Modalités de paiement
La modalité de paiement vous permet d’offrir à un partenaire la possibilité de payer une commande de vente selon différents versements.
Il est aussi possible de regrouper les items d’une commande de vente via des différents groupes de modalités de paiement.
De plus, lors de la facturation de la modalité de paiement appelé « Facture principale », les items de la commande seront facturés et les autres modalités de paiement seront renversées, afin de balancer les comptes de ventes concernés.
1. Préalables
1.1 Contrôle des comptes à recevoir
Afin d'utiliser les modalités de paiement lors de la facturation, le système utilise les comptes de Grand Livre reliés à la section « Modalités » du contrôle des comptes à recevoir.
Dirigez-vous ainsi dans l'option « Contrôle des comptes à recevoir » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir » afin de configurer les comptes Grand Livre qui seront utilisés pour les écritures comptables des modalités de paiement.
NOTE : La section « Modalités » est seulement affichée lorsque la configuration « InvoicingManyTerms » est active.
Lorsqu’une modalité de paiement est facturée, le compte de Grand Livre relié au champ « Compte à recevoir pour revenus reportés » du contrôle des comptes à recevoir sera débité et le compte de Grand Livre relié au champ « Compte GL pour revenus reportés » sera crédité, ainsi que les taxes reliées à la commande afin de facturer la modalité de paiement.
NOTE : Si la case à cocher « Prioriser le compte à recevoir du client » est cochée dans le contrôle des comptes à recevoir, le compte de Grand Livre utilisé dans l’écriture comptable pour celui du compte à recevoir de revenus reportés priorisera celui relié au champ « Compte à recevoir » dans la fiche du client.
1.2 Commande de vente
Afin de créer les modalités de paiement, dirigez-vous à l’option « Commandes » du menu « Maintenance » du module « Ventes », sélectionnez une commande active et cliquez sur le bouton « Modalités » pour créer les modalités de paiement.
NOTE : Si vous créez une nouvelle commande, vous devez l'enregistrer pour accéder au bouton « Modalités ». De plus, lorsqu'une une modalité de paiement est créée, le bouton sera de couleur bleu.
NOTE : De plus, si vous expédiez une commande qui possède des modalités de paiement, le système créera automatiquement la première facture de modalité. Par contre, il est possible de ne pas lancer automatiquement la création de modalités de paiement à l'expédition de la commande en activant la configuration « InvoicingManyTermsShippingManual ».
2. Modalités de paiement
En cliquant sur le bouton « Modalités » d’une commande de vente, l’écran des modalités de paiement s’ouvrira, vous permettant de créer les modalités de paiement pour cette commande.
Le montant de la commande avant taxes, le solde à distribuer des modalités de paiement, le montant facturé ainsi que le solde à facturer vous seront affichés dans l'entête de la modalité. De plus, tous ses montants s'ajusteront automatiquement lors de la création de vos modalités de paiement.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Description : (*) | Saisissez une description pour la modalité de paiement. NOTE : Cette description s’affichera sur la facture de la modalité de paiement en remplacement la description de vos items. Néanmoins, lors de la facturation de la facture principale, la description de vos items sera affichée. |
| Réalisation : | Saisissez un pourcentage de réalisation de la commande pour calculer le montant de la modalité de paiement. Ce champ vous permettra d'estimer une réalisation de travaux, dans le cas où la commande de ventes est reliée à un bon de travail. NOTE : Ce champ est seulement affiché lorsque la valeur « fachievementpct » a été ajoutée dans la configuration « SoTermsMaintnenanceHiddenFields ». |
| Date : (*) | Sélectionnez la date pour la modalité de paiement. |
| Montant : | Sélectionnez un montant pour la modalité de paiement. Si vous avez spécifié un pourcentage de réalisation dans le champ, le montant sera calculé automatiquement. |
| Terme de paiement : (*) | Sélectionnez le terme de paiement pour la modalité de paiement. Par défaut, le terme de paiement est celui de la commande. |
| Facture principale : | Cochez cette case d’une des modalités, afin que lorsque cette modalité sera facturée, les factures de modalités précédemment facturées seront créditées et les items de la commande seront facturés sur cette facture principale. Ainsi, les items seront comptabilisés adéquatement à l’inventaire. Veuillez vous référer au point 3.2 du présent document pour la facturation de la facture principale. NOTE : Cette case se coche automatiquement lorsque vous créez la dernière modalité de paiement. |
| # Fact. : | Affiche le numéro de facture de la modalité de paiement, lorsque celle-ci sera facturée. |
(*) Champ obligatoire
2.1 Modalités de paiements
Afin de créer les modalités de paiement, saisissez une description pour chacune des modalités de paiement ainsi que la date à laquelle vous désirez générer la modalité de paiement.
