouter une référence au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
De la date / À la date :	Vous permet de déterminé l’intervalle de dates pour le contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Entrepôt :	Vous permet de déterminé l’entrepôt relier au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Code item : (*)	Sélectionnez l’item à relier au contrat. Ce champ est obligatoire.
Classe :	Vous permet de déterminé la classe du contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Humidité :	Vous permet de déterminé l’humidité du contrat. Cette information est utilisée plutôt par les bases de données Meunerie et est seulement à titre informatif.
Quantité : (*)	Sélectionnez la quantité désirée maximale pour l’item pour ce contrat.
Qté utilisée :	Affiche la quantité utilisée suivant l’achat de l’item pour le contrat. Cette quantité est le résultat de la soustraction de la « Quantité » et la « Qté restante ».
Qté restante :	Affiche la quantité restante a acheté de l’item pour ce contrat. Cette quantité est le résultat de la soustraction de la « Quantité » et de la « Qté utilisée ».
Prix :	Vous permet de déterminer un prix estimé pour l’item sur ce contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Remarque prix :	Vous permet d’ajouter une remarque au prix estimé. Cette information est seulement à titre informatif.
Code de paiement :	Vous permet d’associer un terme de paiement au contrat, provenant des termes de paiement du compte à recevoir ou à payer. Cette information est seulement à titre informatif.
Complétée :	Vous permet de déterminer si le contrat est complété. Cette information est seulement à titre informatif.
Contrat signé :	Cochez cette case à cocher pour déterminer si le contrat a été signé ou non par le fournisseur ou le client. NOTE : Cette case est seulement affichée lorsque la configuration « AccessCheckBoxSignedContract » est active. De plus, seuls les utilisateurs autorisés à l’accès « Accès à la case à cocher "Contrat signé" dans les contrats de vente et d'achat » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs auront accès à cette case.
Remarque :	Vous permet d’inscrire une remarque au contrat. Cette information est seulement à titre informatif.
Type de contrat : (*)	Sélectionnez le type de contrat.
Sous-item :	Vous permet d’ajouter des sous-items à l’item principal advenant le cas échéant ou l’item du contrat n’est plus disponible chez votre fournisseur. Ainsi, si votre item principal est en rupture de stock, vous serez en mesure de relier ses sous-items aux contrats. NOTE : Afin d’afficher la section « Sous-items », vous devez activer la configuration « ContractPoSoAddSubItems ».

De plus, dans le contrat d’achat, les sections « Bon d’achat » et « Factures d’achat » vous permettent de faire un suivi assidu sur l’avancement de vos différentes transactions liées à vos contrats.

3.2 Bon d’achat

Afin de relier un bon d’achat à un contrat d’achat, vous devez simplement créer un bon d’achat au fournisseur relié au contrat et ajoutez l’item du contrat.
Vous devez aussi relier le contrat dans le champ « Contrat d’achat ».

NOTE : Afin d'afficher le champ « Contrat d'achat », vous devez ajouter la valeur « contract » dans la configuration « PoMaintenanceShowFields ».

Ainsi, le bon d’achat sera automatiquement ajouté dans la section « Bon d’achat » dans le contrat d’achat.

3.3 Factures d’achat

Afin de relier une facture d’achat à un contrat d’achat, vous devez simplement créer une facture d’achat au fournisseur relié au contrat et ajoutez l’item du contrat.
Vous devez aussi relier le contrat dans le champ « Contrat d’achat ».

NOTE : Il est possible de facturer un bon d'achat afin de relier la facture d'achat au contrat.

NOTE : Afin d'afficher le champ « Contrat d'achat », vous devez ajouter la valeur « contract » dans la configuration « NewApInvShowFields ».

Ainsi, la facture d’achat sera automatiquement ajoutée dans la section « Factures d’achat » dans le contrat d‘achat.
NOTE : De plus, lorsqu’une facture est reliée au contrat d’achat, la quantité restante sera affectée.

3.4 Changement de contrat dans la facture d’achat

Afin de modifier un contrat dans une facture d’achat déjà payée, dirigez‑vous dans l’option « Changement de contrat dans la facture d’achat » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».

Sélectionnez la facture désirée dans le champ « # Fact. » :

Puis, modifiez par la suite le contrat de la ligne d’item désiré dans le champ « Contrat » et cliquez sur « Fermer ».

Ainsi, le contrat sera modifié sur la facture d'achat.