Processus des locations
La location vous permet de créer une location d’équipements chez un de vos partenaires, d’y assurer son suivit, jusqu’au retour de l’équipement et d'effectuer une gestion de facturation pour la location.
1. Préalables
1.1 Items
Afin que le processus des locations fonctionne adéquatement, vous devez préalablement créer des items dans votre base de données, afin de procéder à la location de ceux-ci par la suite.
Procédez à la création de vos items.
Veuillez vous référer à la documentation « Inventaire » afin de créer vos items, si besoin.
NOTE : Les items de location doivent être des items gérés par numéro de série unique pour le processus des locations. Il est possible de gérer la location d'item standard suivant une case à coché dans le contrôle des locations. Référez-vous au point 1.3 du présent document.
1.1.1 Bouton « Production »
Cliquez sur le bouton « Production » de la fiche de l’item et cochez la case « Location » afin d’utiliser l’item dans le processus des locations.
NOTE: Un message d'alerte s'affichera en cochant cette case si l'item n'est pas coché numéro de série dans la fiche de l'item et que la case « Location d'item standard » n'est pas cochée.
1.1.2 Bouton « Listes de prix »
Cliquez sur le bouton « Listes de prix » de la fiche de l’item afin de relier la liste de prix désirée de type « Location » à l’item.
Associez la liste de prix désirée de type « Location » à l’item.
Si aucune liste de prix n’est associée, le prix suggéré de l’item à la location sera le prix de vente de l'item.
Veuillez vous référer au point 1.2 du présent document, afin de créer une liste de prix de type « Location ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Liste de prix : | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner la liste de prix désirée de type « Location ». Ces choix proviennent de l'option « Listes de prix » du menu « Maintenance » soit du module « Inventaire » ou « Ventes ». Veuillez vous référer au point 1.2 du présent document, afin de créer une liste de prix de type « Location ». |
| Type : | Affiche le type de la liste de prix. |
| Devise : | Affiche la devise de la liste de prix. |
| Date effective : | Affiche la date effective de la liste de prix. |
| Date fin : | Affiche la date de fin de la liste de prix. |
| % Liste : | Affiche le pourcentage de profit de la liste de prix. |
| % Profit : | Saisissez un pourcentage pour le calcul du prix suggéré. Le système accordera la priorité à ce pourcentage de profit plutôt que celui du champ « % Liste ». |
| Profit supp. : | Saisissez un montant de profit supplémentaire qui s'ajoutera au pourcentage de profit de la liste de prix. |
| Méthode coût : | Cliquez sur la liste déroulante afin de sélectionner le type de coût à utiliser pour le calcul du coût. |
| Fixe : | Saisissez un prix fixe pour l'item si vous ne désirez pas utiliser les champs « % Profit » ou « % Liste ». Si vous entrez un prix fixe, il deviendra le prix suggéré de l’item pour cette liste de prix. |
| Suggéré : | Affiche le prix de vente qui sera suggéré lors de la transaction de cet item. NOTE : Ce prix sera automatiquement suggéré lors de la location de cet item. |
NOTE : Vous devez relier l’item à une liste de prix de type « Location » afin que le processus des locations suggère les prix adéquatement.
NOTE : Il est possible d’utiliser un utilitaire afin d’importer vos listes de prix de façon massive et de les relier à vos items. De plus, dans le processus de la recherche de prix, la liste de prix de type « Item » a priorité sur toutes autres listes de prix.
1.1.2.1 Bouton « Intervalle »
Si vous utilisez une méthode de facturation selon la date de fin de cycle par un intervalle de prix de location, c’est-à-dire que vous désirez facturer le prix de la location selon un intervalle de prix en fonction du nombre de jours utilisés de la location, vous serez en mesure d’ajouter vos intervalles de prix dans la fiche de vos items de location.
NOTE : Afin de paramétrer la méthode de facturation, veuillez vous référer au point 2.1 du présent document.
Dans la fiche d’un item de location, via dans le bouton « Listes de prix », vous serez en mesure d’utiliser le bouton « Intervalle » afin de choisir la méthode d’intervalle pour le calcul du prix de la location.
NOTE : Afin d’afficher le bouton « Intervalle », vous devez activer la configuration « PriceLstRange ». Via ce bouton, il est possible de sélectionner soit « Concurrence du prix à la hausse » ou soit « Prix quotidien ».
1.1.2.1.1 Concurrence du prix à la hausse
Ce bouton radio vous permet d’inscrire le prix désiré pour une location quotidienne, hebdomadaire et mensuelle.
Ainsi, à la création de la facture de location, le système utilise le nombre de jours de la location pour indiquer le prix à facturer.
NOTE : Lorsque la location atteint le prix du palier suivant, le système propose ce prix via la création de la facture de location.
Ainsi, lorsque la facture de location est générée via l’option « Création des factures de location » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir », le système utilisera la date indiquée dans le champ « Date fact. » pour calculer la durée de la location entre celle-ci et la dernière facture de location générée.
NOTE : Il est possible d’utiliser la date de l’expédition de la commande pour générer la première facture de location en cochant la case « Utiliser la date d’expédition pour la facturation » du contrôle des locations. Veuillez vous référer au point 1.3 du présent document.