De plus, saisissez soit un pourcentage de la commande pour la modalité ou directement un montant dans le champ « Montant ».
Modifiez le terme de paiement au besoin. Par défaut, le terme de paiement est celui de la commande.
Puis, cliquez sur le crochet vert pour ajouter la modalité de paiement créée.
Vous devez créer des modalités de paiement pour le montant total de la commande avant taxe afin de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
NOTE : Lorsqu'une modalité sera saisie, il sera possible de cliquer sur le forage du montant de celle-ci afin de distribuer ce montant pour chaque item de votre commande. Lorsque les modifications seront effectuées, vous devrez enregistrer à nouveau vos modalités de paiement afin de les facturer. Ainsi, lors de la facturation de celle-ci, seuls la description de la modalité de paiement et le montant total seront affichés, à l'exception de la facturation de la facture principale.
Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », l’écran des modalités des paiements se fermera et le bouton « Modalités » sera maintenant de couleur bleue dans la commande de vente préalablement sélectionnée.
NOTE : Il est possible de générer automatiquement la première facture de modalité lorsque vous enregistrez les modalités de paiement en activant la configuration « InvoicingManyTermFirstInvoice ».
NOTE : Les soldes et les montants de l'entête seront mis à jour lorsque vos modalités seront créées.
2.2 Modalités de paiement avec groupe d’items
Afin de créer les modalités de paiement avec des groupes d'items, cliquez sur le bouton « Ajouter un groupe » dans l'en-tête de l'écran de modalité de paiement pour créer un groupe.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Ajouter un groupe », vous serez en mesure de créer votre premier groupe d’items pour vos modalités de paiement.
Saisissez un nom au groupe et sélectionnez les items à inclure dans ce groupe :
NOTE : Cochez la case « Regroupement sur la facture » afin de regrouper les items sur l’impression des factures, ainsi la description sera la description de la modalité sur l'impression de la facture principale.
NOTE : Il est possible de saisir une quantité pour chaque ligne d'item en activant la configuration « SoPaymodeGroupManualEntry ».
Cliquez sur « Enregistrer » pour créer votre groupe.
Lorsque votre groupe d'item sera créé, vous serez en mesure d’ajouter vos modalités de paiement pour ce groupe.
De plus, le nom du groupe sera affiché pour chaque groupe avec les modalités de paiement qui y sont associées.
Créez tous les groupes de modalités nécessaires afin de regrouper tous les items de votre commande afin d'enregistrer vos modalités de paiement.
NOTE : Les soldes et les montants de l'entête seront mis à jour lorsque vos modalités seront créées.
Lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », l’écran des modalités des paiements se fermera et le bouton « Modalités » sera maintenant de couleur bleue dans la commande de vente préalablement sélectionnée.
3. Facturation des modalités de paiement
3.1 Facturation des modalités de paiement
Sélectionnez une commande de vente incluant des modalités de paiement et cliquez sur le bouton « Modalités » afin d'ouvrir de nouveau l’écran de modalités de paiement.
Afin de créer une facture de modalité, la date prévue de la modalité doit être supérieure ou égale à la date du jour.
Cliquez sur le bouton « Facturer » sur la ligne à facturer.
En cliquant sur le bouton « Facturer », un nouvel écran vous sera affiché afin de sélectionner la taxe à relier à la facture de modalité.
Modifiez la taxe au besoin.
La devise et le taux proviennent de la commande de vente et sont donc non modifiables.
