Synchronisation Shopify et Prextra

La synchronisation Shopify et Prextra vous permet de synchroniser les commandes reçues dans Shopify à Prextra, de traiter ces commandes dans Shopify et d’assurer le suivi dans Prextra.
IMPORTANT : Si une action est effectuée dans Prextra pour une commande provenant de Shopify, aucune action ne sera synchronisée dans Shopify.
IMPORTANT : Ce processus fonctionne uniquement si votre compagnie n'utilise pas la gestion multi-localisation d'entrepôt.
IMPORTANT : Il est essentiel que la valeur « isbyproject » dans la configuration « software » ne soit pas active pour la compagnie, car la synchronisation ne sera pas fonctionnelle.
IMPORTANT : Le délai de synchronisation est d’une durée d’environ 5 minutes. Néanmoins, pour les items à synchroniser de Prextra vers Shopify, il peut y avoir un délai supplémentaire si la configuration « ShopifyNbrItemInBatchToSync » est active, car elle permet de préciser le nombre d'items à synchroniser dans la liste des items à synchroniser vers Shopify. Si le nombre d'items est élevé, la synchronisation des derniers items à synchroniser peut être reportée à la prochaine synchronisation.

1. Préalables

1.1 Configurer la synchronisation Shopify et Prextra

Afin d'assurer le bon fonctionnement de la synchronisation Shopify et Prextra, vous devez obligatoirement faire une demande à votre chargé de projet pour que l’équipe Technique CDID configure votre serveur avant de débuter toute configuration liée à la synchronisation Shopify et Prextra.
Pour ce faire, référez-vous à la documentation « Configuration de la synchronisation Shopify et Prextra » du module « Technique » et suivez les étapes de configuration.

IMPORTANT : Une fois que vous aurez reçu la confirmation de votre chargé de projet que votre base de données est configurée adéquatement pour la synchronisation entre Shopify et Prextra, vous pourrez poursuivre les étapes suivantes. Si vous avez déjà effectué certains éléments dans votre environnement Prextra, veuillez en informer votre chargé de projet afin qu’il puisse mettre à jour votre base de données en conséquence.

1.2 Compagnie

Lorsque la configuration a été effectuée par notre équipe Technique, vous devez cocher la case « Synchronisation » de la section « Shopify » de la compagnie désirée dans votre base de données.
NOTE : Afin d’activer la synchronisation Shopify et Prextra, vous devez activer la configuration « ShopifyIntegration » afin d’afficher la section « Shopify » dans les fiches de vos compagnies Prextra.

Champ :	Description :
Synchronisation :	Cochez cette case afin d’activer la synchronisation Shopify et Prextra.
Multi-langue :	Cochez cette case afin d’activer les langues multiples pour la synchronisation Shopify.
Multi-entrepôts :	Cochez cette case afin de gérer la synchronisation des quantités des items de Prextra vers Shopify afin de gérer les entrepôts de ramassage dans Shopify. NOTE : Les centres de ramassages sont gérés via la section « Emplacements » des paramètres de Shopify et ceux-ci doivent avoir la même description que dans Prextra afin d’assurer la synchronisation des quantités des items par entrepôt. Veuillez vous référer au point 1.3.1 pour les centres de ramassage.
Méthode de paiement : (*)	Sélectionnez la méthode de paiement à relier aux paiements reçus lors de la synchronisation Shopify et Prextra. NOTE : Lorsqu’une commande est créée dans Shopify et synchronisée à Prextra, si celle-ci est payée dans Shopify, un payé d’avance sera automatiquement créé dans Prextra. Ainsi, un encaissement sera automatiquement créé dans Prextra reflétant le payé d'avance.

(*) Champ obligatoire

Cliquez sur « Enregistrer ».

1.3 Entrepôt

Afin que la synchronisation Shopify et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement configurer l’entrepôt de synchronisation.

Dirigez-vous dans l’option « Entrepôts » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et sélectionnez l’entrepôt dont vous désirez utiliser pour la synchronisation.

Cliquez sur l’onglet « Shopify ».