1.1.2.1.2 Prix quotidien
Ce bouton radio vous permet de sélectionner un prix fixe de location quotidien, afin de calculer le prix de la location selon le nombre de jours de la location à la création de la facture de location.
Ainsi, lorsque la facture de location est générée via l’option « Création des factures de location » du menu « Maintenance » du module « Comptes à recevoir », le système utilisera la date indiquée dans le champ « Date fact. » pour calculer la durée de la location entre celle-ci et la dernière facture de location générée.
NOTE : Il est possible d’utiliser la date de l’expédition de la commande pour générer la première facture de location en cochant la case « Utiliser la date d’expédition pour la facturation » du contrôle des locations.
1.1.3 Item numéro de série
Les items numéro de série sont aussi gérés dans le processus des locations.
Ainsi, en cliquant sur le bouton « N° Série » de la fiche d’item, vous pouvez visualiser les numéros de série reliés à cet item.
Cliquez sur le numéro de série pour ouvrir le détail.
NOTE : Un numéro de série de couleur rouge indique que ce numéro de série a été sélectionné dans la commande indiquée dans la colonne « #SO ». Ainsi, lors de l’expédition de cette commande, ce numéro de série sera automatiquement réservé. Il sera possible de modifier le numéro de série à l’expédition.
1.1.3.1 Créer un numéro de série
Dirigez-vous dans l’option « No Série » du menu « Maintenance » du module « Inventaire », afin de créer un numéro de série pour un item désiré.
Cliquez sur le bouton d’ajout d’enregistrement afin de créer un numéro de série.
Veuillez vous référer à la documentation « Inventaire » pour plus d'informations sur la création d'un numéro de série.
Cliquez sur « Ajouter » afin d’enregistrer votre numéro de série.
1.2 Liste de prix de type « Location »
Afin que le processus des locations fonctionne adéquatement, vous devez créer une liste de prix de type « Location ».
Ces listes de prix seront utilisées dans le processus des locations afin de suggérer les prix de location, de déterminer l’unité de mesure d’affichage, ainsi que le cycle de récurrence de la liste.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code de prix : (*) | Saisissez un code: maximum 9 caractères alphanumériques. |
| Description Français : (*) | Saisissez une description: maximum 30 caractères alphanumériques. |
| % Profit : | Saisissez le pourcentage de profit applicable à cette liste. |
| Profit supplémentaire : | Saisissez un montant de profit supplémentaire qui s’ajoutera au pourcentage de profit. |
| Devise : (*) | Sélectionnez la devise. |
| Date effective : (*) | Saisissez la date effective de la liste de prix. |
| Date fin : | Saisissez la date de fin de la liste de prix. |
| Méthode coût : (*) | Sélectionnez la méthode de coût. |
| Type liste de prix : (*) | Sélectionnez le type « Location ». Lorsque vous aurez sélectionné ce type de liste de prix, les champs suivants seront affichés. |
| UDM : (*) | Sélectionnez l’unité de mesure de la liste de prix. Les unités de mesure proviennent du menu « UDM » du menu « Maintenance » du module « Inventaire ». Par exemple : « À l’unité ». NOTE : En sélectionnant une unité de mesure, cette unité aura priorité sur celle de la fiche d’item, au niveau de l’impression des rapports pour le processus des locations. |
| Type récur. : | Sélectionnez le type de récurrence de la liste de prix. Le type de récurrence définira la récurrence du champ suivant. Par exemple : « Jours ». |
| Fréquence : | Saisissez la fréquence de la liste de prix : maximum de 50 caractères numériques. La fréquence détermine à combien de récurrences, selon le champ « Type récur. », le gabarit de la facture de location devra être généré. Par exemple : Au « 30 » jours. |
| Actif : | Cochez cette case, afin que la liste de prix soit active. Décochez-la pour la rendre inactive. |
(*) Champ obligatoire
1.3 Contrôle des locations
Dirigez-vous dans l’option « Contrôle des locations » du menu « Maintenance » du module « Ventes », afin de paramétrer certains éléments du processus des locations.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Facturation selon : | Sélectionnez la méthode de facturation désirée. La méthode de facturation en date de début de cycle consiste à facturer la location selon la date à laquelle la location a eu lieu pour une période à venir. Dans ce cas, vous utiliserez le type de récurrence et la fréquence de la liste de prix reliée à l’item en location pour le calcul de la période de location. Si vous utilisez cette méthode de facturation, vous devrez obligatoirement relier une liste de prix dans le champ « Liste de prix pour le retour », car en utilisant cette méthode de facturation, il sera possible de créer une facture de retour, dans le cas où le client retourne l’item en location avant la date de fin de sa location. La méthode de facturation selon la date de fin de cycle consiste à facturer la location à la date à laquelle la période de location se termine. En utilisant cette méthode de facturation, vous serez en mesure de sélectionner une méthode de calcul du prix de location. |
| Afficher jusqu’au : | Cochez cette case afin d’afficher la date jusqu’à laquelle l’item est en location dans la description de l’item, via les factures de location. |
| Utiliser la date d’expédition pour la facturation : | Lorsque vous utilisez la facturation selon la date de fin de cycle de location, vous pouvez cocher cette case afin de conserver la date de l’expédition pour le calcul de la date des factures de location. Ainsi, lorsqu’une date de facturation est modifiée, via la création de factures de location, le système conservera la date de l’expédition de la location afin de calculer la date de la prochaine facture de location selon la récurrence du gabarit. |
