Synchronisation Shopify et Prextra
La synchronisation Shopify et Prextra vous permet de synchroniser les commandes reçues dans Shopify à Prextra, de traiter ses commandes dans Shopify et d’assurer le suivi dans Prextra.
IMPORTANT : Si une action est effectuée dans Prextra pour une commande provenant de Shopify, aucune action ne sera synchronisée dans Shopify. De plus, la configuration « software » avec la valeur « isbyproject » ne doit pas être activé pour la compagnie sinon la synchronisation ne sera pas fonctionelle.
NOTE : Le délai de la synchronisation est d’une durée d’environ cinq minutes. De plus, dans la plateforme Shopify, vous devrez configurer vos taxes. Vous serez aussi en mesure d’ajouter un prix fixe ou variable pour le transport, ainsi référez-vous à votre ressource chez Shopify pour plus de renseignements.
1. Préalables
1.1 Configurer la synchronisation Shopify et Prextra
Afin que la synchronisation Shopify et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement faire la demande à votre chargé de projet afin que l’équipe Technique CDID configure votre serveur.
Pour ce faire, référez-vous à la documentation « Configuration de la synchronisation Shopify et Prextra » du module « Technique » et suivez les étapes de configuration.
1.2 Compagnie
Lorsque la configuration a été effectuée par notre équipe Technique, vous devez cocher la case « Synchronisation » de la section « Shopify » de la compagnie désirée dans votre base de données.
NOTE : Afin d’activer la synchronisation Shopify et Prextra, vous devez activer la configuration « ShopifyIntegration » afin d’afficher la section « Shopify » dans les fiches de vos compagnies Prextra.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Synchronisation : | Cochez cette case afin d’activer la synchronisation Shopify et Prextra. |
| Multi-langue : | Cochez cette case afin d’activer les langues multiples dans la synchronisation Shopify. |
| Méthode de paiement : (*) | Sélectionnez la méthode de paiement à relier aux paiements reçus lors de la synchronisation Shopify et Prextra. NOTE : Lorsqu’une commande est créée dans Shopify et synchronisée à Prextra, si celle-ci est payée dans Shopify, un payé d’avance sera automatiquement créé dans Prextra. |
(*) Champ obligatoire
Cliquez sur « Enregistrer ».
1.3 Entrepôt
Afin que la synchronisation Shopify et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement configurer l’entrepôt de synchronisation.
Dirigez-vous dans l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et sélectionnez l’entrepôt dont vous désirez utiliser pour la synchronisation.
Cliquez sur l’onglet « Shopify ».
| Champ : | Description : |
|---|---|
| URL Boutique : (*) | Saisissez l’adresse URL de votre plateforme Shopify. |
| Clé d’API : (*) | Saisissez votre clé d’API pour la synchronisation Shopify et Prextra. |
| Jeton d’accès : (*) | Saisissez votre jeton d’accès pour la synchronisation Shopify et Prextra. |
| Client : (*) | Sélectionnez le client dans lequel vous désirez synchroniser vos commandes de Shopify à Prextra. NOTE : Si votre compagnie est gérée par secteur, le secteur utilisé lors de la synchronisation sera par défaut le secteur attribué à ce client. Si le client n’a pas un secteur d’attribuer, la synchronisation utilisera le premier secteur créé dans votre base de données. |
| Synchronisation des items : | Cochez cette case afin de synchroniser les items de cet entrepôt dans Shopify. |
| Synchronisation des commandes : | Cochez cette case afin de synchroniser les commandes de cet entrepôt dans Shopify. |
| Synchronisation des expéditions : | Cochez cette case afin de synchroniser les expéditions de cet entrepôt dans Shopify. |
| Synchronisation des factures : | Cochez cette case afin de synchroniser les factures de cet entrepôt dans Shopify. |
(*) Champ obligatoire
1.4 Items
Afin que la synchronisation Shopify et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement configurer les items désirés.
Dirigez-vous dans l’option « Items » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et sélectionnez les items dont vous désirez utiliser pour la synchronisation.
Les items que vous désirez synchroniser doivent obligatoirement avoir par défaut l’entrepôt qui est relié à Shopify et une quantité disponible.
NOTE : Afin d’afficher la section « www:// » dans les fiches d’items et ainsi activer la synchronisation Shopify et Prextra, vous devez ajouter la valeur « imgbtnweb » dans la configuration « ItemMaintenanceShowFields ».
NOTE : Vous devez relier adéquatement vos comptes de Grand Livre à vos catégories de produit pour la transaction de vente.
Cliquez sur la section « www:// » dans l’entête de l’item, afin d’ajouter les paramètres de détail pour cet item pour la plateforme Shopify.
IMPORTANT : Les items gérés par numéros de série uniques ou par quantité ne sont pas gérés dans la synchronisation Shopify et Prextra.