Champ :	Description :
URL Boutique : (*)	Saisissez l’adresse URL de votre plateforme Shopify.
Clé d’API : (*)	Saisissez votre clé secrète d’API pour la synchronisation Shopify et Prextra.
Jeton d’accès : (*)	Saisissez votre jeton d’accès pour la synchronisation Shopify et Prextra.
Client : (*)	Sélectionnez le client dans lequel vous désirez synchroniser vos commandes de Shopify à Prextra. IMPORTANT : Chaque commande synchronisée de Shopify à Prextra crée un « Expédié à » dans ce compte client. NOTE : Si votre compagnie est gérée par secteur, le secteur utilisé lors de la synchronisation sera par défaut le secteur attribué à ce client. Si le client n’a pas un secteur d’attribuer, la synchronisation utilisera le premier secteur créé dans votre base de données.
Synchronisation des items :	Cochez cette case afin de synchroniser les items de cet entrepôt vers Shopify. NOTE : En cochant cette case, vous serez en mesure de déterminer si vous désirez aussi synchroniser les documents (autres images que celle par défaut de la fiche d'item), les mots métas, les documents de format PDF et les items par client provenant de la fiche d'item de Prextra vers Shopify. Veuillez vous référer au point 1.4.1 pour les documents et les documents de format PDF des items et au point 1.4.2 pour les items par client. De plus, pour les items par client, vous devez disposer d'une licence Shopify. Veuillez vous référer à votre chargé de projet pour les détails sur cette licence.
URL Boutique (URL) :	Ce champ s'affiche seulement lorsque la case « Item par client » a été cochée. Saisissez l'adresse URL de la boutique B2B.
Jeton d'accès (B2B) :	Ce champ s'affiche seulement lorsque la case « Item par client » a été cochée. Saisissez le jeton d'accès de la boutique B2B.
Synchronisation des commandes :	Cochez cette case afin de synchroniser les commandes de cet entrepôt vers Shopify.
Synchronisation des expéditions :	Cochez cette case afin de synchroniser les expéditions de cet entrepôt vers Shopify.
Synchronisation des factures :	Cochez cette case afin de synchroniser les factures de cet entrepôt vers Shopify.

(*) Champ obligatoire

1.3.1 Centres de ramassage

Il est possible de synchroniser les entrepôts désirés de Prextra à Shopify afin de gérer des centres de ramassage permettant ainsi aux clients Shopify soit de récupérer leur commande directement dans l'entrepôt de leur choix.
Les clients devront déterminer l'entrepôt de leur choix lors du paiement de la commande.

Afin de synchroniser plus d'un entrepôt de Prextra dans Shopify selon les quantités en main de l'item, vous devez cocher la case « Multi-entrepôts » de la section « Shopify » de la compagnie de synchronisation.

Par la suite, vous serez en mesure d'ajouter les centres de ramassages dans la section « Emplacements » des paramètres de la plateforme Shopify.
Ceux-ci doivent obligatoirement avoir la même description que l'entrepôt correspondant dans Prextra afin d’assurer la synchronisation des quantités d’entrepôts.
NOTE : Vous ne devez pas modifier l'entrepôt par défaut, sans y apporter les modifications correspondantes dans la fiche de l'entrepôt de synchronisation par défaut dans Prextra.

Lorsque les centres de ramassages sont créés, les items synchronisés ayant une quantité en main pour ces entrepôts dans Prextra seront synchronisés dans la section « Stock » dans la fiche du produit. Veuillez vous référer à la fiche du produit du point 1.4 pour visualiser la section « Stock » de la fiche du produit.

Puis, lorsqu'une commande sera effectuée dans Shopify, le client pourra ainsi déterminer s'il désire recevoir sa commande par livraison ou récupérer sa commande via un centre de ramassage lors du paiement de sa commande.
Seuls les centres de ramassage qui possède la quantité disponible des items commandés seront affichés.

NOTE : Lorsque le client demande de récupérer sa commande à un centre de ramassage, lorsque la commande est traitée dans Shopify, le bouton sera « Marquer comme ayant été récupérée » lorsque vous devrez traiter la commande.