| Location d'item standard : | Cochez cette case afin de permettre la location d'item qui n'est pas coché numéro de série dans la fiche de l'item. |
| Calcul du prix de location : | Sélectionnez la méthode du calcul du prix de la location désirée. Veuillez vous référer au point 1.1.2 du présent document afin de préciser le prix désiré d’un item de location. Si vous avez sélectionné une facturation selon une date de début de cycle, vous devrez sélectionner un calcul par liste de prix. Si vous avez sélectionné une facturation selon une date de fin de cycle, vous pouvez soit sélectionner le calcul de prix de location par « Liste de prix » ou par « Intervalle de prix de location ». |
| Liste de prix pour le retour : | Sélectionnez la liste de prix à utiliser lors du retour de la location. Cette case est obligatoire si la case « Liste de prix » est cochée. Ainsi, le système utilisera cette liste de prix pour le calcul des journées non utilisées lors du retour de la location. Veuillez vous référer au point 3.8 pour la création des factures de retour. NOTE : Ce champ est masqué si le champ « Intervalle de prix de location » est coché. Il est préférable d’utiliser une liste de prix de récurrence « Journalière » ou « Hebdomadaire » pour le calcul du retour et de relier cette liste de prix aux items, afin que le système suggère le prix adéquatement lors du retour. |
| Entrepôt : | Sélectionnez l’entrepôt à utiliser lorsque les items seront déplacés de leur entrepôt initial à cet entrepôt lors de la location. NOTE : Vous pouvez vous créer un entrepôt « Location » afin de suivre vos items en location. |
Cliquez sur « Enregistrer ».
2. Location d’équipements
Le processus de location permet de louer des items numéro de série unique, des items standard et ou des groupes d’options avec et ou sans numéro de série suivant le contrôle des locations. De plus, le groupe d’option peut également contenir des items qui ne sont pas des items locatifs.
2.1 Soumissions de locations
Dirigez-vous dans l’option « Soumissions de locations » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de créer vos soumissions de location.
Suivez les mêmes étapes que la création d’une soumission standard, c’est-à-dire de sélectionner le client désiré dans le champ « Client », puis sélectionnez l’item désiré dans le champ « # Item » pour la location.
Puis, sélectionnez la liste de prix à utiliser pour la location de l’item.
Sélectionnez une date de début. Celle-ci est obligatoire dans le processus des locations.
En sélectionnant une liste de prix de type « Location », le système considère que l’item est un item locatif du processus des locations.
Le prix suggéré provient de la liste de prix reliée à l’item.
Si aucune liste de prix n’est reliée à l’item, le prix indiquera le prix de vente de l'item.
Si une liste de prix est reliée à l'item, le prix indiquera zéro.
NOTE : Il est possible d'ajuster le prix de l'item locatif dans la soumission de location et dans la commande de location en activant la configuration « UseItemRentalPrices ».
NOTE : Lorsque l’item est un item numéro de série, il est possible d’afficher le champ « N° Série » au-dessus du champ « # Item » afin de réserver un numéro de série pour la location de l’item en activant la configuration « Useitemserial ».
Il est possible de cliquer sur l’icône de disponibilité des équipements afin d’ouvrir l’écran de celui-ci. Il sera ainsi plus facile de visualiser les items disponibles pour la soumission. Veuillez vous référer au point 2.6 du présent document, pour les détails de cet écran.
Si vous n’indiquez aucune date de fin dans le détail de la ligne de la location de l’item, la location de celui-ci sera de type « Infinie ». Ainsi, via l’écran des disponibilités des équipements, la location de cet item n’aura aucune date de fin. Lorsque l’item sera réceptionné lors du retour, la location ne sera plus affichée dans l’écran des disponibilités des équipements.
Les heures de début et de fin sont seulement à titre informatif.
NOTE : Il est possible de jumeler des items destinés à la vente et à la location dans une même soumission. Ainsi, lorsque la première facture de location sera générée, les items vendus seront présents sur celle-ci et lorsque les prochaines factures de location seront générées, seuls les items de locations seront facturés.
NOTE : A l'impression d'une soumission de location, la configuration « RptQoSoArInvRentingChangeLabel » permet de spécifier qu'il s'agit d'une location dans le titre de l'impression des rapports de soumissions, commandes et facturations de location.
NOTE : Il est aussi possible de créer directement une commande de location.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer votre soumission de location.
2.2 Commandes de locations
Dirigez-vous dans l’option « Commandes de locations » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de créer vos commandes de location.
NOTE : Si la commande provient d’une soumission de location préalablement créée et convertie en commande, cette option affichera les informations provenant de celle-ci et vous serez en mesure de les modifier.
Suivez les mêmes étapes que la création d’une commande standard, c’est-à-dire de sélectionner le client désiré dans le champ « Client », puis sélectionnez l’item désiré dans le champ « # Item » pour la location.
Puis, sélectionnez la liste de prix à utiliser pour la location de l’item.
Sélectionnez une date de début. Celle-ci est obligatoire dans le processus des locations.
En sélectionnant une liste de prix de type « Location », le système considère que l’item est un item locatif du processus des locations.
