Facture Proforma

Une facture Proforma vous permet de réserver un numéro de facture avant que celle-ci soit complètement créée dans le système.

1. Préalable

Afin que le processus des factures de type « Proforma » fonctionne dans Prextra, vous devez avoir préalablement créé une commande de vente via l’option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

Pour plus d'informations sur les commandes, veuillez vous référer à la documentation du module « Ventes ».

2. Facture Proforma

Dans le système, deux méthodes vous permettent de créer une facture Proforma.

2.1 Commandes

Lorsqu’une commande de vente a été créée, vous pouvez ouvrir celle-ci à nouveau et cliquez sur le plus vert près du champ « Facture Proforma », afin de créer la facture Proforma.

Le numéro de la facture Proforma sera maintenant affiché dans ce champ.

Vous pouvez maintenant cliquer sur le numéro de la facture Proforma et elle sera affichée à l’écran.

2.2 Facture Proforma

Lorsqu’une commande de vente a été créée, dirigez-vous à l’option « Facture Proforma » du menu « Rapports » du module « Ventes » et sélectionnez une commande ou un intervalle de commandes de vente via les combos.

Utilisez les combos des champs « De la commande » et « À la commande » afin de sélectionner l'intervalle des commandes pour lequel vous désirez créer des factures Proforma.

Cochez la case du champ « Cacher prix » pour cacher les prix sur la facture Proforma.

Cliquez sur « Imprimer » afin de conserver un numéro de facture.

Cliquez sur « OK » et la facture Proforma vous sera affichée à l’écran.

3. Encaissement Payé d’avance

Lors de la réception d’un paiement sur une commande dont le numéro de facture Proforma est déjà réservé, vous devez utiliser la notion de « Payé d’avance ».
Dirigez-vous dans l'option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » pour enregistrer votre paiement.

Si vous reliez le payé d’avance à une commande de vente, lorsque celle-ci sera expédiée et facturée, le payé d’avance sera déduit du total de la facture créée.

NOTE : Pour plus d’informations sur les payés d’avance, veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir ».

4. Expédition d’une commande avec facture Proforma

Lors de l’expédition de la commande, vous devez vous assurer que l’expédition se fait en entier.

Dirigez-vous à l'option « Expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

NOTE : Pour plus de d’informations sur les expéditions, veuillez vous référer à la documentation « Ventes ».

5. Facturation des expéditions

Vous devez maintenant facturer l’expédition.

Dirigez-vous dans l'option « Facturation des expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

Sélectionnez la commande à facturer et cliquez sur « Confirmer ».

Lorsque vous cliquez sur « Confirmer », l’écran de facturation sera affiché.

Vous pouvez maintenant appliquer le « payé d’avance » sur la facture en cliquant sur le bouton « Payé d’avance ».

Sélectionnez le payé d'avance désiré en cochant la case propice, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ». Lorsqu’un payé d’avance est appliqué sur une facture, lors de l’impression de celle-ci, le paiement sera déduit du total.

Lorsque vous enregistrez la facture, celle-ci aura le même numéro que la facture Proforma.

6. Annuler une facture Proforma

Vous pouvez annuler une facture Proforma en cliquant sur l’icône de la poubelle, via la commande de vente, seulement si celle-ci n’a pas encore été facturée.

NOTE : Lorsqu’une facture Proforma est annulée, le numéro de facture qui avait été réservé ne pourra plus être utilisé par le système si vous ne régresser pas la séquence de facturation des comptes à recevoir.

6.1 Reculer une séquence de facturation

Afin de réutiliser le numéro de facturation, d’une facture Proforma annulée, vous devez régresser la séquence des numéros de facturation.

Pour ce faire, dirigez-vous à l’option « Contrôle des comptes à recevoir » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir » et via le champ « Dernier numéro de facture » et inscrivez la valeur du numéro de facture désiré moins 1.

Par exemple :

Vous avez créé deux factures Proforma pour les commandes 10 et 11 et les numéros de factures Proforma générées sont « 10 » et « 11 ».

Vous décidez par la suite d’annuler la facture Proforma « 10 », ainsi ce numéro de facture est perdu.

Le prochain numéro de facture disponible, Proforma ou non, sera le numéro « 12 », même si le numéro « 10 » a été annulé.

Afin de retrouver le numéro « 10 » dans le système, vous devez reculer la séquence du dernier numéro de facture à « 9 », afin que le prochain numéro de facturation soit le numéro « 10 », Proforma ou non.

NOTE : Si d’autres factures ont été générées dans le système et vous effectuez une régression de la séquence des numéros de facture, le système prend en considération les factures générées pour ne pas les dupliquer.

Par exemple : Vous créez une facture de type Proforma et le numéro généré est « 12 ». Par la suite, vous générez les factures « 13 » et « 14 » dans votre système. Puis, vous supprimer la facture Proforma « 12 ». Pour retrouver ce numéro de facturation, vous devez régresser la séquence à « 11 », afin que la prochaine facture soit la « 12 » et lorsque vous aurez généré cette facture, la « 12 », le système prend en considération que les factures « 13 » et « 14 » sont générées, donc par la suite, la prochaine sera la facture « 15 », Proforma ou non.