1.4 Items

Afin que la synchronisation Shopify et Prextra fonctionne adéquatement, vous devez obligatoirement configurer les items désirés.

Dirigez-vous dans l’option « Items » du menu « Maintenance » du module « Inventaire » et sélectionnez les items dont vous désirez utiliser pour la synchronisation.
Les items que vous désirez synchroniser doivent obligatoirement être liés par défaut à l’entrepôt de synchronisation.

Cliquez sur la section « www:// » dans l’entête de l’item, afin d’ajouter les paramètres de détail pour cet item pour la plateforme Shopify.
NOTE : Cette section est seulement affichée lorsque la valeur « imgbtnweb » a été ajoutée dans la configuration « ItemMaintenanceShowFields ».

Le prix de vente de l'item sera synchronisé dans le champ « Prix » dans la section « Tarification » et la quantité disponible de l'entrepôt de synchronisation sera affichée dans le champ « Disponible » dans la section « Stock » de la fiche du produit dans Shopify.
IMPORTANT : Les items gérés par numéros de série uniques ou par quantité ne sont pas gérés dans la synchronisation Shopify et Prextra.
IMPORTANT : Aucune liste de prix n'est gérée dans la synchronisation Shopify et Prextra.
IMPORTANT : Aucun groupe d'options lié à l'item n'est géré dans la synchronisation Shopify et Prextra.

Dans cette section, vous devez obligatoirement cocher la case « Shopify » pour que la synchronisation Shopify et Prextra de l’item fonctionne.

Champ :	Description :
Code item : (*)	Affiche le code d’item de l’item.
Révision :	Affiche la révision de l’item, s’il y a lieu.
Description Française : (*)	Saisissez une description de l‘item.
Description 2 Française :	Saisissez une deuxième description de l‘item, s’il y a lieu.
Fabr. / Ach. : (*)	Affiche si l’item est à fabriquer ou à acheter.
Nom français :	Saisissez le nom de l‘item.
Desc. Web Français :	Vous permet d’ajouter une description pour l’item sur le web et de configurer la mise en forme.
Visible (web) : (*)	Cochez afin de rendre l’item visible sur la boutique en ligne. NOTE : En cochant cette case, l'item sera relié automatiquement à la boutique en ligne dans la section « Publication » de la fiche du produit dans Shopify.
Shopify : (*)	Cochez afin de rendre l’item disponible sur la plateforme Shopify. En cochant cette case, un nouveau champ « Quantité en réserve » vous sera affiché. IMPORTANT : Pour la synchronisation Shopify, vous devez cocher cette case aux items désirés. NOTE : Il est aussi possible d'importer les items à synchroniser via la colonne « Shopify » dans l'importation des items. NOTE : Si un item préalablement synchronisé de Prextra à Shopify est décoché, le statut de l'item deviendra « Archivé » dans Shopify.
Buffer Shopify :	Saisissez la quantité à garder en réserve sur la plateforme Shopify, si l’item est configuré « Shopify », au besoin.
Date de publication : (*)	Sélectionnez une date de publication si vous désirez que l’item soit seulement visible à partir d’une date spécifique dans Shopify. NOTE : Si aucune date n’est sélectionnée, l’item sera toujours accessible dans la plateforme Shopify.
Nom Meta (Web) Français :	Vous permet d’associer un nom web pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify.
Mots-clés Meta (Web) Français :	Vous permet d’associer des mots-clés à l‘item pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify.
Description Meta (Web) Français :	Vous permet d’associer une description web pour la recherche de l’item dans la plateforme Shopify.

(*) Champ obligatoire

NOTE : Si vous avez coché « Multi-langue » dans la section « Shopify » de votre compagnie synchronisée, vous serez en mesure de maintenir à jour les différentes langues des champs via l’icône du globe terrestre.

1.4.1 Documents

Il est possible de synchroniser plus d'images que seulement celle par défaut de la fiche d'item et les documents de format PDF de Prextra à la fiche du produit dans Shopify.