Le prix suggéré provient de la liste de prix reliée à l’item.
Si aucune liste de prix n’est reliée à l’item, le prix indiquera le prix de vente de l'item.
Si une liste de prix est reliée à l'item, le prix indiquera zéro.
NOTE : Il est possible d'ajuster le prix de l'item locatif dans la soumission de location et dans la commande de location en activant la configuration « UseItemRentalPrices ».
NOTE : Si vous utilisez une méthode de facturation selon la date de fin de cycle par intervalle de prix de location, le champ « Prix » de l’item en location sera grisé et indiquera zéro, car le prix sera calculé selon la date de facturation en fonction du nombre de jours utilisés de la location.
NOTE : Lorsque l’item est un item numéro de série, il est possible d’afficher le champ « N° Série » au-dessus du champ « # Item » afin de réserver un numéro de série à l’item pour la location en activant la configuration « Useitemserial ».
Il est possible de cliquer sur l’icône de disponibilité des équipements afin d’ouvrir l’écran de celui-ci. Il sera ainsi plus facile de visualiser les items disponibles pour la soumission. Veuillez vous référer au point 2.6 du présent document, pour les détails de cet écran.
Si vous n’indiquez aucune date de fin dans le détail de la ligne de la location de l’item, la location de celui-ci sera de type « Infinie ». Ainsi, via l’écran des disponibilités des équipements, la location de cet item n’aura aucune date de fin. Lorsque l’item sera réceptionné lors du retour, la location ne sera plus affichée dans l’écran des disponibilités des équipements.
Les heures de début et de fin sont seulement à titre informatif.
NOTE : Pour la location des items numéro de série, la quantité doit toujours être de « 1 ». Ainsi, si vous désirez louer plus d’un même item numéro de série à un client, vous devez créer plusieurs lignes d’items sur la commande de location. De plus, tous les items de location doivent nécessairement être cochés « Location » dans le bouton « Production » de leur fiche d’item.
NOTE : Il est possible de jumeler des items destinés à la vente et à la location dans une même commande. Ainsi, lorsque la première facture de location sera générée, les items vendus seront présents sur celle-ci et lorsque les prochaines factures de location seront générées, seuls les items de locations seront facturés.
NOTE : À l'impression d'une commande de location, la configuration « RptQoSoArInvRentingChangeLabel » permet de spécifier qu'il s'agit d'une location dans le titre de l'impression des rapports de soumissions, commandes et facturations de location.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer votre commande de location.
2.3 Expéditions
Dirigez-vous dans l’option « Expéditions » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin d’expédier vos commandes.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement, puis sélectionnez la commande à expédier dans le champ « N° Commande » afin de générer l’expédition de celle-ci.
Confirmez les items à expédier en cochant la case à case à cocher à droite de la ligne de l'item.
Pour les items numéro de série, vous devez confirmer les numéros de série dans le champ « N° Série », puis vous devez cocher la case de l’item afin d’expédier cet item.
NOTE : Tous les items cochés « Location » dans leur fiche d'item qui sont à expédier doivent avoir la case de droite cochée afin de poursuivre le processus de location.
En cliquant sur « Enregistrer », la transaction de l’item sera générée à la date d’expédition et ainsi, l’item sera placé en location chez le client.
De plus, un bon de transfert d’entrepôt sera automatiquement généré, afin de déplacer les items de leur entrepôt initial vers l’entrepôt de location.
NOTE : L’entrepôt de location est déterminé via l’entrepôt sélectionné dans le champ « Entrepôt » de l’option « Contrôle des locations » du menu « Maintenance » du module « Ventes ».
2.4 Bons de transfert
Dirigez-vous dans l’option « Bons de transfert » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de visualiser les bons de transfert générés par l’expédition des items en location.
Le champ « Provient de l'expédition » affiche le numéro de l’expédition duquel ce bon de transfert provient.
NOTE : Lors du retour de l’item en location, vous serez en mesure d’utiliser le numéro du bon de transfert pour effectuer la réception de l’item.
Vous pouvez cliquer sur l’icône de modification de l’item, afin de visualiser le numéro de série de l’ item utilisé dans ce bon de transfert.
Cliquez sur le bouton « N° Série » pour visualiser le numéro de série de l’item :
Cliquez sur « Fermer ».
