Processus des factures de locations

La facture de location permet de créer un gabarit de contrat de location. Ce gabarit permet de facturer un nombre de locations prédéterminé et de facturer à la journée les quantités supplémentaires empruntées.

ATTENTION : Ce processus diffère du processus de location. Il permet de facturer une location directement et de générer des gabarits de facturation récurrente.

1. Préalables

1.1 Items

Afin que le processus des locations fonctionne adéquatement, vous devez préalablement créer des items dans votre base de données, afin de procéder à la location de ceux-ci par la suite.

Procédez à la création de vos items.
Veuillez vous référer à la documentation « Inventaire » afin de créer vos items, au besoin.

NOTE : Les items de location doivent être des items gérés par numéro de série unique pour le processus des locations. Néanmoins, il est possible de gérer la location d'item standard en cochant la case « Location d'item standard » dans le contrôle des locations. Référez-vous au point 1.3 du présent document.

1.1.1 Bouton « Production »

Cliquez sur le bouton « Production » de la fiche de l’item et cochez la case « Location » afin d’utiliser l’item dans le processus des locations.

NOTE : Un message d'alerte s'affichera en cochant cette case si l'item n'est pas coché numéro de série dans la fiche de l'item et que la case « Location d'item standard » du contrôle des locations n'est pas cochée. Il sera possible de relier l’item de contrat de location à son matériel loué. L’item de contrat de location doit être configuré « Non-stock » et pourras être relié uniquement à un item matériel.

1.1.2 Bouton « Listes de prix »

Cliquez sur le bouton « Listes de prix » de la fiche de l’item afin de relier la liste de prix désirée de type « Location » à l’item.

Associez la liste de prix désirée de type « Location » à l’item.
Si aucune liste de prix n’est associée, le prix suggéré de l’item à la location sera le prix de vente de l'item.

NOTE : Veuillez vous référer au point 1.2 de la documentation « Processus des locations » pour plus d'informations sur les listes de prix.

NOTE : Vous devez relier l’item à une liste de prix de type « Location » afin que le processus des locations suggère les prix adéquatement.

NOTE : Il est possible d’utiliser un utilitaire afin d’importer vos listes de prix de façon massive et de les relier à vos items. De plus, dans le processus de la recherche de prix, la liste de prix de type « Item » a priorité sur toutes autres listes de prix.

1.3 Contrôle des locations

Dirigez-vous dans l’option « Contrôle des locations » du menu « Maintenance » du module « Ventes », afin de paramétrer certains éléments du processus des locations.

NOTE : Veuillez vous référer à la documentation « Processus des locations » pour plus d'informations sur le contrôle des locations.

NOTE : Dans le processus de facturation de location, seuls les champs, « Location d'item standard », « Liste de prix pour le retour » et « Entrepôt » sont utilisés.

3. Facture de location

La facturation de location vous permet de facturer les items mis en location chez vos clients.

3.1 Création des factures de location

Dirigez-vous dans l’option « Facture de location » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir », afin de facturer vos transactions de location.

3.2 Gabarits de factures récurrentes

Dirigez-vous dans l’option « Gabarits de factures récurrentes » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir », afin de visualiser et/ou modifier vos gabarits de factures récurrentes générés via vos factures de location.

Sélectionnez le gabarit de la facture de location à visualiser et/ou à modifier.

NOTE : Les gabarits de factures récurrentes sont seulement générés lorsque la première facture de location a été créée.

Cliquez sur le bouton « Récurrence ».

Champ:	Description:
Type récur.:	Affiche le type de récurrence de la liste de prix de votre location. NOTE : ce champ est modifiable.
Fréquence:	Affiche la fréquence de la liste de prix de votre location. NOTE : ce champ est modifiable.
Encaissement:	Sélectionnez un paramètre par défaut pour l'encaissement de cette facture récurrente, au besoin. Dans ce processus, ce n'est pas essentiel.
Nbr récurrence:	Affiche le nombre de récurrence pour ce gabarit de facture. Ce champ est modifiable. NOTE : À chaque création de chaque facture de location, la récurrence diminuera de « 1 ».