Afin de synchroniser plus d'une image et/ou les documents de format PDF pour l'item de Prextra à la section « Supports multimédias » de la fiche du produit dans Shopify, vous devez cocher les cases « Documents » et « PDF » de la synchronisation des items dans la fiche de synchronisation de l'entrepôt.

De plus, vous devez spécifier le ou les types de documents à synchroniser via la valeur de la configuration « shopifyprextrasyncfiletypes », puis seuls les documents liés à un type de document autorisés des items synchronisés seront synchronisés de Prextra à Shopify.

Les types de documents proviennent de l'option « Types de documents » du menu « Utilitaires » du module « Gestion de système » et afin d'utiliser les types de documents lors de l'ajout de document, vous devez être autorisé aux différents types de documents.

Néanmoins, l’image par défaut d’un item synchronisé est toujours synchronisée.

1.4.2 Item par client

Il est possible de synchroniser les items par client de Prextra à la fiche du produit dans Shopify.
IMPORTANT : Pour ce faire, vous devez installer l'application « BSS/Grossiste par BSS », aussi nommer « BSS B2B Solution » de Shopify et disposer d'une licence Shopify afin de l'utiliser. Veuillez vous référer à votre chargé de projet pour les détails sur cette licence. Lorsque vous disposerez de la licence, vous serez en mesure d'activer la fonctionnalité « Liste de prix par client » de cette application afin de synchroniser les items par clients de Prextra à Shopify.

Afin de synchroniser les items par clients de Prextra à la section « Catalogues B2B » de la fiche du produit dans Shopify, vous devez cocher la case « Item par client » de la synchronisation des items dans la fiche de synchronisation de l'entrepôt et saisir les informations de l'URL de la boutique et le jeton d'accès de l'application B2B.

Ainsi, vous serez en mesure d'ajouter des prix améliorés pour les clients désirés via le bouton « Item par client » de la fiche d'item d'un item synchronisé dans Prextra.

Lorsqu'un prix par client est synchronisé, le client sera disponible dans le menu « Clients » dans la plateforme Shopify.
Veuillez vous référer à votre ressource chez Shopify pour paramétrer les comptes clients dans Shopify.

2. Shopify

Dans la plateforme Shopify, vous devrez configurer vos taxes.
Vous serez aussi en mesure d’ajouter un prix fixe ou variable pour le transport, ainsi référez-vous à votre ressource chez Shopify pour plus de renseignements.

2.1 Synchronisation des items

La synchronisation des items s’effectue uniquement de Prextra vers Shopify.

Afin de synchroniser des items de Prextra vers Shopify, vous devez cocher la case « Shopify » des fiches d’items désirés dans Prextra.
IMPORTANT : Toutes modifications effectuées dans Shopify pour une fiche de produit ne seront pas synchronisées dans Prextra.

Lorsqu'un item a été synchronisé, il sera disponible dans le menu « Produits » via la liste des produits de Shopify.
IMPORTANT : Les items gérés par numéros de série uniques ou par quantité, ainsi que la liste de prix des items et les groupes d'option liés à l'item ne sont pas gérés dans la synchronisation Shopify et Prextra.

Pour plus d'informations sur la plateforme Shopify, veuillez vous référer à votre spécialiste de système chez Shopify.
NOTE : Pour accéder à votre boutique en ligne, vous pouvez cliquer sur le raccourci de l'icône de œil vis-à-vis le menu « Boutique en ligne ».

Cliquez sur la fiche du produit pour visualiser son détail.
Le titre et la description de l'item de Prextra seront synchronisés dans les deux premières sections de la fiche du produit dans Shopify.

L'image par défaut de l'image dans Prextra sera toujours affichée dans la section « Support multimédias ».
NOTE : De plus, si la case « Documents » a été cochée de la synchronisation des items dans l'onglet « Shopify » de la fiche de l'entrepôt de synchronisation, les images liées à un type de document autorisé dans la configuration « shopifyprextrasyncfiletypes » seront aussi synchronisées et seront affichées à la suite de l'image par défaut dans cette section.

