Processus de ventes simplifié
Le processus de vente vous permet de créer une soumission de vente et de l'envoyer automatiquement par courriel à votre client afin qu'il confirme les prix des items sur la soumission de vente.
Par la suite, vous serez en mesure de convertir la soumission de vente en commande et d'expédier la commande.
De plus, vous serez en mesure de facturer l'expédition de la commande et de recevoir un paiement de votre client pour l'encaissement de la facture.
1. Soumissions de vente
La soumission de vente vous permet de créer vos ventes à un client ou un prospect.
Dirigez-vous dans l'option « Soumissions » du menu « Transactions » du module « Ventes » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des soumissions.
Sélectionnez un client ou un prospect.
Sélectionnez l’item à vendre et les informations de l’item s’afficheront.
Validez la quantité et le prix, puis cliquez sur le crochet vert pour ajouter l'item à votre soumission de vente.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre soumission de vente.
2. Envoie par courriel
Lorsque la soumission a été enregistrée une première fois, rouvrez-la et cliquez sur le bouton « Imprimer ».
L'impression de la soumission vous sera affichée à l'écran.
Cliquez sur l'icône de l'enveloppe afin d'envoyer la soumission à votre client par courriel.
Un nouvel écran ouvrira vous permettant de confirmer le contact de l'envoi et d'ajouter vos détails sur l'envoi du courriel.
Cliquez sur « Envoyer ».
3. Convertir en commande de vente
Lorsque la soumission sera confirmée par votre client, ouvrez à nouveau votre soumission de vente et cliquez sur « Convertir en commande ».
Un nouvel écran ouvrira.
Confirmez la quantité et saisissez la date de confirmation, la date promise et la date d'expédition des items.
Cochez les items de la soumission à convertir en commande et cliquez sur « Convertir en commande ».
La commande sera automatiquement créée et l'impression vous sera affichée à l'écran.
4. Commandes de ventes
La commande de vente vous permet de créer vos ventes à un client.
Dirigez-vous dans l'option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des commandes.
NOTE : Si vous avez converti une soumission de vente en commande, ouvrez la commande pour confirmer les informations.
Sélectionnez le client et saisissez les informations nécessaires.
Sélectionnez l’item à vendre et les informations de l’item s’afficheront.
Validez la quantité et le prix, puis cliquez sur le crochet vert pour ajouter l'item à votre commande.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre commande.
5. Envoie par courriel
Lorsque la commande a été enregistrée une première fois, rouvrez-la et cliquez sur le bouton « Imprimer ».
L'impression de la commande vous sera affichée à l'écran.
Cliquez sur l'icône de l'enveloppe afin d'envoyer la commande à votre client par courriel.
Un nouvel écran ouvrira vous permettant de confirmer le contact de l'envoi et d'ajouter vos détails sur l'envoi du courriel.
Cliquez sur « Envoyer ».
6. Expéditions
L'expédition vous permet d'expédier vos commandes.
Dirigez-vous dans l'option « Expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des expéditions.
Sélectionnez la commande dans le champ « No Commande ».
Vous pouvez ajouter le numéro du bon de livraison du client à titre de référence dans le champ « Connaissement ».
Cochez la case « Tout envoyer » afin d'expédier la totalité des items de la commande ou sélectionnez la quantité reçue dans le champ « Qté expédiée ».
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre expédition.
7. Facturation des expéditions
La facturation des expéditions vous permet de facturer vos expéditions.
Dirigez-vous dans l'option « Facturation des expéditions » du menu « Transactions » du module « Achats ».
Sélectionnez un client et cochez les commandes à facturer.
NOTE : Si vous ne sélectionnez aucun critère et cliquez sur « Rechercher », toutes les expéditions à facturer seront affichées.
Cochez les commandes à facturer et appuyez sur le bouton « Confirmer » situé dans le bas de cette fenêtre.
NOTE : Il est possible de facturer plusieurs expéditions d'un même client afin de générer une seule facture de vente.
NOTE : Il est possible de cliquer sur le lien des commandes ou des expéditions afin de les visualiser.
Cliquez sur « Confirmer » afin de lancer la facturation.
La fenêtre de facturation s’ouvrira.
8. Facturation
La facturation vous permet de comptabiliser vos ventes dans vos comptes à recevoir.
Dirigez-vous dans l'option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin d’ajouter une nouvelle facture.
NOTE : Si vous avez créé la facturation d'une expédition, ouvrez la facture de vente pour confirmer les informations.
Saisissez le client désiré et les champs « Facturer à » et « Expédier à » seront automatiquement complétés en fonction du client sélectionné.
Saisissez la date de la facture.
Le champ « Date due » sera automatiquement complété en fonction du terme de paiement du fournisseur.
Après avoir saisi les informations nécessaires dans l’entête de la facturation, sélectionnez un compte de Grand Livre dans lequel vous désirez imputer la vente ou sélectionnez un item et la quantité à vendre.
Cliquez sur le crochet vert.
NOTE : Pour saisir un crédit, vous devez saisir un montant négatif.
Cliquez sur « Enregistrer ».
9. Encaissement
Un encaissement vous permet de recevoir un paiement d'un de vos clients.
Dirigez-vous dans l'option « Encaissements » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir » et cliquez sur l'ajout d'enregistrement dans la liste des encaissements.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement afin de créer un lot de dépôt.
Sélectionnez la date de votre lot.
Par défaut, la date affichée est celle du jour, ainsi que la période.
Sélectionnez l'institution financière.
Cliquez sur « Enregistrer ».
Ainsi, un lot de dépôt sera automatiquement créé vous permettant de saisir les paiements reçus de vos clients.
Sélectionnez le lot créé.
Une nouvelle fenêtre ouvrira.
Cliquez sur « Ajouter » afin d'ajouter un encaissement.
Si l'encaissement concerne des factures d’un client, saisissez le code du client afin d’afficher les factures pour ce client dans le détail de l’écran.
Si l'encaissement ne concerne pas des factures clients, spécifiez seulement la nature de l'encaissement dans le champ « Nom » et saisissez le ou les comptes de Grand Livre appropriés dans le champ « Code GL ».
Sélectionnez la ou les factures à recevoir dans le détail de l’écran.
Cochez soit la case « Dépôt direct », « Espèce » ou saisissez un numéro de chèque dans le champ « # Chèque » selon la méthode de paiement du client et saisissez le montant reçu dans le champ « Montant ».
Cochez les factures payées par le client.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d'enregistrer votre encaissement.
NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Encaissements » du module « Comptes à recevoir » pour plus d'informations.
Ainsi, le processus de vente est complété.