2.5 Disponibilité des équipements
Dirigez-vous dans l’option « Disponibilité des équipements » du menu « Utilitaires » du module « Ventes », afin de visualiser la disponibilité de vos équipements, c’est-à-dire de vos items de location.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Section « Entête » | Cette section vous permet de sélectionner certains paramètres d’affichage pour l’écran des disponibilités des équipements. |
 : |
Affiche la date du jour. Cliquez sur ce bouton, afin de réafficher la semaine qui inclut la date du jour. |
 : |
Vous permet de changer de semaine, via la semaine précédente ou la semaine suivante. |
 : |
Vous permet d’agrandir ou de réduire l’affichage du calendrier, lorsque vous êtes regroupé par item. Il est possible d’afficher l’écran des disponibilités des équipements par heures d’une journée, par jours, par semaine, par mois et par année. |
 : |
Vous permet de visualiser l’écran soit par « Journée », « Semaine », « Mois ». |
 : |
Affiche la date du jour et est modifiable par le calendrier. |
 : |
Vous permet d’ouvrir ou de fermer les détails des items affichés à l’écran. |
 : |
Vous permet de visualiser l’écran des disponibilités soit par « Item » ou par « Carte ». Veuillez vous référer au point 2.5.3 du présent document, pour l’affichage de cet écran. |
| Section « Détail » | Cette section vous permet de visualiser les équipements de type « Location » ainsi que le calendrier de disponibilité. |
| No série : | Affiche les numéros de série des items locations. Cliquez sur le numéro de série pour ouvrir ou fermer les détails des items affichés à l’écran. |
| Détail de l'item : | Cliquez sur le détail de l'item afin de positionner l'écran à la date de début de cette location. |
| Item : | Affiche le code de l'item. Cliquez sur l'icône de modification pour ouvrir la fiche du numéro de série de cet item et consulter les détails. |
| Quantité : | Affiche la quantité des items standard qui ont été loué. |
| Description : | Affiche la description de l'item |
 : |
Cliquez sur cette icône pour ouvrir l'écran de transaction relié à cette location. |
2.5.1 Critères de recherche
Ce bouton vous permet de paramétrer les critères de recherche pour l’affichage de l’écran des disponibilités des équipements.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| N° client : | Vous permet de sélectionner un client afin d’afficher que les items mis en location chez lui dans l’écran de la disponibilité des équipements. |
| Code item : | Vous permet de sélectionner un ou plusieurs items afin d’afficher que ceux-ci dans l’écran des disponibilités des équipements. |
| N° série : | Vous permet d’entrer un numéro de série afin d’afficher le ou les items reliés à celui-ci dans l’écran des disponibilités des équipements. |
| Statut : | Vous permet de sélectionner soit « Location » ou « Disponible » afin de visualiser les équipements disponibles ou non à l’écran. |
| Catégorie de produit : | Cliquez dans ce champ et sélectionnez la ou les catégories de produits des items à afficher dans l’écran des disponibilités des équipements. NOTE : Lorsqu’aucune catégorie n’est sélectionnée, toutes les catégories seront affichées. |
| Classe : | Cliquez dans ce champ et sélectionnez la ou les classes des items à afficher dans l’écran des disponibilités des équipements. NOTE : Lorsqu’aucune classe n’est sélectionnée, toutes les classes seront affichées. |
| Sous-classe : | Cliquez dans ce champ et sélectionnez la ou les sous-classes des items à afficher dans l’écran des disponibilités des équipements. NOTE : Lorsqu’aucune sous-classe n’est sélectionnée, toutes les sous-classes seront affichées. |
| Entrepôt : | Cliquez dans ce champ et sélectionnez le ou les entrepôts à afficher dans l’écran des disponibilités des équipements. NOTE : Lorsqu’aucun entrepôt n’est sélectionné, tous les entrepôts seront affichés. |
Le bouton « Enregistrer » vous permet d’enregistrer vos critères de recherche et d’afficher à nouveau l’écran des disponibilités des équipements selon vos paramètres.
Le bouton « Réinitialiser » vous permet de réinitialiser vos critères de recherche et d’afficher à nouveau l’écran des disponibilités des équipements selon les paramètres par défaut.
2.5.2 Légende
Ce bouton vous permet d’afficher la légende de couleur de l’écran des disponibilités des équipements.
Cliquez sur le « X » afin de fermer la légende de couleur.
2.5.3 Regrouper par
Selon la sélection dans le champ « Regrouper par » dans l’en-tête, vous serez en mesure d’afficher la disponibilité des équipements de location par item ou par carte.
2.5.3.1 Item
En sélectionnant « Items » dans le champ « Regrouper par », vous serez en mesure de visualiser les items en location via un calendrier.
Lorsqu’une date de fin a été entrée dans la soumission ou dans la commande de location, la location sera de type « Fermée » et aura une date de fin de location.
Lorsqu’une aucune date de fin n’a été entrée dans la soumission ou dans la commande de location, la plage de location sera infini.
NOTE : Lorsque l’item en location sera retourné et réceptionné, il ne sera plus affiché dans cet écran.
2.5.3.2 Carte
En sélectionnant « Voir sur la carte » dans le champ « Regrouper par », vous serez en mesure de localiser vos items en location géographiquement.
Il est possible de visualiser la carte en mode « Plan » ou « Satellite ». Cliquez sur cette icône d'agrandissement afin d’afficher la carte en format plein écran. Vous pouvez également placer votre curseur à l’endroit désiré sur la carte en cliquant sur l'icône du bonhomme. En cliquant sur le « + » et « - » vous pouvez zoom sur votre carte.
NOTE : Pour ce faire, vous devez avoir préalablement confirmé la géolocalisation de vos fiches clients. Veuillez vous référer au point 2.5.3.2.1 du présent document.
Cliquez une fois sur la location, afin de visualiser le nombre d’items mis en location à cette adresse.
Cliquez une deuxième fois pour afficher le détail de celle-ci.
2.5.3.2.1 Géolocalisation
Afin d’afficher les locations sur la carte, vous devez confirmer la géolocalisation de vos fiches clients.