Si la case « Visible (Web) » a été cochée dans la fiche web de l'item dans Prextra, la boutique en ligne sera automatiquement liée dans la section « Publication » permettant de visualiser ce produit dans la boutique en ligne de Shopify.

Le prix de vente de l'item sera synchronisé dans le champ « Prix » dans la section « Tarification » et la quantité disponible de l'entrepôt de synchronisation sera affichée dans le champ « Disponible » dans la section « Stock ».
NOTE : Il est possible de gérer les prix par clients si la case « Item par client » a été cochée de la synchronisation des items dans l'onglet « Shopify » de la fiche de l'entrepôt de synchronisation dans Prextra. Veuillez vous référer au point 1.4.2 pour les items par client.
NOTE : Il est aussi possible de gérer les centres de ramassage par entrepôt si la case « Multi-entrepôts » a été cochée dans la fiche de la compagnie dans Prextra. Veuillez vous référer au point 1.3.1 pour les entrepôts de ramassage. Si ceux-ci sont gérés, non seulement l'entrepôt de synchronisation par défaut sera affiché dans cette section, mais tous ceux synchronisés afficheront la quantité en main de l'item par entrepôt.

Si la case « Mots meta » de la synchronisation des items dans l'onglet « Shopify » de la fiche de l'entrepôt de synchronisation, les mots méta sont synchronisés dans la section « Balises » de la fiche du produit dans Shopify.

Pour accéder à la fiche du produit via la boutique en ligne, vous pouvez voir le lien direct dans la section « Aperçu sur les moteurs de recherche ».

2.2 Synchronisation des commandes

**La synchronisation des commandes s’effectue uniquement de Shopify à Prextra. **

Afin de passer une commande dans Shopify, vous devez accéder à la boutique en ligne.
NOTE : Il est aussi possible de créer une commande directement dans le menu « Commandes » de Shopify, via le bouton « Créer une commande ».

Via la boutique en ligne, procéder à l'ajout des items synchronisés dans le panier, puis via le panier, procéder au paiement.
ATTENTION : Si une commande est créée dans Shopify pour des items synchronisés et des items provenant seulement de Shopify, la commande ne sera pas synchronisée dans Prextra. Pour que la commande soit synchronisée de Shopify à Prextra, tous les items doivent être des items synchronisés de Prextra à Shopify, sans exception.

Le client pourra ainsi procéder au paiement en saisissant ses informations de livraison ou en sélectionnant un centre de ramassage.
Pour gérer les centres de ramassages, veuillez vous référer au point 1.3.1.

Un courriel de confirmation sera envoyé au client pour la commande passée.

La commande sera affichée dans le menu « Commandes » de Shopify et vous serez en mesure de la sélectionner pour afficher son détail.

Lorsqu’une commande est créée dans Shopify, celle-ci sera synchronisée à Prextra et sera disponible dans l'option « Commandes » du menu « Transactions » du module « Ventes ».
ATTENTION : Si une commande est créée dans Shopify pour des items synchronisés et des items provenant seulement de Shopify, la commande ne sera pas synchronisée dans Prextra. Pour que la commande soit synchronisée de Shopify à Prextra, tous les items doivent être des items synchronisés de Prextra à Shopify, sans exception.
ATTENTION : Le numéro de la commande dans Shopify et dans Prextra ne sera probablement pas identique, car la séquence des commandes dans Prextra inclut les commandes créées directement dans Prextra et non seulement les commandes synchronisées de Shopify.

Toutes les commandes synchronisées sont liées au client sélectionné dans la fiche de l'entrepôt de synchronisation, néanmoins à chaque commande synchronisée, les informations du client seront affichées dans le client d'expédition.

De plus, lorsqu'une commande est synchronisée, la réception du paiement via Shopify est synchronisée et crée automatiquement un payé d'avance dans la commande de Prextra. Veuillez vous référer au point suivant.

IMPORTANT : Si une action est effectuée dans Prextra pour une commande provenant de Shopify, aucune action ne sera synchronisée dans Shopify.

2.3 Paiement de la commande

Lorsque la commande est passée dans Shopify et que le paiement est réceptionné dans Shopify, un payé d’avance sera automatiquement créé dans Prextra et sera relié à la commande.

