Facturation des bons de travail

La facturation d’un bon de travail vous permet de facturer la main-d’œuvre travaillée sur les différentes opérations d’un bon de travail, ainsi que facturer les matériaux consommés sur celui-ci.

1. Préalables

Afin d'effectuer la facturation d'un bon de travail, vous devez obligatoirement cocher la case « BT à facturer » du bouton « Production » de la fiche de l'item fabriqué par le bon de travail.

De plus, seuls les bons de travail ayant une facturation de temps ou de matériaux à effectuer seront affichés dans la liste de facturation des bons de travail.

2. Configurations possibles pour la facturation d'un bon de travail

2.1 Facturation de la main-d'œuvre

2.1.1 Taux selon le contrôle de la production

Lors de la mise en place du module « Production » avec votre chargé de projet, le taux qui sera utilisé pour la facturation de la main-d'œuvre sera celui défini dans les champs « Taux fixe usine » et « Taux réel selon poste de travail » de l’option « Contrôle de production » du menu « Maintenance » du module « Production ».

NOTE : Si vous ne cochez pas aucune de ses deux cases, le système utilisera la priorité des configurations de votre base de données, afin de calculer le taux à utiliser lors de la facturation de la main-d’œuvre des bons de travail.

2.1.1.1 Taux fixe usine

En cochant la case « Taux fixe usine », vous serez en mesure de spécifier le taux horaire désiré pour toute la facturation de main-d’œuvre dans la nouvelle case « Taux horaire » qui sera affiché.

2.1.1.2 Taux réel selon postes de travail

En cochant la case « Taux réel selon postes de travail », le système utilisera toutes les différentes configurations possibles afin de calculer le taux horaire pour la facturation des bons de travail.

Pour ce faire, vous devez avoir préalablement relié un taux horaire dans vos postes de travail dans le champ « Taux horaire soumission ».

NOTE : Il est aussi possible de relier des taux différents pour certains clients dans le bouton « Taux par client ». Veuillez vous référer à la documentation « Manufacturier » pour plus d'informations les postes de travail, au besoin.

NOTE : Il est aussi possible d'activer les champs « Taux horaire soumission à temps et demi » et « Taux horaire soumission à temps double » dans les postes de travail afin de relier des taux adéquats lors d’une facturation d’un bon de travail pour une main-d’œuvre facturable reliée à un taux de « 1.5 » ou « 2 », en activant la configuration « UseWorkCenterSellingRateHalfDouble ».

2.1.2 Main-d'œuvre facturable ou non facturable

Dans un bon de travail, tous les poinçons sont facturables par défaut.
Afin de gérer si le poinçon doit être facturable ou non, dirigez-vous dans le bouton « Heures » d'une opération d'un bon de travail et décochez la case à cocher « Facturable » lors de l'ajout d'un poinçon.

2.1.3 Taux horaire à temps et demi et temps double

Il est possible de modifier le taux de la facturation d'un poinçon, pour un taux de soit « 1.5 » ou « 2 ».
Afin d’utiliser un taux de conversion de la main-d’œuvre lors de la facturation du bon de travail, vous devez activer la configuration « UseFactorOutshiftLabor ».

Ainsi, vous serez en mesure de sélectionner une valeur soit « 1 », « 1.5 », « 2 » afin de convertir le temps facturable du poinçon lors de l'ajout de celui-ci, dans le bouton « Heures » d'une opération d'un bon de travail.

Puis, lors de la facturation du bon de travail, ce taux sera utilisé afin de convertir le bon nombre d’heures de main d’œuvre à facturer dans les bons de travail.
NOTE : Il sera aussi possible de déterminer le taux des heures réelles du poinçon, pour modifier les coûts de production.
NOTE : Seuls les superviseurs ont accès à modifier les taux de conversion des poinçons.

2.1.4 Taux horaire spécifique

Il est possible de spécifier un taux horaire différent pour la facturation d'un poinçon.
Afin de spécifier le taux horaire, vous devez activer la configuration « ServiceCallHourlyRate ».