Ouvrez la fiche de l’un de vos clients et cliquez sur l’icône de la géolocalisation :
Confirmez l’adresse de votre client en cliquant sur le crochet :
NOTE : Il est possible de déplacer l’icône de la géolocalisation, en le sélectionnant et en le plaçant à l’adresse désirée.
Lorsque la géolocalisation est confirmée, l’icône sera de couleur verte :
Cliquez sur « Modifier » afin d’enregistrer vos modifications.
3. Facturation de la location
La facturation de location vous permet de facturer les items mis en location chez vos clients.
3.1 Création des factures de location
Dirigez-vous dans l’option « Création des factures de location » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir », afin de facturer vos transactions de location.
NOTE : Si votre commande de location contient un groupe d’option avec des items locatifs et non locatif, ces derniers seront facturés uniquement sur la première facture et ne seront pas présents sur le gabarit de facture pour la suite du processus de location.
NOTE : A l'impression d'une facture de location, la configuration « RptQoSoArInvRentingChangeLabel » permet de spécifier qu'il s'agit d'une location dans le titre de l'impression des rapports de soumissions, commandes et facturations de location.
3.1.1 Facturation selon la date de début de cycle de location
Si vous utilisez la méthode de facturation selon la date de début de cycle de location, la facturation suggérera la date de la commande de l’item en location pour la date de la première facture de location.
La période de location sera calculée selon le type de récurrence et la fréquence de la liste de prix afin de calculer la période de location allouée.
Ainsi, avec cette méthode, les factures de location seront générées pour la période de location à venir.
Sélectionnez les paramètres de recherche désirés et cliquez sur « Rechercher ».
Par la suite, sélectionnez la transaction à générer en cochant la ou les case de factures de locations à générer et cliquez sur « Confirmer ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| N° Client : | Affiche le numéro du compte client relié à la facture de location à générer. |
| Client : | Affiche le nom du client relié à la facture de location à générer. |
| Type : | Affiche le type de la facture de location, soit « Expédition », « Facture », ou « Retour ». Le type « Expédition » indique que cette facture sera la première facture de location générée. Le type « Facture » indique qu’une ou plusieurs factures de location ont été générées et que les items de location sont toujours en location chez le partenaire. Le type « Retour » indique que l’item en location a été retourné et réceptionné. Veuillez vous référer au point 5 du présent document pour les factures de retour. |
| N° Commande : | Affiche le numéro de la commande relié à la facture de location à générer. |
| N° Expédition : | Affiche le numéro de l’expédition relié à la facture de location à générer. |
| N° Réception : | Affiche le numéro de la réception relié à la facture de retour à générer. |
| N° Gabarit : | Affiche le numéro du gabarit relié à la facture de location à générer. |
| Montant : | Affiche le montant de la facture qui sera générée. Ce montant est le montant de la facture à générer avant taxes. NOTE: Pour modifier le montant du gabarit, vous devez modifier le gabarit de factures récurrentes. Veuillez vous référer au point 3.2 du présent document. |
| Devise : | Affiche la devise de la facture de location à générer. |
| Date fact. : | Affiche la date suggérée de la facture de location à générer. La date est suggérée par la date de l’expédition de la commande. Cette date sera toutefois modifiable. Lorsqu’une première facture de location sera générée, la date des prochaines factures à générer sera non modifiable et sera calculée via le type de récurrente et la fréquence de la liste de prix reliée à la facture de location. |
| Date dern. récurrence : | Affiche la date de la dernière facture de location générée à partir du gabarit de facture de location relié à cette ligne, s’il y a lieu. |
| Remarque : | Affiche la remarque provenant de la soumission ou de la commande de location, si applicable. |
NOTE : Il est aussi possible de cocher plusieurs transactions afin de générer massivement les factures de locations. Pour ce faire, vous devez cocher les cases affichées à gauche de l’écran.
NOTE : Il est possible de cocher plus d’une facture de location d’un même client afin de créer une seule facture de location. Pour ce faire, vous devez cocher les cases affichées à droite de l’écran. Si vous cochez plus d’une transaction, dont le client n’est pas identique, un message d’avertissement vous sera affiché afin de seulement sélectionner le même client.
Lorsque la facture de location est de type « Expédition » ou « Facture », en cliquant « Confirmer », un message sera affiché indiquant que le traitement a été effectué et l’impression de la facture sera affichée à l’écran.
De plus, cette facture sera disponible dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Lorsque la première facture de location sera générée, les items achetés et loués seront facturés au client. Par la suite, seuls les items mis en location seront facturés sur les prochaines factures de location et inclus dans le gabarit de factures récurrentes.
Lorsque l’item sera retourné avec cette méthode de location, il sera possible de créer une facture de retour, dans le cas où le client retourne l’item en location avant la date de fin de sa location, afin de créditer les journées non utilisées de la location. Pour se faire, veuillez vous référer au point 5.1 du présent document.
NOTE : Seulement lorsque l’item de location a été réceptionné au retour de la location, il sera possible de créer une facture de retour. Le prix sera calculé suivant la règle de « 3 ».
Créez les factures de location nécessaires selon les locations de vos items par vos clients.
3.1.2 Facturation selon la date de fin de cycle de location
Si vous utilisez la méthode de facturation selon la date de fin de cycle de location, le système utilisera le type de récurrence et la fréquence de la liste de prix de l’item en location afin de suggérer la date à laquelle facturer la première facture de location.