La méthode de paiement pour ce payé d’avance est celle sélectionnée dans le champ « Méthode de paiement » de la section « Shopify » de la fiche de la compagnie.

De plus, le payé d'avance sera inclus dans un encaissement de la date du jour.
Si aucun encaissement n'a été créé pour la date du jour, un nouvel encaissement sera créé automatiquement pour inclure ce payé d'avance.
De plus, la banque utilisée pour la création de l'encaissement sera celle reliée au champ « Banque par défaut » du contrôle des comptes à recevoir.
Néanmoins, il est aussi possible de modifier la banque utilisée pour la création de l'encaissement en saisissant le code de Grand Livre dans la valeur de la configuration « glBankShopify ».

Le compte du payé d'avance utilisé pour la création de l'encaissement sera celui relié au champ « Payé d'avance » du contrôle des comptes à recevoir.
Néanmoins, il est possible de modifier le compte de Grand Livre utilisé pour le payé d'avance en saisissant le compte de Grand Livre désiré dans la valeur de la configuration « glCashadvanceShopify ».

Il est aussi possible de créer un encaissement sans y relier le payé d'avance pour gérer manuellement l'encaissement en activant la configuration « dontcreatecashadvanceshopify ».

2.4 Synchronisation des expéditions

La synchronisation des expéditions s’effectue uniquement de Shopify à Prextra.
IMPORTANT : Si une expédition est effectuée dans Prextra pour une commande provenant de Shopify, aucune action ne sera synchronisée dans Shopify.

Afin de traiter une commande dans Shopify, dirigez-vous dans le détail de la commande dans Shopify et cliquez sur « Marquer comme traiter ».
NOTE : Lorsque le client demande de récupérer sa commande à un centre de ramassage lors du paiement de celle-ci, le bouton affiché sera « Marquer comme ayant été récupérée » lorsque vous devrez traiter la commande. Une commande récupérée crée tout de même une expédition dans Prextra si vous synchronisez les expéditions de Prextra avec Shopify.

En cliquant sur le bouton « Marquer comme traiter », cochez les items et saisissez la quantité de l'item à traiter, puis cliquez à nouveau sur le bouton « Marquer comme traité ».
Il est aussi possible de traiter partiellement la commande dans Shopify afin de créer plus d'une expédition pour la commande dans Prextra.
Pour plus de détails pour traiter vos articles, référez-vous à votre ressource chez Shopify.

Lorsqu’une commande est traitée dans Shopify, celle-ci sera archivée dans Shopify et une expédition de la commande Prextra sera générée dans Prextra si vous synchronisez les expéditions de Prextra avec Shopify.
NOTE : L'annulation du traitement d'une commande dans Shopify n'est pas synchronisée, c'est-à-dire que si vous annulez le traitement d'une commande dans Shopify, la commande reste expédiée dans Prextra.

L'expédition de la commande sera disponible dans l'option « Expéditons » du menu « Transactions » du module « Ventes ».

La référence de la commande Shopify est saisie dans la référence de la commande client.

IMPORTANT : Si vous synchronisez aussi les factures dans la synchronisation Shopify, l'expédition sera générée inactive, car la facture sera générée automatiquement pour celle-ci dans Prextra.

2.5 Synchronisation des factures

La synchronisation des factures s’effectue de Shopify à Prextra seulement.

Lorsqu’une commande est traitée dans Shopify, et donc expédiée dans Prextra, celle‑ci peut être automatiquement facturée dans Prextra, si vous avez coché la case « Synchronisation des factures » dans l'onglet « Shopify » de la fiche de l'entrepôt de synchronisation.
Si vous n'avez pas coché cette case, vous serez en mesure de facturer l'expédition dans Prextra manuellement.

La facturation de l'expédition sera disponible dans l'option « Facturation » du menu « Transactions » du module « Comptes à recevoir ».

Le payé d'avance préalablement générée lors de la réception du paiement dans Shopify est associé automatiquement à la facturation de la commande.
Ainsi, la facture est payée en totalité.