Ainsi, vous serez en mesure de modifier le taux horaire provenant du poste de travail par un taux horaire spécifique lors de l'ajout de celui-ci, dans le bouton « Heures » d'une opération d'un bon de travail.

NOTE : Cette configuration aura priorité sur la configuration « UseFactorOutshiftLabor » permettant d'utiliser un taux de conversion, si celle‑ci est aussi active.

2.2 Facturation des items

Dans un bon de travail, tous les items consommés sont facturables dans la facturation des bons de travail.
Pour ce faire, dirigez-vous dans l'option « Réquisition Matériel/Temps » du menu « Transactions » du module « Production » et consommez un item.

3. Configurations possibles pour la facturation d'un appel de service ou d'une installation

3.1 Facturation de la main-d'œuvre

Pour la facturable de la main-d'œuvre des appels de service et d’installation, vous devez activer la configuration « UseQuotationLaborRateByWorkCenter » afin d’utiliser la valeur du champ « Taux horaire soumission » des postes de travail lors de la facturation de la main d’œuvre.

Sans cette configuration, le système utilisera le prix de vente de l’item relié à votre bon de travail, afin de calculer le taux de main-d'œuvre à facturer dans le processus des appels de service et des installations.

3.1.1 Main d'œuvre facturable ou non facturable

Afin de définir le mode de facturation des poinçons dans un appel de service ou dans une installation, vous devez relier le mode d'exécution à appliquer par défaut dans le champ « Mode d'exécution » de la section « Bons de travail » de l’option « Contrôle des appels de service et des installations » du menu « Maintenance » du module « Production ».
Néanmoins, vous serez en mesure de modifier le mode d'exécution pour l'appel de service et d'installation dans ceux-ci.
NOTE : Pour plus d'informations sur le contrôle des appels de service et des installations, veuillez vous référer à la documentation « Processus des appels de service et des installations » du module « Production ».

Par la suite, lorsqu'un appel de service ou une installation sera créé, le mode d'exécution sélectionné par défaut dans le contrôle sera affiché dans le champ « Mode d'exécution » de l'onglet « BT » et vous serez en mesure de le modifier au besoin.

Le mode d'exécution déterminera si les poinçons seront facturables ou non-facturables dans cet appel de service ou cette installation.
Par la suite, dirigez-vous dans l'onglet « Travaux » afin d'ajouter un poinçon.
Selon le mode d'exécution, la case à cocher « Facturable » sera cochée ou décochée lors de l'ajout d'un poinçon et vous serez en mesure de la modifier au besoin.

3.1.2 Arrondissement de temps

Un arrondissement de temps peut être paramétré par défaut pour les poinçons facturables des appels de service et des installations.

Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Contrôle des appels de service et des installations » du menu « Maintenance » du module « Production ».
Dans ce contrôle, vous serez en mesure de préciser la valeur à utiliser pour les temps facturables par défaut dans le champ « Arrondir les temps au » de la section « Temps facturable » du contrôle.

Ainsi dans la case « Heures réelles » d’un poinçon d’un bon de travail, la valeur indiquée sera toujours l’heure réelle du poinçon et dans la case « Heures facturables », le temps à facturer sera arrondi adéquatement selon la valeur indiquée.

NOTE : Les valeurs d'arrondissement de temps et le temps minimum à facturer sont cumulables lors de l'ajout d'un poinçon de main d’œuvre des bons de travail des appels de service ou des installations. Veuillez vous référer au point 3.1.3 du présent document pour le temps minimum à facturer.

3.1.3 Temps minimum à facturer

Un minimum de temps à facturer peut être paramétré par défaut pour les poinçons facturables des appels de service et des installations.

Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Contrôle des appels de service et des installations » du menu « Maintenance » du module « Production ».
Dans ce contrôle, vous serez en mesure de préciser la valeur à utiliser pour l’arrondissement de la main-d’œuvre facturable par défaut dans le champ « Minimum de temps à facturer » de la section « Temps facturable » du contrôle.