Cliquez sur « Enregistrer » pour générer la facture.
Lorsque la facture sera générée, le numéro de la facture de modalité sera affiché à la place du bouton « Facturer ».
Cliquez sur l’icône de la loupe afin de visualiser la facture.
NOTE : La facture générée sera aussi disponible via à l’option « Facturation » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
3.2 Facturation de modalités de paiement regroupée
Il est possible de regrouper des factures de modalités qui ont la même la date.
Pour ce faire, cochez les factures désirées et utilisez le bouton « Facturer » qui se trouve dans l'en-tête de l'écran, afin de regrouper les modalités sur une même facture.
Le numéro de la facture de modalité créée sera indiqué à la place du bouton « Facturer » et vous pourrez cliquer sur l’icône de la loupe afin de visualiser la facture.
La facture générée sera aussi disponible via à l’option « Facturation » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Lorsque toutes les factures de modalités seront facturées, il sera possible d’expédier la commande active. Par contre, vous ne serez pas en mesure de facturer cette expédition, car lorsque toutes les factures de modalités seront facturées, tous les items de votre commande seront comptabilisés à l’inventaire.
NOTE : Il est possible de modifier le contenu de la commande de vente même si toutes les modalités de paiement ont été facturées en activant la configuration « SoAllowUpdateModalities ».
3.3 Facturation manuelle
Vous serez aussi en mesure de facturer une modalité de paiement via l’option « Création des factures de modalités de paiement » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir ».
Sélectionnez un intervalle de dates afin d’afficher les factures de modalités à générer, puis cliquez sur « Recherche »
Lorsque vous avez sélectionné la ou les factures de modalités désirées, cliquez sur « Confirmer » afin de générer la facture automatiquement.
La facture générée sera disponible via à l’option « Facturation » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Si la facture de modalité possède un pourcentage de réalisation, la modalité sera affichée de couleur soit verte ou orange. Une modalité surlignée de couleur verte indique que le temps poinçonné sur le bon de travail relié à la commande est supérieur au pourcentage du champ « Réalisation (%) » du bouton « Modalité », ainsi il est logique de facturer la modalité. Les modalités surlignées de couleur rouge indiquent que le temps poinçonné sur le bon de travail est inférieur au pourcentage du champ « Réalisation (%) » du bouton « Modalité » de la commande. Néanmoins, il est possible de facturer la modalité.
3.4 Écritures de facturation des modalités de paiement
Facturation d’une modalité de paiement
Lorsqu’une modalité de paiement est facturée, le compte de Grand Livre relié au champ « Compte à recevoir pour revenus reportés » du contrôle des comptes à recevoir sera débité et le compte de Grand Livre relié au champ « Compte GL pour revenus reportés » sera crédité, ainsi que les taxes reliées à la commande afin de facturer la modalité de paiement.
NOTE : Si la case à cocher « Prioriser le compte à recevoir du client » est cochée dans le contrôle des comptes à recevoir, le compte de Grand Livre utilisé dans l’écriture comptable pour celui du compte à recevoir de revenus reportés priorisera celui relié au champ « Compte à recevoir » dans la fiche du client.
Facturation de modalité de paiement de la facture principale
Lors de la facturation de la facture de modalité principale, le système renverse le cumule des factures de modalités préalablement comptabilisées dans le compte de Grand Livre relié au champ « Compte à recevoir pour revenus reportés » afin de balancer avec la facturation des items de ce groupe de modalité de paiement afin de comptabiliser les comptes de Grand Livre propices des catégories de ses items.
Facturation de la facture principale sans avoir facturé toutes les factures de modalités
Dans le cas, où que l’on facture une facture principale, sans avoir facturé toutes les factures de modalités de ce groupe d’item, le système utilisera le compte de Grand Livre relié au champ « Comptes de dépôt d’avance à venir » du contrôle des comptes à recevoir dans l’écriture comptable de la facture principale, afin de balancer les modalités qui n’ont pas encore été facturées, ainsi lorsque celle-ci seront facturés, toutes les modalités seront comptabiliser adéquatement.