Ainsi, en utilisant cette méthode, les factures de location seront à générer lorsque la période de location est terminée.
Sélectionnez les paramètres de recherche désirés et cliquez sur« Rechercher ».
Par la suite, sélectionnez la facture de location à générer et cliquez sur « Confirmer ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| N° Client : | Affiche le numéro du compte client relié à la facture de location à générer. |
| Client : | Affiche le nom du client relié à la facture de location à générer. |
| Type : | Affiche le type de la facture de location, soit « Expédition », « Facture », ou « Retour ». Le type « Expédition » indique que cette facture sera la première facture de location générée. Le type « Facture » indique qu’une ou plusieurs factures de location ont été générées et que les items de location sont toujours en location chez le partenaire. Le type « Retour » indique que l’item en location a été retourné et réceptionné et qu’une dernière facture de location sera à générer pour la location. |
| N° Commande : | Affiche le numéro de la commande relié à la facture de location à générer. |
| N° Expédition : | Affiche le numéro de l’expédition relié à la facture de location à générer. |
| N° Réception : | Affiche le numéro de la réception relié à la facture de retour à générer. |
| N° Gabarit : | Affiche le numéro du gabarit relié à la facture de location à générer. |
| Montant : | Affiche le montant de la facture qui sera générée, selon le gabarit. Il est dépendant de la liste de prix ou de l’intervalle de prix choisi dans le « contrôle des locations » et de la « Date Fact. » Ce montant est le montant de la facture à générer avant taxes. NOTE: Pour modifier le montant du gabarit, vous devez modifier le gabarit de factures récurrentes. |
| Devise : | Affiche la devise de la facture de location à générer. |
| Date fact. : | Affiche la date suggérée de la facture de location à générer. La date suggérée de la première facture de location sera calculée selon le type de récurrence et la fréquence de la liste de prix reliés à l’item en location. Cette date sera toutefois modifiable. Lorsqu’une première facture de location sera générée, la date des prochaines factures à générer sera non modifiable et sera calculée via le type de récurrente et la fréquence de la liste de prix reliée à la facture de location. |
| Date dern. récurrence : | Affiche la date de la dernière facture de location générée à partir du gabarit de facture de location relié à cette ligne, s’il y a lieu. |
| Remarque : | Affiche la remarque provenant de la soumission ou de la commande de location, si applicable. |
NOTE : Il est possible de cocher plus d’une facture de location d’un même client afin de créer une seule facture de location. Pour ce faire, vous devez cocher les cases affichées à droite de l’écran. Si vous cochez plus d’une transaction, dont le client n’est pas identique, un message d’avertissement vous sera affiché afin de seulement sélectionner le même client.
Lorsque la facture de location est soit de type « Expédition » ou « Facture », en cliquant « Confirmer », un message sera affiché indiquant le traitement a été effectué et l’impression de la facture vous sera affichée à l’écran.
De plus, cette facture sera disponible dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
NOTE : Lorsque la première facture de location sera générée, les items achetés et loués seront facturés au client. Par la suite, seuls les items mis en location seront facturés sur les prochaines factures de location et inclus dans le gabarit de factures récurrentes.
Lorsque l’item sera retourné avec cette méthode de location, une dernière facture de location, c’est-à-dire une facture de type « Retour », sera à générer pour calculer adéquatement les journées utilisées de la location, selon la date du retour de l’item en location. Pour se faire, veuillez vous référer au point 5.2 du présent document.
Créez les factures de location nécessaires selon les locations de vos items par vos clients.
3.2 Gabarits de factures récurrentes
Dirigez-vous dans l’option « Gabarits de factures récurrentes » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir », afin de visualiser et ou modifier vos gabarits de factures récurrentes générés via vos factures de location.
Sélectionnez le gabarit de la facture de location à visualiser et ou à modifier.
NOTE : Les gabarits de factures récurrentes sont seulement générés lorsque la première facture de location a été créée.
Cliquez sur le bouton « Récurrence ».
| Champ: | Description: |
|---|---|
| Type récur.: | Affiche le type de récurrence de la liste de prix de votre location. NOTE : ce champ est modifiable. |
| Fréquence: | Affiche la fréquence de la liste de prix de votre location. NOTE : ce champ est modifiable. |
| Encaissement: | Sélectionnez un paramètre par défaut pour l'encaissement de cette facture récurrente, au besoin. Dans ce processus, ce n'est pas essentiel. |
| Nbr récurrence: | Affiche le nombre de récurrence pour ce gabarit de facture. Ce champ est modifiable. NOTE : À chaque création de chaque facture de location, la récurrence diminuera de « 1 ». |
4. Retour de la location
Lorsque vos items de location seront retournés, vous devez réceptionner ses items dans votre base de données. Ainsi, il sera possible d’effectuer à nouveau le processus de location de ces items pour une location éventuelle. Pour cela, vous devez faire une réception de transfert. Vous avez 2 méthodes pour le faire.
4.1 Réceptions de transfert
Dirigez-vous dans l’option « Réceptions de transfert » du menu « Transactions » du module « Ventes » afin de réceptionner l’item préalablement mis en location chez un client.