Ainsi dans la case « Heures réelles » d’un poinçon d’un bon de travail, la valeur indiquée sera toujours l’heure réelle du poinçon et dans la case « Heures facturables », le temps à facturer sera arrondi adéquatement selon la valeur indiquée.

Ainsi, si le poinçon est plus petit que le temps minimum à facturer, le temps minimum sera automatiquement affecté au poinçon.

NOTE : Les valeurs de temps minimum à facturer et d'arrondissement de temps sont cumulables lors de l'ajout d'un poinçon de main d’œuvre des bons de travail des appels de service ou des installations. Veuillez vous référer au point 3.1.2 du présent document pour les arrondissements de temps.

3.1.4 Taux horaire à temps et demi et temps double

Il est possible de modifier le taux de la facturation d'un poinçon, pour un taux de soit « 1.5 » ou « 2 ».
Afin d’utiliser un taux de conversion de la main-d’œuvre lors de la facturation du bon de travail, vous devez activer la configuration « UseFactorOutshiftLabor ».

Ainsi, vous serez en mesure de sélectionner une valeur soit « 1 », « 1.5 », « 2 » afin de convertir le temps facturable du poinçon lors de l'ajout de celui-ci dans l'onglet « Travaux » d'un appel de service ou d'une installation.

NOTE : Il sera aussi possible de déterminer le taux des heures réelles du poinçon, pour modifier les coûts de la job.
NOTE : Seuls les superviseurs ont accès à modifier les taux de conversion des poinçons.

3.1.5 Taux horaire spécifique

Il est possible de spécifier un taux horaire pour la facturation d'un poinçon.
Afin de spécifier le taux horaire, vous devez activer la configuration « ServiceCallHourlyRate ».

Ainsi, vous serez en mesure de modifier le taux horaire provenant du poste de travail par un taux horaire spécifique lors de l'ajout de celui-ci dans l'onglet « Travaux » d'un appel de service ou d'une installation.

NOTE : Cette configuration aura priorité sur la configuration « UseFactorOutshiftLabor » permettant d'utiliser un taux de conversion, si celle‑ci est aussi active.

3.2 Facturation du déplacement

Il est possible de facturer un déplacement dans les appels de service et les installations.

Pour ce faire, dirigez-vous dans l’option « Contrôle des appels de service et des installations » du menu « Maintenance » du module « Production ».
Dans ce contrôle, vous devez relier l'item de déplacement dans le champ « Code item déplacement » de la section « Temps facturable » du contrôle.

Ainsi, lors d'un ajout d'un poinçon dans un appel de service ou d'une installation, vous serez en mesure d'ajouter un déplacement à l'entrée de temps en cochant la case « Déplacement ».
Afin de facturer ce déplacement lors de la facturation du bon de travail, vous devez cocher la case « Déplacement facturable ».

NOTE : Si aucune valeur n'est saisie dans le champ « Compte GL à la facturation », c'est le compte de grand livre de l'item rattaché à l'appel de service ou l'installation qui sera utilisé.

3.3 Facturation des items

Par défaut, tous les items consommés dans l'onglet « Matériel » d'un bon de travail d'appel de service et d'installation sont facturables, lors de la facturation des bons de travail.

Néanmoins, il est possible de déterminer un item non facturable dans les appels de service et les installations en activant la configuration « ShowIsBillable ».
Lorsque vous activez cette configuration, dans l'onglet « Matériel » d'un appel de service et d'une installation, il sera possible de rendre certains items non facturables en décochant la case « Facturable » pour que l'item ne soit pas facturé lors de la facturation des bons de travail.

4. Facturation des bons de travail

Afin de facturer un bon de travail, dirigez-vous dans l’option « Facturation des BT » du menu « Utilitaires » du module « Vente » afin de facturer un bon de travail.