Dans cette section, vous devez obligatoirement cocher la case « Shopify » pour que la synchronisation Shopify et Prextra de l’item fonctionne.
| Champ : | Description : |
|---|---|
| Code item : (*) | Affiche le code d’item de l’item. |
| Révision : | Affiche la révision de l’item, s’il y a lieu. |
| Description Française : (*) | Saisissez une description de l‘item. |
| Description 2 Française : | Saisissez une deuxième description de l‘item, s’il y a lieu. |
| Fabr. / Ach. : (*) | Affiche si l’item est à fabriquer ou à acheter. |
| Nom français : | Saisissez le nom de l‘item. |
| Desc. Web Français : | Vous permet d’ajouter une description pour l’item sur le web et de configurer la mise en forme. |
| Visible (web) : (*) | Cochez afin de rendre l’item visible sur le web. |
| Shopify : (*) | Cochez afin de rendre l’item disponible sur la plateforme Shopify. En cochant cette case, un nouveau champ « Quantité en réserve » vous sera affiché. NOTE : Pour la synchronisation Shopify, vous devez cocher cette case aux items désirés. |
| Buffer Shopify : | Saisissez la quantité à garder en réserve sur la plateforme Shopify, si l’item est configuré « Shopify », au besoin. |
| Date de publication : (*) | Sélectionnez une date de publication si vous désirez que l’item soit seulement visible à partir d’une date spécifique dans Shopify. NOTE : Si aucune date n’est sélectionnée, l’item sera toujours accessible dans la plateforme Shopify. |
| Nom Meta (Web) Français : | Vous permet d’associer un nom web pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify. |
| Mots-clés Meta (Web) Français : | Vous permet d’associer des mots-clés à l‘item pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify. |
| Description Meta (Web) Français : | Vous permet d’associer une description web pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify. |
(*) Champ obligatoire
NOTE: Si vous avez coché « Multi-langue » dans la section « Shopify » de votre compagnie synchronisée, vous serez en mesure de maintenir à jour les différentes langues des champs via l’icône du globe terrestre.
2. Synchronisation des items
Lorsque vous avez coché la case « Shopify » des fiches d’items désirés dans Prextra, vos items seront synchronisés dans Shopify.
La synchronisation des items s’effectue de Prextra vers Shopify seulement.
NOTE : Les items gérés par numéros de série uniques ou par quantité ne sont pas gérés dans la synchronisation Shopify et Prextra.
3. Synchronisation des commandes
La synchronisation des commandes s’effectue de Shopify à Prextra seulement.
Ainsi, lorsqu’une commande est créée dans Shopify, celle-ci sera synchronisée dans Prextra.
IMPORTANT : Si la commande a été payée dans Shopify, un payé d’avance sera automatiquement créé dans Prextra et sera relié à la commande. La méthode de paiement pour ce payé d’avance sera la méthode de paiement sélectionnée dans le champ « Méthode de paiement » de la section « Shopify » de la fiche de la compagnie. De plus, le payé d'avance sera inclus dans un encaissement de la date du jour. Si aucun encaissement n'était encore créé pour la date du jour, un nouvel encaissement sera créé automatiquement pour inclure ce payé d'avance.
NOTE : Le compte du payé d'avance utilisé pour la création de l'encaissement sera celui relié au champ « Payé d'avance » du contrôle des comptes à recevoir. Néanmoins, il est possible de modifier le compte de Grand Livre utilisé pour le payé d'avance en saisissant le compte de Grand Livre désiré dans la valeur de la configuration « glCashadvanceShopify ».
NOTE : La banque utilisée pour la création de l'encaissement sera celle reliée au champ « Banque par défaut » du contrôle des comptes à recevoir. Néanmoins, il est aussi possible de modifier la banque utilisée pour la création de l'encaissement en saisissant le code de Grand Livre dans la valeur de la configuration « glBankShopify ».
IMPORTANT : Si une action est effectuée dans Prextra pour une commande provenant de Shopify, aucune action ne sera synchronisée dans Shopify.
4. Synchronisation des expéditions
La synchronisation des expéditions s’effectue de Shopify à Prextra seulement.
NOTE : Si un utilisateur de Prextra effectue l’expédition d’une commande provenant de Shopify, celle-ci ne sera pas mise à jour dans Shopify.
Seulement lorsque l’administrateur de Shopify traite les commandes via Shopify, que les expéditions de ses commandes seront générées dans Prextra.
Afin de traiter une commande dans Shopify, référez-vous à votre ressource chez Shopify.
NOTE : Lorsqu’une commande est traitée dans Shopify, elle sera archivée dans Shopify. De plus, l’expédition sera automatiquement générée dans Prextra. Si vous synchronisez les factures, le statut de l’expédition sera « Inactive », car la facture a été générée dans Prextra.
5. Synchronisation des factures
La synchronisation des factures s’effectue de Shopify à Prextra seulement.
Lorsqu’une commande sera traitée dans Shopify et donc expédiée dans Prextra, celle‑ci sera automatiquement facturée dans Prextra.