Cliquez sur l’icône d’ajout d’enregistrement et sélectionnez le numéro du bon de transfert dans le champ « N° transfert ».
Sélectionnez l’entrepôt de réception pour l’item et sélectionnez la date de la réception.
NOTE : La date de la réception de l’item sera utilisée pour le calcul de la facture de retour.
Cliquez sur le bouton « N° série » pour confirmer le numéro de série réceptionné.
Cliquez sur « Enregistrer » dans cet écran et dans l’écran principal, afin de réceptionner l’item.
NOTE : Les réceptions de transfert sont aussi réalisables via la version mobile de Prextra. Pour ce faire, veuillez vous référer au point 4.2 du présent document.
4.2 Mobile
Dirigez-vous dans l’option « Réceptions des bons de transfert » du menu « Ventes » du module « Mobile » afin de réceptionner l’item préalablement mis en location chez un client.
Saisissez ou sélectionnez le numéro du bon de transfert ou le numéro de série de l’item à réceptionner.
NOTE : Cliquez sur la loupe pour rechercher les bons de transfert relié à une fiche client.
Lorsque le bon de transfert ou le numéro de série de l’item sera sélectionné, sélectionnez l’entrepôt de réception, sélectionnez la date de réception et confirmez les items réceptionnés.
Cliquez sur le bouton « N° série » relié à l’item et confirmez le numéro de série réceptionné :
Cliquez sur « Enregistrer » dans cet écran et dans l’écran principal du mobile, afin de réceptionner l’item.
NOTE : Lorsque l’item en location est réceptionné, la récurrence du gabarit de factures récurrentes sera automatiquement modifiée pour indiquer « zéro », afin de ne plus créer de facture de location pour cet item.
5. Facture de retour
Dirigez-vous dans l’option « Création des factures de location » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir », afin de créer les factures de retour.
5.1 Facture de retour selon la facturation de début de cycle de location
Lorsque vous utilisez la méthode de facturation selon la date de début de cycle, une facture de retour négative pourra être générée dans le cas, où le client rapporte l’item loué avant la fin de sa location.
NOTE : Seulement lorsque l’item a été réceptionné qu’une facture de retour peut être générée. Il est aussi possible de cliquer sur l’icône de la poubelle afin de détruire la facture de retour, si vous désirez ne pas créditer le client pour les journées non utilisées de sa location.
Sélectionnez les paramètres de recherche désirés et cliquez sur « Rechercher ». La date sera celle du retour de l’item.
Par la suite, sélectionnez la facture de retour à créer et cliquez sur « Confirmer ».
NOTE : Cliquez sur la poubelle afin d’ignorer la transaction à générer.
Lorsque la facture de location est de type « Retour », en cliquant « Confirmer », le crédit sera généré et affiché à l’écran, vous permettant d’effectuer les modifications désirées.
NOTE : La facture de type « Retour » sera calculée selon le nombre de jours non utilisé de l’item. Ainsi, la somme de la facture de retour se calcule via une règle de « 3 », selon le montant du gabarit de factures récurrentes, la liste de prix de retour et en fonction du nombre de jours non utilisé de cette location chez le client.
Si aucune liste de prix de retour n’a été sélectionnée, le prix de la facture de retour sera calculé par le prix de vente de l’item par rapport aux journées non utilisées de la location.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer le crédit client.
NOTE : Le système vous affichera le crédit généré afin d’adapter celui-ci, au besoin. Il est possible d’ajouter des frais de réparations ou de nettoyages, si l’item est endommagé lors du retour.
Ce crédit sera disponible dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Et ainsi, le processus de location sera terminé et l’item sera à nouveau disponible pour la location.
5.2 Facture de retour selon la facturation de fin de cycle de location
Lorsque vous utilisez la méthode de facturation selon la date de fin de cycle, lorsque votre client rapporte l’item loué, une dernière facture de location sera à générer.
La date de cette dernière facturation sera la date à laquelle l’item a été réceptionné.
De plus, lors du retour, le prix sera adapté selon votre méthode du calcul du prix de location en fonction du nombre de jour utilisé de la location.
Dirigez-vous à l’option « Création des factures de location » du menu « Utilitaires » du module « Comptes à recevoir » afin de créer les factures de retour.
NOTE : Une facture de type « Retour » peut être générée uniquement si l’item a été réceptionné.
Sélectionnez les paramètres de recherche désirés et cliquez sur « Rechercher ». La date sera celle du retour de l’item.
Par la suite, sélectionnez la facture de retour à créer et cliquez sur « Confirmer ».
Lorsque la dernière facture de location sera générée, en cliquant « Confirmer », un message vous s’affichera indiquant que le traitement a été effectué.
Lorsque la facture de location de type « Retour » sera sélectionnée, cliquez sur « Confirmer », la facture de retour sera générée et s’affichera à l’écran, vous permettant d’effectuer les modifications désirées.
Cliquez sur « Enregistrer » afin d’enregistrer la facture de retour.
NOTE : Le système vous affichera la facture générée à l’écran afin d’adapter celle-ci, au besoin. Il est possible d’ajouter des frais de réparations ou de nettoyages, si l’item est endommagé lors du retour.
La facture sera disponible dans l’option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».
Et ainsi, le processus de location sera terminé et l’item sera à nouveau disponible pour la location.