Seuls les bons de travail complétés pour un client et les appels de service et les installations à facturer seront affichés.
NOTE : Il est possible de facturer partiellement vos bons de travail, lorsque ceux-ci sont toujours ouverts, afin de facturer les travaux en cours, en activant la configuration « PartialBTInvoice ».
NOTE : Il est aussi possible de cocher la case « Facturer seulement les jobs fermées » via la section « Bons de travail » dans le contrôle des appels de service et des installations afin d'obliger la fermeture d’un bon de travail d'appel de service et d'installation pour la facturation.

Sélectionnez une commande, un client, une référence client, une job ou un bon de travail dans les paramètres de recherche et cliquez sur le bouton « Rechercher » afin d'afficher la liste des bons de travail à facturer.

Champ:	Description:
Facturer :	Cochez la case du bon de travail afin de facturer ce bon de travail. NOTE : Il est possible de cocher plusieurs cases appartenant au même client afin de facturer plusieurs bons de travail sur une même facturation.
No client :	Affiche le numéro de client auquel est relié le bon de travail.
Nom client :	Affiche le nom de client auquel est relié le bon de travail.
# BT :	Affiche le numéro du bon de travail de la job.
Numéro de Job :	Affiche le numéro de job.
No Commande :	Affiche le numéro de la commande si la job provient d’une mise en production reliée à une commande.
No soumission :	Affiche le numéro de la soumission si la job provient d’une mise en production reliée à une commande convertie d’une soumission.
# Commande Client :	Affiche la référence de commande du client, s’il y a lieu.

Cochez un ou plusieurs bons de travail à facturer d’un même client et cliquez sur le bouton « Confirmer » afin de générer la facturation du bon de travail.

Il est possible de supprimer un bon de travail dans la liste des bons de travail à facturer via l'accès « Accès à la poubelle dans la facturation des BT » de la catégorie « Module Ventes » des accès utilisateurs et ainsi, afficher l'icône d'une poubelle sur la ligne des bons de travail à facturer.

Ainsi, la facture générée vous sera affichée afin que vous puissiez y apporter vos modifications, au besoin.

Lorsque la facture sera enregistrée, il sera impossible de modifier un poinçon ou une réquisition de matériel à moins de renverser la facture.

Il sera important de noter que lors de la facturation partielle de votre bon de travail, la facture générée affichera uniquement les heures travaillées et les matériaux consommés sur le bon de travail.
Lorsque vous aurez créé la facturation du bon de travail, si aucune nouvelle main-d'œuvre ou matériau n'est ajouté au bon de travail, le bon de travail ne sera plus affiché dans la liste des facturations de bons de travail.
Seulement lorsqu'une nouvelle main-d'œuvre et ou un nouveau matériel seront à facturer, que le bon de travail sera à nouveau disponible dans l'option « Facturation des BT » du menu « Utilitaires » du module « Vente ».

NOTE : Il est possible de regrouper les poinçons avec le même coût au moment de la facturation que l'on facture un ou plusieurs bons de travail en activant la configuration « InvoiceLaborGroupByCost ».

NOTE : Il est possible d’afficher la date du poinçon dans la facture avec le nom de l’employé. Il faut aussi savoir que si l’employé inscrit une note dans son punch, elle va apparaitre dans la facture, ainsi que la description de la job en activant la configuration « WoBillDate ».

NOTE : Il est possible de ne pas faire suivre le numéro de projet de l’appel de service lors de la facturation du bon de travail en activant la configuration « InvJobDoNotLinkProject ».

NOTE : Il est possible d'appliquer le compte de Grand Livre de la catégorie de l’item du bon de travail au lieu des comptes de Grand Livre reliés aux catégories des items facturés lors de la facturation du bon de travail en activant la configuration « invoiceWoUseParentItemForGlAcc ».

NOTE : Il est possible d'appliquer le projet de l'entête de la commande aux items facturés lors de la facturation du bon de travail provennant d'une commande de vente en activant la configuration « ApplyProjSOJobDtlLinesBillWo ».

NOTE : Il est possible de ne pas afficher les poinçons non facturables dans la facturation des bons de travail en activant la configuration « Notdisplaynonbillablepunches ».